Guia definitivo para elaboração de orçamentos e previsões

Organizações de todo o mundo têm feito orçamentos há décadas, solidificando sua posição como um processo fundamental.

Além disso, a previsão é outro processo fundamental para as equipes financeiras, que tem sido apoiado pela proliferação de plataformas de desempenho financeiro.

Por isso, é essencial entender as principais diferenças entre orçamento e previsão e como usar os dois processos para beneficiar sua organização.

O que é orçamento?

Vamos nos aprofundar nas nuances da elaboração do orçamento para que você saiba como aproveitar esse processo em benefício da sua organização.

Definição de orçamento

Orçamento é o processo pelo qual as organizações estimam receitas e despesas em um período específico e decidem como alocar esse dinheiro.

Educba define um orçamento como "uma declaração detalhada das receitas e despesas esperadas que quantifica os planos táticos da administração para atingir uma meta desejada para a empresa durante um período específico"

Principais componentes de um orçamento

Um orçamento oferece uma visão holística das finanças de uma empresa e, como tal, incorpora uma ampla gama de dados financeiros. Os cinco principais componentes dos orçamentos empresariais são:

• Receita estimada: O dinheiro que você prevê ganhar com a venda de bens ou serviços.
• Custos fixos: Despesas essenciais para as operações da empresa, como aluguel e serviços públicos.
• Custos variáveis: Despesas flutuantes vinculadas ao desempenho da empresa, como matérias-primas e mão de obra de produção.
• Despesas únicas: Custos significativos, como compras de equipamentos, atualizações de tecnologia ou mobiliário.
• Fluxo de caixa: O movimento de dinheiro que entra e sai de sua empresa.
• Lucro: Os fundos restantes após a dedução dos custos fixos e variáveis da receita.

Tipos de orçamentos

Dependendo das necessidades de sua empresa e da quantidade de dados financeiros disponíveis, há muitos tipos diferentes de orçamentos, incluindo

• Orçamento mestre - Um orçamento mestre combina todos os aspectos financeiros de sua empresa, alocando fundos para cada área. Ele serve como um plano abrangente que os departamentos consultam ao longo do ano para garantir que seus gastos estejam alinhados com as metas corporativas.
  
  
• Orçamento operacional - Os orçamentos operacionais oferecem uma visão geral de alto nível do desempenho da empresa e uma maneira de monitorar a receita, os custos variáveis, os custos fixos, as despesas não monetárias e as despesas não operacionais. Normalmente atualizados mensal ou trimestralmente, os orçamentos operacionais se concentram principalmente na receita e nas despesas.
  
  
• Orçamento financeiro - Um orçamento financeiro fornece uma projeção detalhada das receitas e despesas de uma empresa em um período específico. Ele abrange todos os aspectos das atividades financeiras da empresa, inclusive fluxo de caixa, despesas de capital e passivos de longo prazo, garantindo que os recursos sejam gerenciados de forma eficaz para atingir os objetivos corporativos.
  
  
• Orçamento de fluxo de caixa - Um orçamento de fluxo de caixa prevê as entradas e saídas de caixa em uma empresa durante um período específico. Ele ajuda a gerenciar a liquidez, garantindo que a empresa tenha caixa suficiente para cumprir suas obrigações e, ao mesmo tempo, identificando possíveis déficits ou excedentes de caixa.
  
  
• Orçamento estático - Um orçamento estático é um orçamento que permanece inalterado durante um período específico. Ao contrário dos orçamentos dinâmicos ou flexíveis, um orçamento estático é definido e fixo. Entretanto, isso não significa que ele possa ser criado, anunciado e esquecido. As empresas consultam constantemente seu orçamento estático para monitorar as variações entre os valores orçados e os gastos reais.

O que é previsão?

Definição de previsão

A previsão estima a receita que sua empresa obterá em um período futuro. A previsão leva em consideração seu desempenho anterior, o desempenho atual e outras informações relevantes.

A previsão ganhou muita atenção nos últimos anos, principalmente como um complemento ao orçamento, que quantifica a receita que sua empresa deseja obter.

Principais componentes de uma previsão

Antes de criar sua previsão, você precisa compilar os seguintes componentes:

• Propósito: Determine os objetivos específicos de sua previsão, como prever as vendas de produtos ou avaliar o impacto financeiro das decisões de contratação.
• Demonstrações financeiras e dados históricos anteriores: Colete dados sobre receitas, despesas, fluxo de caixa e outras métricas financeiras para obter uma visão abrangente do desempenho de sua empresa.
• Prazo: Selecione um período de tempo para a sua previsão, desde projeções de curto prazo até planejamento de longo prazo.
• Método de previsão financeira: Decida se sua abordagem será qualitativa, com base em opiniões e sentimentos, ou quantitativa, com base em tendências e análise de dados.

