O que é orçamento base zero: um guia abrangente

Em uma pesquisa recente da FSN, apenas 13% das organizações afirmaram usar o orçamento base zero (ZBB). No entanto, 54% das finanças disseram que estavam procurando unificar seu modelo de orçamento em toda a empresa.

Para as empresas que ainda não implementaram o ZBB, pode ser uma questão de entender as vantagens e desvantagens do ZBB e como implementar efetivamente essa abordagem em sua organização.

Nosso guia abrangente ensinará tudo o que você precisa saber sobre o orçamento base zero, inclusive:

O que é o orçamento base zero (ZBB)?

Para ajudá-lo a começar a usar o orçamento base zero, precisamos primeiro definir a abordagem e o papel do "zero" nesse contexto.

Definição e conceito central

O orçamento base zero (ZBB) é quando você começa cada ano fiscal com uma base zero. Quando você cria um orçamento com base zero, cada departamento contabiliza suas necessidades até o item de linha, independentemente de o valor ser maior ou menor do que o orçamento anterior.

O "zero" no orçamento base zero

Uma base zero no orçamento significa que cada departamento deve justificar por que precisa dos fundos que solicitou para o ano fiscal, independentemente de quanto foi alocado no ano anterior.

Isso ajuda a eliminar os custos herdados e faz com que os líderes financeiros analisem seus orçamentos com um olhar crítico em relação ao que é realmente necessário para apoiar o sucesso dos negócios, evitando pequenas mudanças nas despesas que podem afetar o desempenho financeiro.

Princípios-chave do orçamento base zero

Com os conceitos básicos do orçamento base zero em seu currículo, vamos examinar os princípios-chave dessa abordagem.

Começando do zero

O orçamento base zero exige que cada despesa seja avaliada no início do ciclo orçamentário. É daí que vem o conceito de "começar do zero" - os líderes de departamento devem justificar cada despesa para a equipe financeira, explicando por que e como planejam usar os fundos. O objetivo desse processo é garantir que os recursos sejam alocados de forma eficaz e que as despesas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa.

Justificar cada despesa

Como discutimos acima, cada despesa deve ser justificada no processo de orçamento base zero. A meta da equipe financeira ao avaliar essas solicitações é eliminar despesas desnecessárias, identificar ineficiências e usar os recursos da empresa de forma mais eficaz. A justificativa de cada despesa também aumenta a responsabilidade e a propriedade entre os colaboradores do orçamento, incentivando-os a participar ativamente do processo.

Alinhamento do orçamento com as metas

No início de cada ano fiscal, a empresa tem um número limitado de recursos para alocar. Para ter sucesso, as organizações devem alinhar seus orçamentos com suas metas estratégicas, garantindo que haja fundos suficientes para apoiar a busca desses objetivos. E como as metas mudam a cada ano, o processo de orçamento base zero é uma maneira eficaz de garantir que nenhum recurso seja destinado a metas que não sejam mais prioritárias.

Orçamento base zero vs. orçamento tradicional

Há muitos métodos de orçamento cada um com suas próprias vantagens e desvantagens. Vamos comparar o orçamento base zero com o orçamento tradicional, para que você possa escolher a abordagem que melhor se adapta às metas da sua empresa.

Principais diferenças

O orçamento base zero é frequentemente comparado a métodos mais tradicionais, em que a empresa adota uma abordagem incremental para o orçamento (ou seja, as empresas pegam seu orçamento atual e o flexibilizam em alguns pontos percentuais para o próximo ano em relação a previsões e planos de negócios de alto nível).

O perigo dessa abordagem, quando comparada ao orçamento base zero, é que a base histórica de custos se torna fixa, independentemente de os custos serem necessários para atender ao nível de atividade presumido de uma organização. Ela também pressupõe que o mercado mudará e evoluirá de forma controlada e previsível, o que não reflete a realidade atual dos negócios.

Quando usar cada abordagem

Dependendo de quanto tempo você pode dedicar ao processo orçamentário e de quantos departamentos sua organização tem, o orçamento tradicional pode ser a abordagem preferida.

O orçamento base zero pode ser complexo e demorado, o que pode ser um obstáculo significativo a ser superado pelas empresas. O orçamento tradicional também pode ajudá-lo a entender como o desempenho histórico afeta o desempenho futuro, enquanto o orçamento base zero força você a começar do zero.

