Orçamento bottom-up: tudo o que você precisa saber

Seja você um profissional de finanças experiente ou um novato em orçamentos, este blog desmistificará o conceito de orçamento bottom-up.

Exploraremos como ele funciona, seus prós e contras, exemplos práticos e sua função nas equipes modernas de FP&A.

Vamos mergulhar no mundo do orçamento bottom-up e desvendar seu potencial para um planejamento financeiro eficaz.

O que é orçamento bottom-up?

A elaboração do orçamento de baixo para cima é a prática de fazer com que cada departamento apresente suas metas e o orçamento solicitado para o ano, que é então revisado pela equipe financeira para alinhamento com as metas corporativas. Esse método de elaboração do orçamento adota uma abordagem granular que começa na "base" da organização - por exemplo, os departamentos.

Uma vantagem do processo de orçamento de baixo para cima é que ele fornece um orçamento mais preciso e detalhado. Isso ocorre porque envolve funcionários, equipes ou departamentos individuais que criam seus próprios orçamentos e, quando combinados, criam um orçamento para toda a organização. Essa abordagem garante que todas as despesas sejam contabilizadas e que nada seja esquecido.

Orçamento de baixo para cima vs. orçamento de cima para baixo

Em contraste com o orçamento de baixo para cima, o orçamento de cima para baixo exige que a equipe financeira estabeleça metas e aloque fundos para cada departamento. Os orçamentos top-down geralmente são revisados e aprovados pela gerência antes de serem comunicados às equipes individuais.

Em vez de começar na "base" da organização, o orçamento top-down começa com o "topo" ou com a liderança, e os recursos são alocados com base nas iniciativas estratégicas da empresa para o próximo ano, bem como no desempenho anterior de cada departamento e nas condições de mercado. Depois que o plano é divulgado para a equipe mais ampla, os departamentos podem começar a elaborar um orçamento com base nos recursos que lhes foram alocados.

Orçamento bottom-up versus orçamento operacional

Um orçamento operacional estima a receita e as despesas de uma empresa em um período de tempo. Os orçamentos operacionais fornecem uma visão geral de alto nível do desempenho da empresa e uma maneira de monitorar a receita, os custos variáveis, os custos fixos, as despesas não monetárias e as despesas não operacionais.

Os orçamentos operacionais geralmente são atualizados mensal ou trimestralmente. Embora esses orçamentos possam ser montados usando uma abordagem de baixo para cima, eles se concentram principalmente na receita e nas despesas e geralmente são compilados usando um método de cima para baixo que solicita a contribuição da liderança.

Observe que, como qualquer orçamento, mesmo aqueles criados por meio de uma abordagem de baixo para cima podem ser atualizados periodicamente, conforme necessário, e não refletem necessariamente apenas um ponto no tempo (por exemplo, o início do ano).

Orçamento bottom-up vs. orçamento de capital

As empresas usam orçamentos de capital para avaliar a viabilidade de novos projetos e investimentos. Esse processo geralmente envolve o exame do fluxo de caixa de um projeto ao longo do tempo para determinar se o projeto atenderia aos padrões de referência da empresa e ofereceria um retorno sobre o investimento.

Assim como os orçamentos operacionais, os orçamentos de capital são um tipo de orçamento, não um método de elaboração de orçamento. Tanto os orçamentos de capital quanto os operacionais podem ser montados usando uma abordagem de cima para baixo ou de baixo para cima, dependendo do estilo e da estrutura de gerenciamento da empresa. Enquanto algumas empresas podem preferir uma abordagem de cima para baixo, que usa o feedback da liderança para avaliar projetos ou investimentos, outras podem usar uma abordagem de baixo para cima, que valoriza as contribuições dos funcionários mais próximos das operações cotidianas.

Como funciona o orçamento bottom-up?

Vamos dar uma olhada nas três principais etapas da elaboração de um orçamento bottom-up.

Análise de custos departamentais

A primeira etapa do orçamento bottom-up é fazer com que cada departamento elabore uma projeção de seus custos e despesas previstos para o ano. Isso deve incluir despesas com funcionários, projetos planejados, equipamentos e custos administrativos.

Criação do orçamento do departamento

Depois de avaliar suas necessidades previstas para o ano, cada departamento soma seus custos para formar seu orçamento. Esses orçamentos departamentais são então compilados e somados para formar o orçamento geral da empresa.

Equilíbrio entre as necessidades dos departamentos e os desejos de alto nível da empresa

Depois que o orçamento da empresa é estabelecido, ele é revisado pela equipe de liderança para verificar se está alinhado com as metas estratégicas da organização, fazendo perguntas como: os recursos foram alocados para os projetos certos? Há fundos suficientes para cobrir novos projetos ou investimentos? Os departamentos terão os recursos necessários para atingir as metas de receita?

Se o orçamento estiver bem posicionado para atender às metas e aos objetivos da empresa, ele será passado para a equipe de finanças, que validará os lançamentos e finalizará o orçamento bottom-up.

Quais são as vantagens do orçamento bottom-up?

Há várias vantagens na elaboração do orçamento de baixo para cima, incluindo maior precisão, responsabilidade e moral dos funcionários.

Precisão na elaboração do orçamento

A elaboração do orçamento de baixo para cima é mais precisa do que muitos outros métodos porque solicita feedback dos funcionários que estão envolvidos nas operações diárias da empresa.

Os colaboradores individuais geralmente têm um melhor entendimento das despesas recorrentes e dos planos departamentais do que as equipes de liderança e, portanto, o orçamento bottom-up é a maneira ideal de compilar uma visão geral granular das necessidades organizacionais.

