O que é o processo de fechamento financeiro?

Imagine se você só levasse seu carro ao mecânico quando algo desse errado. Sem trocas regulares de óleo, sem rodízio de pneus e sem manutenção de rotina. O estado desse veículo depois de apenas alguns meses se aproximaria das finanças de sua organização sem um processo robusto de fechamento financeiro.

Quando se trata de fechamento financeiro, uma equipe financeira analisa os livros da organização por um período específico, geralmente mensal, trimestral ou anual. Durante essa revisão, as contas são reconciliadas, as discrepâncias são investigadas, o dinheiro é contado e as declarações são finalizadas antes do próximo período. Um processo regular de fechamento financeiro permite que as organizações identifiquem problemas - como faturas atrasadas - antes que eles se transformem em questões mais sérias. É também uma parte essencial para manter a precisão dos livros, e finanças precisas são essenciais para tomar decisões mais estratégicas à medida que sua organização cresce.

A maioria dos líderes sabe que o fechamento financeiro é essencial; eles só gostariam que ele exigisse menos esforço e custasse menos. É por isso que, de acordo com o Gartner, 55% dos executivos de finanças esperam conseguir um fechamento totalmente automatizado até 2025.

Vamos abordar os detalhes do processo de fechamento financeiro, incluindo como superar os desafios e alcançar o estado automatizado ideal.

As principais etapas do processo de fechamento financeiro

Na maioria das organizações, o processo de fechamento financeiro pode facilmente levar uma semana ou mais - terminando muito depois do período que está sendo relatado. Isso se deve ao fato de que há uma quantidade significativa de trabalho envolvida, normalmente dividida nas seguintes etapas.

• Registrar a entrada de dinheiro: A primeira etapa para fechar os livros contábeis é registrar qualquer fluxo de caixa que tenha entrado durante o período que está sendo fechado e compará-lo com as faturas em aberto.
• Atualizar as contas a pagar: Isso envolve garantir que todas as obrigações incorridas pela sua organização durante o período que está sendo encerrado estejam devidamente refletidas nos livros contábeis - especialmente se tiverem sido pagas.
  
• Reconciliar suas contas: Com a reconciliação de contas, as equipes financeiras comparam as transações em seus livros com fontes secundárias, como extratos bancários e recibos. Isso garante que elas foram creditadas ou debitadas corretamente.
  
• Analise o caixa pequeno: É fácil perder o controle do caixa pequeno, e é por isso que ele precisa ser revisado em cada fechamento financeiro.
  
• Revisar ativos fixos: Nessa etapa, você analisará o valor dos ativos fixos, inclusive a depreciação, e como eles são considerados em suas finanças.
• Revisar o estoque e o inventário: Certificar-se de que o estoque real corresponde aos livros contábeis é uma parte importante do fechamento financeiro.
• Organizar os demonstrativos financeiros: Como parte do fechamento, você coletará os demonstrativos necessários para obter os dados de que precisa e começar a preparar os relatórios que seus líderes esperam.
• Revisar as contas de despesas e receitas: Tudo para criar um quadro preciso dessas contas essenciais.
  
• Validar todos os dados: Como os dados geralmente vêm de várias fontes, a validação é uma etapa essencial do processo de fechamento financeiro.
  
• Preparar o cenário para o próximo período: As equipes de finanças geralmente dedicam algum tempo a ordenar os demonstrativos e as fontes de dados para agilizar o próximo fechamento.

Os maiores desafios no processo de fechamento financeiro

Ninguém discute que o fechamento adequado dos livros contábeis é essencial para manter as organizações em conformidade, financeiramente saudáveis e em crescimento constante. No entanto, o processo de fechamento financeiro pode ser um dos esforços que mais consomem tempo e recursos de uma equipe financeira, causando dores de cabeça para todos os envolvidos. Aqui estão alguns dos desafios do fechamento financeiro aos quais você deve estar atento se quiser reduzir essas dores de cabeça.

1. Demonstrações financeiras irrelevantes

Um dos principais resultados de seu processo de fechamento financeiro são os demonstrativos financeiros que os líderes podem usar para prestar contas aos acionistas, avaliar a saúde financeira da organização e tomar decisões que mantenham as coisas na direção certa. Porém, como um fechamento financeiro pode levar um tempo notoriamente longo, as equipes de finanças muitas vezes se veem correndo contra o relógio para produzir demonstrativos relevantes e em tempo hábil. Com muita frequência, isso parece ser uma tarefa impossível. Qualquer tentativa de acelerar o processo de fechamento financeiro geralmente é estimulada pela necessidade de demonstrações financeiras mais oportunas.

2. Qualidade dos dados

Os dados financeiros podem ser inconsistentes, especialmente em várias subsidiárias ou locais. Entre faturas não pagas, atualizações ausentes e conversões de moeda incorretas, nem todos os dados que você obtém para o fechamento financeiro são de alta qualidade. Isso pode gerar trabalho extra para a sua equipe, pois eles processam, limpam e acompanham os dados de baixa qualidade.