Tipos de previsões

Há três tipos principais de previsões, que incluem:

• Previsões qualitativas: Baseadas em julgamento e intuição quando os dados históricos são limitados. As previsões qualitativas envolvem pesquisa de mercado e colaboração multifuncional para explorar possíveis resultados.
  
  
• Previsões quantitativas: Utilizam dados e tendências anteriores para tomar decisões baseadas em evidências, com foco em números e ferramentas de análise para projetar resultados futuros.
  
  
• Previsão causal: Envolve uma abordagem matemática detalhada, usando análise de regressão e modelos estatísticos para entender as relações de causa e efeito entre as variáveis, oferecendo insights sobre cenários complexos, como previsões de oferta e demanda.

Como o orçamento e a previsão se relacionam?

A seguir, vamos explorar como o orçamento e a previsão se relacionam entre si.

Diferenças entre orçamento e previsão

Orçamento captura a alocação de gastos da sua empresa para um determinado período e se baseia na sua posição financeira atual. Por outro lado, a previsão é uma estimativa de seu futuro financeiro, geralmente baseada em dados históricos e tendências. As previsões são frequentemente usadas para determinar como você deve alocar seu orçamento. Em resumo, as principais diferenças entre orçamento e previsão incluem:

• Função: O orçamento envolve o planejamento de períodos futuros usando números, enquanto a previsão estima o desempenho futuro com base em julgamento.
• Objetivo: os orçamentos descrevem as metas da gerência para um período financeiro específico, enquanto as previsões preveem o que a empresa provavelmente alcançará.
• Período de tempo: Os orçamentos geralmente cobrem um ano fiscal, enquanto as previsões têm um horizonte maior e podem ser atualizadas regularmente.
• Flexibilidade: Os orçamentos são rígidos e atualizados com menos frequência, enquanto as previsões são adaptáveis e incorporam novos dados e tendências regularmente.
• Aplicação: Os orçamentos ajudam a gerenciar as finanças de curto prazo, enquanto as previsões auxiliam no planejamento estratégico de longo prazo.

Como o orçamento e a previsão se complementam

O orçamento e a previsão trabalham lado a lado como abordagens voltadas para o futuro. Enquanto os orçamentos o ajudam a se preparar para o próximo ano fiscal, as previsões projetam como o desempenho futuro pode se desenvolver. Ao utilizar tanto o orçamento para planejamento de curto prazo quanto a previsão para insights de longo prazo, as empresas capacitam suas equipes financeiras a tomar decisões informadas e a definir metas organizacionais estratégicas de forma eficaz.

Importância de usar ambos no planejamento financeiro

Independentemente da preferência de sua organização, há benefícios em usar tanto o orçamento e a previsão no seu processo de planejamento financeiro.

Os orçamentos podem ser atualizados mais de uma vez por ano fiscal para que reflitam com precisão as mudanças nas condições de mercado e nos objetivos da empresa. Ao mesmo tempo, as previsões ajudam a alinhar a equipe de gerenciamento com as metas de longo prazo e a visão estratégica da empresa, para que todos possam tomar decisões com o mesmo objetivo final em mente.

Ao incorporar orçamentos e previsões ao seu processo de planejamento financeiro, você obtém insights sobre as métricas de desempenho de curto e longo prazo, o que lhe permite fazer as alterações necessárias para garantir o sucesso da empresa.

Quais são os benefícios da elaboração de orçamentos e previsões?

Agora que você já conhece os componentes e as diferenças entre orçamento e previsão, vamos explorar seus benefícios.

Gerenciamento financeiro aprimorado

Ao compilar e validar seus dados financeiros, incluindo receitas, despesas e fluxo de caixa, você pode aprimorar suas práticas de gestão financeira com uma visão geral abrangente do desempenho de sua empresa. Atualizações regulares de seus orçamentos e previsões também podem ajudar a facilitar o gerenciamento eficaz de riscos e garantir que você possa fazer alterações para se alinhar melhor aos seus objetivos comerciais.

Melhor tomada de decisões

Os orçamentos e as previsões capacitam a sua equipe com insights sobre o desempenho dos negócios a curto e longo prazo, permitindo a tomada de decisões estratégicas com base em um profundo entendimento das tendências do mercado, dos objetivos comerciais e das considerações financeiras.

