O maior problema com dados de construção incompletos e como corrigi-lo

As empresas contratadas perderam cerca de US$ 1,8 trilhão devido a dados incorretos em 2020. Esse é um número grande, e pode ser difícil ver como ele se aplica à sua empresa, certo? Bem, há boas chances de que você também esteja sofrendo com dados de construção ruins, o que, por sua vez, impede a análise ad hoc e impede o crescimento. Dados ruins são informações incompletas, imprecisas ou inacessíveis que você coletou e que simplesmente não estão sendo úteis - e se você tiver alguns, está em boa companhia. Então, quando você encomendou suprimentos demais para um projeto? Deu um lance a mais em um trabalho? O problema não foi você; foram seus dados. As descobertas vêm de uma pesquisa realizada pela FMI Corporation e pela Autodesk, que também descobriu que quase um terço dos entrevistados achava que estava recebendo dados ruins e que, em muitos casos, isso estava levando a decisões ruins e dificultando os esforços de análise ad hoc.

De onde vêm os dados ruins?

Vamos examinar algumas das fontes dessas informações ruins que você está recebendo. A maioria das empresas tem algum tipo de método para coletar informações dos locais de trabalho. Você pode ter formulários em papel, e-mails, reuniões agendadas e mensagens de texto que vão e voltam, mantendo o escritório e o local conectados... mais ou menos. No entanto, se houver um problema no plano original, essas técnicas de comunicação podem não funcionar. O problema está na falta de consistência e organização desses métodos, o que pode dificultar seus esforços para mudar a direção em uma crise ou superar uma disputa.

Papel e caneta

Um registro de eventos em papel pode ser uma ferramenta inestimável para a coleta de informações, mas apresenta algumas armadilhas importantes. A primeira é a própria coleta. Os formulários que são preenchidos pela metade incluem apenas metade das informações necessárias. As palavras podem ser indiscerníveis, os números podem estar borrados e os nomes podem estar mal escritos, o que impede a empresa de chegar à verdade durante uma análise ad hoc. Os papéis ficam molhados, sujos e, por fim, alguns se perdem, o que os torna completamente inúteis no futuro. Isso leva à segunda desvantagem do papel: sua organização. Quantas vezes você já encontrou anotações antigas presas entre os assentos do caminhão? A falta de documentação não ajuda a comprovar sua versão dos eventos em uma disputa legal. A menos que sejam meticulosamente minuciosas e organizadas, as anotações em papel são inadequadas para rastrear os acontecimentos no local de trabalho. Mesmo as anotações em papel meticulosamente reunidas e arquivadas não são compartilháveis. Como as informações em papel são disseminadas na empresa? Os gerentes podem não receber atualizações em papel sobre as atividades do local até as reuniões semanais e, a essa altura, já são notícias antigas. Qualquer crise no tempo ou no local já foi resolvida antes que os gerentes pudessem ter uma visão mais ampla da situação. O papel teve seu tempo como ferramenta de coleta de dados, mas esse tempo já passou.

Planilhas eletrônicas

As planilhas estão presentes na construção. Por muitos anos, o Excel foi considerado a vanguarda em termos de coleta e armazenamento de dados, mas ele também sofre grandes quedas que podem custar muito dinheiro às empresas. Uma única planilha pode ter milhares de fórmulas, sendo que qualquer uma delas pode conter erros que deturpam os dados. Os proprietários de empresas geralmente ficam surpresos ao descobrir a imprecisão de suas planilhas - as mesmas planilhas que eles têm usado como base para tomar grandes decisões corporativas e nas quais baseiam suas propostas. No entanto, o Excel tem uma vantagem sobre o papel, pois pode ser enviado por e-mail com facilidade. Porém, com todo mundo distribuindo versões de uma planilha, é quase impossível saber se você está lidando com os dados mais recentes, e é ainda mais difícil manter as informações seguras.

Como você se comunica?

