O que é orçamento baseado em atividades (ABB)?

O orçamento baseado em atividades é uma ferramenta essencial para as equipes financeiras atuais. Ele destaca a importância de se concentrar em atividades orientadas por valores, tomar decisões eficientes e alinhar os recursos onde eles são mais importantes.

Ao possibilitar a colaboração entre departamentos e definir metas claras, o orçamento baseado em atividades faz uma ponte eficaz entre o planejamento estratégico e as operações.

Neste artigo, abordaremos os conceitos básicos do orçamento baseado em atividades, para que você possa apoiar as metas de sua organização, incluindo:

O que é orçamento nos negócios?

O orçamento empresarial fornece um roteiro financeiro que descreve a alocação de recursos, custos e receitas associados a várias tarefas e atividades. É uma combinação de perspectivas macro e micro, fornecendo uma visão geral da saúde financeira da empresa, bem como detalhes sobre as atividades operacionais.

Por que o orçamento é necessário para as empresas?

A elaboração do orçamento serve como uma bússola para as empresas, orientando os principais processos de tomada de decisão. Ele permite que as empresas aloquem recursos de forma eficiente, definam objetivos claros, monitorem o desempenho e facilitem melhores decisões financeiras. É uma ferramenta estratégica que ajuda a navegar no complexo mundo das finanças.

Quais são os principais tipos de orçamento?

Existem várias técnicas de orçamento, cada uma com sua abordagem exclusiva. Elas incluem o orçamento base zero, o orçamento incremental, o orçamento top-down e o orçamento bottom-up. Cada método oferece uma perspectiva diferente sobre a alocação de recursos e o gerenciamento de custos, ajudando as empresas a entender melhor seu mercado e suas atividades.

O que é o orçamento baseado em atividades (ABB)?

O orçamento baseado em atividades (ABB) identifica e aloca recursos com base nas atividades necessárias para atingir as metas da empresa. Ele oferece uma perspectiva granular dos custos, concentrando-se no que realmente importa: as atividades.

Por que o orçamento baseado em atividades é útil?

O orçamento baseado em atividades oferece uma visão granular dos recursos e custos vinculados a atividades específicas. Essa visibilidade ajuda as empresas a alocar melhor os recursos e a identificar os geradores de custos para tomar decisões baseadas em dados.

Quem deve fazer o orçamento baseado em atividades?

Todas as empresas, especialmente aquelas com atividades complexas ou aquelas que buscam ajustar o gerenciamento de custos e a alocação de recursos, se beneficiam do orçamento baseado em atividades.

O orçamento baseado em atividades é um método de orçamento top-down ou bottom-up?

O orçamento baseado em atividades combina os métodos top-down e de baixo para cima incluindo percepções da liderança sênior sobre metas e objetivos de alto nível e detalhes sobre atividades específicas e requisitos de recursos dos gerentes de departamento.

Vantagens do orçamento baseado em atividades

O orçamento baseado em atividades traz vários benefícios:

O orçamento baseado em atividades aloca os custos com precisão

Ao categorizar os custos com base em atividades específicas, o orçamento baseado em atividades permite uma alocação de custos mais precisa, o que ajuda as empresas a entender onde os recursos são consumidos e como gerenciar as despesas de forma eficaz.

Em vez de aplicar uma abordagem genérica ao orçamento, que pode obscurecer o verdadeiro custo das operações, o orçamento baseado em atividades garante que cada dólar gasto seja contabilizado e vinculado a uma atividade específica e de valor agregado.

O orçamento baseado em atividades aloca recursos de forma estratégica

A alocação estratégica de recursos é outra vantagem do orçamento baseado em atividades, permitindo que as empresas priorizem as atividades que se alinham com suas metas estratégicas. Essa abordagem garante que os recursos sejam direcionados para atividades que agregam valor, otimizando o impacto de cada decisão financeira.

A orçamentação baseada em atividades permite a tomada de decisões

O orçamento baseado em atividades capacita os líderes financeiros, fornecendo insights detalhados sobre o impacto das operações cotidianas e das iniciativas estratégicas. Ao identificar o custo real de cada atividade, os gerentes podem tomar decisões informadas sobre onde cortar custos sem sacrificar o valor ou onde investir mais para promover o crescimento.

Desvantagens do orçamento baseado em atividades

Apesar de suas vantagens, o orçamento baseado em atividades tem alguns desafios.