Maior responsabilidade

Como os departamentos geralmente enviam dados financeiros para a equipe financeira para criar orçamentos e previsões, isso pode aumentar a responsabilidade em toda a organização, promovendo uma cultura de responsabilidade e compromisso compartilhado com o sucesso organizacional.

Planejamento estratégico aprimorado

Com práticas robustas de orçamento e previsão em vigor, é possível aprimorar os recursos de planejamento estratégico da sua empresa. Ao aproveitar os insights obtidos com orçamentos e previsões, as empresas podem desenvolver estratégias informadas que se alinham com as metas de longo prazo, otimizam a alocação de recursos e se adaptam proativamente à dinâmica do mercado para obter vantagem competitiva sustentada.

Como fazer orçamentos e previsões de forma eficaz

Definição de metas financeiras claras

Antes de criar seu orçamento ou previsão, você precisa ter uma meta financeira clara em mente, para que possa coletar os dados necessários, consultar as partes interessadas relevantes e usar o método correto de orçamento ou previsão. Exemplos de metas corporativas incluem:

• Meta de curto prazo (orçamentária): Definir uma meta mensal de vendas para aumentar a receita em 10% no próximo trimestre.
• Meta de longo prazo (previsão): Projetar tendências de mercado para antecipar oportunidades de crescimento nos próximos cinco anos.

Metas de curto prazo vs. metas de longo prazo

Conforme discutido acima, o orçamento é mais adequado para metas de curto prazo, e a previsão é mais adequada para o planejamento de longo prazo. A escolha da abordagem correta para suas metas, sejam elas orçamentárias ou de previsão, se resume às informações que você gostaria de gerar e como planeja usá-las para embasar sua tomada de decisão.

Coleta de dados financeiros precisos

Talvez a parte mais importante do orçamento e da previsão sejam seus dados financeiros. O estabelecimento de uma única versão da verdade sobre os dados garantirá que todos trabalhem com base nas mesmas suposições, minimizando a confusão sobre os números mais recentes.

Garantir que seus dados financeiros sejam precisos e atualizados também é fundamental para a tomada de decisões informadas. A consistência das fontes de dados e os processos regulares de validação podem aumentar significativamente a confiabilidade dos resultados de seu orçamento e previsão.

Fontes de dados financeiros

Para fazer orçamentos e previsões com eficácia, você deve compilar dados financeiros de todos os seus sistemas de origem, incluindo o software ERP, CRM e HRIS. Isso aumentará a relevância e a validade de seus orçamentos e previsões, proporcionando uma visão holística de seus negócios.

Processos robustos de validação de dados para detectar discrepâncias, ferramentas automatizadas de integração de dados para agilizar a coleta e uma solução de software como a Plataforma de Desempenho Financeiro podem melhorar significativamente a precisão e a eficiência de seus dados financeiros.

Usando as ferramentas e o software certos

As ferramentas e o software certos podem fazer toda a diferença em seu processo de orçamento e previsão, melhorando a precisão e a eficiência. Vamos explorar algumas ferramentas populares de orçamento e previsão e como criar projeções realistas para sua empresa.

Ferramentas populares de orçamento e previsão

Ao pesquisar ferramentas de orçamento e previsão, você encontrará três tipos distintos de fornecedores:

• Fornecedores específicos de processos: Os fornecedores específicos de processos oferecem software para um processo financeiro, como orçamento, planejamento, consolidação ou fechamento financeiro. Muitas empresas preferem fornecedores específicos de processos porque querem atender às suas necessidades imediatas (por exemplo, previsão), mas é importante escolher uma solução que prepare sua empresa para o futuro, permitindo que você expanda seu caso de uso conforme necessário.
  • Exemplo de fornecedor: O Cube é uma plataforma nativa de planilhas que é ideal para planejamento financeiro.
• Fornecedores específicos do setor: Esses fornecedores oferecem soluções feitas sob medida para atender às necessidades e aos desafios exclusivos de um setor específico, seja saúde, manufatura, varejo ou outros. Entretanto, esses tipos de soluções podem limitar sua capacidade de crescimento, pois podem não ser flexíveis ou adaptáveis o suficiente para acomodar as mudanças à medida que sua empresa evolui.
  • Exemplo de fornecedor: A Sage oferece software de gerenciamento de negócios e contabilidade específico para o setor de saúde.
• Suplementos do Excel: Esses fornecedores oferecem uma ferramenta personalizada que permite aos usuários do Microsoft Excel aproveitar funcionalidades adicionais que não estão disponíveis no aplicativo padrão do Excel. Essa funcionalidade normalmente inclui a obtenção, a visualização, a análise e o relatório de dados financeiros. No entanto, depender exclusivamente dos suplementos do Excel pode não atender às demandas multifacetadas das empresas modernas e afetar sua capacidade de se adaptar e prosperar.
  • Exemplo de fornecedor: Vena Solutions é uma solução baseada em Excel para equipes financeiras que desejam permanecer em um ambiente baseado em planilhas.
• Plataforma de desempenho financeiro: Uma plataforma de desempenho financeiro é o software financeiro mais multifacetado. Uma plataforma oferece um conjunto abrangente de aplicativos para tudo, desde a elaboração de orçamentos e previsões até a consolidação e o fechamento financeiro. Se estiver buscando uma solução holística, uma plataforma de desempenho financeiro é a sua resposta.
  • Exemplo de fornecedor: O Prophix One, uma Plataforma de Desempenho Financeiro, capacita sua equipe financeira com aplicativos para todas as áreas de finanças, incluindo orçamento, previsão, relatórios, análises, consolidação, fechamento financeiro e muito mais, para que você possa estar preparado para enfrentar tendências, mudanças e desafios, garantindo que sua empresa permaneça resiliente e competitiva.

