Construção de uma função financeira pronta para o futuro para Steyn City

Kreason Naidoo lidera a equipe de relatórios financeiros da empresa sul-africana de desenvolvimento e construção imobiliária Steyn City, que se tornou cliente da Prophix em 2020. Em um webinar recente, ele compartilhou como a Prophix melhorou sua vida profissional e o panorama geral da empresa. Aqui estão as principais conclusões. Nos arredores de Joanesburgo, há um lugar diferente de qualquer outro. A Steyn City, idealizada pelo empresário bilionário sul-africano Douw Steyn, é basicamente uma cidade dentro de uma cidade. Com quatro vezes o tamanho de Mônaco e 2 ½ vezes o tamanho do Central Park de Nova York, é o maior empreendimento desse tipo no continente africano. Além de seus inúmeros edifícios residenciais, atualmente possui um parque de escritórios, seu próprio campo de golfe (projetado por Jack Nicklaus), um centro equestre, 2.000 acres de parque, uma lagoa, uma piscina coberta, restaurantes e uma escola - a lista é longa. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Clubhouse do campo de golfe de Steyn City[/caption] Queríamos nos aprofundar um pouco mais na história por trás desse projeto fascinante e recentemente realizamos um webinar com Kreason Naidoo, Gerente de Relatórios Financeiros de Steyn City. Quando ele começou a trabalhar aqui há vários anos, tanto a cidade quanto a empresa de construção que a criou pareciam muito diferentes. "Na verdade, comecei a trabalhar aqui na Steyn City quando não havia um departamento financeiro e, por isso, fui encarregado de estabelecer todo o processo financeiro do zero", lembrou Kreason. Assim como a própria cidade, o escritório de finanças teve de ser construído do zero. Desde então, muita coisa mudou. Tanto a equipe de Kreason quanto Steyn City cresceram significativamente, o que tornou ainda mais crucial a elaboração de relatórios eficazes. Para resolver esse problema, a equipe implementou o Sage - que Kreason acreditava ser a única solução de ERP capaz de atender às necessidades muito específicas da empresa. Em 2020, a equipe financeira procurou melhorar ainda mais os recursos de relatórios da Steyn City adicionando uma solução de CPM. Eles escolheram a Prophix. Então, depois de um ano com a Prophix, quais foram suas principais conclusões? O que mudou? Aqui estão os 3 benefícios mais importantes que o Prophix trouxe:

1. Melhoria da eficiência

Isso dificilmente será uma surpresa, mas o Prophix teve um impacto profundo na eficiência do departamento financeiro de Steyn City. No decorrer da entrevista, Kreason mencionou vários exemplos de como ele economizou muito tempo graças ao Prophix. Aqui está um deles, em suas próprias palavras:

"Estou muito feliz por ter o Prophix porque [risos] não preciso fazer tudo isso manualmente no Excel. [...] Onde eu gastava, digamos, cerca de 90% do meu tempo fazendo, agora estou gastando esse tempo revisando, analisando e corrigindo."

Com relação às velocidades gerais do processo, Kreason disse o seguinte:

"Quando começamos o processo com a Prophix, eu não sabia o quanto a ferramenta era poderosa. Estávamos mais interessados nos relatórios impressos, nos gráficos, nas tabelas e em coisas do gênero que a diretoria queria. Mas depois, à medida que íamos construindo, percebemos que - uau, esperem aí, pessoal, quero dizer, se vocês podem fazer isso e aquilo, então meu processo de orçamento será simplificado em semanas. Meu processo de previsão é simplificado em meses. Quero dizer, fazemos previsões aqui até 2026 e, às vezes, até 2032, e isso é algo que pode ser feito em uma semana. Portanto, isso realmente facilitou muito minha vida. Não vou mentir - ainda há alguns processos manuais que precisam ser feitos, mas isso não é culpa da Prophix de forma alguma [risos]." [caption id="attachment_28113" align="aligncenter" width="1000"] Steyn City oferece 45 km de avenidas para pedestres.[/caption]

