Gerenciamento de caixa de construção em uma economia difícil

Nos últimos dez anos, a construção tem sido um setor de rápido crescimento, mas arriscado. As empreiteiras sempre tiveram que lidar com margens apertadas, atrasos na entrega de projetos, escassez de mão de obra e agora temos mais incertezas do que nunca. As empreiteiras estão se esforçando para criar uma demonstração precisa dos fluxos de caixa e prever o caixa para o futuro e estão encontrando muitas barreiras para uma previsão precisa. Elas não podem encarar a gestão de caixa da mesma forma que sempre fizeram. Elas precisam adotar uma abordagem multidimensional da previsão para obter uma visão abrangente e insights. As empreiteiras precisam monitorar os principais KPIs, como margem de lucro, empréstimo de trabalho e dias de caixa disponíveis, e precisam fazer isso diariamente ou semanalmente, não apenas mensal, trimestral ou anualmente. Todo empreiteiro tem um relatório WIP (Work in Progress, trabalho em andamento) e precisa estar atento ao subfaturamento para ver quais trabalhos estão usando dinheiro. O relatório WIP precisa ser flexível e visualizável ao longo do tempo para permitir uma análise mais profunda. O desafio é ter acesso a esses dados de forma rápida e fácil para tomar decisões rápidas. Muitas empreiteiras precisam extrair os dados de vários sistemas, o que é complicado e consome muito tempo. Na maioria dos casos, os dados residem em vários sistemas. O sistema de contabilidade contém a maioria dos dados relativos a custos e faturamento. As soluções de gerenciamento e programação de projetos têm o custo para concluir e os prazos necessários. As soluções de CRM têm o pipeline de trabalhos que estão sendo licitados. As soluções de estimativa têm os trabalhos que estão sendo licitados, mas ainda não foram concedidos. Para fazer uma previsão precisa, as empreiteiras precisam extrair dados de todos esses sistemas e, em seguida, coordenar com várias pessoas dentro da empresa para obter essas informações. Em seguida, precisam combiná-las em uma planilha grande com muitas fórmulas que podem ser facilmente corrompidas ou lidar com o controle de versões e o envio e recebimento de e-mails. Isso é ineficiente, incômodo e propenso a erros. Quando se está tentando fazer uma previsão rápida de caixa, não se tem tempo para lidar com esses tipos de problemas. A CFMA (Construction Financial Management Association) lança todos os anos uma ferramenta de benchmarking que permite que as empreiteiras façam benchmarking ou se comparem a outras empreiteiras para ver como estão se saindo. Obtive seus resultados há algumas semanas para ver qual era a média de dias de caixa que uma empreiteira tinha em mãos. Fiquei um pouco surpreso ao ver como os dias de dinheiro em caixa estavam próximos em todos os tamanhos de empreiteiras. A média variou de 18,5 dias a 21,3 dias, sendo que as empreiteiras de menor porte são as que têm mais dias. A empreiteira média nos Estados Unidos tem apenas 20 dias de dinheiro em caixa. E essa pesquisa foi realizada antes do impacto da Covid-19! O KPI (Key Performance Indicator) de dias de caixa é o número de dias de receita que você tem disponível em caixa. Em circunstâncias normais, uma empreiteira deve ter pelo menos 20 dias de dinheiro em caixa. Nas circunstâncias difíceis de hoje em dia, as empreiteiras precisam ter mais dinheiro disponível e precisam considerar o saque de sua linha de crédito e usar estratégias típicas de economia de caixa, como melhores cobranças, atrasos nos pagamentos aos fornecedores e faturamento mais rápido para ajudar a aumentar seus saldos de caixa antes que seja tarde demais. Muitos dos bancos estão realmente restringindo o crédito, e é mais importante do que nunca trabalhar com um banco que entenda de construção e dos ciclos pelos quais passamos nesse setor. Determine quanto dinheiro você precisa para cobrir a folha de pagamento e os pagamentos fixos, como empréstimos para equipamentos, por pelo menos 2 a 3 meses, e certifique-se de ter isso disponível em sua linha de crédito. Embora os proprietários gostem de retirar dinheiro de suas empresas todos os anos, certifique-se de aconselhá-los sobre quanto dinheiro e linhas de crédito você precisa para enfrentar as mudanças do mercado. Todas as empreiteiras devem observar seu backlog para garantir que ele esteja crescendo para impulsionar o crescimento da receita ou, se estiver caindo, tomar as medidas apropriadas de corte de custos agora para se alinhar aos novos níveis de trabalho. O backlog vem do relatório WIP e agora você precisa olhar para o backlog de uma nova maneira. Você poderia ter trabalho nos livros, ou seja, contratos válidos, mas se esse trabalho for interrompido ou a chance de cobrança for baixa, então você reduziu significativamente o seu backlog e medidas de corte de custos terão de ser tomadas. Você precisa analisar cada trabalho e avaliar a probabilidade de ele continuar ou não e fazer os ajustes necessários. É hora de reavaliar a capacidade de crédito de cada cliente para o qual você está trabalhando. Avalie quanto lucro bruto você tem no backlog restante. O lucro bruto estimado revisado é suficiente para cobrir as despesas gerais, como G&A? Mesmo em tempos de bonança, seu backlog pode estar aumentando enquanto o lucro bruto do backlog pode estar diminuindo. Esse é um bom KPI a ser observado para avaliar suas despesas gerais. Normalmente, o GP do backlog deve exceder 50% de suas despesas com G&A se você quiser obter lucro. Uma coisa que aprendi há muito tempo na contabilidade de construção é que o subfaturamento é ruim e o superfaturamento é bom. Isso é tão básico na contabilidade da construção quanto débitos iguais a créditos ou ativos iguais a passivos mais patrimônio líquido. As empreiteiras sempre terão alguns trabalhos com subfaturamento, o que significa apenas que você reconheceu mais receita auferida no trabalho do que faturou para o cliente, mas isso deve ser a exceção, não a norma. Cada trabalho com faturamento insuficiente deve ser examinado. Se você tiver uma porcentagem muito alta de subfaturamento em relação ao seu patrimônio líquido, os fiadores e os bancos questionarão sua lucratividade real e se você está administrando bem a empresa. Caixa para superfaturamento. Deve sempre exceder a proporção de 1. Se pensarmos bem, se você superfaturou um projeto, a menos que ele ainda esteja em contas a receber, você ainda não incorreu no custo e, portanto, precisará desse dinheiro no futuro para financiar seu trabalho. Embora normalmente pensemos que o superfaturamento é bom, se você estiver pegando esse dinheiro e usando-o para outros itens não operacionais, como a compra de equipamentos, poderá ter problemas para financiar as operações no futuro. O KPI Líquido de contas a receber e a pagar correntes é outro bom indicador de como a empresa contratada está gerenciando seu fluxo de caixa. Um número excepcionalmente baixo pode indicar que a empreiteira teve ou está prestes a ter problemas de fluxo de caixa. E, é claro, as empreiteiras devem sempre observar os índices de liquidez padrão

• Índice atual - Deve ser sempre superior a 1,25
• Índice de liquidez imediata - deve ser sempre superior a 1
• Índice de alta liquidez - Deve ser superior a 1

No momento, o índice de alta liquidez é o mais importante, pois se baseia em um período de tempo de um mês ou mais, e não no ano corrente. O índice de alta liquidez é a relação entre os ativos que podem ser liquidados em 30 dias e os passivos que vencem à vista ou em 30 dias. Muitos prestadores de serviços talvez nunca tenham ouvido o termo CPM. E, se ouviram, provavelmente significa método do caminho crítico, que é uma prática comum usada no lado operacional da construção. CPM significa Corporate Performance Management no mundo das finanças. O software CPM obtém dados de várias fontes, como ERP, estimativas, gerenciamento de projetos e soluções de CRM, e os reúne para gerar relatórios, análises e planejamento de cenários hipotéticos. Neste caso, estamos mostrando como uma solução de CPM pode reunir todos os seus KPIs de caixa em um painel para ter todos os seus dados em um local de fácil interpretação, onde você pode fazer drill down para fazer mais análises à medida que vê tendências que precisa investigar. O CPM não é apenas uma ferramenta de relatório. É uma ferramenta de gerenciamento de desempenho corporativo. Em outras palavras, ele permite que você aja com base nos dados. Ele permite que você faça cenários hipotéticos. Permite adicionar dados aos dados que já estão sendo coletados. Permite que você faça orçamentos e previsões e configure fluxos de trabalho em torno do processo. Esse painel é um exemplo de um bom painel de caixa para uma empreiteira usar para gerenciar o caixa. Os relatórios WIP são parte integrante da gestão de caixa. Todas as empreiteiras têm um relatório WIP, como eu disse anteriormente. O problema é que, em geral, eles o analisam de uma única maneira. Você precisa ser capaz de analisar o WIP de várias maneiras para realmente identificar as tendências que afetam o fluxo de caixa. Assim, talvez você tenha um relatório WIP padrão em ordem de número de trabalho, como o de cima, que fornece as informações típicas, mas inclui o desbotamento por trabalho para o mês atual. Mas o que dizer de um relatório por cliente, que mostre o backlog e a lucratividade por cliente e talvez inclua também dados de envelhecimento. E que tal um WIP por gerente de projeto para mostrar a lucratividade dos trabalhos por PM ou o super ou subfaturamento por PM para identificar problemas de faturamento ou lucratividade por PM? A questão é que você precisa ser capaz de analisar seu WIP de várias maneiras diferentes. Tipo de trabalho, para mostrar em quais trabalhos você ganha mais dinheiro. Estimador - Para mostrar quais estimadores fazem o melhor trabalho de estimativa. Que tal um WIP por estado ou cidade no momento com paralisações? Com o fechamento de estados e cidades, você tinha que ser capaz de executar seu WIP por cidade e estado para ver qual trabalho ainda está realmente ativo. Não se trata mais dos contratos que você tem. Trata-se de saber onde você realmente pode trabalhar! Aqui estão alguns aspectos a serem considerados em relação ao super e subfaturamento e por que é tão importante gerenciar isso por meio da revisão do WIP.

• O superfaturamento tende a se transformar consistentemente em lucro. O subfaturamento tende a se transformar em perda de margem e, potencialmente, em perda de empregos
• Faturamentos pontuais levam a cobranças pontuais. Faturamentos lentos levam a cobranças lentas que levam a dívidas incobráveis
• Os PMs devem ser ensinados a ser conservadores em suas estimativas. Ser agressivo leva à perda de lucros, o que é mal visto pelos fiadores e bancos
• Você deve sempre ter uma alta proporção de faturamento líquido a mais em relação ao faturamento a menos. Não há problema em ter alguns trabalhos com faturamento insuficiente, mas isso deve ser a exceção e não a regra.

Muitas empreiteiras sairão do mercado este ano devido à falta de dinheiro para administrar seus negócios. Muitas delas podem até ter sido lucrativas e poderiam ter sido evitadas. Esperamos que ter bons KPIs de caixa e monitorá-los de perto evite que muitas outras empreiteiras sigam o mesmo caminho. As empreiteiras que usam o software CPM estão mais bem posicionadas para monitorar seus KPIs de caixa e fazer análises de WIP para encontrar problemas de caixa antes que seja tarde demais.