Guia para o Planejamento Integrado de Negócios: Estratégia e benefícios

Uma máquina depende de suas peças individuais que se unem perfeitamente para funcionar da maneira certa. Se cada peça tivesse seu próprio técnico, cada um mantendo-a em seus próprios padrões, como a máquina funcionaria como um todo?

O mesmo acontece quando os departamentos tomam decisões em silos, em vez de considerar como eles se encaixam no contexto mais amplo de sua organização.

OPlanejamento Integrado de Negócios (IBP) evita que as empresas cometam esse erro. Ao integrar o planejamento financeiro e operacional, os relatórios, a análise e o planejamento estratégico, todas as peças da sua máquina de negócios funcionam perfeitamente juntas.

Mas como o IBP funciona e quais são os desafios que o acompanham?

O que é o Planejamento Integrado de Negócios?

O IBP é um processo colaborativo. Ele conecta os departamentos de vendas, marketing, desenvolvimento, operações e outros departamentos para criar um plano de negócios bem fundamentado que impulsiona o sucesso dos negócios por meio de uma estreita colaboração - em vez de combinar decisões tomadas em silos.

Essa estrutura consiste em tomar decisões cruciais de planejamento de negócios com toda a empresa em mente.

Definição e componentes principais

O principal objetivo do IBP é maximizar o lucro com o mínimo de risco. Para isso, ele identifica conexões comuns e metas de longo prazo entre os planos de negócios de toda a organização. Aqui estão as principais áreas de foco do planejamento integrado de negócios

• Planejamento estratégico e operacional: O IBP combina planos estratégicos e operacionais de todos os departamentos para uma abordagem coesa como organização. Esse plano de visão geral é fundamental para prever e antecipar as flutuações do mercado.

• Planejamento entre departamentos: A implementação do IBP traz à tona novas oportunidades de colaboração entre os departamentos. É fundamental ter todas as áreas alinhadas no planejamento, no compartilhamento de dados e nos processos contábeis.

• Integração de gerenciamento de dados e desempenho: Integrar dados e monitorar o desempenho em todas as áreas da empresa é a base da sua estratégia de IBP.

• Integração financeira: Avaliar a saúde financeira da empresa, obter indicadores de desempenho para cada departamento e integrá-los em uma única visão é crucial para o IBP e para a compreensão da situação financeira geral de sua organização.

Como o IBP difere dos métodos tradicionais de planejamento

Em comparação com outros métodos de planejamento de negócios, o planejamento integrado de negócios é geralmente preferido por sua abordagem holística.

Por exemplo, o planejamento de vendas e operações (S&OP) é frequentemente considerado intercambiável com o IBP. No entanto, o S&OP envolve apenas vendas, marketing, finanças e sua cadeia de suprimentos para atender aos objetivos de oferta e demanda de curto prazo. Embora isso já seja melhor do que cada uma dessas unidades de negócios operando de forma totalmente independente, não vai tão longe quanto o IBP.

O planejamento financeiro ou estratégico por departamento também é tedioso e leva a empresa a planejar em silos. Esses métodos de planejamento criam pontos cegos que tornam a previsão do panorama geral um desafio.

Os benefícios do IBP

Agora que as principais diferenças entre o IBP e outros métodos tradicionais de planejamento foram abordadas, vamos detalhar os benefícios do IBP.

Melhoria na tomada de decisões

O IBP integra várias funções de negócios entre os departamentos e direciona os dados de todos os departamentos para uma visão consolidada. Isso permite que os tomadores de decisão vejam o desempenho geral da empresa e tomem decisões com base nesses dados.

Alinhamento organizacional aprimorado

O método multifuncional e completo do IBP gera melhores resultados organizacionais com o alinhamento de toda a empresa. Quando todos os departamentos estão alinhados em relação aos processos e são considerados no planejamento organizacional, as previsões, os relatórios e os orçamentos são simplificados.

