O que é orçamento incremental?

O orçamento incremental é um dos principais métodos de orçamento.

A premissa é simples e eficaz: seu orçamento atual funcionou bem. Por que mudar o que está funcionando? Basta ajustá-lo.

Isso é mais parecido com a manutenção do orçamento do que com a criação de um novo orçamento. Para muitas empresas com equipes financeiras enxutas, essa é uma proposta atraente.

Mas como fazer um orçamento incremental? E como ele se compara a outros métodos de orçamento?

É exatamente isso que abordaremos neste artigo.

O que é orçamento incremental?

O orçamento incremental é um método de orçamento que faz ajustes - os incrementos - no orçamento do ano anterior. Normalmente, as equipes de orçamento fazem isso incrementando os subsídios orçamentários para o aumento dos custos devido ao aumento das taxas, à inflação e assim por diante.

Diferentemente de outros métodos de orçamento, como o orçamento base zero, o orçamento incremental tem a vantagem de ser mais rápido de realizar. Nesse sentido, o orçamento incremental é uma alternativa importante ao orçamento base zero.

O orçamento incremental pode ser usado em uma variedade de aplicações diferentes, incluindo finanças corporativas, setor público, organizações sem fins lucrativos e pequenas e médias empresas, que abordaremos mais adiante. Primeiro, vamos explorar por que as empresas criam orçamentos incrementais.

Por que as empresas criam orçamentos incrementais?

As empresas criam orçamentos incrementais porque o método de orçamento incremental é simples e consistente.

Como veremos, isso é melhor quando não há grandes mudanças no horizonte. Uma startup tem menos probabilidade de usar um orçamento incremental; no entanto, um fabricante ou uma empresa de comércio eletrônico pode ter mais probabilidade de usar um orçamento incremental.

Por que é importante entender o orçamento incremental?

É importante entender o orçamento incremental porque ele é o mais intuitivo dos métodos de orçamento. O orçamento incremental incorpora o aforismo "Se não está quebrado, não conserte" como um processo orçamentário: ele pressupõe que o orçamento do ano anterior estava correto e só precisa de ajustes.

Embora haja casos em que isso seja verdade, os orçamentos geralmente se beneficiam de um olhar mais crítico. Nomear o fenômeno de ajustar o orçamento permite que as equipes optem mais conscientemente por seguir com o processo ou escolher outra opção.

Quando é melhor usar um orçamento incremental?

É melhor usar um orçamento incremental quando o orçamento do ano anterior estava mais ou menos correto e quando não há eventos futuros conhecidos que exijam uma alteração no orçamento.

Benefícios do orçamento incremental

Além de ser simples e, portanto, rápido de preparar, o orçamento incremental tem muitos benefícios.

Fácil de preparar

Os orçamentos incrementais são fáceis de preparar. A maior parte do trabalho já foi feita - o orçamento base foi elaborado no ano passado. A partir daí, tudo o que as equipes financeiras precisam fazer é analisar a variação desse orçamento e ajustar o novo orçamento para corrigir essas variações.

Consistência e estabilidade operacional

Os líderes de departamento gostam de orçamentos incrementais porque isso significa que eles sabem o que esperar e como alocar seus recursos. Isso, mais uma vez, pressupõe um gasto otimizado dessa parte.

Essa consistência leva à estabilidade operacional: sem grandes oscilações no orçamento, os chefes de departamento não precisam cortar ou reduzir suas atividades. Em outras palavras: como pouca coisa está mudando, pouca coisa dará errado por causa das mudanças.

Custo-benefício

Os orçamentos incrementais são rápidos de preparar, o que também os torna mais econômicos.

Há uma perspectiva que diz que muito do trabalho que as finanças fazem pode ser visto como um desperdício: por que criar um novo orçamento do zero quando o orçamento anterior já tinha 80% do caminho percorrido?

