Fechar os livros era difícil antes da Covid!

Por que as empresas em crescimento precisam investir em automação financeira

O fechamento de fim de ano era um processo difícil antes da Covid!

Mesmo em um ano "normal", o final do ano sempre chega muito cedo e os projetos de melhoria que você planejou no ano passado não foram realizados. Durante todo o ano, você está reagindo às mudanças no mercado e às necessidades da sua empresa. Em um mundo em rápida mudança e com recursos insuficientes, seu foco vai primeiro para as necessidades urgentes. Melhorar seus processos de fim de ano acaba ficando na lista de "coisas boas a fazer". Na maior parte do tempo, a empresa o mantém concentrado nos lucros de lucros e perdas, acompanhando as transações sem recursos suficientes, gerenciando o fluxo de caixa e apagando os incêndios que ocorrem porque o departamento financeiro não foi informado com antecedência.

A meta de fechar os livros contábeis CORRETAMENTE entra em conflito com as outras duas metas: TEMPESTIVIDADE e EFICIÊNCIA.

Durante o ano, você acaba tomando atalhos porque precisa cumprir o prazo do final do mês e não tem tempo para criar processos sustentáveis para novas transações ou relatórios. Você elabora uma planilha rápida de Excel para passar o mês, pensando que criará o processo adequadamente no próximo mês. Mas, é claro, no próximo mês você já tem que apagar o próximo incêndio! E agora chega o final do ano e você está olhando para as novas contas pela primeira vez durante todo o ano. E agora os erros que aconteceram por causa das soluções "rápidas e sujas" que as diferentes equipes criaram para cumprir seus próprios prazos criaram uma bagunça que precisa ser desfeita. Os auditores chegarão em algumas semanas, e isso não é oportuno, eficiente ou preciso. Tudo isso foi ANTES da Covid! E então 2020 aconteceu, e agora, além das planilhas manuais e dos processos alternativos com os quais você estava lidando para concluir o final do ano, sua empresa provavelmente está em algum tipo de crise e todos estão trabalhando em casa. Você está gerenciando sua equipe remotamente e está lutando com uma receita muito baixa, uma receita imprevisível ou, em alguns casos, sua cadeia de suprimentos explodiu porque há muita demanda e pouco estoque.

Todos esses cenários tornam um processo já difícil quase impossível!

Sintomas comuns de um processo de fim de ano que precisa de ajuda:

O primeiro deles - e é caro - é que os auditores ficam semanas antes, durante e depois do final do ano, fazendo testes de transações, reconciliações e perguntas sobre variações que parecem nunca ter fim. Sua equipe está estressada tentando produzir números básicos, o que significa muitas noitadas para cumprir os prazos. Nada é simples. Qualquer tipo de atualização dos números exige MUITO trabalho manual porque os sistemas não são automatizados. Equipes diferentes usam sistemas diferentes, e todos têm números diferentes. Nada empata! O Excel é o band-aid para as lacunas de seus processos e sistemas, pois os processos e sistemas existentes não conseguem atender às necessidades de sua empresa. Esse é o inferno do Excel!

O custo mais alto de processos e sistemas ruins - tornamos quase impossível que as pessoas boas façam seu trabalho.

Então, por que é tão difícil fechar os livros?

Porque não o fazemos corretamente todos os meses.

Por que não?

Porque leva muito tempo. Quem consegue fechar o demonstrativo de resultados, fazer reconciliações completas do balanço patrimonial, análises completas de variações e preparar todos os relatórios em seis dias? Isso é o que deveria ser se você tiver bons processos, sistemas e uma equipe adequada. Na maioria das equipes de finanças que dirigi, passávamos 10 dias inteiros no final do mês (isso é metade do mês!) e mesmo assim era só para fazer os relatórios essenciais. E admito que houve ocasiões em que ficamos sem mês e tivemos que passar para o próximo! Você simplesmente não chega às contas do balanço patrimonial, especialmente as mais complicadas. Essas contas serão diferentes em cada empresa, mas sempre que houver complexidade em sua empresa, haverá estimativas e acréscimos que a acompanham. Mas é mais fácil fazer isso trimestralmente e, muitas vezes, apenas no final do ano. E quando você não olha para as contas com atenção durante todo o ano, pensando que será igual ao ano anterior, você se surpreende. E agora você perdeu o benefício do tempo e tem um ano inteiro de transações cheias de erros para classificar, para tentar equilibrar nas poucas semanas antes de os auditores entrarem pela porta.

Como o fechamento dos livros se torna tão complicado?

O fechamento dos livros é simples no início

O fechamento contábil não começa tão difícil. De fato, no início, é simples. Sua empresa começa com um contador, um pacote básico de contabilidade e você registra as transações à medida que elas acontecem. A equipe é pequena e não é tão difícil acompanhar o que está acontecendo. Seus clientes são semelhantes, você tem poucos produtos e provavelmente só vende em um país. A reunião semanal da equipe informa o que você precisa saber e você pode acompanhar. As exigências de relatórios não são tão complexas e você produz uma demonstração de resultados simples a cada mês. O final do ano dá um pouco mais de trabalho, mas você termina em algumas semanas.

Mudanças nas necessidades da empresa aumentam a complexidade

Agora, se tudo correr bem, sua empresa começa a crescer, muitas vezes de forma imprevisível. Você começa a adicionar novos produtos, novos clientes e novas regiões geográficas. Cada um desses novos tipos de transações deve ser adicionado rapidamente ao processo de geração de relatórios, de modo que, em geral, é tratado da mesma forma que os anteriores ou um novo processo é rapidamente adicionado para lidar com qualquer variação.

Então, você conclui sua primeira aquisição

Você implementa um pacote de contabilidade maior - geralmente o seu primeiro ERP ocorre por volta dessa época. Você pode herdar o pacote que veio com a aquisição ou colocar um novo. Agora você precisa preencher um pacote de relatórios trimestrais, seja para investidores ou bancos. Talvez você tenha um sistema para fazer isso por você, mas é mais provável que você crie o que precisa no Excel depois de despejar os dados do sistema.

Você realiza uma segunda aquisição ou um evento de financiamento e as exigências de relatórios continuam crescendo

Você continua adicionando mais pessoas à equipe para tentar recuperar o atraso. Você ainda está trabalhando na integração total dos negócios, criando processos mais eficientes e agora precisa criar pacotes de relatórios maiores para mais pessoas. Você precisa de orçamentos, previsões contínuas e modelos de fluxo de caixa em várias moedas. Você só precisa de alguns meses sem mais mudanças para colocar seus sistemas e processos em forma, mas nunca tem tempo para se atualizar. A empresa está tão acostumada com o fato de você fazer milagres diários que supõe que você possa continuar indefinidamente. Em vez de alguns meses para recuperar o atraso, Aquisição nº 3 está no horizonte, mas você ainda está trabalhando na integração #2! Sua equipe está em um ponto de ruptura, porque muitos processos e relatórios ainda são manuais, o que leva a erros e retrabalho, frustração e estresse.

ESSA É A LACUNA DE SOLUÇÃO

Seus sistemas estão cheios de soluções alternativas manuais para conectar sistemas, corrigir dados e preencher as lacunas. Seus sistemas e processos não têm os recursos de que você precisa, e você resolve o problema com mais pessoas e Excel.

Em algum momento, o sistema entrará em colapso - seja porque seu pessoal vai embora ou porque um novo evento sobrecarregará os recursos.

Fique atento à Parte 2 de nossa série Fechando os livros.....

5 etapas para facilitar o fechamento dos livros

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