Criando uma estrutura para o planejamento bem-sucedido de cenários, com Jack McCullough

Ninguém quer ser um "Chicken Little" corporativo, prevendo todas as possíveis maneiras pelas quais o céu pode cair nos próximos meses e anos. Mas 2020 mostrou a importância fundamental do planejamento de cenários. Embora uma pandemia global possa ser um evento único na vida (esperamos!), há muitas outras crises em potencial que uma empresa pode enfrentar, desde problemas causados por mudanças climáticas até uma economia volátil. Para os profissionais de finanças responsáveis por manter as empresas no azul, o planejamento para o dia em que o céu cair faz parte do trabalho. Para obter alguns insights sobre o desenvolvimento de uma estrutura de planejamento de cenários que apoie resultados precisos e adequados, conversamos com Jack McCullough, fundador e presidente do CFO Leadership Council. Além de uma vasta experiência na prestação de serviços de CFO para empresas iniciantes e de alto crescimento, ele é um palestrante regular em conferências em todo o mundo e autor de"Secrets of Rockstar CFOs"

Tenha uma visão holística

O planejamento eficaz de cenários deve sempre começar com uma compreensão profunda dos negócios em toda a empresa. "Faça um tour de escuta", diz Jack. Ele sugere conversar com executivos de toda a empresa para entender seus desafios, oportunidades, necessidades e restrições. Um estudo abrangente das operações em toda a empresa informará melhor as estratégias de adaptação e de dinamização em um cenário imprevisível. Isso também prepara o terreno para todo o processo de planejamento de cenários, que se baseia em uma perspectiva inter-relacionada e multifuncional. Ao mesmo tempo, esteja pronto para fornecer direção e orientação. Os colegas também estão empenhados em garantir que seus departamentos estejam equipados para enfrentar situações inesperadas e podem estar preocupados com a capacidade da empresa de gerenciar a incerteza. Oferecer informações e transparência ajudará muito a criar confiança e segurança. "Prepare-se para capacitar outras pessoas em toda a empresa e, ao mesmo tempo, seja realista quanto ao que pode ser realizado com recursos limitados", diz Jack.

Liderar com confiança

Armado com essas informações de toda a organização, o CEO da empresa pode desenvolver um objetivo geral para o planejamento de cenários que sirva de guia e referência. "A liderança precisa articular sua visão para a empresa, definir metas - financeiras e não financeiras, quantificáveis e não quantificáveis - e dar uma definição de sucesso", explica Jack. Isso também fornece contexto para o projeto geral, aumentando a probabilidade de os funcionários se sentirem motivados a contribuir para tornar a organização mais resiliente e à prova de crises em todos os setores. "As pessoas devem sentir que têm um papel no sucesso do planejamento de cenários", diz ele.

Escolha a equipe com cuidado

Os grandes desastres e desafios repercutem em todos os departamentos, portanto, isolar as preocupações e o planejamento seria um grave erro. Jack diz: "Quanto mais os participantes entenderem os problemas uns dos outros, melhor e mais produtivo será o processo de planejamento." Obviamente, quem está envolvido em um projeto de planejamento de cenários varia de acordo com as circunstâncias e a natureza de cada empresa. Em geral, diz Jack, o CFO deve conduzir o processo e, se a empresa tiver uma função de planejamento e análise financeira, a pessoa sênior desse grupo também deve estar envolvida. A contribuição do CEO é importante, pois ele é responsável por projetar e comunicar a visão corporativa. No entanto, diz Jack, "isso não significa que ele deva microgerenciar o processo, mas apenas estar envolvido, mesmo que seja apenas pela ótica - embora esperemos que seja mais do que isso" A multifuncionalidade também deve continuar aqui, com a inclusão de representantes de cada departamento: vendas, marketing, suporte ao cliente e assim por diante. Mas Jack adverte que é preciso ficar atento a uma mentalidade de feudo. "Certifique-se de que cada grupo respeite os desafios enfrentados pelos outros grupos", diz ele. Todos devem se concentrar na empresa como um todo e "se os grupos não estiverem na mesma página, o processo estará condenado desde o início"

Cuidado com as armadilhas comuns

Jack identificou vários fenômenos que podem obstruir as estruturas de planejamento de cenários. O principal deles é a "paralisia da análise" O planejamento excessivo, como a criação de respostas para muitas situações hipotéticas e específicas, é um uso ineficiente do tempo e de outros recursos: "Se 2020 não nos ensinou mais nada, foi a nossa capacidade limitada de enxergar o futuro", ressalta ele. Presumivelmente, poucos CFOs tinham uma pandemia em sua cartela de bingo de cenários. O mais importante, segundo ele, é ter uma mentalidade flexível e a capacidade de mudar rapidamente para enfrentar circunstâncias inesperadas. Embora seja fundamental obter percepções e previsões de outros departamentos, Jack observa que é importante estar ciente de que as pessoas podem ter motivações diferentes ao fornecer informações importantes, o que pode ser difícil de discernir. Por exemplo, ele diz: "Um vice-presidente de vendas pode acreditar que a receita aumentará 15% ano a ano, mas dizer ao CFO que ela aumentará apenas 10% como forma de gerenciar as expectativas. A equipe de vendas quer definir expectativas baixas que eles sabem que podem atingir." Esse tipo de comportamento não se limita ao setor financeiro. Os engenheiros podem fornecer um prazo mais longo para o lançamento de um software, por exemplo. "É a natureza humana, mas é um desafio para o CFO fazer previsões nessas circunstâncias", observa Jack. "Apenas certifique-se de que os líderes entendam e respeitem as capacidades e os desafios uns dos outros, e que vocês tenham uma cultura de respeito mútuo."

Olhe para dentro para planejar com antecedência

Uma estrutura de planejamento de cenário produtiva exige mais do que a avaliação de riscos externos - exige também uma avaliação interna significativa. Com a liderança definindo a visão, os profissionais financeiros devem se encarregar do esforço, fazendo parcerias com membros seniores de áreas funcionais de toda a organização para desenvolver um plano que integre dados e perspectivas de cada uma delas. Essa abordagem holística e integrada das técnicas de planejamento de cenários pode parecer mais complicada e demorada no início, mas, em última análise, resulta em uma estrutura muito mais útil e eficaz para enfrentar o desconhecido. E quando o céu começar a cair, as empresas que se dedicaram a esse trabalho estarão prontas. Saiba mais sobre o planejamento de cenários em nosso guia, "Planejamento de cenários para finanças: O quê, como e por quê"