Lotus 1-2-3 e máquinas de somar: Relembrando o FP&A da velha guarda e olhando para o futuro

Você não anseia pela tecnologia financeira de antigamente? Não era ótimo estar limitado a apenas três coisas no Lotus 1-2-3? O mundo não é silencioso demais sem o barulho das impressoras matriciais? Não seria ótimo voltar a ser limitado por aqueles cartões perfurados com todas aquelas letras e números? Não? Talvez não sejamos tão nostálgicos assim em relação à tecnologia antiga. Mas será que a sua função de Planejamento e Análise Financeira (FP&A) está fazendo o melhor uso possível da nova tecnologia disponível? Ou ainda está presa no século XX? Para comemorar nosso mais recente guia interativo, FP&A Upgraded: How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysispedimos a especialistas em finanças que contassem suas histórias de terror tecnológico e dessem conselhos sobre como atualizar seu FP&A.

Do livro-razão manual à automação financeira

Então, com que tipo de ferramentas arcaicas os especialistas em finanças lidavam no início de suas carreiras? "No início de minha carreira, esse tipo de coisa era feito em tábuas de pedra. Quando Johannes Gutenberg inventou a prensa de impressão, isso realmente acelerou o processo de FP&A", brinca Jack McCullough, Presidente do CFO Leadership Council. Mas, em um tom mais sério: "Isso vai assustar você: Lançamento manual do razão geral com caneta-tinteiro. A tecnologia era o principal minicomputador IBM S/36, cartões perfurados e uma calculadora elétrica - por volta de 1982!", diz Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, EVP Business Growth & Engagement, Association of International Certified Professional Accountants. Para aqueles que não estão familiarizados com o IBM System/36, esse "pequeno" sistema de computador tinha o tamanho aproximado de um aparelho de fax comercial. O modelo básico incluía 128K de RAM e um disco rígido de 30 MB, mas podia ser expandido para 7MB de RAM e 1478 MB de espaço em disco. Impressionante, não? Melhor ainda? Você poderia obter essa façanha de inovação pelo preço muito baixo de US$ 200.000 no início da década de 1980. Naquela época, o IBM System/36 era impressionante porque digitalizava processos e melhorava drasticamente a eficiência. Ele podia até mesmo executar programas de software de até 64K de tamanho! Agora, olhamos para o IBM System/36 com uma sensação de choque e admiração. Como é possível que um computador desktop de nível básico tenha agora mil vezes mais poder de processamento por uma fração do preço? Desde aquele salto inicial para os computadores, as empresas fizeram outros avanços notáveis, como computadores pessoais menores, software mais avançado e sistemas em rede. Ainda assim, em muitas empresas, a tecnologia de FP&A se estabilizou em planilhas eletrônicas e entrada manual de dados, técnicas que tornam o processo ineficiente e podem até introduzir mais erros humanos. É hora de dar o próximo salto e modernizar o FP&A com processos automatizados e abrangentes que levarão o setor financeiro ao século XXI.

De uma visão estreita a parte de um quadro mais amplo

Não é apenas a tecnologia, mas também a função do departamento financeiro que está evoluindo. Historicamente, o planejamento financeiro era um exercício adicionado depois que a empresa concluía o trabalho real de planejamento estratégico. Jack McCullough explica: "Acho que a maior mudança é que, há 20 anos, o FP&A era visto como algo separado do planejamento estratégico. Sim, o planejamento financeiro e o planejamento estratégico operavam em dois silos diferentes. Hoje, não é possível ter um sem o outro (com desculpas a Frank Sinatra). Mas antigamente eram apenas os tipos de contabilidade que executavam números em planilhas, enquanto hoje a tecnologia é incrível e a aceitação do planejamento financeiro como parte do plano estratégico é quase uniforme. Além disso, naquela época, o FP&A em muitas empresas era um empreendimento sazonal (criar o plano financeiro para o ano seguinte em novembro e dezembro). Hoje, é um processo perpétuo e, em grande parte devido à tecnologia, mais eficaz do que nunca." A modernização do FP&A está impulsionando a mudança de função do departamento financeiro, que passou de suporte nos bastidores a participante-chave no desenvolvimento da estratégia geral de negócios. O aumento das técnicas contábeis de previsões contínuas, orçamento base zero e planejamento de cenários permite que o departamento financeiro faça previsões com mais frequência, precisão e rapidez do que nunca.

