Orçamento flexível: tudo o que você precisa saber

O que é um orçamento flexível? Um orçamento é um orçamento, certo?

Um orçamento flexível é um tipo único de orçamento que leva em conta as variações na atividade comercial e fornece um plano para enfrentá-las.

Em outras palavras, ele ajuda as empresas a se manterem ágeis.

Mas como criar um orçamento flexível? E por que mais você poderia querer usá-lo? E o excesso de flexibilidade não é uma perda de tempo?

Vamos falar sobre tudo isso e muito mais neste artigo.

O que é um orçamento flexível?

Um orçamento flexível é um orçamento que pode ser ajustado para mudanças na atividade comercial, como vendas ou volume de produção. Normalmente, esses ajustes são predeterminados para evitar desafios de escalabilidade, como a contratação de mais clientes do que a empresa pode suportar.

Geralmente é mencionado ao mesmo tempo que o orçamento estático, que se baseia em um nível fixo de atividade ou produção.

Por que as empresas usam orçamentos flexíveis?

Porque os orçamentos flexíveis permitem que as empresas ajustem o quanto gastam em diferentes atividades comerciais, o que as ajuda a gerenciar o fluxo de caixa com mais eficiência. Os orçamentos flexíveis, para dizer o óbvio, ajudam as empresas a serem mais flexíveis com seus gastos.

Exemplo de orçamento flexível

A fórmula do orçamento flexível é uma ferramenta financeira que ajusta ou flexibiliza as mudanças no volume de atividade.

A fórmula é a seguinte: Custos fixos + (unidades reais de atividade x custo variável por unidade de atividade).

Essa fórmula permite que as empresas adaptem seu orçamento para refletir os resultados reais, o que pode levar a um planejamento financeiro mais preciso.

Aqui está um exemplo rápido para ilustrar o benefício de um orçamento flexível.

Digamos que o canal de publicidade paga de uma empresa esteja tendo um bom desempenho e gerando mais receita do que o esperado. Um orçamento flexível dá à empresa o sinal verde para reinvestir mais dessa receita no canal.

Isso deve gerar ainda mais lucro.

No entanto, também pode levar a desafios de escalabilidade se as equipes de vendas e de sucesso do cliente não conseguirem lidar com mais contas do que foi "orçado". Um orçamento flexível e robusto terá um plano para esses cenários e alocará os fundos de acordo.

Digamos que haja uma despesa inesperada. Com um orçamento flexível, supondo que você tenha criado um cenário em que haja uma despesa imprevista, você tem um plano a seguir.

Orçamento flexível vs. orçamento estático

Um orçamento flexível fornece diretrizes para que uma empresa mude suas operações - invista ou se desfaça de práticas comerciais - com base em algum fator externo, normalmente a receita dessas atividades.

Um orçamento estático não fornece nenhuma orientação ou permissão para mudanças. Ele é mais rígido e seus resultados são definidos com mais clareza.

Fórmula de variação do orçamento flexível

A variação do orçamento flexível é qualquer diferença entre os resultados gerados por um orçamento flexível e os resultados reais decorrentes do cumprimento desse orçamento.

A fórmula da variação do orçamento flexível é bastante simples:

Variação do orçamento flexível = (Valor real - Valor do orçamento flexível)

Um número positivo (ou favorável) de variação do orçamento flexível significa que você ficou "acima do planejado", enquanto um número negativo (ou desfavorável) significa que você não foi tão lucrativo ou gastou mais do que o esperado.

Orçamentos flexíveis básicos vs. intermediários vs. avançados

Podemos classificar os orçamentos flexíveis em três tipos com base em sua influência e complexidade.

Orçamentoflexível básico : Esse tipo de orçamento flexível só permite alterações com base nos números da receita.

Orçamento flexível intermediário: Considera outras atividades que podem causar uma alteração na receita ou nas atividades comerciais, como alterações no quadro de funcionários ou no número e na complexidade dos clientes.

Orçamento flexível avançado: Esse tipo de orçamento flexível considera várias despesas em toda a empresa, como lançamentos de produtos, índices como o número mágico de SaaS ou o índice de endividamento e dividendos de investimentos.

A maioria das empresas que incorporam flexibilidade em seu orçamento usará um orçamento flexível básico.