O orçamento baseado em atividades requer muito tempo para ser implementado

A implementação do orçamento baseado em atividades exige muito tempo e esforço, principalmente nos estágios iniciais. Isso se deve à necessidade de analisar e categorizar todas as atividades dentro da empresa e atribuir com precisão os custos a cada uma delas, o que pode tirar recursos de outras áreas da empresa, potencialmente atrasando projetos ou processos durante o período de transição.

O orçamento baseado em atividades pode ser complexo de entender

A complexidade da orçamentação baseada em atividades, principalmente em termos de compreensão e implementação, pode ser uma barreira à adoção. O orçamento baseado em atividades pode ser complexo porque é necessária uma análise detalhada para alocar com precisão os custos às diversas atividades. Consequentemente, as organizações menores ou aquelas que não têm uma equipe financeira dedicada podem achar difícil aproveitar totalmente os benefícios dessa abordagem de orçamento orçamentária.

O orçamento baseado em atividades pode gerar resistência à mudança

Os funcionários podem não gostar da ideia de mudar para o orçamento baseado em atividades porque estão acostumados com a maneira como as coisas sempre foram feitas. Para lidar com isso, é importante explicar tudo claramente, mostrar como isso ajudará no longo prazo e oferecer algum treinamento para facilitar a mudança.

Como o orçamento baseado em atividades é diferente de outros métodos orçamentários?

O orçamento baseado em atividades se diferencia de outros métodos de orçamento em vários aspectos cruciais.

Orçamento baseado em atividades versus o processo orçamentário tradicional

A orçamentação tradicional geralmente adota uma abordagem histórica, ajustando os orçamentos dos anos anteriores com base nos resultados financeiros esperados para o ano seguinte, o que pode resultar em ineficiências.

Por outro lado, a orçamentação baseada em atividades começa cada ano com uma nova abordagem, analisando as operações atuais e os recursos necessários para atingir as metas comerciais sem restrições orçamentárias anteriores. Essa abordagem voltada para o futuro permite que as empresas se adaptem melhor às mudanças nas condições do mercado e às mudanças estratégicas internas. Ela se concentra no financiamento de atividades que geram valor, em vez de simplesmente ajustar as despesas anteriores, promovendo a eficiência e o alinhamento estratégico.

Orçamento baseado em atividades vs. orçamento base zero

O orçamento base zero, assim como o orçamento baseado em atividades, exige que cada despesa seja justificada para cada novo período, partindo de uma "base zero" No entanto, enquanto o orçamento base zero se concentra em justificar cada custo como se fosse novo, independentemente dos gastos anteriores, o orçamento baseado em atividades enfatiza a compreensão dos geradores de custos por trás das atividades.

Essa diferença fundamental faz com que o orçamento baseado em atividades tenha mais a ver com a otimização das operações com base nas atividades que mais contribuem para as metas estratégicas, em vez de simplesmente avaliar as despesas do ano anterior. Como resultado, o orçamento baseado em atividades oferece uma visão mais profunda dos aspectos de custo-benefício das atividades comerciais.

Orçamento baseado em atividades vs. orçamento incremental

O orçamento incremental basicamente pega o orçamento do ano anterior e o ajusta com base nas mudanças previstas para o ano seguinte, geralmente aumentando ou diminuindo o orçamento em uma determinada porcentagem. Esse método é frequentemente criticado por sua falta de inovação e pela tendência de perpetuar as ineficiências do passado.

Diferentemente do orçamento baseado em atividades ou baseado em zero, o orçamento incremental não exige um exame minucioso das atividades ou dos custos, o que pode levar a uma alocação incorreta de recursos. Portanto, o orçamento incremental pode não se alinhar estreitamente aos objetivos estratégicos, o que pode prejudicar a capacidade da organização de responder às mudanças na dinâmica do mercado.

Orçamento baseado em atividades vs. orçamento baseado em valor

O orçamento baseado em valor tem como objetivo alocar recursos com base no valor para a organização, concentrando-se em resultados e resultados em vez de apenas atividades ou custos. Ele alinha os gastos com os valores centrais e os objetivos estratégicos da empresa, priorizando os investimentos que proporcionam o retorno mais significativo.