2. Mais reportagens dinâmicas

Conforme mencionado acima, a Steyn City oferece tantos serviços que o resultado é um negócio altamente diversificado - e complexo. Há imóveis residenciais e comerciais, restaurantes e serviços para eventos, atividades de construção, varejo, um depósito, uma escola particular, instalações esportivas e muito mais. Isso resulta em um total de 13 unidades de negócios (possivelmente até mais no momento em que você estiver lendo isto), cada uma com seu próprio fluxo de receita. Para ajudar na ambição da diretoria de "saber tudo", Kreason e os implementadores da Prophix criaram relatórios que oferecem uma visão geral de cada segmento, bem como uma declaração consolidada, caso seja necessário considerar o panorama geral. Kreason explica isso da seguinte forma:

"Digamos que, por exemplo, o setor de construção tenha um relatório e tudo o que estiver relacionado à construção seja filtrado nesse relatório, e eu posso apresentar isso. Ok, você quer ver apenas a hospitalidade; bem, eu posso fazer isso porque posso [...] puxar todas as áreas relacionadas a essa dimensão, como a chamamos, ou unidade de negócios, e fazer um relatório sobre isso. Não preciso criar cinco relatórios diferentes; crio um e, literalmente, como a Prophix chama, [...] folheio as páginas [...] e seleciono os diferentes tipos de páginas, e posso gerar relatórios sobre isso. Você quer vê-las como um grupo, consolidadas? Claro, sem problemas, posso lhe mostrar isso também."

[caption id="attachment_28112" align="aligncenter" width="1000"] At Restaurant XIX in Steyn City[/caption]

3. Melhor comunicação interna

Mesmo com a melhor solução de CPM, não será uma solução definitiva no que diz respeito à comunicação eficaz dos números da empresa. No entanto, no caso do Prophix e de seus recursos colaborativos, ele oferece uma atualização significativa em relação a uma planilha estática anexada a um e-mail. Como ressalta Kreason, a última pode levar a diferentes interpretações dos mesmos dados:

"A comunicação nem sempre é possível, pois posso enviar um e-mail e você pode interpretá-lo de uma forma diferente da que estou tentando explicar. Por outro lado, se você tiver uma ferramenta de relatório comum, e todos usarem essa ferramenta, você poderá esclarecer inconsistências, confusões e mal-entendidos com relativa rapidez. [...] [Com o Excel, é como] "qual versão disso estou vendo? Estou vendo a versão correta? Você me enviou o item certo? Que número é esse - isso mudou?" Agora tudo é plotado e gerenciado em uma única ferramenta."

Conclusão Tanto a equipe de Kreason quanto a Steyn City como um todo estão em uma jornada de transformação notável nos últimos dois anos. Como os exemplos de Kreason mostraram, a introdução do Prophix ajudou a acelerar ainda mais esse processo - mas como garantir um projeto CPM bem-sucedido? A primeira etapa é encontrar um fornecedor de CPM que se adapte ao projeto. No caso da Steyn City, não se tratava apenas dos recursos do software Prophix. Além de sua forte integração com a Sage, o histórico de sucesso da Prophix em projetos de clientes e o compromisso contínuo com o sucesso do cliente tiveram um papel importante na decisão. Kreason, apesar de trabalhar em uma função não muito técnica, também se viu fortemente envolvido no processo de implementação. Olhando para trás, ele considerou isso crucial para todo o projeto, apesar de estar cético no início: "Vou ser sincero com você - eu não estava realmente entusiasmado em fazer parte do processo [de implementação]", ele confessou durante nossa conversa. Ele pensou: "Eu simplesmente não tenho tempo para fazer isso" No entanto, sua perspectiva mudou radicalmente quando a equipe da Prophix explicou os benefícios de seu envolvimento mais profundo:

"Quando comecei a trabalhar com vocês, descobri que essa era a parte mais importante de toda a construção. Especialmente como gerente financeiro, você precisa entender como as coisas funcionam e como tudo se encaixa. [...] O Prophix tem recursos muito bons que permitem detalhar e anualizar os números, mas é muito importante que você faça parte da implementação desde o início para que, de certa forma, mapeie as coisas da maneira que deseja."

Esse processo também incluiu a reavaliação e a otimização dos processos existentes antes de criá-los no Prophix. Graças a essa abordagem, Kreason e sua equipe agora têm uma solução que conhecem bem, processos mais eficientes e números nos quais confiam - uma configuração perfeita para o crescimento futuro, assim como a cidade que estão ajudando a construir.