O porquê e o como do planejamento de cenários

Eventos inesperados, de desastres naturais a mudanças macroeconômicas, colocam as empresas à prova todos os anos. As organizações que não querem apenas resistir a essas interrupções, mas prosperar, independentemente do que o mercado lhes ofereça, usam o planejamento de cenários. Esse planejamento simula os possíveis impactos de várias situações em seus resultados, permitindo que elas se adaptem conforme necessário e tomem melhores decisões financeiras.

O que é planejamento de cenários?

O planejamento de cenários é um conjunto de suposições sobre como será o futuro e como seu ambiente de negócios mudará ao longo do tempo em função desse futuro. Também chamado de análise hipotética (embora os dois tenham algumas diferenças importantes), o planejamento de cenários usa dados e suposições atuais para considerar vários resultados potenciais.

Um plano de cenários pode ajudá-lo a explorar diferentes narrativas para determinar a melhor forma de apoiar as futuras operações comerciais. Ao avaliar como diversas variáveis irão interagir sob condições distintas, você pode identificar qual variável terá o maior impacto em seus negócios. Essas variáveis podem incluir o preço dos produtos, as despesas operacionais, as flutuações do mercado e muito mais.

Todos os setores, públicos, privados, sem fins lucrativos e governamentais , aplicam o planejamento de cenários como parte de seu planejamento e análise financeira. Os executivos de alto escalão, os líderes financeiros seniores e os analistas financeiros geralmente são as pessoas que lideram os esforços de planejamento de cenários em suas organizações.

Como usar o planejamento de cenários?

O planejamento de cenários é usado para formalizar variáveis que podem afetar os resultados da sua empresa em cenários - essencialmente simulações de eventos potenciais. As organizações usam o planejamento de cenários como parte de suas previsões, para testar a rigidez de seus processos, levar em conta eventos que podem ter sérias repercussões nos negócios e, de modo geral, tornar-se mais resilientes.

Por exemplo, uma organização pode usar o planejamento de cenários para avaliar os impactos de uma pandemia mundial que obrigue os funcionários a ficar em casa. Em seguida, ela poderia desenvolver processos que ajudariam a enfrentar essa situação.

4 benefícios do planejamento de cenários

1. Revela os impactos de eventos potenciais

O principal benefício do planejamento de cenários é uma melhor compreensão de como diferentes eventos - desde os benignos até os desastrosos - podem afetar a empresa. Sem o planejamento de cenários, cada equipe pode ter suas próprias interpretações desarticuladas desses eventos, mas a centralização dessas informações em um plano é fundamental.

2. Permite que as equipes preparem planos de resposta

O planejamento de cenários não serve apenas para avaliar os impactos de eventos imprevistos, mas também para se preparar para eles. Depois de saber como eles podem afetar sua organização, você pode descobrir maneiras de atenuar o pior deles - ou até mesmo encontrar maneiras de prosperar.

3. Captura o conhecimento de vários especialistas

O processo de planejamento de cenários reúne especialistas de todos os cantos da sua organização. Isso lhes dá a chance de compartilhar conhecimentos que, de outra forma, não viriam à tona. O resultado? Uma transferência de conhecimento que beneficia toda a organização.

4. Cria documentação

Depois de planejar um cenário específico, suas equipes ficam com uma documentação que pode servir como ponto de referência caso esse cenário - ou outro semelhante - ocorra. Isso significa que as equipes podem ser mais independentes e usar os dados para orientar a tomada de decisões.

3 vantagens do planejamento de cenários

1. Ele abrange os impactos de vários fatores

Ao contrário de outros métodos de previsão, comoa análise de sensibilidade, o planejamento de cenários permite testar vários fatores simultaneamente. Isso cria uma análise robusta com várias dependências, refletindo a realidade com mais precisão do que alguns métodos.

2. É uma ótima maneira de planejar o futuro

Muitas organizações se concentram na otimização de processos para o presente, negligenciando os possíveis danos que o futuro pode causar. O planejamento de cenários, embora seja um processo complexo, é essencial para criar uma empresa resiliente que possa crescer apesar de qualquer eventualidade. Planejar o futuro pode parecer assustador, mas o planejamento de cenários traz clareza.

