Orçamento e planejamento 2.0: Como manter sua organização ágil

É hora de repensar a forma como você faz o orçamento. Muitas organizações dependem de um processo de orçamento e planejamento que se baseia quase que exclusivamente em planilhas e depende de horas de trabalho manual, um processo que vem sendo usado há décadas. Embora haja algum valor em se ater a um processo com esse tipo de longevidade, esse não é o melhor método para organizações que precisam se adaptar a mercados em evolução - o que se aplica a todas elas.

Então, como garantir que seus processos de orçamento e planejamento o preparem para o sucesso?

O estado da elaboração do orçamento e do planejamento

Os processos tradicionais de orçamento e planejamento geralmente assumem uma de duas formas.

A primeira é a construção de baixo para cima, que começa com cada departamento descobrindo quais serão suas despesas esperadas para o ano. Se você estiver fazendo isso manualmente, o resultado final é uma planilha enorme que abrange os orçamentos de toda a organização.

A segunda é a abordagem de modelos, na qual cada departamento começa com um modelo baseado em suas despesas do ano anterior, fazendo um ajuste percentual com base em previsões ou metas organizacionais. Isso pode levar a um aumento ou diminuição geral dos orçamentos.

Ambas as abordagens existem há décadas e ambas têm suas vantagens e desvantagens.

Os desafios do orçamento bottom-up manual e baseado em planilhas

Quando se usam processos manuais e planilhas, o resultado da construção de baixo para cima é uma pasta de trabalho gigante que abrange todas as considerações possíveis de orçamento em toda a organização em milhares de células. Esses arquivos muitas vezes pertencem a uma única pessoa no escritório do CFO, o que pode criar um sério gargalo no início do ano fiscal.

Aqui estão alguns dos problemas que as organizações geralmente enfrentam com a orçamentação bottom-up manual e orientada por planilhas:

• Muitas suposições. A enorme planilha do Excel que você acaba tendo está cheia de suposições de todos os colaboradores, o que dificulta saber quais são elas ou como surgiram.
• Muito esforço. Usar planilhas para criar orçamentos enormes leva tempo. Muito tempo. A quantidade de tempo e esforço pode ser reduzida por meio da automação e de processos aprimorados.
• Muito arriscado. Confiar em apenas alguns especialistas para administrar sua planilha orçamentária não apenas cria gargalos, mas também sérios riscos. Essas planilhas geralmente estão cheias de fórmulas, que podem ser quebradas por um único erro. Com o número de pessoas que adicionam dados à sua planilha, há muitas chances de essas fórmulas serem quebradas ou de serem cometidos outros erros críticos.

Embora a elaboração de orçamentos de baixo para cima em uma planilha pareça lógica e direta, ela cria um processo lento e pesado que resulta em orçamentos excessivamente complexos.

Os desafios da elaboração de orçamentos com base em modelos

À primeira vista, a elaboração de orçamentos com base em modelos parece ser a solução ideal para superar os desafios da elaboração de orçamentos bottom-up. Em vez de depender de várias suposições desconhecidas, os departamentos ajustam seu orçamento com base em orçamentos anteriores, no desempenho geral da organização e em fatores semelhantes. E como eles estão usando um modelo, isso exige muito menos esforço do que outros métodos. Mas os modelos não são uma solução perfeita e trazem seu próprio conjunto de desafios.

• Uma única grande suposição. Em vez de suposições desconhecidas de cada departamento, o orçamento baseado em modelos se baseia em uma única suposição: que o próximo ano fiscal será semelhante ao ano anterior, com mais ou menos alguns pontos percentuais. Embora isso possa ser verdade em alguns anos, pode torná-lo menos preparado para determinados cenários.
• Esforçoainda alto. Mesmo quando se supõe que o orçamento baseado em modelos reduz o esforço envolvido no orçamento e no planejamento, ele ainda é um dos métodos mais trabalhosos que existem.
• Propenso a erros. Os modelos do Excel dependem de uma tonelada de formatação condicional, fórmulas e recursos semelhantes nos bastidores que quebram facilmente se você não for um profissional do Excel.

Os modelos são uma abordagem aprimorada de orçamento e planejamento em muitos aspectos, mas ainda não são o melhor caminho a seguir. Eles ainda consomem muito tempo e recursos e criam orçamentos rígidos que não respondem às condições do mundo real.

Então, o que sua organização deve fazer em vez disso?

