O que é conformidade financeira? Tudo o que você precisa saber

A conformidade financeira é fundamental para gerenciar as finanças de uma organização. Trata-se de um conjunto de políticas e práticas que protegem as finanças da empresa contra erros e uso indevido. Por sua vez, uma estratégia de conformidade saudável alimenta a confiança dos clientes, consumidores, líderes e acionistas na organização. Vamos examinar algumas das perguntas mais comuns sobre esse tópico essencial e alguns métodos que você pode usar para implementar e melhorar a conformidade.

O que é conformidade financeira?

A conformidade financeira refere-se à adesão a leis, normas e padrões que regem os mercados financeiros e de capitais. Ela abrange uma ampla gama de práticas, desde bancos de investimento até bancos de varejo, e é fundamental para manter a integridade e a estabilidade desses mercados.

Por que a conformidade financeira é importante?

Conformidade é a prática de garantir que sua organização cumpra as normas. O custo de não cumprir as normas pode ser muito alto, tanto financeiramente quanto em termos de reputação. O objetivo da conformidade é manter e garantir a confiança não apenas em uma empresa, mas nos sistemas financeiros como um todo.

Qual é um exemplo de conformidade em finanças?

Os requisitos de conformidade variam de acordo com o setor e a região geográfica. Por exemplo, o GDPR (Regulamento Geral de Proteção de Dados) é um conjunto de padrões europeus, embora tenha se tornado uma prática padrão para muitas empresas sediadas nos EUA, especialmente aquelas com clientes europeus.

As empresas que processam informações de cartão de crédito estão sujeitas ao PCI DSS, padrões criados pelas empresas de cartão para proteger as informações do titular do cartão.

Garantia de conformidade financeira

É necessária uma estratégia sólida de conformidade financeira para cumprir continuamente as regulamentações relevantes. Vamos dar uma olhada em algumas das etapas necessárias para implementar uma estratégia de conformidade eficaz.

1. Estabelecer políticas e procedimentos claros

As políticas são os objetivos declarados de uma estratégia de conformidade e devem estar disponíveis e acessíveis. Elas devem ser escritas de forma clara para limitar interpretações errôneas. Os procedimentos são para quando essas políticas precisam ser colocadas em prática e também devem ser claros e fáceis de seguir.

Também é fundamental ter políticas que abranjam os padrões do setor, como o combate à lavagem de dinheiro (AML) e a Lei de Práticas de Corrupção no Exterior (FCPA).

A conformidade é mais do que apenas requisitos legais, e os padrões do setor são essenciais para manter a confiança e a confiabilidade em seu setor.

2. Implemente controles internos robustos

Os controles financeiros internos ajudam a monitorar as finanças de uma organização e a implementar correções caso ocorram erros. A segregação adequada de funções, os protocolos de autorização e as auditorias regulares são práticas que contribuem para isso. Isso garante que processos importantes, como consolidação financeira e gerenciamento de divulgação, permaneçam em conformidade.

3. Realizar avaliações de risco

Essas avaliações internas são essenciais para ajudar a identificar e priorizar as principais áreas de risco. Uma vez identificados, esses riscos podem ser atenuados com novas políticas, práticas ou ferramentas.

4. Use ferramentas de tecnologia e conformidade

As ferramentas são essenciais para simplificar e monitorar os processos de conformidade. A automação reduz os erros manuais e o monitoramento em tempo real pode sinalizar rapidamente os problemas a serem resolvidos. O software de gerenciamento de desempenho financeiro, como o Prophix One, fornece essas ferramentas juntamente com opções específicas de gerenciamento de conformidade que são intuitivas e poderosas.

5. Auditorias e revisões de rotina

As auditorias regulares, tanto internas quanto externas, farão parte dos requisitos de conformidade. Os órgãos reguladores exigirão que as auditorias sejam feitas em uma frequência específica, geralmente trimestral ou anual.

6. Estabeleça uma cultura de conformidade

A manutenção da conformidade exige o alinhamento de todos os membros de uma organização. A liderança deve ser um modelo de comportamento de conformidade e tornar os recursos, como políticas e práticas, disponíveis e acessíveis a todos os funcionários. Os funcionários devem ser incentivados a se manifestar quando identificarem comportamentos ou práticas não conformes.

7. Mantenha-se informado sobre as mudanças regulamentares

As normas de conformidade não são estáticas e, às vezes, os órgãos governamentais podem fazer alterações inesperadas às quais as organizações precisam se adaptar rapidamente. As organizações também podem se expandir para novos setores ou jurisdições, acrescentando novas regulamentações que devem ser incorporadas à sua estratégia geral de conformidade.

Quais são os benefícios da conformidade financeira?

Embora a conformidade financeira seja uma obrigação que toda organização deve cumprir, adotar uma abordagem proativa tem várias vantagens.

Mitigação de riscos

A análise de risco envolvida na conformidade dá às organizações uma vantagem inicial na mitigação dos riscos financeiros e na prevenção de penalidades legais, multas e sanções onerosas. Sem uma mitigação eficaz dos riscos, a organização fica vulnerável à má administração financeira, que é mais cara do que a conformidade.

Maior eficiência operacional

Os requisitos de conformidade geralmente são uma oportunidade de otimizar os processos operacionais. O software de conformidade pode ajudar a atender a esses requisitos, automatizando e agregando dados financeiros. O monitoramento aprimorado fornece insights adicionais sobre a saúde financeira e a automação reduz os erros manuais.

Maior estabilidade financeira

Reforçar a confiança e a resiliência em seus sistemas e processos aumenta a estabilidade financeira. A redução das oportunidades de má administração com auditorias e monitoramento regulares diminui a chance de um problema passar despercebido. Pequenos erros se transformam em problemas maiores quando ignorados, e uma estratégia robusta de conformidade financeira pode evitar isso.