Poderíamos continuar com todas as formas de obter e armazenar informações - veja o e-mail, por exemplo: você já precisou encontrar um e-mail específico sobre um projeto específico? Reserve alguns dias para examinar milhares de correspondências e encontrar a correta. E se o e-mail em questão estiver na pasta de e-mails de um ex-funcionário, talvez você tenha dificuldade para acessá-lo. E quanto às mensagens de texto? Que pesadelo! A construção é um setor complexo que exige métodos sistemáticos para coletar informações sobre cada trabalho e métodos organizacionais que facilitarão a localização de dados importantes no futuro.

Dados incompletos podem lhe custar muito caro

Quanto está custando à sua empresa todas essas informações difíceis de encontrar, incompletas e mal calculadas? Pode ser mais do que você pensa. Pense em todas as vezes que você toma decisões com base em sua intuição, em como sempre fez isso ou nas informações de suas planilhas.

Você pode estar dando lances muito altos - ou muito baixos

Os lances precisos são criados com base no conhecimento dos custos médios administrativos, de mão de obra e de suprimentos em trabalhos semelhantes. A melhor maneira de avaliar esses custos é, primeiro, reconhecer projetos semelhantes com base em critérios-chave e, depois, analisar os dados sobre eles. Sem informações completas e corretas, você pode estar dando lances às cegas. Se você adivinhar ou usar informações incorretas para construir suas propostas, poderá deixar dinheiro na mesa ao fazer uma proposta muito baixa ou ir na direção oposta e perder trabalhos ao fazer uma proposta muito alta.

Eficiência

Há duas maneiras de melhorar suas margens de lucro na construção: ganhar mais dinheiro ou fazer mais com o que já ganha. Dados completos do projeto podem abrir uma janela para as operações diárias do local, de modo que você possa reconhecer e corrigir as ineficiências. O retrabalho é um exemplo clássico: embora seja generalizado em todo o setor de construção, suas raízes estão em dados ruins - ou as informações erradas foram transmitidas ou as atualizações corretas foram mal comunicadas. Ao encontrar e eliminar o retrabalho, você pode fazer mais com menos e melhorar seus resultados.

Aprendendo com seu passado

Quando você analisa os projetos que já realizou e descobre como fazer melhor o próximo, pode evitar armadilhas, fazer as coisas melhor e até ganhar mais dinheiro pelo seu trabalho. Dados acessíveis, precisos e fáceis de encontrar podem ajudá-lo a evitar problemas de agendamento e a dinamizar a força de trabalho quando ocorrer uma interrupção para melhorar a forma como você trabalha.

Como corrigir dados incompletos

Felizmente, você não precisa sucumbir às armadilhas dos dados incompletos. As soluções de dados atuais usam algumas estratégias importantes para ajudá-lo a ter um controle sobre o que está acontecendo em seus locais de trabalho. Em primeiro lugar, a coleta sistemática de dados pode garantir que métricas consistentes sejam rastreadas em toda a empresa, para obter a cobertura necessária e fornecer uma referência para comparação. As atualizações em tempo real fornecem uma única fonte de verdade para o projeto - não é mais necessário trabalhar com instruções desatualizadas ou se esforçar para preencher uma planilha inteira de dados imediatamente antes de uma reunião. Por fim, a integração de dados nos vários estágios do processo de construção põe fim aos silos de dados - cada área de sua empresa pode ser instruída por experiências anteriores. O Prophix não apenas auxilia no processo de coleta de dados, mas também resolve um problema de visibilidade de dados, facilitando a localização e o uso das informações obtidas em seus projetos anteriores. Essa experiência adquirida a duras penas pode ser combinada com o conhecimento atual do projeto para ajudá-lo a identificar ineficiências, detectar problemas antes que eles ocorram e apresentar propostas melhores.

Obtenha bons dados, melhore o que você faz

O maior problema dos dados incompletos é que eles dificultam o ciclo de feedback que pode ajudar os líderes a melhorar seus negócios e seu setor. Ao criar uma imagem verdadeira e completa do trabalho à medida que ele acontece, as empresas podem melhorar ativamente o que fazem e aumentar suas margens de lucro no processo. Evite se tornar uma estatística - evite o retrabalho e pare de reivindicar sua parte das perdas maciças que a construção civil sofre por causa do trabalho frágil