Compreensão da reconciliação de contas no gerenciamento financeiro

Quando uma organização atinge um determinado tamanho, seus dados financeiros ficam dispersos em dezenas - se não centenas - de fontes. Acrescente uma estrutura organizacional complexa com subsidiárias em várias jurisdições e, de repente, uma única sessão mensal de contabilidade não será suficiente. É nesse ponto que a reconciliação de contas se torna essencial, verificando duas vezes as transações no razão geral da sua empresa em relação às fontes secundárias.

Neste artigo, abordaremos:

O que é reconciliação de contas?

A reconciliação de contas é essencial para garantir que os livros contábeis de uma organização sejam precisos. Como muitos processos financeiros, ela pode ser demorada e trabalhosa, mas o esforço vale muito a pena.

Definição e conceito básico

A reconciliação de contas é o processo de garantir que o razão geral da sua empresa esteja correto e equilibrado, comparando-o com fontes secundárias. Ela garante às equipes de finanças e contabilidade que os livros estão completos e atualizados durante o processo de fechamento. A prática recomendada é reconciliar todas as contas do razão geral mensalmente - uma tarefa significativamente trabalhosa que a automação pode agilizar - permitindo que você e suas equipes se mantenham atualizados mais rapidamente.

Por que a reconciliação de contas é importante

Nenhum líder financeiro vai argumentar que ter demonstrações financeiras precisas é algo ruim. A precisão desses demonstrativos não é apenas necessária em algumas jurisdições legais, especialmente para empresas de capital aberto, mas também é essencial para a tomada de melhores decisões estratégicas. Os líderes confiam nesses demonstrativos - e nos relatórios que você cria com eles - para saber exatamente como orientar os negócios.

A importância da reconciliação de contas na gestão financeira

A precisão e a integridade do razão geral são essenciais para vários aspectos da sua organização.

Por que a reconciliação de contas é necessária?

Em um determinado dia, o razão geral da sua organização pode ser preenchido com centenas, se não milhares, de transações. Algumas delas são adicionadas manualmente pelos departamentos, que têm seus próprios processos para isso, enquanto outras são inseridas automaticamente por meio de integrações com as várias ferramentas que sua organização usa para gerenciar as operações diárias.

A reconciliação de contas padroniza essas transações, comparando-as com evidências de suporte de fontes de dados secundárias. Isso garante que os demonstrativos financeiros sejam precisos e ajuda a manter a confiança das partes interessadas nos dados financeiros.

Garantia da precisão financeira

Até mesmo um pequeno erro no razão geral pode ter repercussões em toda a organização. Um decimal perdido aqui, uma cobrança dupla ali e, de repente, você está lidando com demonstrativos financeiros imprecisos, previsões incorretas e decisões estratégicas inadequadas. A reconciliação regular de contas elimina esses erros antes que eles se tornem problemas maiores.

Manutenção da confiança das partes interessadas

Qual a probabilidade de você confiar em um relatório ou demonstrativo com dados que não foram verificados pelo menos uma vez? A reconciliação de contas cria essa confiança, garantindo que as partes interessadas internas e externas saibam que estão vendo dados precisos. Se necessário, a reconciliação permite até mesmo que você forneça fontes secundárias para os participantes que queiram fazer suas próprias pesquisas adicionais.

Tipos de reconciliação de contas

Embora o processo de conciliação de contas geralmente siga as mesmas etapas em diferentes contas financeiras, há alguns tipos diferentes de conciliação de contas que exploraremos.

Reconciliação bancária

A conciliação bancária é a forma mais comum de conciliação. A conciliação bancária é feita pegando-se os extratos bancários e as contas da empresa e certificando-se de que eles coincidem.

Reconciliação de caixa pequeno

Como é fácil perder o controle do dinheiro de caixa, esse tipo de reconciliação verifica se essas contas de caixa estão de acordo com os recibos e outros registros dessas transações, um processo essencial para evitar erros e uso indevido.

Reconciliação de fornecedores

A conciliação de fornecedores é o processo de contas a pagar que garante que suas despesas reais estejam de acordo com as faturas de fornecedores que você recebeu.

