Mudando o processo de FP&A de mundano para significativo

"Eu gosto de fazer coisas de baixo valor", não disse ninguém, nunca. No entanto, de acordo com uma pesquisa recente, os profissionais de FP&A geralmente têm seu tempo consumido por tarefas rotineiras e repetitivas, como reconciliação de dados, limpeza de dados, relatórios e orçamentos, o que deixa pouco tempo para atividades mais estratégicas. Os profissionais de FP&A gostariam de dedicar cerca de metade (48%) de seu tempo a atividades de alto valor, mas atualmente esse número é de apenas 21%.

É claro que equilibrar tarefas de alto e baixo valor não é tão fácil quanto equilibrar um orçamento. Sempre haverá dados a serem coletados, relatórios a serem executados e números a serem conciliados. Não é como se você pudesse simplesmente carimbar a previsão semanal com uma mensagem declarando: "Agora apoiado por 50% menos dados!"

A realidade é que muitas tarefas rotineiras e repetitivas fornecem insumos absolutamente essenciais para os resultados estratégicos de nível superior. Por outro lado, pode haver algumas tarefas de baixo valor que podem ser simplificadas ou totalmente eliminadas. A questão é: qual trabalho é meramente braçal e qual é significativo?

Como parte de nossa iniciativa para ajudar os profissionais de finanças a controlar o FP&A orientado por dados, perguntamos a algumas das mentes mais brilhantes da empresa como podemos nos concentrar mais em atividades de alto valor.

Melhoria do processo de FP&A: Líderes do pensamento financeiro opinam

Como os processos podem ser alterados para criar um departamento mais dinâmico, no qual mais tempo é gasto em atividades de alto valor? De acordo com esses visionários de FP&A, tudo começa com os funcionários.

Reúna as tropas

Ranica Arrowsmith, editora de tecnologia da Accounting Today, acredita que os funcionários são o melhor recurso para mudar o FP&A para contribuições de maior valor. "Como é o caso da maioria das profissões, é fácil esquecer que contratar bem é fundamental para criar uma equipe de alto desempenho. Portanto, as pessoas devem vir em primeiro lugar, de fato antes dos processos e da tecnologia", diz ela. Para isso, Arrowsmith diz que, como líder de FP&A, você deve "exercer controle sobre o processo de contratação em sua equipe financeira e certificar-se de passar muito tempo com os possíveis contratados antes de tomar uma decisão de contratação. Se você não estiver no comando da contratação, informe claramente ao gerente de contratação o que você acha que é a peça que falta na sua equipe, para que ele possa procurar o candidato adequado."

Depois de garantir sua equipe A, aproveite ao máximo o tempo deles. "Minimize as reuniões de grupo que desperdiçam tempo e, em vez disso, faça reuniões individuais com os membros da equipe para criar uma imagem dos processos que eles acreditam que a equipe precisa para criar eficiências", diz Arrowsmith. "As reuniões individuais permitem honestidade e franqueza, e você descobrirá mais rapidamente as preferências e os preconceitos - por exemplo, a favor ou contra a digitalização de determinados processos - dos membros da sua equipe."

Comece aos poucos e comemore as vitórias rápidas

Darryl Bannon, Diretora da Darryl Bannon Consulting Ltd, acredita que uma mudança corporativa eficaz requer a adesão dos funcionários e uma abordagem comedida. Ela diz: "Se você quer alguma mudança, precisa envolver seu pessoal. Comece aos poucos para obter ganhos rápidos. Como posso simplificar um processo? Preciso de todos os relatórios que executo? Pergunte às pessoas que recebem os resultados do seu departamento: você ainda precisa deles?"

Bannon observa que pode haver alguma resistência à mudança de comportamento. "Mas, ao desativar os relatórios identificados, cortando reuniões desnecessárias, você começa a liberar tempo para pensar no desenvolvimento de novas ideias", diz ela. "Além disso, você demonstra à sua equipe que o investimento de tempo vale a pena."

Por fim, para promover o engajamento contínuo no processo de transformação financeira, Bannon diz que é essencial "dar crédito às ideias, por menores que sejam, pois esses 5 minutos diários economizados se acumulam"

Treine para a vitória

[bctt tweet="A equipe financeira é fundamental para apoiar um ambiente que promova os investimentos necessários e contínuos em tecnologia, pessoal e, o mais importante, TREINAMENTO... @nonprofitcfos" username="prophix"]

Leigh Tucker, CPA, diretor e diretor administrativo da prática de clientes sem fins lucrativos da CliftonLarsonAllen LLP, acredita que o investimento prudente é fundamental para alinhar pessoas, processos e tecnologia para obter combinações de dados de alto valor. "No campo das organizações sem fins lucrativos, a comprovação da análise de resultados positivos e do impacto da missão é mais importante do que nunca para garantir o financiamento contínuo e estabelecer a sustentabilidade, pois há uma luta por cada dólar, seja ele de financiamento federal, estadual, de fundações ou de doações individuais", diz ele. "A equipe financeira é fundamental para apoiar um ambiente que promova investimentos necessários e contínuos em tecnologia, pessoal e, principalmente, TREINAMENTO em todos os níveis e em todos os departamentos para permitir a análise adequada de conjuntos de dados combinados. Os dias de ser o "guardião de cada dólar gasto" já se foram; a alocação prudente de recursos e a capacidade de ver o panorama geral são a nova norma."

Sua equipe pode ajudar a equilibrar a equação

A maioria dos profissionais de FP&A gostaria de dedicar mais tempo a atividades de alto valor. Um ótimo ponto de partida é aproveitar o conhecimento e a experiência dos membros da equipe de FP&A. É provável que eles tenham ideias sobre como equilibrar a equação.

Leia a pesquisa Defining the Evolution of FP&A: Benchmarks, Challenge & Opportunities [ =link] para saber mais sobre a desconexão entre a forma como as equipes corporativas de FP&A gastam seu tempo em comparação com as atividades que, na opinião deles, poderiam proporcionar maior valor para a organização.