3. Equipes distintas

Quando a sua organização atingir um determinado tamanho, você provavelmente terá que trabalhar com equipes remotas, até mesmo em fusos horários diferentes. Isso pode tornar a colaboração muito mais complicada. As reuniões devem ser realizadas em horários que podem ser inconvenientes para alguns, dias podem ser perdidos quando arquivos importantes são enviados no final do dia para uma equipe, mas no meio da noite para outra, e colocar todos na mesma página é muito mais difícil quando não é possível reunir todos na mesma sala.

4. Sistemas incompatíveis

Independentemente de sua organização ter vários locais ou subsidiárias, seu processo de fechamento financeiro envolverá vários sistemas que podem não se integrar bem uns aos outros. Algumas equipes podem usar planilhas atualizadas manualmente para rastrear pedidos, enquanto outras lidam com tudo por meio de softwares avançados de contabilidade. Como cada sistema financeiro é completamente diferente, traduzir todos esses dados em algo utilizável prolonga seu processo de fechamento financeiro.

5. Erro humano

Todos os processos financeiros, especialmente aqueles que dependem de entradas manuais, podem estar repletos de erros. Erros de entrada de dados e erros de digitação podem inserir irregularidades em seus dados financeiros que podem passar despercebidas até a hora do fechamento financeiro. A equipe que realiza o fechamento deve estar atenta o suficiente para detectar esses erros durante o trabalho. Eles também gastarão um tempo precioso acompanhando os valores inseridos incorretamente com as pessoas certas para corrigi-los.

6. Recursos adequados

Como muitos processos que envolvem a equipe financeira, é muito fácil não pensar no fechamento financeiro e nos relatórios até a última hora. Isso pode levar a equipes sobrecarregadas, sem tempo suficiente para fechar os livros de forma eficaz ou sem o software certo para trabalhar com eficiência. Embora alguns líderes possam pensar nesses processos como pouco mais do que uma caixa a ser marcada, o Escritório do CFO sabe o quanto eles são cruciais para a organização. Isso pode levar a um cabo de guerra quando os líderes financeiros tentam obter mais recursos para suas equipes que outros líderes nem sempre estão dispostos a fornecer.

Processos de fechamento financeiro precisos e rápidos com o Prophix

O processo de fechamento financeiro é essencial para a saúde financeira de sua organização, e você não deveria ter que lidar com os desafios que normalmente vêm com ele. Ao utilizar uma plataforma de desempenho financeiro como o Prophix One, você pode obter todos os benefícios de um fechamento financeiro preciso e automatizado sem as desvantagens de um fechamento tradicional.

Veja a seguir o que o Prophix One pode fazer por seu fechamento financeiro.

Declarações financeiras oportunas e precisas para os líderes

"O Prophix nos permite pensar sobre o que os números estão nos dizendo, em vez de gastar todo o nosso tempo inserindo dados." - Jennie Robison, vice-presidente de controladoria, Kajima Building & Design Group

Melhorias no nível de consolidação

A consolidação de dados de várias entidades pode ser difícil, mas há maneiras de melhorar esse aspecto do seu processo, retrabalhando a forma como isso ocorre no nível organizacional:

• Padronize seu plano de contas em toda a organização, considerando todos os parâmetros necessários para a consolidação e os relatórios do grupo.
• Simplifique a estrutura organizacional (por exemplo, fechando ou fundindo empresas inativas).
• Defina diretrizes rigorosas de materialidade com a concordância dos auditores.

Quando se trata de consolidação financeira - geralmenteuma exigência para empresas de capital aberto - há várias melhorias que você também pode fazer:

• Use uma plataforma que centralize os dados financeiros essenciais.
• Aproveite a automação para traduções e subconsolidações em várias moedas.
• Crie uma trilha de auditoria para simplificar futuras consolidações (e garantir a conformidade).

Melhorias técnicas

Se as entidades envolvidas em seu processo de fechamento financeiro ainda estiverem usando planilhas para a maior parte do trabalho, é possível fazer melhorias técnicas por meio da automação:

• Controles, desde envios de entidades até o nível de consolidação, com regras de validação
• Reconciliações de saldos e transações entre empresas
• Relatórios financeiros e gerenciais
• Conversão de moedas
• Eliminações e ajustes

Você também pode usar uma plataforma de desempenho financeiro que monitora automaticamente o fluxo de trabalho, o status e os resultados da validação.

Prophix em ação: Feche seus livros 56% mais rápido

Os líderes financeiros sonham com um fechamento automatizado, mas poucos conhecem o caminho para alcançá-lo. Com o Prophix One, você não precisa reinventar a roda; você só precisa colocar um motor por trás dela.

A Health Connect America fornece serviços de saúde mental e comportamental em todos os Estados Unidos e costumava contar com um processo de fechamento financeiro desorganizado e com muito Excel. Seu fechamento financeiro mais rápido levava quase uma semana inteira de trabalho, o que simplesmente não era suficiente. Depois que começaram a usar o Prophix One, reduziram o fechamento do mês para dois dias, uma melhoria de 56%.

E eles não estão sozinhos.

Quando seu próximo fechamento financeiro parece estar sempre próximo, você não deveria ter medo de mergulhar em seus livros.