lista de verificação e práticas recomendadas de fechamento de fim de mês em 10 etapas

Está lutando contra o caos do fechamento do mês? Você não está sozinho. Muitos líderes financeiros lutam com a conciliação de contas, validação de dados e cumprimento de prazos apertados, muitas vezes resultando em erros e longas horas de trabalho.

Mas você sabia que , até 2027, metade das empresas de médio e grande porte usará um software de gerenciamento de fechamento para acelerar o processo de fechamento financeiro e obter maior controle? Isso ocorre porque o software de gerenciamento de fechamento permitirá que as equipes financeiras automatizem o fechamento do mês, mas também superem os desafios comuns para tornar o processo mais simplificado para todos.

Para ajudá-lo a tornar o processo mais gerenciável hoje, criamos uma lista de verificação de 10 etapas para as equipes de finanças e contabilidade, para que você possa garantir que não perderá nada ao fechar as finanças do mês.

Vamos mergulhar de cabeça!

Entenda e otimize o fechamento do mês para obter sucesso

O fechamento do mês faz parte de um processo maior chamado fechamento financeiro que ocorre no final de cada mês. Durante o processo de fechamento dos livros, a equipe financeira analisa todas as transações dos últimos 30-31 dias para entender quanto foi gasto, quanta receita foi gerada e quão perto a organização está de atingir suas metas financeiras. O fechamento do final do mês é apenas um tipo de fechamento - as organizações também fecham seus livros no final do ano.

O fechamento do mês é um exercício importante para as equipes financeiras que buscam entender como as atividades do mês anterior afetam os lucros, os pagamentos e os planos. O fechamento do final do mês pode ajudar as empresas a garantir que tenham extratos de conta precisos, identificando transações inesperadas e imprecisas, o que também pode ter um impacto positivo em seus resultados.

O fechamento do mês também pode acelerar outros processos, como saldos de contas e relatórios de despesas, compilando os dados necessários para executar esses relatórios posteriormente. Da mesma forma, o fechamento do mês pode agilizar as auditorias, estabelecendo um registro mensal consistente e preciso das transações revisadas.

Observação: este artigo usa software de gerenciamento de fechamento e plataforma de desempenho financeiro de forma intercambiável. Saiba mais sobre plataformas de desempenho financeiro.

A Prophix tem ajudado muitas equipes financeiras a ter uma visão clara do processo de fechamento do mês, a coletar dados e a cumprir os regulamentos usando o Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro.

Tomemos como exemplo a Jamul Indian Village Development Corporation (JIVDC), cliente da Prophix. Com o Prophix One, a JIVDC conseguiu aumentar a precisão e reduzir a duração do fechamento do mês, obtendo informações sobre seus números 30% mais rapidamente, o que facilitou a manutenção e a produção de relatórios financeiros mensais em 10 minutos ou menos.

Com ou sem uma plataforma de desempenho financeiro, ainda há medidas que você pode tomar para ficar em dia com suas obrigações. É por isso que criamos uma lista de verificação de fechamento de fim de mês em 10 etapas, para que as equipes de finanças e contabilidade possam ter sucesso, mesmo diante de desafios comuns de fechamento.

lista de verificação de fechamento do final do mês em 10 etapas para obter resultados precisos

Você está pronto para agilizar o fechamento do mês? Esta lista de verificação passo a passo garantirá um fechamento financeiro perfeito mês após mês.

Práticas recomendadas para o fechamento do mês

O fechamento do mês é crucial para fornecer uma imagem precisa do status financeiro de sua organização em uma base recorrente. A implementação dessas práticas recomendadas pode ajudar a reduzir o tempo e os recursos necessários e, ao mesmo tempo, melhorar a qualidade de seus relatórios financeiros.

1. Realizar reuniões de fechamento antes e depois do final do mês

A comunicação eficaz é crucial ao executar o fechamento do mês com uma equipe.

• Reunião pré-fechamento: Agende essa reunião alguns dias ou uma semana antes de iniciar o processo de fechamento. Reveja as responsabilidades de cada um, passe por cada etapa e aborde quaisquer problemas do mês anterior.
• Reunião pós-fechamento: Use essa sessão para revisar os problemas encontrados e destacar o que deu certo. Esse ciclo contínuo de feedback ajuda a refinar o processo ao longo do tempo.

2. Construa relacionamentos em toda a organização

A colaboração com os responsáveis pelo orçamento e os titulares das contas é vital. As equipes de contabilidade e finanças que trabalham isoladamente correm o risco de perder detalhes críticos que afetam a precisão.

• Compartilhamento de dados: Relacionamentos sólidos garantem que todos os dados necessários fluam sem problemas para a equipe financeira.
• Avisos antecipados: Ser informado sobre compras significativas ou mudanças na receita com antecedência permite que sua equipe se prepare e gerencie esses fatores de forma proativa.

3. Mantenha-se organizado e eficiente

A eficiência em outros processos financeiros afeta diretamente a facilidade do fechamento do mês.

• Resolva as ineficiências: Melhore os processos em áreas como contas a receber, aprovações orçamentárias e software de contabilidade.
• Mantenha a organização: Mantenha as equipes de contabilidade e finanças organizadas durante todo o mês. Identifique e remova os obstáculos à produtividade para otimizar os fluxos de trabalho.

4. Aproveite a automação contábil

A automação de partes do fechamento do final do mês pode reduzir significativamente o trabalho manual e os erros.

• Reduzir o trabalho manual: As ferramentas de automação corretas podem economizar horas ou até dias, tornando o processo de fechamento mais rápido e seguro.
• Aumentar a precisão: A automação minimiza o erro humano, garantindo um fechamento mais suave no final do mês.
  