3. Ele formaliza processos informais

Toda equipe tem alguma maneira de pensar sobre o futuro, seja na forma como constrói seus processos ou em sessões pouco frequentes de brainstorming sobre "e se". No entanto, esses processos informais raramente se traduzem em conscientização de toda a organização sem um planejamento formal de cenários.

3 desvantagens do planejamento de cenários

1. O escopo é enorme

Embora o planejamento de cenários seja, sem dúvida, um aspecto crucial da previsão, ele pode gerar uma quantidade enorme de trabalho técnico, principalmente se o escopo não for limitado. Afinal de contas, não há limite para o número e o tipo de fatores que podem contribuir para um cenário. Certifique-se de ter os recursos necessários para fazer isso, especialmente se não estiver usando ferramentas dedicadas.

2. Fatores importantes podem mudar

Às vezes, entre os estágios iniciais do seu processo de planejamento de cenários e os relatórios resultantes, os fatores que você está analisando podem mudar completamente. É por isso que o planejamento de cenários deve ser tratado como um processo contínuo e não como um projeto único.

3. É incrivelmente difícil (sem o software certo)

Não é apenas o escopo do planejamento de cenários que pode se tornar enorme; o trabalho manual também pode crescer com ele. Muitas organizações ainda usam planilhas para o planejamento de cenários, o que coloca sobre as pessoas o ônus de gerenciar dependências e cenários complexos. Um software dedicado de planejamento de cenários pode ajudar a aliviar a carga.

Para que o planejamento de cenários é mais adequado?

O planejamento de cenários é mais adequado para prever o impacto de mudanças ou interrupções em grande escala. Exemplos de grandes mudanças incluem crises financeiras, interrupções de trabalho, agitação social ou atividade criminosa. Por outro lado, o planejamento de cenários também pode ajudá-lo a lidar melhor com sucessos inesperados, como crescimento explosivo ou aumento repentino da demanda por seus produtos e serviços.

As empresas precisam de um plano de cenário durante uma desaceleração econômica, quando não se sabe ao certo como a volatilidade do mercado se comportará. Durante grandes interrupções, o que funcionou antes simplesmente não é mais suficiente. As tendências históricas não são mais bons indicadores de desempenho futuro. O planejamento de cenários não deve ser confundido com a análise de sensibilidade. A análise de sensibilidade considera apenas as alterações em uma única variável, mantendo todas as outras constantes. Para prever melhor o desempenho de várias variáveis, será necessário usar o planejamento de cenários para capturar o impacto delas.

Ferramentas para planejamento de cenários

Para um planejamento de cenário eficaz, será necessário identificar dados e suposições relevantes. Por exemplo, talvez você queira considerar dados de toda a empresa, inteligência de mercado e eventos históricos. A coleta de dados de toda a empresa a partir de seus sistemas ERP, CRM e RH pode ajudá-lo a ter uma visão geral. Acompanhar os novos concorrentes ou inovações no mercado também o ajudará a se preparar melhor.

Lembre-se de quaisquer eventos históricos que tenham levado a grandes mudanças em seu setor. Se você puder formalizar a relação entre diferentes elementos de dados, poderá criar um modelo quantitativo. Um dos principais desafios do planejamento de cenários está na dependência excessiva de planilhas manuais. As planilhas podem ter dados faltantes, fórmulas inconsistentes e links quebrados.

Todos esses aspectos podem tornar o processo de planejamento de cenários complicado e difícil de executar. Muitas organizações precisarão consolidar dados de sistemas diferentes. Tentar combinar dados dos sistemas ERP, CRM e RH em um plano de cenário coeso pode ser uma façanha e tanto. Com tantos sistemas, os analistas financeiros podem ter dificuldades para encontrar dados relevantes em tempo hábil.

As empresas que levam a sério o planejamento de cenários precisarão de uma ferramenta dedicada. É essencial investir em uma ferramenta que tenha sido criada com o planejamento e a análise de cenários em mente. Em vez dos sistemas tradicionais baseados em planilhas, as empresas inovadoras usam um software de gerenciamento de desempenho financeiro para criar planos de cenários. O software de gerenciamento de desempenho financeiro (FPM) permite que os líderes financeiros criem facilmente planos de cenários com base em dados reais, orçamentários e de previsão existentes, sem a dor de cabeça de planilhas enormes.

Com o uso do software de FPM, as equipes financeiras podem acessar dados relevantes a qualquer momento e gerenciar facilmente os recursos para melhorar a tomada de decisões com base em oportunidades e riscos.

