Explicação do orçamento top-down

Se você deseja mudar a forma como faz o orçamento, há muitos métodos diferentes para escolher - top-down, bottom-up, operacional, baseado em atividades, estático, flexível e outros.

Mas encontrar a abordagem certa para sua empresa depende dos benefícios e das limitações de cada um deles e de suas necessidades comerciais. Hoje, exploraremos o orçamento top-down, incluindo:

O que é orçamento top-down?

Durante a elaboração do orçamento de cima para baixo, os executivos avaliam o efeito do desempenho anterior e das condições de mercado sobre os negócios, bem como a lucratividade e os custos de pessoal. Os objetivos das empresas geralmente são categorizados em torno de três áreas principais: vendas, despesas e lucros.

Orçamento top-down vs. orçamento bottom-up

Diferentemente do orçamento bottom-up, os orçamentos top-down começam com a liderança sênior (ou seja, o "topo" da empresa), em vez de departamentos individuais (ou seja, a "base" da empresa).

Em vez de cada equipe fazer uma solicitação de recursos, a equipe de liderança aloca os fundos disponíveis para cada departamento. Em seguida, cada equipe usa essa alocação para criar seu próprio orçamento.

Tanto os orçamentos top-down quanto os bottom-up avaliam o impacto do desempenho passado e das condições atuais do mercado. A diferença está em quem está identificando o impacto dessas tendências, o que difere em cada abordagem. Os fatores externos e internos são identificados pela liderança no orçamento top-down e pelos departamentos no orçamento bottom-up.

Orçamento top-down vs. orçamento operacional

Um orçamento operacional estima a receita e as despesas de uma empresa ao longo do tempo. Os orçamentos operacionais fornecem uma visão geral de alto nível do desempenho da empresa e uma maneira de monitorar a receita, os custos variáveis, os custos fixos, as despesas não monetárias e as despesas não operacionais. Os orçamentos operacionais geralmente são atualizados mensal ou trimestralmente.

Tradicionalmente, os orçamentos operacionais empregam um método top-down. Isso significa que ele se concentra principalmente na receita e nas despesas, com informações de alto nível da liderança que moldam o orçamento geral. Portanto, a abordagem de cima para baixo na elaboração do orçamento não deve ser confundida com um orçamento operacional; em vez disso, é um método usado na formação desses orçamentos.

Como funciona o orçamento top-down?

Vejamos como funciona o orçamento top-down em uma organização.

Alocações orçamentárias para departamentos

Para iniciar o processo de orçamento top-down, a liderança sênior se reúne para discutir e identificar os objetivos corporativos para o próximo ano, com foco em vendas, despesas e lucros.

Em seguida, com base no desempenho anterior, bem como nas tendências futuras e condições de mercado previstas, a equipe de liderança aloca um orçamento para cada departamento.

As alocações departamentais podem ser baseadas na contribuição da equipe para a organização no ano anterior, bem como nas contribuições previstas. Essa abordagem abrangente garante que os orçamentos departamentais se alinhem tanto ao desempenho passado quanto às expectativas futuras, otimizando a alocação de recursos em toda a organização.

Orçamentos em nível de departamento

Após as alocações orçamentárias terem sido compartilhadas com cada equipe, os departamentos são responsáveis por criar seu próprio orçamento. Cada departamento deve considerar suas metas e como elas se alinham com os objetivos corporativos identificados pela liderança e alocar seus recursos de acordo.

No processo de orçamento top-down, os departamentos geralmente operam de forma independente para criar seus orçamentos. Isso garante que cada departamento se concentre em atingir suas metas individuais e, ao mesmo tempo, contribua para o sucesso geral da organização.

Alinhamento dos orçamentos em nível de departamento

A etapa final do processo de elaboração do orçamento top-down é o alinhamento dos orçamentos em nível de departamento. Depois que cada departamento tem a oportunidade de preparar seu orçamento, ele é compartilhado com a equipe financeira para garantir que esteja alinhado com a estrutura orçamentária definida pela liderança sênior.

Depois que a equipe financeira aprova o orçamento de cada departamento, o orçamento top-down é finalizado. Essa revisão abrangente garante o alinhamento financeiro em toda a organização, de modo que todos os departamentos estejam trabalhando para atingir os objetivos financeiros mais amplos da empresa.

Quais são as vantagens do orçamento top-down?

Há vários motivos pelos quais uma empresa pode querer adotar uma abordagem de orçamento top-down.

Os orçamentos top-down são funcionais

Os orçamentos top-down estão alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. Esse alinhamento não apenas os torna funcionais, mas também garante que eles sirvam como ferramentas eficazes para o planejamento financeiro.

Por meio dessa abordagem, a gerência pode alocar estrategicamente os orçamentos para os departamentos que têm um impacto significativo no crescimento. Essa alocação estratégica pode ampliar a eficiência e a produtividade, solidificando as vantagens da abordagem orçamentária top-down.

Os orçamentos top-down economizam tempo

Como os orçamentos top-down são preparados pela gerência, geralmente sem a contribuição dos líderes de departamento, isso pode economizar uma quantidade significativa de tempo dos gerentes intermediários.

Em vez de criar um orçamento do zero, os líderes de equipe podem usar o orçamento top-down para definir suas metas para o ano.

Isso torna o processo substancialmente mais eficiente e rápido em comparação com a abordagem de baixo para cima, aumentando a produtividade e permitindo um processo orçamentário mais simplificado.