No entanto, o orçamento base zero incentiva a relação custo-benefício e é adequado para empresas de alto crescimento que ajustam seus objetivos estratégicos com frequência. Embora seja particularmente benéfico para empresas que buscam otimizar custos e melhorar a eficiência, o ZBB pode ser aplicado a qualquer organização, independentemente de seu estágio de crescimento.

Quais são os benefícios do orçamento base zero?

A seguir, vamos discutir os benefícios do orçamento base zero e como ele pode beneficiar sua organização.

Redução de custos

Um dos principais benefícios do orçamento base zero é a redução de custos. Ao solicitar que cada departamento justifique suas despesas, ele incentiva os colaboradores do orçamento a refletir sobre o que é necessário para apoiar a meta da empresa. O orçamento base zero também é um momento oportuno para avaliar despesas fixas, como aluguel e serviços públicos, para identificar oportunidades em que os custos podem ser otimizados.

Melhor alocação de recursos

Além da redução de custos, o orçamento base zero leva a uma melhor alocação de recursos. Ao avaliar a necessidade e o impacto de cada despesa, as organizações podem garantir que os fundos sejam direcionados para atividades e projetos alinhados com suas metas estratégicas. Esse alinhamento ajuda a maximizar a eficácia do orçamento, garantindo que os gastos apoiem diretamente os objetivos da organização e impulsionem o crescimento e a eficiência gerais.

Agilidade orçamentária geral

O orçamento base zero melhora a agilidade do seu processo orçamentário e da sua equipe financeira. O ZBB exige que os detentores do orçamento "comecem do zero" e justifiquem suas necessidades de recursos a cada definição de orçamento, o que é particularmente valioso em épocas de instabilidade econômica.

Maior eficiência operacional

Ao eliminar despesas desnecessárias, o orçamento base zero pode aumentar a eficiência operacional, mudando seu foco para as atividades que agregam mais valor.

Desafios e limitações do orçamento base zero

Apesar dos benefícios, existem algumas possíveis desvantagens e limitações do ZBB, que explicamos a seguir.

Intensidade de tempo e recursos

Para as organizações que estão acostumadas a uma abordagem incremental de orçamento, o ZBB pode parecer trabalhoso. Cada departamento deve justificar suas despesas e planos, sem se basear em suposições de anos anteriores. Embora essa seja uma maneira ideal de reduzir gastos excessivos, o ZBB exige a colaboração de departamentos de toda a organização.

Dificuldades no planejamento de longo prazo

Ao se concentrar apenas nas despesas do próximo ano fiscal, o ZBB pode perder de vista o planejamento de longo prazo. Não é incomum precisar alocar fundos adicionais para mudanças inesperadas de estratégia ou circunstâncias econômicas desafiadoras, o que pode ser difícil de fazer quando se tem a tarefa de justificar cada despesa com base nas tendências atuais.

Prioriza os resultados tangíveis

O orçamento base zero tende a priorizar os resultados facilmente quantificáveis, pois são mais simples de justificar e medir. Esse foco pode levar ao subfinanciamento de atividades menos tangíveis, mas ainda assim importantes, como treinamento de funcionários, construção de marca e pesquisa e desenvolvimento. Essas áreas, embora mais difíceis de quantificar, são cruciais para o crescimento e a inovação de longo prazo.

Como implementar o orçamento base zero em sua organização

Abaixo está um guia passo a passo para implementar o ZBB, garantindo que você tenha um roteiro claro para a adoção.

Fase de preparação

A primeira etapa do processo de orçamento base zero é a fase de preparação. Isso envolve a definição de seus objetivos corporativos (por exemplo, o que você planeja alcançar no próximo ano fiscal), a seleção das principais partes interessadas (por exemplo, quais departamentos deverão justificar suas despesas) e a coleta dos dados necessários para montar seu orçamento.

Fase de implementação

Em seguida, você pode começar a implementar o orçamento base zero, o que inclui treinar as partes interessadas no processo, explicar como e por que as despesas precisam de justificativa e, finalmente, criar um novo orçamento do zero. Uma comunicação clara é crucial durante essa fase para garantir que todos os acionistas entendam os benefícios e a lógica por trás do ZBB. O gerenciamento eficaz de mudanças pode facilitar uma adoção mais tranquila e reduzir a resistência, tornando a transição mais perfeita.