Como criar um plano de cenários com o Prophix

Ao aproveitar o software de gerenciamento de desempenho financeiro, você pode criar planos de cenários robustos e abrangentes rapidamente - sem montanhas de trabalho manual. Com a Plataforma de Desempenho Financeiro do Prophix, você pode fazer o planejamento de cenários com hiperprecisão, ultra-adaptabilidade e desempenho dramático.

Saiba mais em nosso guia completo de planejamento de cenários, mas aqui estão as etapas essenciais.

Etapa 1: Reúna os requisitos e os dados do modelo

O Prophix minimiza o tempo e o esforço necessários para o planejamento de cenários. As planilhas - ainda a ferramenta de planejamento de cenários preferida por muitas organizações - podem ser propensas a erros e gerar mais trabalho do que economia. Por outro lado, o software de FPM sincroniza os dados dos seus sistemas de ERP, CRM e RH para garantir que você esteja trabalhando com dados válidos. Com as integrações de dados, você pode organizar facilmente as informações de vários sistemas.

Etapa 2: Determinar o número de cenários necessários

Embora seja tentador delinear e testar o maior número possível de cenários, o trabalho envolvido pode rapidamente torná-lo inviável. Um número excessivo de planos gera confusão e consome recursos cruciais que poderiam ser dedicados a projetos de missão crítica. É aí que entra o processo Infoflex da Prophix.

O Infloflex transforma informações usando dados existentes ou entradas definidas pelo usuário de forma dinâmica. Ele pode alocar dados ou aumentar dados em uma porcentagem definida. Esse processo é mais adequado para esses três cenários:

• Melhor caso: Com base no aumento das vendas ou em um pico de demanda. Isso pode ocorrer devido a mudanças repentinas no mercado ou à introdução de novas linhas de receita. Embora esse seja um caso de uso positivo, o melhor caso ainda pode causar tensão. Você pode precisar de recursos extras ou de pessoal. Com o processo do Infoflex, você pode direcionar contas de receita específicas para aumentar.
  
• Caso básico: Deduz tendências de vendas com base em dados reais de períodos anteriores. O processo Infoflex da Prophix pode ler os dados reais existentes para extrapolar. Ele pode preencher previamente períodos futuros com dados de projeção como base para o caso básico. Esse cenário pode destacar o que você pode fazer para mudar ou manter sua trajetória atual.
  
• Pior caso: Pressupõe que a receita ou os custos estão desafiando a continuidade dos negócios. Essa opção de planejamento geralmente envolve mudanças drásticas nas despesas fixas e variáveis. Você pode usar o Infoflex para direcionar contas específicas para aumentos ou reduções. Considere diminuir as contas de receita para alinhar com os eventos atuais e aumentar as despesas.

Dependendo das condições do mercado, talvez você queira se concentrar em cenários negativos ou positivos. É possível aproveitar os modelos FPM responsivos para criar planos de negócios que imitem as condições macroeconômicas, mesmo quando elas estão mudando.

Etapa 3: Distribua seu plano de cenários

Para que o planejamento de cenários seja relevante, o Escritório do CFO deve compartilhá-lo com a liderança. Com o Prophix, seus planos podem ser compartilhados por meio de fichários de relatórios, o que lhe permite agrupar exportações relacionadas e enviá-las para a diretoria.

Você também pode usar painéis de controle para compartilhar uma visão geral de vários planos de cenários e as variáveis associadas. O Prophix pode reunir as principais métricas de suas várias fontes de dados e criar painéis diferentes para cada equipe, garantindo que os dados certos sejam mostrados às pessoas certas.

Com o Prophix, você pode compartilhar facilmente seu plano de cenários de forma dinâmica, em vez de depender de exportações de uso único.

O planejamento de cenários é um exercício poderoso para reavaliar a saúde financeira da sua organização tanto em tempos prósperos quanto em tempos desafiadores. Com o software certo de gerenciamento de desempenho financeiro, as equipes financeiras podem identificar rapidamente os principais fatores, dados e suposições necessários para planejar um futuro melhor. A Plataforma de Desempenho Financeiro da Prophix capacita as equipes financeiras a planejar cenários com facilidade. Com esses insights, os líderes financeiros podem tomar melhores decisões de negócios e aumentar a resiliência da empresa, independentemente do que o futuro reserva.