Benefícios de um orçamento flexível

Por que uma empresa desejaria usar um orçamento flexível? Na verdade, a capacidade de responder ao desempenho real de sua empresa pode ser útil para manter o status quo e para crescer mais rápido do que o esperado. Condições de mercado incertas justificam o orçamento flexível, pois é mais certo que um único plano não será seguido.

Bom para empresas com custos variáveis

As empresas com custos variáveis exigem orçamentos flexíveis porque esse tipo de orçamento permite que elas corrijam o curso ou levem em conta essa variação com o mínimo de interrupção em suas operações.

Por exemplo, uma empresa com uma grande variação sazonal deve ter um orçamento flexível para levar em conta o aumento e a queda na oferta e na demanda de acordo com a sazonalidade.

Medição de desempenho

Nada é melhor do que dizer à empresa que você está dentro do planejado. E com um orçamento flexível, você tem várias contingências para se manter dentro do planejado.

Como você planejou as variações no orçamento, sabe exatamente qual caminho seguir para manter a trajetória que manterá a empresa dentro do planejado.

Processo orçamentário mais eficiente

Os orçamentos flexíveis são eficientes porque fazem todo o trabalho enquanto você está trabalhando no orçamento. Embora isso resulte em um tempo de orçamento inicial mais longo, torna o processo de orçamento geral muito mais rápido, pois você (idealmente) não precisa prever novamente os cenários ou calcular novas projeções.

Melhores controles de custos

Prever seus custos com antecedência é uma ótima maneira de controlá-los. Como um orçamento flexível permite que a equipe financeira pense no futuro e controle os gastos em determinados cenários, ele proporciona à equipe financeira controles de custos muito mais robustos. Isso ajuda a manter a variação acima do orçamento baixa, o que é uma coisa boa.

Contabiliza despesas imprevistas

Um orçamento flexível, por sua natureza, levará em conta, até certo ponto, as despesas imprevistas. Embora a magnitude da(s) despesa(s) imprevista(s) possa não estar alinhada com o que você criou no orçamento, o caminho que você traçou para a empresa será, em muitos casos, aplicável, com alguns ajustes nos números brutos.

Reflete com mais precisão como as finanças são usadas

Uma empresa é uma entidade viva, e um orçamento também deve ser. Embora seja ótimo ter um orçamento ideal e estático, o orçamento flexível é mais fiel à forma como as empresas e os responsáveis pelo orçamento realmente avaliam suas finanças.

Limitações de um orçamento flexível

É claro que os orçamentos flexíveis não são unilateralmente bons. Como qualquer outra coisa, eles têm suas desvantagens.

Consomem mais tempo para criar, desenvolver, monitorar e manter

Por serem necessariamente mais complexos do que os orçamentos estáticos, e por não serem do tipo "configure e esqueça", os orçamentos flexíveis exigem mais esforço intelectual para serem criados e também precisam de um monitoramento rigoroso para serem seguidos. Isso pode causar uma certa tensão em uma equipe de FP&A que já está sobrecarregada.

O excesso de flexibilidade pode limitar a capacidade de planejamento do FP&A

É possível ter planos demais, pois a capacidade de planejamento de uma empresa é limitada pelo número de horas que sua(s) equipe(s) pode(m) usar para criar planos. Os líderes de orçamento devem ter cuidado para não deixar que o orçamento flexível - especialmente os orçamentos flexíveis avançados - se torne um trem descontrolado de complexidade.

As previsões têm uma vida útil mais curta e ficam desatualizadas rapidamente

Embora a flexibilidade seja excelente, às vezes acontece algo inesperado que invalida todo o trabalho que você fez antes.

Empresas de todo o mundo passaram por isso em março de 2020, quando a pandemia da COVID-19 exigiu lockdowns que paralisaram grande parte da economia. Os modelos e as projeções foram descartados, e as empresas que haviam investido muito tempo e recursos na criação de um orçamento flexível viram grande parte de seu tempo e esforço serem invalidados.

Menos responsabilidade ou incentivo para os responsáveis pelo orçamento aderirem ao orçamento original

O conhecimento de que o orçamento pode ser ajustado pode ser um sinal verde para alguns responsáveis pelo orçamento brincarem com seus gastos. Tenha o cuidado de estabelecer expectativas com eles de que os desvios do orçamento venham da equipe de FP&A.

