Empresas de médio porte presas à verdade de ontem e perdendo as vantagens competitivas de hoje

"A verdade de ontem é a [BS] de hoje", escreve Brad Blanton, o iconoclasta autor do best-seller Honestidade Radical. "Até mesmo o insight libertador de ontem é a cadeia de explicações obsoletas de hoje."

Assim, a maioria das empresas de médio porte (receita de US$ 50 milhões a US$ 1 bilhão) está aprisionada pela crença obsoleta de que as melhores ferramentas de relatórios financeiros, orçamento e planejamento eficazes são apenas para as maiores empresas.

Na verdade, as ferramentas de planejamento e análise financeira (FP&A) existem para empresas de médio porte e podem proporcionar uma vantagem competitiva significativa ao acelerar drasticamente processos como orçamento, análise, planejamento e relatórios, além de reduzir erros e omissões. O software de FP&A faz isso automatizando e consolidando diversos fluxos de dados corporativos (financeiros, operacionais, de vendas etc.) em todos os departamentos. Como resultado, os dados se tornam úteis, em vez de serem um recurso esmagador que é coletado, mas pouco utilizado.

No entanto, a maioria das empresas de médio porte ainda usa sistemas baseados em planilhas, que consomem tempo e são propensos a erros, para fazer orçamentos, planejamentos e consolidações financeiras, acreditando que não têm tempo ou recursos para implementar ferramentas de gerenciamento digital que lhes permitam administrar melhor seus negócios. A explicação mais comum é: "nosso pessoal de finanças está muito ocupado com a administração de nossos negócios para adotar um novo sistema" Enquanto isso, esses profissionais de finanças altamente treinados atuam como pouco mais do que uma equipe de escriturários de entrada de dados, passando inúmeras horas inserindo e reinserindo dados e fórmulas ou copiando e colando entre células e planilhas.

Na verdade, a automação desses processos liberaria os profissionais de finanças do que é essencialmente um trabalho tedioso, dando-lhes tempo para realizar análises úteis dos dados, para entender quais partes da empresa são lucrativas, onde a empresa deve investir recursos para maximizar a lucratividade e quais processos prejudicam ou ajudam a produtividade. Quando começam a fazer essas coisas, o Departamento Financeiro deixa de ser as pessoas que relatam o que aconteceu no passado - os proverbiais contadores de feijão. Em vez disso, o departamento financeiro se torna um criador de valor na empresa, capaz de informar a direção estratégica.

Considere o ciclo de relatórios mensais da maioria das empresas de médio porte. O setor financeiro importa dados de todos os departamentos. A simples obtenção dos dados é uma tarefa demorada, que muitas vezes exige várias solicitações e conversas. Em seguida, eles precisam copiar e colar - ou redigitar - os dados em planilhas eletrônicas - um processo que quase garante a introdução de erros. Em seguida, eles tentam formatar os dados de forma consistente e vincular os dados entre as pastas de trabalho das planilhas. Esse é um processo que consome facilmente de cinco a dez longas horas por dia. Com a automação, isso pode ser feito em algumas horas.

Livre do tédio da coleta e consolidação de dados, o departamento financeiro pode dedicar muito mais tempo a atividades que agregam valor, como a execução de vários cenários hipotéticos. "E se transferíssemos recursos do departamento X para o departamento Y? E se optássemos por vendas diretas em vez de vendas por canal? E se cortássemos os custos de telecomunicações em 8%? Etc."

Da mesma forma, os processos anuais de planejamento e orçamento são um pesadelo para a maioria dos departamentos financeiros de empresas de médio porte, muitas vezes exigindo noites e fins de semana no escritório. Não é incomum que as equipes de finanças passem meses no processo de orçamento anual. Isso inclui projetar e preparar planilhas, enviá-las aos gerentes de departamento, lembrá-los da data de vencimento dos valores orçamentários, receber as planilhas de volta, copiar dados entre as planilhas, validar os números agregados, sincronizar os formatos das planilhas, enviar relatórios à gerência e, potencialmente, repetir muitas dessas tarefas para diferentes cenários. Em muitos casos, no momento em que o orçamento é finalizado, não há tempo disponível para saber se os planos são confiáveis.

Por outro lado, muitas empresas que adotaram o software de FP&A relatam que podem reduzir um processo orçamentário de três meses para três semanas. Além dos benefícios evidentes da economia de tempo, o processo aprimorado resulta em um orçamento mais preciso que se vincula aos objetivos estratégicos da empresa. Ele permite uma melhor validação para verificar se os recursos orçados são realistas e ganha tempo para determinar melhor se há custos excessivos que podem ser cortados.

Para orçar adequadamente, seja anualmente, trimestralmente ou em uma base contínua de 12 meses, como muitas empresas fazem atualmente, as equipes de gerenciamento de empresas de médio porte precisam de uma análise perspicaz de métricas e dados confiáveis. Elas também precisam de tempo e informações para examinar uma variedade de cenários. Mas a maioria continua correndo em uma esteira de baixo valor, incapaz de perceber os benefícios possíveis dos dados que passam pelo Departamento Financeiro devido à explicação ilógica de que o Departamento Financeiro não tem tempo para fazer as coisas melhor.

As grandes empresas têm os recursos para implantar grandes sistemas de planejamento de recursos empresariais, mas o mercado de médio porte precisa de um tipo diferente de ferramenta que não seja apenas fácil de usar, mas que também agregue valor imediatamente, sem personalização e manutenção extensas. Com o software de FP&A correto automatizando processos de baixo valor, as equipes de gerenciamento de empresas de médio porte podem passar mais tempo usando suas habilidades analíticas para gerar insights sobre diversas variáveis. Tendências e variações são mais fáceis de detectar quando os dados estão atualizados, completos e prontamente disponíveis, dando à gerência a oportunidade de tomar decisões melhores.

O ambiente de negócios e as empresas individuais estão sempre mudando. Permanecer preso à verdade de ontem pode ser o maior inibidor para alcançar o sucesso de amanhã.