Para algumas empresas, esse não é um argumento aceitável: sua tolerância ao risco é muito baixa, suas finanças são muito apertadas ou suas metas de crescimento são muito agressivas. Mas, para outras empresas, isso faz todo o sentido e é uma ótima maneira de liberar tempo para previsões, modelagem, conformidade e outras atividades pelas quais a equipe financeira é responsável.

Reduz a rivalidade interna entre os responsáveis pelo orçamento

Há muito pouca política interna durante um processo de orçamento incremental. Como você está usando o orçamento do ano anterior como base, a grande divisão percentual por departamento já foi decidida.

Isso significa que os líderes de departamento gastarão menos tempo e energia para obter uma fatia maior do bolo e, em vez disso, defenderão seus próprios departamentos. Isso muda o foco de "você está dando muito para Vendas" para "Marketing precisa de um pouco mais para as iniciativas X, Y e Z"

As mudanças são fáceis de rastrear

Como você está usando o orçamento do ano anterior como base, é muito fácil rastrear e encontrar quaisquer alterações ano a ano.

É claro que, quanto mais você mexe no orçamento - acrescentando departamentos, categorias e coisas do gênero -, mais difícil se torna acompanhar as mudanças. Mas, nesse sentido, você pode simplesmente passar para uma categoria maior e comparar nesse nível.

Estabilidade e previsibilidade

Como o orçamento incremental envolve o ajuste de dados históricos em uma determinada porcentagem para criar um novo orçamento, ele é ideal para manter a estabilidade e aumentar a previsibilidade de seus resultados financeiros, facilitando a previsão de despesas e receitas futuras.

Foco nas atividades essenciais do negócio

Ao usar os dados do ano anterior para criar o orçamento, o orçamento incremental reduz a necessidade de uma ampla revisão orçamentária. Isso permite que as organizações se concentrem mais em suas operações principais em vez de gastar tempo excessivo no processo orçamentário

Desvantagens do orçamento incremental

Embora o orçamento incremental tenha muitos motivos para ser recomendado, há casos reais em que ele não é a melhor opção. Vamos dar uma olhada em algumas de suas limitações.

Promove gastos excessivos

Como você está usando o orçamento do ano anterior como base, o processo de orçamento incremental pode promover gastos excessivos, pois permite que falsas suposições sejam ignoradas.

Por exemplo, digamos que você tenha excedido o orçamento do departamento de Marketing em US$ 1 milhão. Eles decidem gastar esse valor em anúncios, o que não está gerando o ROI esperado.

Sem uma análise detalhada, é possível que o departamento de Marketing receba ainda mais dinheiro no novo ano, de acordo com o processo de orçamento incremental.

Outro cenário relacionado: como os líderes de departamento querem aumentar seu orçamento, eles podem gastar mais dinheiro para "provar" que precisam de mais dinheiro. Embora suspeitar que os líderes de departamento e os responsáveis pelo orçamento não estejam interessados nos interesses gerais da empresa por gastarem demais nunca seja uma boa sensação, o trabalho do departamento financeiro continua sendo o de administrar o orçamento. Os gastos excessivos são um perigo real de qualquer processo orçamentário preguiçoso, não apenas do orçamento incremental.

Incentiva a folga e a ineficiência orçamentária

Como o orçamento incremental tende a ser um processo mais rápido e simples, há mais chances de que o excesso de orçamento ou os fundos mal gerenciados sejam aprovados como parte do novo orçamento.

Desestimula a inovação

Infelizmente, a própria natureza do orçamento incremental desestimula a inovação. Como você está usando o orçamento anterior como base, não há muito espaço para novas ideias.

Isso se estende aos líderes de departamento - a menos que haja um aumento de orçamento suficiente para que os líderes de departamento invistam em algo novo, esse método de orçamento desestimula ativamente essa iniciativa, pois seus fundos já foram alocados.

Além disso, isso pode levar a uma certa discórdia entre a necessidade da empresa de ser ágil e a necessidade de ter um orçamento anual.

Não leva em conta mudanças e fatores externos

A menos que já exista um fundo de reserva no orçamento, o resultado líquido do processo de orçamento incremental é que o orçamento não é adequado para reagir às mudanças do mercado.