Maior agilidade e capacidade de resposta

Como o IBP fornece à organização uma medida em tempo real do desempenho da empresa por meio da integração e consolidação de dados, ele permite que a empresa identifique tendências e responda de forma mais proativa às mudanças no mercado.

Elementos-chave da implementação bem-sucedida do IBP

Aqui estão alguns elementos-chave a serem considerados na implementação do planejamento integrado de negócios.

Compromisso executivo

A adesão da equipe executiva é fundamental. O IBP é um dos processos mais colaborativos que uma empresa pode realizar, e todos os executivos precisam estar alinhados para colocá-lo em ação.

Colaboração multifuncional e entre empresas

Em seguida, vem o alinhamento em toda a empresa. Cada departamento deve estar na mesma página sobre os processos e o que é necessário para contribuir com essa abordagem holística do IBP.

Integração e precisão dos dados

Para estabelecer uma imagem real da análise de toda a empresa, os dados provenientes de cada função da empresa devem ser precisos e devidamente integrados. Uma maneira simples de garantir a eficiência nessa área seria fazer com que todas as partes da empresa trabalhassem na mesma plataforma de desempenho financeiro. Dessa forma, a coleta e o compartilhamento de dados são padronizados e livres de erros.

Mentalidade de melhoria contínua

Como qualquer processo de negócios, seu método IBP evoluirá com o tempo. Certificar-se de que sua empresa está promovendo uma cultura que adota mudanças e melhorias é fundamental para otimizar o IBP à medida que você cresce.

Desafios comuns na adoção do IBP

Você pode estar tão preparado quanto quiser, mas isso não significa que sua equipe não enfrentará desafios na implementação do IBP. Aqui estão alguns problemas que algumas organizações enfrentam.

Resistência à mudança

Mudar e atualizar processos pode consumir muito tempo, o que pode atrasar fluxos de trabalho importantes. Para os executivos e outras partes interessadas que são particularmente avessos a mudanças, isso pode levar à relutância na implementação do IBP. Apresentar o conceito e um plano minucioso bem antes da execução e colocar em prática as proteções contra falhas é fundamental para acalmar essas partes interessadas.

Estruturas organizacionais isoladas

É fácil para um departamento se acostumar a trabalhar em um silo se a natureza de seu trabalho for predominantemente voltada para ele. Mas para que o IBP funcione com sucesso, as barreiras interdepartamentais devem ser quebradas, permitindo a colaboração e a integração de dados entre eles.

Problemas de qualidade de dados

A governança de dados é fundamental para o IBP. Se cada setor da empresa tiver processos de dados diferentes, seus dados podem não se encaixar bem com o que o restante da organização produz. Se forem usados softwares diferentes ou se algumas áreas rastrearem os dados mais manualmente, sua organização terá de padronizar esses processos primeiro para garantir um certo nível de qualidade de dados em toda a empresa.

Falta de tecnologia adequada

Se a sua empresa estiver usando exclusivamente processos manuais ou ferramentas não confiáveis, a implementação do IBP poderá ter dificuldades nos estágios preliminares. A escolha de um software mais robusto que facilite o planejamento integrado de negócios é uma maneira fácil de alinhar as equipes da sua empresa e atualizar os processos sem gastar muito.

O papel da tecnologia no Planejamento Integrado de Negócios

Se os seus processos contábeis foram estabelecidos há muito tempo, pode ser difícil ver o valor da atualização para uma solução mais moderna. Sua equipe pode ter uma visão do tipo "se não está quebrado, não conserte", mas as coisas não precisam necessariamente estar quebradas para serem simplificadas. Plataformas apropriadas de orçamento e planejamento, entre outras ferramentas, são cruciais para que o trabalho seja feito de forma eficiente, correta e confiável. Veja por quê.

Análise de dados e relatórios em tempo real

A integração de dados de diferentes funções de sua empresa pode consumir muito tempo, mas não precisa ser assim. Com as ferramentas certas, seus dados serão integrados em tempo real para análise e geração eficiente de relatórios.