Reconciliação específica do negócio

A reconciliação específica do negócio é a comparação dos seus registros internos no início e no final do ciclo financeiro, como a reconciliação do balanço patrimonial. A frequência desse processo depende do tipo de negócio conduzido, dos produtos vendidos ou dos serviços prestados. Os serviços financeiros geralmente precisam reconciliar as contas dos clientes com os fundos dos clientes com mais frequência do que outros tipos de negócios.

Reconciliação entre empresas

A reconciliação entre empresas é a verificação e o equilíbrio das transações entre empresas e subsidiárias do mesmo grupo corporativo.

Reconciliação de cartão de crédito

A reconciliação de cartão de crédito é a comparação dos extratos de cartão de crédito com os registros da empresa.

O processo de reconciliação de contas: Passo a passo

Reunir os documentos necessários

Não cometa o erro de iniciar a conciliação de contas sem os documentos corretos, pensando que você os procurará quando encontrar discrepâncias. Como um advogado construindo seu caso, você deve coletar todos os documentos financeiros relevantes, compilar toda a documentação de apoio para as transações registradas e verificar novamente a precisão do que foi coletado antes de começar a verificar as transações.

Comparação de saldos de contas

Antes de começar a analisar uma conta transação por transação, a comparação do saldo total da conta com uma fonte secundária pode informar rapidamente se há alguma discrepância a ser investigada antes de se aprofundar no assunto, permitindo que você priorize as contas de acordo com o volume de trabalho que será necessário para reconciliá-las.

Depois de analisar os saldos totais, você deverá se aprofundar em cada conta, linha por linha, e comparar as transações com as fontes secundárias e os documentos que reuniu.

Identificação de discrepâncias

Ao analisar cada conta, você encontrará transações em seu razão geral que não correspondem exatamente às mesmas transações em sua fonte secundária. É possível até mesmo encontrar transações que não estão representadas nessa fonte, o que significa que foram inseridas por engano ou, de alguma forma, não foram registradas nessa conta ou documento.

Você pode investigar discrepâncias individuais à medida que elas surgem ou identificá-las todas para investigá-las em um lote posteriormente.

Investigação e solução de diferenças

Quando chegar a hora de investigar uma discrepância, você precisará obter todas as fontes secundárias e documentos vinculados a essa discrepância. Primeiro, você deve eliminar os motivos mais comuns para essas discrepâncias, como, por exemplo

• Erros de entrada de dados

• Transações em moeda estrangeira

• Cobranças duplicadas

• Fornecedores incompatíveis

Se você eliminou esses erros e ainda não conseguiu resolver a discrepância, precisará investigar mais detalhadamente.

Salvando documentos

Ao fazer a conciliação de contas, é recomendável salvar regularmente todos os documentos usados e registrar o processo. Isso é feito por dois motivos:

• Consistência: Você deseja que o processo de conciliação de contas seja o mais consistente possível para evitar erros. Certifique-se de que o processo seja sempre o mesmo e que a equipe envolvida na reconciliação sempre saiba onde encontrar os documentos necessários.

• Evidências: Se alguém precisar verificar novamente o seu trabalho, deverá saber exatamente quais documentos você usou e onde encontrá-los.

Métodos comuns de reconciliação de contas

Método 1: Reconciliar com um extrato financeiro, extrato bancário, extrato de cartão de crédito ou extrato de empréstimo

O exemplo abaixo é para uma reconciliação de cartão de crédito, mas as etapas permanecem semelhantes para um extrato financeiro, extrato bancário ou extrato de empréstimo. É essencial que, além de juros e taxas, não haja itens não reconciliados nos extratos.