Fase de revisão e ajuste

Todo orçamento eficaz tem uma fase de ajuste, na qual a equipe financeira analisa como os recursos foram alocados e garante que eles permaneçam alinhados com as metas organizacionais e respondam às mudanças.

Indústrias e setores que mais se beneficiam do orçamento base zero

Agora que já discutimos os princípios, benefícios e desafios do ZBB, vamos analisar por que determinados setores e indústrias são mais adequados a essa abordagem de orçamento.

Manufatura

Como o foco do ZBB é melhorar a eficiência operacional e reduzir os custos, ele é adequado para o setor de manufatura. Com tanta incerteza permeando o mercado, as empresas de manufatura podem usar o ZBB para encontrar economias de custo e realocar esses ativos para áreas de alto crescimento.

Varejo

No varejo, o ZBB alinha os gastos com a demanda dos clientes e as tendências do mercado no ano fiscal atual, em vez de se basear em dados históricos. Isso permite que as empresas varejistas testem novas iniciativas, como vendas on-line, sem se preocupar com o impacto que isso terá nos orçamentos futuros.

Organizações governamentais e sem fins lucrativos

Os governos e as organizações sem fins lucrativos geralmente precisam justificar suas despesas para os cidadãos ou doadores, o que torna o ZBB uma abordagem ideal. O ZBB garante a prestação de contas e o uso otimizado dos fundos nesse setor em que a alocação de recursos é fundamental.

Como escolher um software de orçamento base zero

Com uma base sobre o orçamento base zero, vamos discutir os principais recursos e capacidades que você deve procurar no software ZBB.

Integração de dados

Você deve priorizar um software de ZBB que tenha recursos robustos de integração de dados. O software de ZBB deve ser capaz de compilar e validar dados de seu ERP, HRMS e CRM, sem a necessidade de inserir números ou fórmulas manualmente. A integração eficaz de dados garante que todos os dados de planejamento financeiro financeiros de que você precisa para o ZBB sejam facilmente acessíveis e consolidados.

Fluxos de trabalho

Como muitas partes interessadas e líderes de departamento estão envolvidos no processo de ZBB, é importante priorizar um software que tenha recursos integrados de fluxo de trabalho. Os fluxos de trabalho podem ajudar a simplificar o processo atribuindo automaticamente tarefas, revisões e aprovações. Fluxos de trabalho eficazes melhoram a colaboração em toda a empresa, garantindo que todos estejam na mesma página.

Inteligência artificial

A inteligência artificial pode aumentar significativamente a eficiência e a eficácia do processo orçamentário. Os insights orientados por IA podem identificar tendências com mais rapidez, permitindo que as organizações entendam as variações ao longo do tempo ou entre cenários e identifiquem os fatores que impulsionam as mudanças em seus relatórios. Ao gerar automaticamente comentários narrativos e visualizações de dados, a IA reduz as janelas de relatórios e garante que todas as partes interessadas estejam alinhadas com uma história consistente por trás dos dados. A IA também pode automatizar tarefas repetitivas, liberando os líderes financeiros para se concentrarem em iniciativas mais estratégicas.

Design intuitivo

Um design intuitivo para o seu software de ZBB é crucial para simplificar o processo de orçamento e incentivar a adoção generalizada entre os usuários. Um software fácil de usar reduz a complexidade do ZBB, tornando-o mais acessível e menos assustador para as partes interessadas em todos os níveis. Uma interface intuitiva também garante que os usuários possam navegar facilmente e utilizar os recursos do software sem treinamento extensivo.

Software FPM

A boa notícia é que todos os recursos de que você precisa para o orçamento base zero fazem parte de uma Plataforma de Desempenho Financeiro como o Prophix One.

O Prophix One suporta o ZBB com fluxos de trabalho integrados, integração de dados, inteligência artificial e design intuitivo. O Prophix One também pode automatizar e agilizar outras abordagens orçamentárias, tornando-o ideal para empresas que não têm certeza de qual abordagem seria mais adequada para elas.

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