Os 5 estágios da transformação financeira

Não é possível transformar seus processos financeiros da noite para o dia. Mas com um plano estabelecido, tanto para a tecnologia quanto para as pessoas, você pode embarcar em uma jornada de transformação financeira que levará você e sua equipe para a próxima geração de finanças com confiança inabalável.

Tudo começa com o primeiro passo. Nesta postagem do blog, vamos orientá-lo nos cinco estágios da transformação financeira, nas etapas que você pode seguir para avançar na jornada e compartilhar exemplos reais de como os clientes da Prophix, ASRC Industrial e USA Properties, implementaram essa jornada para atingir o pico de transformação de FP&A em suas organizações.

O que é transformação financeira?

De acordo com a IBM, a transformação financeira é "a combinação de processos, sistemas e mudanças organizacionais em uma empresa, que é implementada por meio de novas tecnologias, treinamento e análise"

Muitas vezes, as equipes financeiras buscam iniciativas de transformação financeira para agilizar, simplificar e otimizar seu trabalho.

Os 5 estágios da transformação financeira

Sua jornada de transformação começa com a compreensão de sua maturidade financeira. A maturidade financeira mede a sofisticação de seus processos financeiros. Você pode medir sua maturidade financeira analisando seus processos financeiros em uma escala móvel e entendendo onde sua abordagem atual se encaixa. Para saber mais sobre maturidade financeira e avaliar seu estado atual, faça a Avaliação de Desempenho Financeiro.

Agora, vamos dar uma olhada na jornada para a transformação financeira. Veremos os 5 estágios, o que cada um significa e as etapas que você pode seguir para garantir que a transformação financeira se torne parte integrante de suas operações diárias.

Estágio 1: Reativo

O estágio reativo é repleto de tarefas e processos manuais. Esses processos-chave, do orçamento ao planejamento e ao fechamento financeiro, são feitos principalmente em planilhas. E, devido ao alto volume de esforço manual necessário, a capacidade de refazer previsões de forma oportuna e precisa é limitada.

Como passar para o próximo estágio, proativo:

• Pesquisar e considerar um fornecedor de plataforma de desempenho financeiro. Para obter mais informações sobre como pesquisar e escolher um fornecedor, consulte nosso Guia do comprador.
• Selecione um campeão interno que liderará o esforço de transformação financeira.
• Esteja alinhado com o objetivo final antes de iniciar sua jornada.

Estágio 2: Proativo

O estágio proativo pode significar que você usa software para alguns processos, como orçamento OpEx ou FP&A, mas ele não está totalmente integrado aos seus processos e planejamento. As equipes de finanças nessa fase abandonaram as planilhas em alguns casos, mas não em todos, portanto, há muito espaço para automação e simplificação. Além disso, o software financeiro é usado principalmente no departamento financeiro e não está integrado ao planejamento de negócios em toda a organização.

Como passar para o próximo estágio, inovador:

• A adoção do usuário é fundamental - trabalhe para obter 100% de participação no seu processo de transformação.
• Envolva e capacite os usuários com recursos, comunidades e oportunidades de interagir com outras equipes financeiras que usam uma plataforma de desempenho financeiro para potencializar seus processos.
• Mostre e conte com resultados tangíveis e transparentes para que outras pessoas em toda a organização e em posições de liderança possam ver o impacto positivo que a transformação está tendo.

Estágio 3: Inovador

Nesse estágio, as equipes geralmente têm a automação integrada em seus processos, seja por meio de fluxos de trabalho ou da coleta e consolidação de dados. Há a oportunidade de criar planos iterativos, previsões e visualizações de vários cenários devido à velocidade e à precisão que o software financeiro oferece.

Como passar para o próximo estágio, colaborativo:

• Realize uma sessão de análise e visão para ver como você pode aproveitar o software fora da função financeira e em toda a organização.
• Integre fontes de dados adicionais (como vendas ou planejamento operacional) para desenvolver ainda mais sua cultura de tomada de decisões orientada por dados em uma única versão da verdade.
• Inspire outras equipes ou unidades de negócios que dependem muito de processos manuais para planejar e analisar seu desempenho.

Estágio 4: Colaborativo

As equipes no estágio colaborativo não veem mais seu software financeiro apenas como um sistema financeiro. O departamento financeiro é um consultor de confiança para as unidades de negócios em toda a organização, e o planejamento departamental e operacional aproveita os sistemas e processos da sua tecnologia financeira.

Como alcançar o estágio final, a transformação do FP&A:

• Documente seus processos para que sua equipe e outras equipes entendam, de modo que seus processos e integrações de dados permaneçam um investimento seguro e documentem seu ROI.
• Integre seus relatórios com a tecnologia financeira em suas reuniões de revisão das partes interessadas executivas com painéis executivos ou livros de diretoria que exibam os dados e os principais resultados.
• Preveja o futuro, planeje os componentes do seu negócio que ainda não foram implementados e aproveite a modelagem de cenários para nunca ser pego de surpresa pelo que os dados estão lhe dizendo.

Etapa 5: Transformação do FP&A

Você conseguiu - alcançou a transformação de FP&A! Esse estágio significa que você integrou totalmente a tecnologia financeira à sua função e à sua organização como uma ferramenta essencial para a tomada de decisões.