1. Colete e classifique recibos e relatórios de despesas. Tradicionalmente, isso era feito manualmente com recibos de papel e formulários de despesas, mas agora pode ser automatizado com o uso de um software de gerenciamento de despesas.
2. Fazer a correspondência entre as transações e os extratos. Cada transação registrada no extrato do cartão de crédito deve ter seu recibo ou relatório de despesas correspondente com valores concordantes.
3. Resolva os erros. Nem todos os erros são intencionais ou mal-intencionados, mas às vezes acontecem. Por exemplo, em um cartão de crédito, pode haver um reembolso que foi aplicado a uma transação cancelada, uma taxa por uma cobrança não realizada ou cobranças duplicadas acidentais. Se alguma discrepância for identificada por meio desse processo, não deixe de notificar seu banco.

Método 2: Reconciliar com a atividade da conta

1. Compare o extrato bancário da conta com o extrato de caixa. Certifique-se de que todas as entradas estejam de acordo em ambas as fontes e observe todas as entradas que não tenham contrapartida.
2. Identifique os pagamentos em um lado que não aparecerão como pagamentos no outro. Isso pode incluir cheques e transações em caixas eletrônicos no lado do livro caixa e taxas de serviço, saques a descoberto e tarifas no lado da conta.
3. Combine as transações que aparecem nos dois registros. Se houver alguma que não tenha uma entrada apropriada no outro registro, adicione-a.
4. Verifique se há erros no extrato da conta bancária. Erros bancários são raros, mas é essencial notificar seu banco assim que algum for identificado. A correção aparecerá em extratos futuros, mas precisará ser equilibrada agora para concluir a reconciliação deste ciclo.
5. Verifique se os saldos estão de acordo. Depois que todos os erros e exceções tiverem sido resolvidos e balanceados, os dois extratos deverão estar de acordo. Quaisquer discrepâncias devem ser relatadas e explicadas.

Método 3: Reconciliar com a atividade do livro auxiliar

1. Assim como nos métodos anteriores, comece comparando as entradas do razão geral com o livro auxiliar e identifique as discrepâncias. Preste muita atenção a todas as transações não recorrentes, pois essas são as entradas com maior probabilidade de erros. Outros problemas comuns são erros de duplicação, entradas na conta errada e erros de transposição.
2. Faça a correspondência das entradas entre os livros contábeis. Certifique-se de que cada entrada tenha sua contrapartida no outro livro-razão e que os valores estejam de acordo. Registre todos os erros.
3. Investigue os erros. Depois que os erros forem identificados e compreendidos, tome as medidas adequadas para resolvê-los e garantir que sejam registrados corretamente em ambos os livros contábeis.
4. Compare e ajuste os saldos. Se todos os ajustes e correções tiverem sido concluídos, os livros contábeis deverão estar de acordo.

Quando usar cada método

Se você tiver acesso a extratos claros que contenham as transações que você precisa verificar, o primeiro método geralmente será o que você usará, pois terá os dados mais precisos. Quando essas informações não estiverem disponíveis, você deverá comparar a conta financeira de onde vem a discrepância com o razão geral. Embora a conta possa não ter recibos ou outra documentação específica, ela geralmente é uma boa fonte de informações para reconciliação.

Se você precisar ver a transação no contexto de várias contas - ou se precisar encontrar uma transação que foi atribuída à conta errada -, será melhor usar o método de atividade do livro auxiliar.

Causas das discrepâncias na conciliação de contas

As discrepâncias que você encontrará durante uma conciliação podem ser agrupadas em quatro categorias: erros e enganos humanos, diferenças de tempo, dados ausentes ou incompletos ou fraude.

Erros humanos e enganos

O erro humano não pode ser completamente eliminado de nenhum processo financeiro, e isso inclui a reconciliação. Aqui estão alguns erros comuns que devem ser observados:

• Erros do lado do negócio: Erros no registro de transações, como omissões ou lançamentos errados no livro caixa, contribuem para as diferenças entre os saldos. Às vezes, isso pode ser atribuído ao uso de sistemas manuais, como planilhas, para registrar transações em vez de software dedicado.

• Erros do lado do banco: Embora raros, os erros cometidos pelo banco no registro das transações, como omissões ou imprecisões, não são impossíveis e podem levar a disparidades entre os saldos contábeis.

Diferenças de tempo

As diferenças de prazo podem afetar tanto as transações baseadas em cheques quanto os depósitos automatizados.