Prevenção de fraudes

O monitoramento de transações, as auditorias regulares e o uso de software com rastreamento de atividades e alertas automatizados tornam extremamente difícil o uso indevido das finanças da empresa. A educação da liderança e dos funcionários sobre os riscos da não conformidade também pode desencorajar comportamentos de risco.

Melhoria da reputação

A conformidade financeira adequada reduz o risco de problemas graves, tornando as operações financeiras de uma organização mais confiáveis. Isso gera confiança para os acionistas e partes interessadas, demonstrando o compromisso de sua organização em evitar problemas onerosos.

Vantagens regulatórias

Uma estratégia robusta de conformidade financeira melhora o conhecimento institucional de sua organização no que se refere às regulamentações relevantes. Isso pode ajudar a liderança a identificar oportunidades, desafios e possíveis surpresas antes que possam ter um impacto significativo em sua organização. Isso pode até permitir que sua organização crie relacionamentos importantes com os órgãos reguladores, facilitando a conformidade ao longo do tempo.

Desafios da conformidade financeira

A manutenção da conformidade é um componente crucial das operações bem-sucedidas, mas ela vem com seu próprio conjunto de desafios. O estabelecimento de sua nova estratégia exige recursos e outros custos, além de ser resistente a mudanças depois de implantada. O Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro, oferece um conjunto de ferramentas que ajudam as organizações a superar esses obstáculos, sem os quais muitos desses desafios podem se tornar esmagadores e dispendiosos.

Restrições de recursos

A manutenção da conformidade exige recursos. As organizações que não alocam tempo e pessoal adequados descobrirão o quanto pode ser caro não atender aos requisitos regulamentares. Obter aprovações para liberar esses recursos pode ser assustador, mas não tê-los pode afetar sua estratégia de conformidade.

Implicações de custo

A implementação e a manutenção de um programa de conformidade têm custos diretos, como software e pessoal, e custos indiretos, como o tempo gasto em atividades de conformidade, como treinamento contínuo. No entanto, os custos de não atender aos requisitos regulamentares são geralmente muito mais caros.

Resistência à mudança

As organizações terão alguma resistência à mudança. Certificar-se de que as novas políticas sejam claramente compreendidas pode ajudar os funcionários a se adaptarem mais facilmente aos novos requisitos. É fundamental gerenciar cuidadosamente as mudanças nas responsabilidades individuais com a curva de aprendizado dos novos sistemas para que os funcionários sejam facilmente integrados. O Prophix One fornece o poder de que as equipes de finanças e conformidade precisam para manter a conformidade, facilitando a adesão dos funcionários e da liderança.

Regulamentos em evolução

As regulamentações estão sempre em evolução e as equipes de conformidade precisam se manter constantemente atualizadas. Muitas ferramentas de conformidade atualizam e informam automaticamente as equipes quando ocorrem alterações. Garantir que as equipes tenham tempo e ferramentas para manter a conformidade à medida que ela evolui é fundamental para evitar problemas.

Exemplos de práticas e estruturas de conformidade financeira

Há várias práticas e estruturas de conformidade existentes e geralmente aceitas que as organizações podem usar e integrar em sua estratégia de conformidade mais ampla.

• Conformidade como combate à lavagem de dinheiro (AML) : As instituições financeiras implementam programas de AML que incluem due diligence de clientes, monitoramento de transações e comunicação de atividades suspeitas às autoridades reguladoras. Por exemplo, o JPMorgan Chase estabeleceu protocolos abrangentes para identificar e relatar possíveis atividades de lavagem de dinheiro.

• Padrões de relatóriosfinanceiros , como GAAP e IFRS: as práticas contábeis geralmente aceitas (GAAP) e os padrões internacionais de relatórios financeiros (IFRS) são dois modelos de conformidade que fornecem uma estrutura para as equipes de contabilidade e finanças nos EUA e internacionalmente.

• Conformidade com aLei Sarbanes-Oxley (SOX) : Rege os relatórios financeiros e a conduta das empresas americanas de capital aberto. Exige controles internos, relatórios regulares e gerenciamento de divulgação financeira, proíbe a negociação com informações privilegiadas e certifica as demonstrações financeiras.

• Conformidade fiscal como o Pilar 2 da OCDE: essa política relativamente nova estabelece um imposto mínimo global para empresas multinacionais.

• Conformidade com a proteçãode dados e a privacidade: Esse conjunto de princípios ajuda a definir diferentes dados e oferece proteção para eles. A privacidade de dados define quem tem permissão de acesso, enquanto a proteção de dados é um conjunto de práticas e políticas que restringem o acesso aos dados.

Alcance a conformidade financeira com o Prophix

A conformidade financeira é um alvo em constante movimento. À medida que as organizações e os mercados evoluem, a conformidade também evolui. Manter-se atualizado requer uma estratégia sólida e uma equipe com as ferramentas necessárias para manter essa estratégia ágil. O comportamento de conformidade começa no topo, e o treinamento precisa ser mantido atualizado e reiterado regularmente para acompanhar as mudanças ou a evolução das normas. Sem conformidade, a organização fica vulnerável a erros e mau uso financeiro, colocando em risco a reputação e o lucro.

Essas tarefas não podem ser realizadas facilmente sem a colaboração entre vários departamentos, e uma plataforma unificada de gerenciamento de desempenho financeiro, como o Prophix One, pode dar suporte a isso. Com a integração de dados financeiros e a automação incorporadas, você pode colaborar facilmente com todas as partes interessadas. Com uma ferramenta simplificada, os requisitos são atendidos pontualmente, sempre.