Em geral, uma plataforma de desempenho financeiro, como o Prophix One, é mais adequada para lidar com seus processos de orçamento e previsão. Ao centralizar o acesso aos seus dados financeiros em uma única plataforma, todos podem trabalhar juntos para impulsionar o crescimento.

Confira os 21 melhores softwares de orçamento empresarial para CFOs (em 2024) em nosso blog.

Criação de projeções realistas

Há várias etapas a serem lembradas ao criar projeções realistas, incluindo:

1. Estabelecer sua linha de base - Sua previsão é tão precisa quanto sua linha de base. Antes de criar a previsão, você precisa avaliar a situação atual da sua empresa, inclusive a receita, as despesas, o fluxo de caixa, o lucro e a margem. Quanto mais detalhada for sua linha de base, mais valiosa será sua previsão.
2. Concentre-se nas principais métricas - Antes de criar sua previsão, você precisa ter clareza sobre quais métricas e variáveis planeja avaliar. Se quiser comparar o desempenho da sua empresa com o de outras organizações de porte semelhante ou em um setor semelhante, certifique-se de coletar dados de benchmark somente de seus pares diretos. Você também deve validar seus dados históricos e garantir que está usando apenas as fontes de dados mais confiáveis.
3. Faça um julgamento - Em situações em que dados completos não estão disponíveis ou ao fazer previsões de novos produtos ou serviços, confiar na experiência e no julgamento da equipe financeira é uma prática comum. A integração de percepções qualitativas com dados quantitativos pode melhorar a precisão das previsões, especialmente em cenários incertos.

Métodos para criar projeções

Há duas abordagens para criar suas previsões: de baixo para cima ou de cima para baixo. Cada uma delas tem seus próprios desafios e benefícios.

As previsões de cima para baixo envolvem a avaliação de todo o mercado em que você opera. Ao avaliar os dados demográficos do seu mercado, você pode fazer previsões sobre o desempenho da sua empresa. O principal benefício das previsões top-down é que você pode avaliar o potencial de receita da sua empresa, concentrando-se na capacidade do mercado e no potencial de crescimento.

Por outro lado, as previsões de baixo para cima se concentram nas linhas de produtos, serviços e atividades de sua empresa. A previsão de baixo para cima está menos preocupada com o mercado geral e mais com as atividades ou ações que a empresa precisa realizar para ser competitiva. Essa abordagem de previsão pode ajudá-lo a entender melhor como seu dinheiro é gasto e como isso afetará seus relatórios financeiros futuros .

Monitoramento e ajuste de orçamentos e previsões

Agora que você já sabe o que entra em um orçamento e uma previsão eficazes e os métodos para criar projeções realistas, vamos abordar como monitorar e ajustar seus planos financeiros.

Processos de revisão regulares

Independentemente da sua abordagem de orçamento ou previsão, é fundamental revisar regularmente os dados históricos, as projeções e os resultados. As previsões devem ser continuamente atualizadas para refletir mudanças no mercado, lançamentos de novos produtos ou ofertas de serviços. Da mesma forma, os orçamentos devem ser atualizados quando as metas corporativas mudam ou quando os departamentos se deparam com restrições de recursos.

Ajustes conforme necessário

Ao revisar regularmente seus orçamentos e previsões, você pode garantir a relevância e a precisão de seus planos financeiros e alinhá-los às condições e metas comerciais em constante mudança.