• Cheques: Devido aos possíveis atrasos ao lidar com cheques, eles são uma causa frequente de problemas de reconciliação. Quaisquer cheques emitidos pelo banco, mas ainda não depositados, ou pagos ao banco e não cobrados, resultarão em discrepâncias.

• Débitos, créditos e depósitos automatizados: Qualquer processo automatizado que o banco manipule em nome da empresa pode fazer com que as contas sejam alteradas sem qualquer anotação em fontes secundárias. Isso inclui débitos e créditos diretos feitos pelo banco em nome do cliente, quaisquer pagamentos que o banco faça em seu nome, como aluguel ou serviços públicos, depósitos diretos, juros, itens não honrados e dividendos.

Dados e transações ausentes ou incompletos

Nem todos os departamentos operam com o mesmo rigor e sua equipe financeira pode ter de lidar com dados ausentes ao reconciliar contas. Felizmente, essas discrepâncias geralmente são fáceis de detectar; você simplesmente não encontrará um registro correspondente para a transação que está tentando conciliar. Infelizmente, a conciliação pode ser complicada e geralmente envolve entrar em contato com o departamento responsável pela discrepância.

Fraude

A reconciliação de contas é uma parte importante da prevenção de fraudes, pois permite que a equipe financeira passe um pente fino em cada transação financeira. Esse tipo de observação minuciosa geralmente revelará o problema e permitirá que você investigue mais a fundo.

Desafios na reconciliação de contas

A conciliação de contas, em sua essência, é um processo que exige que sua organização analise cada transação para compará-la com a evidência de apoio de outra fonte. Em seguida, se houver alguma discrepância, ela precisa ser resolvida. A solução de uma única discrepância pode ser tão simples quanto corrigir uma casa decimal ou tão complexa quanto buscar um caso de fraude - geralmente envolvendo advogados e meses de trabalho.

Dois aspectos da reconciliação de contas podem torná-la particularmente desafiadora.

Processos manuais demorados

A conciliação de contas geralmente envolve processos manuais demorados, desde a entrada manual de dados até as revisões manuais. Todos esses processos estão sujeitos a erros humanos. Esses erros podem acabar causando suas próprias discrepâncias, exigindo mais trabalho manual para serem corrigidos.

O tempo também é um fator importante aqui. Quanto mais você depender de processos manuais, mais tempo levará para fazer a reconciliação da conta.

Lidar com transações de alto volume

Quanto maior o número de transações que sua organização tiver que examinar, mais demorada será a reconciliação de contas e maior será a probabilidade de alguém cometer um erro. Se essas transações estiverem espalhadas por dezenas de fontes de dados, esse desafio será exacerbado.

Benefícios da reconciliação regular de contas

A reconciliação regular de contas garante a identificação de discrepâncias antes que elas tenham a chance de se transformar em problemas maiores. Isso resulta em melhores relatórios financeiros, melhor gerenciamento do fluxo de caixa e melhor tomada de decisões em toda a organização.

Relatórios financeiros aprimorados

Relatórios financeiros precisos são essenciais para garantir que sua organização aproveite ao máximo cada dólar. A reconciliação regular de contas elimina erros e destaca ineficiências, resultando em relatórios melhores.

Gerenciamento aprimorado do fluxo de caixa

O dinheiro é rei e o gerenciamento adequado do seu fluxo de caixa mantém as luzes acesas. Como a conciliação de contas abrangerá todas as transações de caixa, você terá uma melhor compreensão de como o dinheiro entra e sai da sua organização.

Melhor tomada de decisões

Para que uma organização seja bem-sucedida no longo prazo, ela precisa de líderes que tomem decisões com base em dados, e não apenas em seu instinto. Mas esses dados precisam ser precisos. Com a reconciliação de contas, você pode preparar demonstrativos financeiros precisos nos quais os líderes podem confiar para tomar essas grandes decisões.

Como o software de conciliação de contas lhe traz esses benefícios

Se cada etapa do seu processo de conciliação de contas depender de esforço manual, você estará aumentando desnecessariamente o tempo e os recursos necessários para concluí-lo e, ao mesmo tempo, introduzindo o risco de erro humano.