Uma estratégia que as equipes financeiras podem usar para resolver esse problema é adicionar fundos de reserva ao orçamento, a serem alocados conforme o departamento financeiro achar necessário ao longo do ano. No entanto, isso traz seu próprio conjunto de vantagens e desvantagens: reservar grandes quantias de dinheiro para um fundo de reserva é um luxo, e sempre há o custo de oportunidade de usar esse dinheiro para algo mais obviamente impactante.

Análise limitada

Um último problema do orçamento incremental é que ele desestimula a equipe de orçamento a realizar uma análise completa das finanças da empresa. Essa é a raiz de muitos dos problemas mencionados anteriormente - uma análise limitada é a forma pela qual a folga orçamentária e os gastos excessivos se infiltram.

Onde o orçamento incremental pode ser usado?

Agora, vamos explorar alguns casos de uso do orçamento incremental, incluindo setores e cenários em que ele é mais eficaz.

Aplicação em finanças corporativas

Grandes corporações com muitos departamentos podem usar o orçamento incremental para agilizar o processo de criação do orçamento. Ao permitir que cada departamento ajuste seu orçamento do ano anterior em uma determinada porcentagem, você pode eliminar muitas das idas e vindas que são comuns em outras abordagens de orçamento. O orçamento incremental também ajuda a manter a consistência no planejamento financeiro entre os departamentos, o que pode ser benéfico para as metas estratégicas de longo prazo.

Uso no setor público e em organizações sem fins lucrativos

O setor público e as empresas sem fins lucrativos geralmente têm despesas previsíveis e operam sob restrições orçamentárias rigorosas, o que torna o orçamento incremental uma abordagem ideal para gerenciar recursos limitados. O orçamento incremental também pode ajudar a garantir a conformidade com requisitos regulatórios e diretrizes de financiamento.

Pequenas e médias empresas (PMEs)

As pequenas e médias empresas com fluxo de caixa estável e forte liderança executiva podem usar o orçamento incremental para ajustar gradualmente seus planos financeiros com base no desempenho anterior. Para essas empresas, um orçamento incremental pode ajudar a alocar recursos de forma eficiente sem a necessidade de análises financeiras complexas e auxiliar no gerenciamento de riscos.

Como criar um orçamento incremental

Então, como você cria um orçamento incremental? É bem simples. Em linhas gerais, aqui estão as três etapas que você deve seguir.

1. Reúna suas finanças do ano anterior

Reúna todas as suas finanças do ano anterior em um único documento. É mais limpo se você fizer uma análise de variação orçamentária para se preparar bem para a próxima etapa.

2. Ajuste seu novo orçamento com base nos aprendizados do(s) ano(s) anterior(es)

Agora você segue os resultados da sua análise de variação orçamentária e faz os ajustes no orçamento para criar o orçamento do novo ano.

Certifique-se de prever tendências e pensar no plano geral da empresa, se possível. Alguns incrementos ou reduções podem ser maiores do que outros com base nos dados disponíveis para você neste ano. Consultar o plano estratégico da empresa é uma ótima maneira de garantir que as alterações feitas no orçamento estejam alinhadas com as metas gerais de crescimento da organização.

3. Acompanhe as mudanças ano a ano

Por fim, você deve acompanhar as mudanças ano a ano. Isso ajuda por alguns motivos: primeiro, permite que você olhe para os anos anteriores e veja o saldo das alocações orçamentárias, o que pode servir como um ponto de referência valioso para reproduzir os negócios daquele ano fiscal.

Em segundo lugar, ajuda a contar uma história com seus números: se a NDR estiver crescendo constantemente porque você aumentou o orçamento da equipe de Sucesso do Cliente e de Marketing, esse é um argumento para fazer ajustes mais inteligentes nos próximos anos.