Os orçamentos top-down simplificam a elaboração do orçamento

Enquanto outros métodos de orçamento corporativo exigem que cada departamento monte seu próprio orçamento para posterior análise e consolidação pela equipe financeira, o orçamento top-down funciona de forma diferente. Essa abordagem capacita os líderes de equipe com alocações de recursos predeterminadas.

Esse método reduz significativamente as idas e vindas geralmente envolvidas nos processos de criação e aprovação de orçamentos. Como resultado, o orçamento top-down simplifica o processo, tornando-o mais eficiente e menos demorado.

Quais são as desvantagens do orçamento top-down?

Também há limitações e desvantagens na elaboração do orçamento top-down. Vamos dar uma olhada em algumas delas.

Os orçamentos top-down não são colaborativos

A elaboração do orçamento de cima para baixo depende principalmente da contribuição dos executivos, e não dos gerentes e colaboradores individuais. Como resultado, os departamentos podem sentir que têm pouca influência sobre os recursos que lhes foram alocados ou sobre as metas que lhes são impostas, o que pode diminuir o incentivo para participar do processo.

Os orçamentos de cima para baixo podem não ser realistas

Como os orçamentos de cima para baixo são preparados pela liderança, eles podem ser removidos das operações cotidianas da empresa. Pode ser difícil para os gerentes de departamento implementar efetivamente um orçamento top-down, especialmente se eles não entenderem como as metas foram determinadas.

Os orçamentos top-down são de alto nível

Outra desvantagem dos orçamentos "top-down" é que eles podem não ter os detalhes necessários para a execução do orçamento. Como os orçamentos top-down são tradicionalmente focados nas metas da empresa, e não nas metas do departamento, pode ser difícil traduzir esses objetivos de alto nível em itens acionáveis para os líderes de equipe. Essa falta de granularidade pode dificultar o alinhamento das ações das equipes com os objetivos mais amplos da empresa.

Um processo de orçamento top-down em 8 etapas

Você quer saber o que é necessário para criar um orçamento top-down? Nós o descrevemos em 8 etapas:

1. Definir objetivos: A liderança sênior estabelece as metas e os objetivos gerais para o próximo período orçamentário. .
   
2. Formulação do orçamento: Os executivos ou a gerência sênior desenvolvem um orçamento de alto nível que se alinha com as metas estratégicas da empresa.
   
3. Alocação aos departamentos: O orçamento de alto nível é dividido e os recursos são alocados para cada departamento com base nas prioridades e nos objetivos da empresa.
   
4. Revisão departamental: Os chefes de departamento analisam o orçamento alocado e planejam como usar esses recursos para atingir suas metas departamentais.
   
5. Feedback e ajustes: Os líderes de departamento fornecem feedback à gerência sênior sobre o orçamento alocado. Se necessário, são feitos ajustes para melhor alinhamento com as realidades do departamento...
   
6. Finalização: Os orçamentos ajustados são finalizados e consolidados em um único orçamento mestre.
   
7. Aprovação: O orçamento mestre é revisado e aprovado pelo conselho de administração ou pela liderança sênior.
   
8. Implementação e monitoramento: O orçamento aprovado é comunicado aos departamentos para implementação. Durante todo o período orçamentário, os resultados reais são comparados com as estimativas orçamentárias e os ajustes são feitos conforme necessário.

A função do orçamento top-down nas equipes modernas de FP&A

O orçamento top-down pode ser incrivelmente benéfico para as equipes modernas de FP&A que buscam alinhar as atividades departamentais com metas estratégicas mais amplas, agilizar os processos de tomada de decisão e garantir que a alocação de recursos esteja alinhada com os objetivos gerais do negócio.

As equipes modernas de FP&A podem defender o orçamento top-down trabalhando em estreita colaboração com a gerência sênior, comunicando metas de alto nível aos departamentos e criando ciclos de feedback para garantir o alinhamento.

Essa abordagem de cima para baixo fortalece o vínculo entre o planejamento estratégico e as atividades operacionais, aprimorando a função da equipe de FP&A como parceiros estratégicos eficazes. Ela também proporciona um nível de controle e consistência na elaboração do orçamento, permitindo uma perspectiva de toda a organização em vez de visões departamentais fragmentadas - um aspecto crucial no ambiente de negócios complexo e interconectado de hoje.

Por fim, as equipes modernas de FP&A que utilizam tecnologias avançadas de orçamento podem gerenciar o processo de orçamento top-down com mais eficiência, com acompanhamento em tempo real, melhor visibilidade da alocação de recursos e comunicação simplificada. Essa abordagem não apenas capacita as equipes de FP&A, mas também as posiciona como principais impulsionadores da estratégia de planejamento financeiro da organização.

Conclusão: Orçamento top-down eficaz com o Prophix

O orçamento top-down é uma abordagem estratégica que alinha as atividades departamentais com os objetivos comerciais abrangentes. É um método que pode agilizar os processos de tomada de decisão e garantir a alocação eficiente de recursos. Apesar de suas possíveis desvantagens, com uma implementação eficaz usando uma plataforma como o Prophix e adotando uma cultura de comunicação e feedback, ele pode melhorar significativamente o papel das equipes de FP&A como principais impulsionadores da estratégia de planejamento financeiro de uma organização.

Quer ver como o orçamento top-down se compara a outras abordagens? Leia Orçamento bottom-up: tudo o que você precisa saber.