Promover a administração entre os líderes de departamento

No processo de orçamento bottom-up, os líderes de departamento desempenham um papel crucial não apenas na criação, mas também no cumprimento de seus orçamentos. Como são responsáveis pela montagem e projeção de seus custos previstos, eles desenvolvem inerentemente um senso de propriedade sobre seus orçamentos. Essa administração normalmente faz com que eles se comprometam com as restrições orçamentárias que estabeleceram, levando a uma melhor disciplina financeira em seus departamentos.

No entanto, esse processo funciona melhor quando há uma comunicação clara da alta gerência sobre os objetivos estratégicos e as diretrizes financeiras gerais da empresa.

Aumento do moral dos funcionários

A elaboração do orçamento de baixo para cima é uma ótima maneira de aumentar o moral dos colaboradores individuais. Ao envolver cada departamento no processo, seus funcionários sentem que suas opiniões são importantes e que os planos de seus departamentos são uma prioridade para a empresa

Quais são as desvantagens do orçamento bottom-up?

Embora a elaboração do orçamento de baixo para cima tenha muitas vantagens, também há várias desvantagens, incluindo o risco de orçamento excessivo, o tempo necessário e o desalinhamento com os objetivos estratégicos.

O risco de gastos excessivos

Uma desvantagem da elaboração do orçamento de baixo para cima é que ela pode levar ao excesso de orçamento. Quando os líderes de departamento supervisionam seus orçamentos, eles podem alocar fundos extras para cobrir custos inesperados, o que pode levar a uma superestimativa de suas necessidades. Se todos os departamentos tentarem alocar recursos adicionais para si mesmos, isso pode levar a um orçamento excessivo no nível da empresa e a um gasto maior do que o necessário.

Processos que consomem muito tempo

Para muitas organizações, a elaboração de orçamentos de baixo para cima pode se tornar rapidamente um processo demorado. Sem uma abordagem padronizada, pode ser difícil coordenar e colaborar com todos os departamentos necessários e entender a lógica por trás de suas escolhas. Também leva tempo para que cada departamento avalie seus custos e compile seu plano para o ano.

Possível desalinhamento com as metas organizacionais

Quando os departamentos elaboram seus orçamentos para o ano, é provável que estejam mais preocupados com a capacidade de atingir suas metas e objetivos. Uma abordagem de baixo para cima para a elaboração do orçamento pode perder o panorama geral porque as equipes estão concentradas no que querem alcançar, em vez de no que a empresa pretende alcançar.

A gerência de nível superior também tem envolvimento limitado nas etapas iniciais da elaboração do orçamento de baixo para cima, o que pode limitar a visibilidade do alinhamento estratégico geral dos orçamentos de cada departamento. A elaboração do orçamento de baixo para cima também pode levar à perda de oportunidades de colaboração entre departamentos e otimização de recursos.

Um exemplo de processo de orçamento bottom-up em oito etapas

Crie um orçamento bottom-up em oito etapas simples, conforme descrito abaixo:

1. Defina objetivos: Estabeleça as metas e os objetivos para o próximo período orçamentário.
2. Orçamentosdepartamentais : Cada departamento estima suas próprias despesas e receitas com base em seus objetivos.
3. Apresentação do orçamento: Todos os departamentos enviam suas propostas de orçamento ao comitê de orçamento ou à gerência.
4. Revisão e ajustes: O comitê de orçamento ou a gerência analisa a proposta de cada departamento, pede esclarecimentos, se necessário, e faz ajustes.
5. Consolidação: Todos os orçamentos dos departamentos são consolidados em um único orçamento mestre.
6. Aprovação: O orçamento consolidado é revisado e aprovado pela alta gerência ou pelo conselho de administração.
7. Implementação: O orçamento aprovado é distribuído de volta aos departamentos e implementado.
8. Monitoramento e controle: Durante todo o período orçamentário, os resultados reais são comparados com as estimativas orçamentárias e são feitos ajustes, conforme necessário.

A função do orçamento bottom-up na equipe moderna de FP&A

O orçamento bottom-up pode ser incrivelmente benéfico para as equipes modernas de FP&A que buscam melhorar o envolvimento dos funcionários, criar planos mais detalhados e identificar ineficiências operacionais. As equipes modernas de FP&A podem defender a elaboração de orçamentos bottom-up trabalhando em estreita colaboração com todos os departamentos, validando as informações e comunicando as alterações à alta gerência, posicionando-se como um colaborador estratégico e promovendo uma cultura de colaboração.

O processo orçamentário de baixo para cima promove relacionamentos mais fortes entre os departamentos, aprimorando seu papel como parceiros comerciais eficazes. Ele também abre caminho para uma maior agilidade, permitindo ajustes rápidos em nível departamental sem interromper todo o orçamento - um aspecto essencial no atual ambiente de negócios em rápida mudança.

Por fim, as equipes modernas de FP&A que utilizam tecnologias avançadas de orçamento podem gerenciar o processo de orçamento de baixo para cima com mais eficiência, com atualizações em tempo real, melhor visibilidade e comunicação simplificada. Essa abordagem não apenas capacita as equipes de FP&A, mas também as posiciona como participantes importantes na estratégia de planejamento financeiro da organização

Conclusão: Orçamento bottom-up eficaz com o Prophix

Concluindo, o orçamento bottom-up eficaz, quando bem gerenciado, pode ser um divisor de águas para as equipes de FP&A. Apesar de seus desafios, a Plataforma de Desempenho Financeiro do Prophix pode tornar o processo contínuo e eficiente. Desde a previsão detalhada até a promoção da colaboração entre departamentos, o orçamento bottom-up com a Prophix é a chave para o planejamento financeiro estratégico.

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