Enquanto o orçamento baseado em atividades se concentra no custo e na eficiência das atividades comerciais, o orçamento baseado em valor amplia essa consideração para a forma como essas atividades contribuem para os valores e prioridades abrangentes da organização. Essa abordagem estimula um alinhamento mais profundo entre as decisões orçamentárias e o direcionamento estratégico de longo prazo, garantindo que cada dólar gasto promova a missão da empresa.

Quais são os principais elementos do orçamento baseado em atividades?

Os elementos essenciais que compõem o orçamento baseado em atividades incluem:

Identificar atividades e geradores de custos

A identificação das atividades e de seus geradores de custos proporciona uma compreensão detalhada de onde os recursos estão sendo usados na organização. Essa etapa permite que as empresas aloquem o orçamento em atividades mais eficientes e estreitamente alinhadas com a consecução das metas da empresa.

Alocar recursos com base em atividades

A alocação de recursos com base em atividades permite uma abordagem mais direcionada à elaboração do orçamento, concentrando-se em áreas que contribuem diretamente para a criação de valor e para os objetivos estratégicos. Isso garante que os recursos financeiros sejam otimizados, apoiando as operações mais importantes.

Monitorar e avaliar o desempenho das atividades

O monitoramento e a avaliação do desempenho das atividades são fundamentais no orçamento baseado em atividades. Essa abordagem não só monitora a eficiência e a eficácia de cada atividade, mas também oferece uma visão das áreas que podem ser melhoradas. Essa avaliação contínua garante que o orçamento permaneça alinhado com as metas estratégicas e possa ser ajustado proativamente em resposta a mudanças nas circunstâncias internas ou externas.

Como conduzir o orçamento baseado em atividades

Crie um orçamento eficaz baseado em atividades seguindo estas etapas:

1. Definaos objetivos - Estabeleça metas e objetivos claros para orientar o projeto ou processo de forma eficaz.
2. Identifiqueas atividades e os geradores de custos - Identifique as principais tarefas e os fatores que influenciam os custos do projeto para simplificar a alocação de recursos.
3. Alocar recursos de acordo com as atividades - Distribuir os recursos de forma eficiente com base nas tarefas e requisitos identificados para otimizar o desempenho.
4. Monitorar e avaliar o desempenho das atividades - Avaliar continuamente a execução e os resultados das tarefas para garantir o alinhamento com os objetivos e fazer os ajustes necessários.

Exemplo de orçamento baseado em atividades

Vejamos o caso da Copenhagen Business School (CBS), uma das maiores universidades da Europa com foco em negócios. Eles estavam encontrando dificuldades para gerenciar o orçamento de salários e projetos.

A CBS tinha problemas para obter os dados mais recentes do razão geral, o que atrasava o processo de orçamento. A falta de um fluxo de trabalho formal dificultava ainda mais a criação de orçamentos específicos, como orçamentos de projetos, salários ou operacionais.

A CBS estava procurando uma ferramenta que funcionasse perfeitamente com seu sistema de contabilidade e a ajudasse a elaborar orçamentos para salários, projetos e operações - que representam cerca de 70% de seus gastos anuais.

É aí que entra o Prophix.

O Prophix transformou a elaboração do orçamento da CBS. Agora, a empresa usa a Plataforma de Desempenho Financeiro do Prophix para a elaboração de orçamentos e custos com base em atividades e para a criação de previsões contínuas a cada trimestre. O Escritório de Finanças pode acessar diretamente os valores das mensalidades dos alunos e gerar previsões sempre que necessário, graças a uma integração com seu ERP, o Microsoft Dynamics NAV.

Isso economizou um tempo enorme para a CBS, liberando a equipe para realizar análises de dados valiosas. Ao estabelecer uma única fonte de verdade, o Escritório de Finanças da CBS automatizou seus processos de negócios.

Esse é o poder do orçamento baseado em atividades com o Prophix. Ele fornece dados financeiros claros e atualizados, simplifica a elaboração de orçamentos e economiza tempo, permitindo que empresas como a Copenhagen Business School se concentrem no que é mais importante.

Conclusão: Orçamento baseado em atividades com o Prophix

O orçamento baseado em atividades pode transformar sua organização quando usado de forma eficaz. Com um entendimento detalhado dos custos, melhor alocação de recursos e maior capacidade de tomada de decisões, você pode conduzir sua empresa para o futuro.

Quer ver como o orçamento baseado em atividades se compara a outras abordagens? Leia a explicação do orçamento top-down.