Excel vs. software de planejamento especializado: Fazendo a escolha certa

O planejamento, o orçamento e a previsão são os pilares centrais da gestão corporativa. Em particular, o planejamento tem a tarefa de estabelecer metas, definir medidas para atingi-las e otimizar o uso dos recursos disponíveis.

No planejamento corporativo, a previsão e o planejamento de cenários ganharam grande importância nos últimos anos. A dinâmica dos mercados e da concorrência, bem como eventos como a pandemia, a guerra entre a Rússia e a Ucrânia e a incerteza econômica resultante levaram muitas empresas a perceber que precisam investir no planejamento corporativo e na preparação de previsões. Isso se aplica principalmente a um melhor suporte tecnológico, mas também a um maior desenvolvimento em termos de processos e conteúdo.

8 em cada 10 empresas ainda usam o Excel para planejamento, orçamento e previsão

A realidade em muitas empresas é que o uso do Microsoft Excel para apoiar os processos de planejamento ainda é surpreendentemente alto. Ano após ano, a pesquisa global anual da BARC com profissionais de planejamento "The Planning Survey" mostra que a porcentagem dos que usam o Excel para planejamento - separadamente ou em combinação com outras ferramentas - ainda está bem acima de 70% (veja a Figura 1). Portanto, o Excel é uma parte significativa do processo de planejamento em quase 8 de cada 10 empresas, especialmente nas empresas mais atrasadas. Para examinar as correlações entre o que as empresas mais bem-sucedidas fazem de diferente das menos bem-sucedidas, a Pesquisa de Planejamento BARC classifica as empresas como "líderes" e "retardatárias". As "retardatárias" compreendem os 10% mais baixos (aproximadamente) das empresas com base na obtenção de benefícios comerciais.

A comparação entre líderes e retardatários na Figura 2 revela que 82% dos líderes usam software de planejamento especializado para planejamento, orçamento e previsão, enquanto 37% dos retardatários usam o Excel como padrão. Apenas 52% dos retardatários usam software especializado como seu principal produto de planejamento. Algo que descobrimos com frequência nos projetos de consultoria do BARC é que a escolha do software de planejamento de uma empresa geralmente reflete seu nível de apreciação do valor do planejamento. Embora o planejamento, o orçamento e a previsão sejam elementos importantes da gestão corporativa para alinhar os negócios operacionais com os objetivos estratégicos da empresa para muitos líderes, muitas vezes são considerados pelos retardatários como uma tarefa que deve ser feita pelo menos uma vez por ano.

Apenas 8% dos usuários não têm problemas ao usar o Excel para planejamento

Considerando a importância do planejamento, do orçamento e da previsão para a gestão corporativa, esse uso extensivo do Excel é surpreendente, mas lança uma luz diferente sobre muitos dos desafios existentes nos processos de planejamento atuais e os torna mais fáceis de entender. Em muitas organizações, os processos de planejamento não são suficientemente integrados, demoram muito tempo, utilizam muitos recursos, são muito detalhados e a qualidade dos resultados - medida em relação ao esforço investido - geralmente não é bem equilibrada.

A Figura 3 mostra que os usuários do Excel têm muito mais problemas do que os usuários de softwares de planejamento especializados, como o Financial Planning and Analysis da Prophix. Apenas 8% dos usuários do Excel afirmam não ter problemas significativos, em comparação com 36% dos usuários de software de planejamento especializado. Além disso, os usuários do Excel enfrentam problemas gerais, como "o produto não consegue lidar com grandes volumes de dados" (42%), "desempenho muito lento" (25%) e "o produto não consegue lidar com um grande número de usuários" (16%).

Não menos importante, devido às vantagens citadas acima, os produtos de planejamento especializados têm uma taxa de recomendação muito maior para fins de planejamento do que o Excel. Enquanto 85% dos usuários de software de planejamento especializado afirmam que "provavelmente" ou "definitivamente" recomendariam seu produto de planejamento a outras empresas, apenas 45% dos usuários do Excel afirmam o mesmo. Na verdade, 29% dos usuários do Excel afirmam que "provavelmente não" ou "definitivamente não" recomendariam o uso do Excel como ferramenta de planejamento para outras empresas (consulte a Figura 4).

Benefícios comerciais dos produtos de planejamento especializados versus Excel

As soluções para planejamento, orçamento e previsão dão suporte ao processo completo, desde a criação de modelos e a definição de máscaras de planejamento e fluxos de trabalho até a execução do planejamento e a análise dos planos. Os seguintes benefícios e valores agregados são mais frequentemente alcançados por organizações que usam produtos de software de planejamento especializados da Prophix, tais como

• Aumento da transparência do planejamento
• Melhor qualidade dos resultados do planejamento
• Planejamento mais preciso/detalhado
• Melhor integração do planejamento com BI/analytics
• Maior satisfação do usuário do software

A Figura 5 mostra claramente que as empresas que usam produtos de planejamento especializados alcançam um nível muito mais alto de benefícios comerciais do que as empresas que usam o Excel como sua principal ferramenta de planejamento, provando que o Excel não é totalmente adequado como produto de planejamento. Notavelmente, os principais benefícios dos produtos de planejamento especializados têm muito menos probabilidade de serem alcançados com o Excel. Exceto pela redução de custos, o uso do Excel para planejamento é inferior em todos os benefícios comerciais. No entanto, mesmo uma redução nos custos (principalmente custos de licença) é "paga" por meio de uma maior carga de trabalho manual e possíveis correções de erros.