Por que as empresas devem buscar a agilidade no orçamento e no planejamento

As empresas ágeis podem tomar decisões rapidamente ao responder a mudanças internas ou externas repentinas, garantindo que permaneçam no caminho certo para atingir suas metas. Com a agilidade, vem a mentalidade de que ajustar tudo, de orçamentos a previsões e estratégias, é essencial para o crescimento dos negócios. As organizações que desejam tornar a agilidade parte de sua cultura devem considerar os seguintes benchmarks, conforme descrito no relatório How Can Finance Leaders Bridge the FP&A Gap da Prophix:

• Velocidade: Sua organização deve se esforçar para não levar mais de uma semana para prever ganhos e receitas. As previsões devem abranger um ano inteiro.
• Precisão: Agilidade não significa apenas agir rapidamente. Os orçamentos e as previsões devem ter uma margem de erro de 5%.
• Processos flexíveis de orçamento e planejamento: Orçamentos, previsões e outros planos devem ser capazes de lidar com pequenas alterações, e essas alterações devem ser implementadas em meio dia.

Poucas organizações podem dizer que atendem a esses padrões de referência. Em uma pesquisa com mais de 500 profissionais sênior de finanças, a FSN e a Prophix descobriram que apenas 20% das organizações conseguem fazer previsões para além de 12 meses e menos da metade consegue prever ganhos ou receitas com uma margem de erro de 5%.

Então, por que sua organização deve buscar agilidade nos processos de orçamento e planejamento? Isso não apenas o tornará mais resistente às mudanças nas condições do mercado, mas também o colocará à frente da concorrência.

Como alcançar o orçamento e o planejamento 2.0

Agora que você já sabe por que a agilidade é importante na elaboração do orçamento e no planejamento, vamos abordar como sua organização pode chegar lá.

Use a transformação digital para ser mais ágil

O escritório do CFO é muitas vezes sobrecarregado por dados de planilhas desconectadas em vários departamentos. A transformação digital - como passar de planilhas para um software adequado de orçamento e planejamento - éessencial para centralizar os dados, independentemente de sua origem. Ao usar plataformas modernas e integradas como a Prophix, você pode tratar os dados como um ativo, em vez de uma onda avassaladora como é agora.

Uma parte fundamental dessa transformação? A automação. Imagine os aspectos mais tediosos do orçamento e do planejamento sendo tratados automaticamente enquanto você se concentra em tarefas de alto valor.

Mude para o planejamento contínuo

As organizações que têm equipes separadas de relatórios e planejamento dentro do Escritório do CFO geralmente têm vários processos desconectados para orçamento e planejamento - geralmente executados em cronogramas diferentes. Por meio do planejamento contínuo, é possível unificar esses processos em um único fluxo de trabalho, o que otimiza o gasto de recursos e garante que todas as equipes estejam trabalhando com os mesmos fatores-chave de receita e despesas.

Dedicar tempo para fazer isso significa que os dados podem ser transferidos de uma equipe para a outra sem problemas - especialmente se você estiver usando as ferramentas certas. Todas as equipes se referem aos orçamentos e às previsões usando a mesma linguagem, e os insights obtidos com os orçamentos e as previsões se tornam significativamente mais úteis.

Substitua o planejamento incremental pelo orçamento base zero

As abordagens incrementais de orçamento e planejamento fazem uma grande suposição errônea: "se foi verdade no ano passado, será verdade este ano" É aí que entra o orçamento base zero. Ao contrário do orçamento e planejamento de baixo para cima e baseado em modelos, o orçamento base zero elimina as suposições. Ele incentiva os departamentos a tratar cada ano fiscal como uma folha em branco e, em última análise, cria uma melhor representação de quais serão suas necessidades orçamentárias.

O orçamento base zero é mais ágil, ajuda a gerenciar os dados de forma mais eficaz e oferece suporte à reprevisão - uma parte essencial da criação de processos ágeis de orçamento e planejamento.

Faça da agilidade uma prioridade na elaboração do orçamento e no planejamento

O orçamento e o planejamento 2.0 têm tudo a ver com a promoção da agilidade. Por meio da transformação digital, do planejamento contínuo, do orçamento base zero e de outros métodos, o Escritório do CFO pode fornecer à organização em geral uma visão mais precisa do futuro, ajudar a mitigar os riscos comerciais e aproveitar ao máximo as novas oportunidades. Essas técnicas podem ser possíveis com processos de planejamento manual e planilhas, mas funcionam melhor quando se usa uma plataforma de desempenho financeiro como a Prophix.

Quer saber como? Assista à demonstração.