Planejamento e previsão de cenários

Como o mercado está em constante mudança, a análise manual de tendências, o planejamento de cenários e a previsão podem ser difíceis. As ferramentas de software integradas disponibilizam todos os dados necessários sem nenhum esforço extra, permitindo que sua equipe se concentre mais nas condições do mercado e na análise das tendências do setor, em vez de apenas coletar dados.

Ferramentas de colaboração e comunicação

A primeira coisa que torna a colaboração eficaz entre as equipes é a comunicação clara. Se você ainda depende exclusivamente de e-mails e reuniões presenciais para se comunicar entre as equipes, será mais difícil implementar o IBP.

Software de gerenciamento de desempenho financeiro

É possível encontrar muitas ferramentas no mercado que simplesmente integram dados, mas ter uma ferramenta que facilite o planejamento financeiro integrado, o planejamento da força de trabalho e tarefas semelhantes dará à sua organização uma vantagem no IBP. A previsão e a tomada de decisões são mais fáceis quando você tem uma ferramenta mais robusta que gerencia o desempenho financeiro geral da sua empresa.

Práticas recomendadas para implementar o IBP

A esta altura, você compreende os elementos-chave, os desafios e a importância da tecnologia no IBP, mas talvez ainda esteja se perguntando por onde começar.

Comece com uma visão e objetivos claros

Alinhe-se com a equipe executiva sobre quais são os objetivos do IBP. Defina metas claras, incluindo as métricas que você usará para medir os resultados, o cronograma de implementação e como você corrigirá possíveis problemas à medida que eles surgirem.

Invista no treinamento dos funcionários e no gerenciamento de mudanças

O IBP será uma mudança em toda a organização, portanto, é fundamental preparar um plano de treinamento. É importante reservar tempo suficiente para treinar e ajudar as equipes a entender como seus processos serão alterados. Além disso, use esse tempo para introduzir uma colaboração mais estreita entre os departamentos, caso ainda não o tenha feito.

Escolha o parceiro tecnológico certo

Escolha ferramentas que possam lidar com os dados e os processos contábeis de sua organização. Uma ferramenta que possa ir além do IBP básico e gerenciar a previsão e o gerenciamento do desempenho financeiro e, ao mesmo tempo, dar suporte a outros processos, como o Prophix One, simplificará sua organização de várias maneiras.

Estabeleça indicadores-chave de desempenho (KPIs)

Estabeleça como sua equipe vai monitorar a análise do IBP com KPIs apropriados. Os KPIs importantes para monitorar o sucesso do IBP incluem métricas financeiras, desempenho da cadeia de suprimentos, rotatividade de estoque, níveis de atendimento ao cliente e precisão geral das previsões.

O futuro do Planejamento Integrado de Negócios

O planejamento empresarial integrado, como qualquer processo empresarial, está em constante evolução e mudança. Aqui estão algumas maneiras pelas quais esse processo essencial pode evoluir em um futuro próximo.

Integração de IA e aprendizado de máquina

A IA está crescendo e mudando o cenário tecnológico. Você pode usar insights de IA para entender melhor seus KPIs, encontrar automaticamente ineficiências em seus processos e automatizar aspectos inteiros do seu planejamento de negócios.

Análise preditiva

A análise preditiva está se tornando lenta e seguramente mais precisa e útil. Isso será uma grande melhoria na previsão para o IBP.

Maior foco em sustentabilidade e fatores ESG

Há um aumento constante na demanda por mais sustentabilidade na maioria dos setores. O IBP ajudará sua organização com o planejamento de longo prazo, considerando os fatores ambientais, sociais e de governança (ESG) no planejamento de seus negócios.

Pronto para dar o primeiro passo rumo ao IBP?

Agende uma demonstração para ver como uma solução totalmente integrada pode ajudá-lo a criar um novo padrão para o planejamento de negócios em sua organização ou saiba mais sobre o planejamento integrado de negócios na plataforma Prophix One.