Como as plataformas de software modernas apoiam o planejamento, o orçamento e a previsão

O uso de produtos de planejamento especializados, como o Financial Planning and Analysis da Prophix, em vez do Excel, é um fator decisivo para o sucesso de um planejamento corporativo eficiente. Essas ferramentas oferecem funções de suporte abrangentes para a preparação, execução e análise do planejamento.

A base do planejamento corporativo integrado é um banco de dados uniforme para dados reais e planejados, bem como um modelo de dados consistente. As ferramentas de software líderes de mercado para planejamento corporativo suportam o armazenamento central de todos os dados e, assim, criam uma base de dados única e comum para o planejamento corporativo, bem como para outras disciplinas de gerenciamento de desempenho, como relatórios, análises e consolidação financeira (ponto único de verdade).

Com base nisso, deve ser desenvolvido um modelo integrado de planejamento corporativo. O objetivo é integrar de forma flexível o planejamento estratégico e operacional com o planejamento financeiro e de resultados. Em particular, isso inclui a integração de todos os subplanos operacionais (vendas, produção, compras, recursos, custos, investimentos etc.), inclusive sua integração com os planos financeiros (balanço patrimonial, P&L, fluxo de caixa).

As ferramentas de planejamento corporativo suportam diferentes estratégias de planejamento, como o planejamento top-down e bottom-up. As abordagens top-down são usadas principalmente para planejamento estratégico de negócios e planejamento de resultados. As abordagens bottom-up, por outro lado, são usadas com mais frequência em ambientes distribuídos, onde o objetivo é coletar dados planejados de um grande número de planejadores descentralizados. Enquanto o planejamento top-down geralmente requer funções para simulação com análises de cenários ou distribuição de dados ("splashing"), para o planejamento bottom-up, são úteis funções fáceis de usar para entrada de dados planejados por meio de vários clientes (Web, Excel etc.), bem como mecanismos de fluxo de trabalho para controle de processos.

Como os requisitos de planejamento podem mudar rapidamente devido à dinâmica crescente, muitos departamentos comerciais se esforçam para aumentar a flexibilidade no manuseio de dados e a independência da TI central (autoatendimento). Por esse motivo, as ferramentas de software devem permitir uma operação simples e amigável para o usuário da empresa, sem exigir muito treinamento para obter resultados rápidos. Se uma solução estiver disponível na nuvem e for operada pelo fornecedor do software (software como serviço), isso também reduzirá a dependência dos recursos de TI da própria empresa.

Resumo

A dinâmica do mercado e da concorrência constantemente impõe novos desafios às empresas. Na gestão corporativa, o planejamento corporativo tem a tarefa de estabelecer metas, definir medidas para alcançá-las e otimizar o uso dos recursos disponíveis. Nesse sentido, o uso de produtos de planejamento especializados é um fator decisivo para a eficácia e a eficiência.

A realidade em muitas empresas é que o uso do Microsoft Excel para planejamento ainda é surpreendentemente alto, o que é uma abordagem arriscada. Para responder à pergunta do título do blog, não, usar o Excel para processos de planejamento não é uma boa escolha. Não apenas porque os usuários do Excel enfrentam muito mais problemas do que os usuários de produtos de software de planejamento especializados, mas também porque o Excel carece de funcionalidade e suporte para simplificar os processos de planejamento.

As modernas plataformas de gerenciamento de desempenho financeiro líderes de mercado, como a Prophix, oferecem amplas funções de suporte para a preparação, execução e análise do planejamento. Para obter o melhor suporte possível para os processos de uma empresa, as ferramentas de planejamento devem ser cuidadosamente selecionadas de acordo com seus requisitos específicos. Um processo formalizado de seleção de software com uma análise comparativa de várias soluções é importante e cria segurança para o investimento.

Esta postagem do blog foi escrita em colaboração com a BARC.

O Dr. Christian Fuchs é analista sênior e chefe de pesquisa de dados e análises do BARC (Business Application Research Center). Ele é especialista em sistemas de apoio à decisão nas áreas de gestão de desempenho corporativo, planejamento corporativo, consolidação financeira e análise. É autor de vários estudos do BARC. Como consultor, ele dá suporte a organizações no processo de seleção de software, bem como em questões estratégicas relacionadas ao portfólio de software, arquitetura e cenários de uso.