6 erros comuns no fechamento do mês - e como evitá-los

O Prophix One torna mais fácil para os líderes financeiros evitarem erros comuns no fechamento do mês. Com essa poderosa plataforma:

• A KPJ Healthcare reduziu o número de pessoas envolvidas no fechamento de contas de grupo de quatro para uma pessoa.
• A equipe de contabilidade da Mission Health pode fechar seus livros 15% mais rápido.
• O Umicore Group melhorou a trilha de auditoria com um vínculo direto entre os processos entre empresas e a consolidação financeira.

Para ajudá-lo a superar desafios semelhantes, descrevemos abaixo os seis erros mais comuns no fechamento do mês e como resolvê-los.

1. Demonstrações financeiras irrelevantes

Desafio: Demonstrações financeiras relevantes são cruciais para a tomada de decisões informadas e para a manutenção da saúde organizacional. Atrasos na produção desses demonstrativos podem prejudicar o planejamento estratégico e levar à perda de oportunidades.

Oportunidade: A implementação de uma solução automatizada de geração de relatórios, como o Prophix One, e o estabelecimento de uma comunicação clara podem garantir que os demonstrativos financeiros sejam feitos em tempo hábil, apoiando a tomada de decisões estratégicas.

2. Erro humano

Desafio: erros humanos podem comprometer significativamente a precisão financeira, levando a discrepâncias que exigem tempo e recursos adicionais para serem corrigidas. Isso não apenas atrasa o fechamento financeiro, mas também pode minar a confiança das partes interessadas.

Oportunidade: Para lidar com o erro humano, você pode incorporar uma lista de verificação de fechamento do mês (como a deste blog!) e realizar revisões por pares para minimizar as inconsistências, melhorando a precisão financeira e a confiança das partes interessadas.

3. Qualidade dos dados

Desafio: dados financeiros inconsistentes podem atrasar o processo de fechamento financeiro e levar a erros. Garantir que seus dados sejam precisos e atualizados ajuda a manter as coisas funcionando de forma correta e sem problemas.

Oportunidade: O estabelecimento de um processo robusto de validação de dados, a realização de auditorias regulares de dados e a utilização de ferramentas de gerenciamento de dados, como uma plataforma de desempenho financeiro, podem aumentar significativamente a precisão e a consistência dos dados.

4. Sistemas incompatíveis

Desafio: Sistemas incompatíveis podem criar obstáculos significativos no processo de fechamento financeiro, levando a falhas de comunicação e erros.

Oportunidade: Otimizar a integração da tecnologia e garantir a compatibilidade do sistema pode melhorar a eficiência do fluxo de trabalho e reduzir atrasos dispendiosos.

5. Recursos adequados

Desafio: ter os recursos certos é essencial para que as equipes financeiras fechem os livros de forma eficiente e precisa. Sem ferramentas ou suporte suficientes, o processo de fechamento financeiro pode se tornar apressado e propenso a erros.

Oportunidade: Otimizar a alocação da equipe, investir em programas de treinamento e garantir o acesso à tecnologia necessária pode melhorar os recursos, permitindo que a equipe financeira execute um processo de fechamento financeiro mais eficiente e sem erros.

6. Equipes distintas

Desafio: A coordenação entre equipes remotas em diferentes fusos horários pode criar desafios, dificultando a colaboração.

Oportunidade: A implementação de fluxos de trabalho e a programação de reuniões regulares entre equipes podem melhorar significativamente a coordenação e o alinhamento entre equipes diferentes, garantindo um processo de fechamento financeiro mais tranquilo.

Simplifique o fechamento do mês com o Prophix One™

A implementação de uma lista de verificação de fechamento pode ajudá-lo a superar os desafios comuns do fechamento do mês e fornecer insights mais rapidamente, ajudando a posicionar as finanças como um consultor estratégico dentro da empresa.

A ótima notícia é que muitos líderes financeiros já estão tornando o fechamento do mês mais suave com o Prophix One, uma Plataforma de Desempenho Financeiro. Você pode se juntar a eles e ver resultados surpreendentes como estes:

• A Ravago melhorou a qualidade de seus dados para relatórios de fim de mês e consolidação financeira.
• A Galápagos reduziu o prazo de fechamento com a garantia de qualidade da trilha de auditoria e rastreabilidade completa.
• A Alter Domus pode consolidar seus dados de acordo com vários padrões contábeis, incluindo IFRS, LuxGAAP, USGAAP e FrenchGAAP.

Perguntas frequentes sobre o fechamento do mês

Quanto tempo deve levar o fechamento do mês?

A duração do fechamento do mês pode variar de acordo com o tamanho da organização, a qualidade dos dados e o setor. No entanto, um fechamento de fim de mês que leve menos de cinco dias é muito eficiente, e um fechamento que leve mais de 10 dias tem uma oportunidade significativa de melhoria por meio da automação.

Como melhorar o fechamento do mês?

Você pode melhorar o fechamento do mês estabelecendo uma única versão da verdade para seus dados, padronizando os processos e automatizando as reconciliações, tudo isso facilitado pela tecnologia financeira, como uma plataforma de desempenho financeiro.

O que torna um fechamento de final de mês eficiente?

Um fechamento de final de mês eficiente pode ser obtido com o uso de uma lista de verificação ou modelo de fechamento de final de mês para gerenciar processos, garantindo que todos na sua equipe entendam o que é necessário, melhorando a velocidade e a precisão do seu fechamento financeiro.

O que é reconciliação de fim de mês?

A reconciliação defim de mês é o processo de verificação dos registros financeiros por meio da correspondência de transações, incluindo despesas e receitas, para garantir que não haja erros ou inconsistências nos dados ou relatórios financeiros.