Como continuar promovendo uma cultura de transformação:

• Continue avançando em seus negócios com uma estratégia clara que esteja vinculada a planos e ações.
• Use insights orientados por dados, fornecidos por sua tecnologia financeira, para informar sua tomada de decisões.
• Continue a articular o ROI de suas soluções e a integrá-lo em sua cadência de relatórios.

Agora que já passamos por cada etapa, vamos dar uma olhada em exemplos reais de clientes da Prophix que passaram pelas fases de transformação financeira para se tornarem superusuários do Planejamento e Análise Financeira no Prophix One, uma Plataforma de Desempenho Financeiro.

Como a ASRC Industrial embarcou em uma jornada para a transformação financeira

Com sede em Tempe, AZ, e operações em todos os 50 estados, a ASRC Industrial tem 30 empresas operacionais.

Em 2020, a ASRC estava em um estado reativo. Eles tinham 8 sistemas ERP diferentes, mais de 600 planilhas, mais de 17 mil contas GL e precisavam de uma estrutura de relatórios adequada para um negócio de US$ 1 bilhão. Mas eles enfrentavam desafios com relatórios baseados em Excel, consolidação de dados e colaboração.

Sabendo que havia uma maneira melhor, em 2021 eles implementaram o Prophix, levando-os a um estado proativo. Agora, a equipe financeira podia criar demonstrações financeiras e cronogramas WIP para os negócios e consolidar os dados e contratos do razão geral em uma versão central da verdade.

A passagem pelos estágios permitiu que a ASRC Industrial inovasse com o Prophix, explorando os usos para planejamento de trabalho, planejamento de pessoal e planejamento de capital. Mas não para por aí! O Prophix foi criado para colaboração e a ASRC percebeu esse potencial. Em 2023, a equipe de finanças estava expandindo os recursos de geração de relatórios, impulsionando continuamente a adoção pelo usuário final e expandindo suas licenças para 50 usuários, incluindo analistas, contadores, controladores, gerentes de C-suite e gerentes operacionais, para incentivar a cultura da tomada de decisões orientada por dados. Impressionante, não é?

Agora, em 2024 e nos anos seguintes, a ASRC Industrial continua a se esforçar para transformar o FP&A. Este ano, eles expandirão o uso do Planejamento e Análise Financeira para outros departamentos fora do financeiro para explorar a previsão de trabalho de PM, a análise de segurança e os relatórios de RH.

Como a USA Properties alcançou a transformação de FP&A

A USA Properties tem usado o Prophix desde 2020, começando pequeno e escalando para reunir mais departamentos com sucesso contínuo.

Antes da Prophix, a USA Properties tinha um departamento financeiro baseado em Excel. Por exemplo, seus orçamentos de trabalho de desenvolvimento, para algo entre 15 e 25 trabalhos, exigiam atualização manual a cada mês. Isso significava incorporar os dados reais de seu ERP, atualizar as fórmulas e distribuir para mais de 12 pessoas para revisão. Esse processo levava um mês inteiro e sempre ficava à beira de erros de corrupção no Excel.

Sabendo que havia uma maneira melhor, a USA Properties realizou um projeto piloto de 8 semanas com seus orçamentos de trabalho de desenvolvimento no Prophix. O projeto piloto envolveu:

• Criar um modelo no Prophix Financial Planning & Analysis semelhante ao modelo do Excel
• Administrar o modelo para a mesma base de usuários com a mesma frequência dos processos manuais
• Remoção da administração da pasta de trabalho para facilitar o uso
• Automatizar a alimentação de dados de seu ERP em vez de copiar/colar de relatórios para maior velocidade e precisão
• Eliminação de ciclos de revisão demorados ou de arquivos de controle, uma vez que tudo estava acessível no Prophix, e não salvo em desktops ou unidades individuais

Após um projeto piloto bem-sucedido, a USA Properties ampliou sua iniciativa para obter soluções mais inovadoras. Eles transferiram a previsão mensal de suas operações de gerenciamento de propriedades e o orçamento anual corporativo para o Prophix. Continuando a inovar, o pipeline, os cronogramas de projetos do Smartsheet e os orçamentos de construção também foram transferidos para o Prophix. Outros refinamentos de processos e automação de integração de dados, especialmente com o HRMS, foram incluídos.

À medida que a USA Properties continua a crescer e a escalar sua transformação de FP&A, eles têm muitas melhorias inspiradas no usuário. Isso inclui melhorias no pipeline, previsão corporativa de 10 anos e relatórios corporativos no Prophix. O impulso é o que mantém a transformação do FP&A em crescimento.

Como você pode embarcar em sua jornada de transformação financeira com o Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro

O Prophix One foi projetado para simplificar e transformar os processos do escritório do CFO. Uma experiência, um portal e uma única versão da verdade - tudo em uma única plataforma - significa que seus principais processos e dados estão todos em um só lugar. Você pode começar aos poucos, e a plataforma foi projetada para crescer e se expandir com você à medida que avança em sua jornada de transformação.

Pronto para ver o que você pode fazer? Saiba mais sobre o Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro.