Explicação da análise de fluxo: definição, exemplos e casos de uso

Muitas tarefas contábeis são repetidas ao longo dos ciclos financeiros da empresa. Com o tempo, esses relatórios e análises repetidos revelam flutuações. Uma análise de flutuação, ou análise de fluxo, é uma maneira de identificar, quantificar e qualificar essas variações ao longo do tempo. Essas análises ajudam a identificar erros, padrões e até mesmo fatores determinantes entre os períodos de relatório.

O que é análise de fluxo?

A análise de fluxo, ou análise de variação de flutuação, é uma ferramenta contábil para identificar e investigar mudanças entre períodos de relatório. Isso não deve ser confundido com a análise de variação, que é a comparação do orçamento real de um projeto com o orçamento esperado. A análise de flutuação é um tipo de análise horizontal (ou análise de tendências) que compara os valores finais de indicadores específicos em dois ou mais períodos contábeis.

Por que a análise de flutuação é importante?

A análise de flutuação é fundamental para identificar os motivos por trás dessas variações ao longo do tempo. A análise de fluxo regular pode:

• Melhorar a clareza dos dados financeiros
• Identificar padrões e tendências associadas
• Descrever e explicar as anomalias que causam picos ou quedas
• Gerenciar o risco analisando e definindo a variabilidade
• Informar a tomada de decisões e otimizar o desempenho

Isso ajuda no desenvolvimento de estratégias e previsões mais robustas que podem se adaptar melhor às incertezas e às mudanças em ambientes financeiros complexos.

Quando a análise de fluxo é realizada?

Uma análise de fluxo é feita no final de um período de relatório financeiro, geralmente anual ou trimestral, conforme determinado pelas necessidades de sua organização. Independentemente da cadência escolhida, a análise de fluxo deve ser realizada com períodos semelhantes: ano a ano, trimestre a trimestre ou mês a mês. Quando realizadas regularmente em vários ciclos, essas análises criam uma linha de tendência.

Quais são os tipos comuns de variação na análise de fluxo?

Receita

As variações de receita são as mudanças nas vendas em comparação com os dados de relatórios anteriores ou projeções de vendas para o período. Investigar e compreender as causas por trás das variações de receita melhora o orçamento e as previsões. Se o valor real for maior que o valor de referência, a interpretação será positiva.

Despesas

A variação de despesas representa as mudanças nos custos. Uma análise cuidadosa é fundamental aqui, pois os impactos dessas mudanças nem sempre são diretos. Por exemplo, uma redução no custo do material poderia resultar em uma redução no custo dos produtos vendidos, o que resultaria em um ganho na margem de lucro da organização. No entanto, uma redução nas despesas relacionadas a esses mesmos materiais sem uma redução no custo poderia refletir a insuficiência de suprimentos, o que levaria a uma redução nas vendas quando eles acabassem.

Trabalho

Em resumo, a variação das atividades da folha de pagamento. Essas variações podem ter diversas causas, portanto, é necessária uma análise cuidadosa e informada. Em geral, se o valor real for maior que o valor de referência, isso será interpretado como negativo.

Material

Essa é uma variação de custo de despesa específica para materiais. Isso inclui custos diretos e indiretos de materiais. O custo da matéria-prima seria direto. Equipamentos ou ferramentas que facilitam o gerenciamento do material, como equipamentos de transporte ou de segurança, seriam um custo indireto. Se o custo real for maior do que o custo de referência, na maioria das vezes ele é interpretado como negativo; entretanto, em alguns casos, isso pode não ser verdade, portanto, é necessário um entendimento claro das causas por trás dessas variações.

Custos indiretos

A variação de custos indiretos é a alteração dos custos indiretos da empresa, como serviços públicos, honorários contábeis ou jurídicos ou materiais de escritório, para citar alguns. Se o valor real for maior que o valor de referência, ele será negativo.

Quais são alguns motivos comuns para variações na análise de fluxo?

As variações detectadas pela análise de fluxo terão uma de duas fontes: erros nos dados ou mudanças reais. As variações devidas a erros, embora valiosas para melhorar os relatórios, processos e análises, são mais fáceis de resolver. A variação que reflete mudanças reais em relação aos benchmarks requer uma consideração mais cuidadosa para interpretar e determinar adequadamente as causas e os efeitos nos negócios. Algumas dessas variações podem se sobrepor, portanto, a consideração cuidadosa da flutuação específica é fundamental para definir adequadamente essas mudanças ao longo do tempo.

Variações de erros

Os erros podem ser causados por dados incompletos, erros na entrada de dados ou erros na fórmula do razão geral. Esses erros fazem com que os dados financeiros da empresa sejam imprecisos e enganosos. A realização da análise de flutuação identificará esses erros e, embora eles não reflitam dados reais, apresentam oportunidades para melhorar os processos contábeis ou de relatórios.

Variações de volume

Quando uma parte essencial de uma transação é alterada, isso resulta em uma variação de volume. Por exemplo, uma variação de volume de vendas será encontrada se houver uma diferença entre o número esperado de vendas e o número real de vendas.

Variações de preço

Identificar a variação de preço é um componente essencial do gerenciamento de custos. Uma variação de preço ocorre quando o custo esperado de uma compra é diferente do custo esperado. Um custo real menor do que o custo esperado ou orçado é sempre desejável.

Variações de eficiência

A variação de eficiência é uma mudança no uso de recursos em comparação com o uso esperado. Podem ser matérias-primas, peças compradas, mão de obra ou uso de máquinas. Isso também pode ser aplicado a serviços e utilidades em alguns casos, como o tempo investido em uma auditoria ou a quantidade de uso de combustível ou eletricidade.

Como conduzir uma análise de fluxo em 4 etapas

1. Reunir dados sobre o item ou saldo a ser analisado

Colete todos os dados relevantes sobre o item ou a conta que você deseja analisar. Colete e organize os demonstrativos e dados e certifique-se de que sejam precisos e completos. Dados imprecisos e incompletos resultarão em erros.

2. Defina os parâmetros da análise

Defina claramente o escopo da análise. Determine os períodos de tempo que serão analisados e as variáveis que serão rastreadas. Limites e objetivos claramente definidos para a análise manterão os resultados claros, tornando-os mais úteis.

3. Encontre a diferença de valores de um período para outro

Calcule a diferença de valores entre períodos consecutivos. Com o tempo, essas variações destacarão as tendências por meio das mudanças ao longo do tempo. Para encontrar a alteração percentual, use esta fórmula:

% de alteração: (Valor no período atual - Valor no período anterior) / Valor no período anterior

A quantificação dessas alterações com um método padronizado proporciona uma comparação consistente ao longo do tempo.

4. Explicar qualquer variação significativa

Analise e explique todas as variações significativas que você identificar. Isso pode exigir a investigação das causas subjacentes para avaliar adequadamente o impacto. Ao discutir os limites de materialidade, consulte as diretrizes descritas neste artigo da SEC se sua organização estiver sediada nos Estados Unidos. Entender a materialidade ajuda a determinar quais variações são significativas o suficiente para justificar uma investigação e um relatório mais aprofundados.

Exemplo de análise de fluxo

Vamos dar uma olhada rápida na receita de vendas mensal fictícia de uma loja de varejo no primeiro trimestre do ano.

Para identificar mudanças significativas e causas subjacentes, primeiro calculamos as diferenças entre os períodos. De janeiro a fevereiro, a receita de vendas aumentou em US$ 5.000, resultando em uma mudança de 10%:

(55.000 - 50.000) / 50.000 = 0,1 ou 10%

De fevereiro a março, a receita aumentou em US$ 15.000, resultando em uma alteração de 27,27%:

(70.000 - 55.000) /55.000 = 0,2727 ou 27,27%

O aumento de 10% em fevereiro pode ser devido a uma campanha de marketing bem-sucedida, enquanto o aumento de 27,27% em março pode ser atribuído ao lançamento de um novo produto e à demanda sazonal. Essas variações exigiriam uma investigação mais aprofundada para identificar as causas desses aumentos. Os insights obtidos com essa análise poderiam confirmar a eficácia de táticas específicas usadas no lançamento de um produto ou estabelecer um vínculo causal entre a sazonalidade e um aumento nas vendas.

Benefícios da análise de fluxo

A análise consistente de flutuação traz vários benefícios para a empresa, além da simples contabilização da variação nos gastos.

• Identificação de tendências e padrões: A análise regular de flutuação ajuda a identificar tendências e padrões ao longo do tempo, o que melhora a precisão da previsão e informa o planejamento estratégico.
• Gerenciamento de riscos: Ao analisar as flutuações, as empresas podem identificar riscos e áreas voláteis e adaptar sua estratégia de acordo com a mitigação desses riscos.
• Otimização do desempenho: O feedback que essas análises fornecem destaca as ineficiências e as possíveis áreas de melhoria, otimizando o desempenho operacional geral.
• Tomada de decisão informada: Insights detalhados sobre a dinâmica de um sistema dão suporte à tomada de decisões orientada por dados.
• Compreensão da variabilidade: Fornece um raciocínio concreto por trás da variabilidade, melhorando a compreensão e o controle dos processos.
• Alocação de recursos: Orienta a alocação ideal de recursos com base na análise de dados passados e presentes.

Desafios da análise de fluxo

Essas análises podem se tornar bastante abstratas, desafiando as equipes a estabelecer relações sólidas entre as atividades comerciais, o desempenho e os dados brutos. Vejamos alguns desafios comuns que as equipes podem encontrar.

• Falta de entendimento ou perspicácia comercial: A falta de entendimento do contexto comercial impede que os analistas e a liderança interpretem adequadamente os resultados. Interpretações incorretas podem levar a decisões estratégicas equivocadas. O conhecimento profundo do assunto é essencial para identificar corretamente as variáveis relevantes, entender seu impacto e adaptar os planos de negócios de acordo.
• Requer dados que podem não ser acessíveis ou confiáveis: A análise eficaz do fluxo depende do acesso regular a dados de alta qualidade. Em muitos casos, os dados necessários podem ser difíceis de obter ou podem apresentar imprecisões, o que leva a resultados de análise não confiáveis.
• Políticas pouco claras levam a inconsistências nos relatórios: Sem políticas claras e limites de materialidade definidos, haverá inconsistências em quando e como a análise de fluxo é realizada e relatada. Os relatórios irregulares e as percepções não confiáveis resultantes prejudicam a eficácia e a utilidade da análise.

Análise de fluxo vs. análise vertical

A análise de fluxo é um método de rastreamento das mudanças financeiras de uma única empresa ao longo de vários ciclos de relatórios. Ela ajuda as empresas a entender as causas e os efeitos dessas variações. Isso, por sua vez, melhora a previsão, o planejamento, a estratégia e o gerenciamento de riscos. Ela requer dados precisos e consistentes ao longo de vários períodos e pode ser complexa, exigindo profundo conhecimento do negócio para uma interpretação adequada.

A análise vertical examina os demonstrativos financeiros em um único período e expressa cada item como uma porcentagem de um valor base. Isso apresenta cada conta como um valor percentual, como a análise de fluxo, mas, em vez de acompanhar as mudanças ao longo do tempo, a análise vertical compara essas contas separadas entre si. Isso pode comparar duas contas na mesma empresa ou pode ser usado para comparar duas empresas entre si. Esse método simples é útil para fazer benchmarking em relação aos padrões do setor ou aos concorrentes. A análise vertical fornece apenas um instantâneo de um período, o que a torna menos útil para identificar tendências.

Enquanto a análise de fluxo se concentra nas mudanças ao longo do tempo, a análise vertical se concentra na estrutura financeira em um único período. Ambos os tipos de análise são valiosos em seus próprios aspectos, oferecendo percepções complementares que melhoram a compreensão do desempenho e da saúde financeira de uma empresa.

Conclusão: Automatize a análise de fluxo com o Prophix One™

A análise de flutuação é uma tarefa desafiadora, especialmente quando não há dados confiáveis disponíveis. O Prophix One centraliza seus dados financeiros e os mantém atualizados, garantindo que nenhum erro afete sua análise. A análise de variação de flutuação pode ser facilmente adicionada a seus ciclos financeiros, proporcionando percepções mais profundas e identificando tendências com rapidez e precisão. Curioso para ver como isso funciona? Obtenha uma demonstração aqui.