Desafios comuns

Apesar dos amplos benefícios da elaboração de orçamentos e previsões, há alguns desafios comuns enfrentados pelas equipes financeiras:

Lidar com a incerteza

É comum se deparar com incertezas nos processos de orçamento e previsão, o que pode dificultar saber quais variáveis e métricas devem ser alteradas. Por isso, é importante ser flexível em sua abordagem, desenvolvendo vários cenários de previsão ou usando o método contínuo de orçamento, em que períodos adicionais são acrescentados após o término de um período anterior. Dessa forma, você pode mudar sua estratégia à medida que o mercado evolui, garantindo que suas decisões sejam responsivas e resilientes diante das mudanças.

Gerenciamento da variabilidade dos dados

O gerenciamento da variabilidade dos dados representa um desafio significativo para as equipes financeiras. Com a incorporação de técnicas robustas de validação de dados e a utilização de ferramentas avançadas de análise, os líderes financeiros podem navegar com eficácia pelos conjuntos de dados variáveis. A adaptação a padrões de dados variáveis e a implementação de metodologias ágeis de previsão permitem que as equipes tomem decisões informadas, promovendo agilidade e precisão no planejamento financeiro.

Alinhamento do orçamento e da previsão com a estratégia de negócios

Os orçamentos e as previsões são mais do que simples planos, eles comunicam às equipes internas qual é a estratégia e as metas da organização. Por isso, é importante divulgar seus orçamentos e previsões finalizados para toda a empresa, incluindo equipes individuais, liderança e partes interessadas ou investidores. Também pode ser útil distribuir esses planos em vários idiomas, formatos e por meio de diferentes canais para garantir que todos estejam na mesma página e busquem seus objetivos de forma a apoiar a estratégia de negócios.

Garantir a adesão das partes interessadas

Quando se trata de alocação de recursos ou cenários hipotéticos, pode ser difícil fazer com que todos concordem com a mudança. Certifique-se de envolver as partes interessadas no início do processo, incentivando-as a contribuir com dados e percepções que digam respeito ao seu departamento. Isso pode ajudar a gerar mais engajamento e fazer com que os funcionários sintam que suas contribuições são valorizadas. Você também deve se reunir regularmente com sua equipe de liderança para garantir que seus orçamentos e previsões reflitam as prioridades da organização.

Como começar a fazer orçamentos e previsões

Agora que você já tem conhecimento sobre orçamento e previsão, aqui estão algumas dicas rápidas sobre como começar:

Identificar seu ponto de partida

A primeira etapa de qualquer orçamento ou previsão é compilar e validar dados históricos de receita, despesa, fluxo de caixa e lucro. Isso lhe dá uma visão clara da situação atual da sua empresa, para que você possa começar a identificar onde gostaria de chegar.

Estabelecimento de um processo

Identifique a abordagem de orçamento que você gostaria de adotar, como baseada em zero, contínua, baseada em atividades, estática, contínua, incremental, proposta de valor ou flexível. Da mesma forma, escolha o método de previsão que planeja implementar, seja ele top-down ou bottom-up.

Envolvimento das pessoas certas

Trabalhe com as partes interessadas para entender seus pontos problemáticos do ano fiscal anterior, estabelecer prioridades, obter seu apoio e identificar oportunidades de melhoria. Peça às partes interessadas que contribuam para a coleta e validação de dados, de modo que as prioridades do departamento sejam incluídas em seus orçamentos e previsões.

Configuração de ferramentas e modelos

Para simplificar seus processos de orçamento e previsão, configure ferramentas e modelos dedicados. Use um software financeiro, como uma plataforma de desempenho financeiro para criar modelos padronizados para a criação e previsão de orçamentos. Essas plataformas podem ajudar a automatizar os cálculos, fornecer visualizações claras dos dados e garantir a consistência dos seus esforços de planejamento financeiro.

Revisão e aprimoramento regulares

Agende check-ins regulares para avaliar a precisão de suas previsões, rastrear variações e identificar áreas para ajustes. Use o feedback das partes interessadas e as métricas de desempenho para refinar continuamente seus processos de orçamento e previsão, garantindo que estejam alinhados com as necessidades e metas em evolução de sua organização.

Como a Prophix pode ajudar

Independentemente de sua empresa preferir fazer um orçamento ou uma previsão, seus processos são tão bons quanto os dados usados para compilá-los. As organizações que utilizam uma Plataforma de Desempenho Financeiro, como o Prophix One, estão mais bem posicionadas para automatizar seus processos de orçamento e previsão. Com dados confiáveis centralizados em um único local, as empresas podem confiar tanto no orçamento quanto na previsão e dedicar mais tempo à análise dos resultados.

Libere seu potencial de crescimento com previsões e orçamentos precisos e abrangentes do Prophix One.