Fatores a serem considerados antes de implementar o orçamento incremental

Pronto para escolher um método de orçamento para sua empresa? Aqui está uma lista de verificação para avaliar se o orçamento incremental está alinhado com suas metas:

1. Você está procurando simplificar o processo de elaboração do orçamento, facilitando para os colaboradores a criação de seus próprios orçamentos com base em aumentos ou reduções predeterminados.
2. Sua organização é estável, ou seja, você pode prever com relativa certeza suas receitas, despesas e mudanças futuras.
3. Você deseja um método de orçamento que seja econômico e permita que você dedique mais tempo à modelagem financeira e à previsão.
4. Você deseja eliminar a política interna alocando o mesmo aumento de orçamento para cada departamento, permitindo que eles se concentrem no uso eficaz de seus recursos.
5. Você precisa de uma maneira simples de acompanhar as mudanças ano a ano, com o mínimo de novas entradas ou revisões.
6. Você tem dados financeiros históricos confiáveis, pois o orçamento incremental se baseia muito no desempenho passado para definir orçamentos futuros.
7. Sua cultura organizacional apoiará uma abordagem de orçamento que enfatize a estabilidade e a previsibilidade em detrimento da inovação e da flexibilidade.

Alternativas ao orçamento incremental

Como o orçamento incremental se compara a outros métodos de elaboração de orçamento? Embora o orçamento incremental tenha sua parcela de vantagens e desvantagens, ainda é útil fazer uma comparação com outros métodos de orçamento.

Orçamento incremental vs. orçamento base zero

O orçamento incremental e o orçamento base zero podem ser opostos.

Com o orçamento incremental, você não está começando do zero, como o nome do orçamento base zero implica. Em vez disso, você está partindo de uma base que já tem 80% do caminho percorrido e requer apenas alguns ajustes. O orçamento baseado em zero requer ser construído do zero para cima.

Portanto, o orçamento incremental é muito mais rápido do que o orçamento base zero.

No entanto, o orçamento base zero resolve todas as desvantagens observadas nas equipes que usam a abordagem de orçamento incremental. O excesso de gastos, a folga orçamentária e a análise limitada não são preocupações para a equipe que usa a abordagem de base zero. Da mesma forma, a inovação e os fatores externos estão no centro das atenções da equipe que usa o orçamento base zero, já que criar o orçamento a partir do zero requer muito mais consideração.

Orçamento incremental vs. orçamento baseado em atividades

O orçamento incremental é semelhante ao orçamento baseado em atividades, e pode-se argumentar que o orçamento incremental é um subconjunto do orçamento baseado em atividades.

O orçamento baseado em atividades é um processo de orçamento em que as atividades que geram custos são registradas, analisadas e pesquisadas. A partir daí, a equipe financeira cria um orçamento com base em uma análise detalhada dessas atividades.

É um processo muito mais rigoroso do que o orçamento incremental e está mais alinhado com as atividades reais de uma empresa.

O orçamento baseado em atividades também tem a vantagem de reduzir a folga orçamentária, uma vez que você está alocando fundos apenas para as atividades da empresa. Como isso dá à equipe financeira e aos líderes de departamento a oportunidade de examinar essas atividades, teoricamente as atividades estranhas ou ineficientes serão eliminadas.

Orçamento incremental vs. orçamento de proposta de valor

O orçamento de proposta de valor, também chamado de orçamento baseado em prioridades, consiste em analisar e justificar o valor de cada item em uma lista de despesas. Em comparação com o orçamento incremental, o orçamento de proposta de valor leva muito mais tempo, mas elimina o excesso de gastos e a folga orçamentária.

Dito isso, o orçamento de proposta de valor pode dar errado dependendo de quem estiver na mesa de orçamento. Portanto, ao seguir um processo de orçamento de proposta de valor, é importante manter as equipes alinhadas com a missão e as metas gerais da empresa.

Conclusão: O orçamento incremental é adequado para sua organização?

Agora você já sabe tudo sobre o orçamento incremental. O que é, como funciona, por que você pode usá-lo, o que evitar e como ele se compara a outros métodos de orçamento.

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