Atrasos no fechamento podem causar atritos com a equipe de contabilidade

Embora a capacidade de ajustar o orçamento seja boa, ela pode criar muitas dores de cabeça para a equipe de contabilidade, especialmente quando ela precisa refazer grande parte do trabalho de fechamento dos livros, transformando um processo que é frequentemente atrasado devido a circunstâncias imprevistas em algo ainda mais tardio.

Falta de comparações de receita

Uma das maiores vantagens da consistência inerente a um orçamento estático são as comparações claras que ele permite. Porém, um orçamento flexível introduz muito mais variações, o que torna difícil - se não impossível - para uma equipe realizar uma comparação precisa da receita ou uma análise de variação com base em um cenário ideal ou anterior.

O que é variação orçamentária flexível?

A variação do orçamento flexível é a diferença de gastos ou receitas entre o orçamento base ou original e o orçamento que foi flexibilizado.

Exemplo de variação orçamentária flexível

Por exemplo, digamos que uma empresa orçou o CPV de um produto de US$ 100 em US$ 20. Mas, depois de calcular os números, descobre que o CPV é de US$ 25. Ela aumenta o custo do produto para compensar essa variação e realiza 50 das 100 vendas do produto durante o período do relatório com esse novo preço. Portanto, a variação do orçamento flexível para esse produto é de US$ 250 (50 unidades vendidas com US$ 5 a mais de CPV do que o orçado, ou US$ 5).

5 etapas para implementar com sucesso um orçamento flexível

Se você decidiu que um orçamento flexível é o caminho certo para sua organização, veja aqui como implementá-lo com sucesso.

1. Identifique os custos fixos e variáveis

É essencial que você identifique onde podem existir variações. Por exemplo, custos como aluguel, pagamento de dívidas ou PP&E provavelmente permanecerão fixos e consistentes. Mas custos como vendas e gastos com marketing podem variar muito.

Separe os custos variáveis. Isso reduzirá enormemente o número de cenários que você precisa criar.

2. Use a relação de custo variável para criar um modelo de orçamento

O índice de custo variável compara os custos do aumento da produção com a receita resultante. Nesta etapa, você deseja identificar o índice de custo variável para cada produto, mercadoria ou serviço que vende e criar um modelo que possa ser usado para a análise de cenário na próxima etapa.

A fórmula para o índice de custo variável é a seguinte:

Índice de custo variável = Custos variáveis / Vendas líquidas

Alternativamente:

Índice decusto variável = 1 - Margem de contribuição

3. Modelar diferentes cenários com o modelo orçamentário

Agora que você tem um modelo de orçamento, é hora de modelar cenários. Você deve modelar cenários com base na variação de custo que provavelmente ocorrerá, com alguma margem de manobra para cenários inesperados.

Uma ferramenta de FP&A como o Prophix One é excelente para essa etapa.

4. Decida seu orçamento

Agora que você mapeou seus inúmeros cenários, é hora de atribuir alguns números e parâmetros de orçamento. Isso é mais uma arte do que uma ciência, mas você deve começar priorizando por meio de um orçamento conservador e, em seguida, aumentando as despesas mais convenientes ou supérfluas.

Qualquer método de orçamento funciona aqui - você pode usar o orçamento incremental para um orçamento básico flexível ou o orçamento baseado em zero para reformular completamente o orçamento.

5. Compare seu modelo de orçamento com as despesas reais por meio da análise de variação

Por fim, você deseja comparar as despesas reais com o orçamento e avaliar a eficácia e a precisão do orçamento flexível.

A análise de variação orçamentária é uma etapa final essencial de qualquer processo orçamentário e um pré-requisito para o próximo ciclo orçamentário.

Compreender e avaliar seus orçamentos anteriores o ajudará a criar um orçamento futuro mais preciso, o que facilita o trabalho de todos e estabiliza as finanças da empresa.

Conclusão: Orçamento flexível com o Prophix

Agora você já sabe tudo sobre como criar e usar um orçamento flexível.

E se você gostaria de criar um orçamento flexível para sua organização, o Prophix pode ajudar. Com o Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro, você pode criar cenários e calcular sua análise orçamentária de forma rápida e fácil, minimizando os dois maiores desperdícios de tempo do processo orçamentário.