De operador de planilha a consultor valioso

Há também o potencial de elevar o papel dos profissionais de FP&A dentro da organização. Janet Schijns, CEO do JS Group, compartilha uma história sobre a mudança de função do setor financeiro: "No meu primeiro emprego, no setor de cosméticos, as ferramentas com as quais eu trabalhava eram, em grande parte, baseadas em planilhas ou bancos de dados, com pouca ou nenhuma inteligência e um conjunto de processos altamente complicados para que até mesmo o cálculo ou a apresentação mais simples saísse de forma adequada. Ter uma pessoa altamente experiente em finanças ao seu lado o tempo todo era uma necessidade. Agora, as ferramentas podem disponibilizar dados e analisá-los com o clique de um botão. Isso permite que uma gama maior de líderes tenha não apenas acesso, mas também inteligência sobre dados específicos para administrar os negócios." Você pode se perguntar: O que há de errado em precisar de um profissional de finanças ao seu lado o tempo todo? Eles não deveriam ser reconhecidos por suas habilidades? A resposta é um sonoro "sim"! Mas a modernização do FP&A permitirá que o setor financeiro seja conhecido por muito mais do que suas impressionantes habilidades de processamento de números. A tecnologia de finanças pode melhorar a colaboração, permitindo que mais pessoas contribuam com os processos de previsão e reformulação. E com um repositório central de informações, toda a diretoria executiva pode acessar as informações de que precisa, quando precisar. Em vez de ser o pessoal responsável pela distribuição de previsões e pela execução de relatórios, o setor financeiro se tornará a fonte de referência para análises mais profundas e insights que impulsionam os negócios. Por que os números estão subindo? Por que estão em baixa? Como devemos alterar nossa estratégia com base nas mudanças na cadeia de suprimentos? Com maior acesso aos dados, todos saem ganhando.

De tarefas repetitivas a insights fáceis

Tarefas repetitivas, como a entrada de dados, eram fundamentais para o setor financeiro nos tempos antigos. Gabrielle Luoma, cofundadora e CEO da MOD Ventures, LLC, compartilhou como era para ela nos primeiros dias de sua empresa: "De vez em quando, meu marido e eu nos lembramos de uma época em que eu estava começando meu negócio. Eu tinha uma cliente que tinha uma caixa de arquivos cheia de recibos e ela queria que cada um deles fosse inserido no Quicken. Isso era para o ano inteiro e, portanto, tive que decifrar o que os recibos diziam. Muitos recibos estavam tão desbotados que mal conseguíamos lê-los. Meu marido passou horas chamando os nomes dos fornecedores e os valores enquanto eu os digitava no sistema. Tudo o que queríamos fazer era simplesmente terminar." A maioria das pessoas não gosta de tarefas rotineiras. Mas, atualmente, a maioria dos profissionais de finanças gasta apenas cerca de 20% do seu tempo em estratégia e tarefas de maior valor, de acordo com uma pesquisa da Prophix. A modernização do FP&A pode automatizar tarefas rotineiras, incluindo atividades baseadas em regras, relatórios, consolidação de dados e reconciliação. Com menos trabalho repetitivo e dados mais confiáveis, o setor financeiro pode dedicar mais tempo às atividades que agregam mais valor à organização.

Pronto para fazer a graduação para o FP&A moderno?

O departamento de FP&A de sua empresa está voltado para o futuro ou preso ao passado? Ir além das tábuas de pedra é um começo, mas há outras maneiras pelas quais as empresas podem modernizar o processo de planejamento e análise financeira. Se você está pronto para abandonar os processos manuais - e aquela velha cópia empoeirada do Lotus 123 - confira nosso novo recurso interativo, que inclui insights de especialistas em finanças sobre como atualizar o FP&A da sua empresa. Confira nosso novo ativo interativo, FP&A Upgraded: How to Modernize Your Corporate Financial Planning & Analysis.