A plataforma correta de conciliação de contas pode economizar muito tempo, eliminar o risco de erro humano e produzir dinamicamente relatórios financeiros mais precisos e fáceis de navegar. A melhor opção no mercado atualmente? O Prophix One.

O Prophix One é uma plataforma abrangente de desempenho financeiro que lida com tudo, desde o fechamento financeiro até o gerenciamento entre empresas e a reconciliação de contas. Use automações robustas para obter os dados de que você precisa exatamente onde você precisa, melhore a precisão dos dados e aumente a visibilidade das finanças em toda a organização.

Quer ver o que o Prophix One pode fazer? Obtenha uma demonstração aqui.

Como escolher o software de conciliação de contas

Ao escolher o software de conciliaçãode contascerto certo para você e sua empresa, há várias questões a serem consideradas. Aqui estão cinco delas:

1. O software se integra aos seus sistemas financeiros e de ERP e ao software de contabilidade existentes? Isso reduzirá as inconsistências na qualidade dos dados.
2. Esse software tem os recursos de automação que você deseja? O objetivo final é reduzir a chance de erros humanos afetarem seu fechamento, portanto, quanto mais robusta for a automação, melhor.
3. Esse software exigirá uma integração significativa ou é intuitivo o suficiente para ser compreendido pela maioria das pessoas da sua equipe? Um software sofisticado não precisa ter uma interface indecifrável. Um design eficaz e familiar, juntamente com documentação e suporte abrangentes, ajudará suas equipes financeiras a aproveitar melhor a plataforma o quanto antes.
4. Qual é o nível de segurança do software? Ele tem medidas de segurança adequadas, como criptografia e controle de acesso seguro para proteger seus dados?
5. O software oferece visibilidade em tempo real dos processos com os quais lidará e fornece às suas equipes financeiras ferramentas adequadas de rastreamento e monitoramento? Ele também oferece recursos de conformidade e auditoria?

Indicadores-chave de desempenho (KPIs) para reconciliação de contas

Toda vez que você reconciliar contas financeiras com o razão geral, deverá acompanhar os KPIs para saber o quanto o processo é eficaz. Aqui estão os KPIs aos quais você deve prestar muita atenção.

Tempo do ciclo de reconciliação

Quanto tempo leva para reconciliar uma única conta? É isso que é comunicado com esse KPI, geralmente em horas. Você também pode rastrear o tempo necessário para reconciliar completamente todo o seu razão geral.

Taxa de erros

Quantos erros aparecem por número total de transações em sua reconciliação? Expressar isso como uma porcentagem pode ajudá-lo a comparar diferentes métodos de reconciliação para ver qual deles está mais próximo de ser livre de erros.

Taxa de correspondência

Qual é a porcentagem de transações que podem ser combinadas com precisão com transações em fontes secundárias? O acompanhamento desse KPI o ajudará a determinar se as medidas que você está tomando para melhorar a precisão entre as contas estão funcionando ou não.

Conformidade regulatória e reconciliação de contas

Dependendo de vários fatores, como a localização da sua organização ou se ela é negociada publicamente, suas divulgações e processos financeiros terão de atender a determinados requisitos regulamentares. Aqui estão apenas alguns exemplos.

Conformidade com a SOX

A Lei Sarbanes-Oxley (SOX) é uma lei americana que abrange a divulgação de informações financeiras para empresas de capital aberto. A produção de registros financeiros precisos é essencial para a conformidade com essa lei, e todos os demonstrativos financeiros devem atender a determinados requisitos de formatação e transparência. A reconciliação regular de contas é essencial para produzir declarações precisas em conformidade com a SOX.

Requisitos GAAP

Os GAAP (Generally Accepted Accounting Principles, Princípios Contábeis Geralmente Aceitos) incluem vários requisitos no que se refere à contabilidade e à reconciliação de contas, como a contabilidade de dupla entrada e como reconciliar as subsidiárias com os demonstrativos financeiros da matriz. A revisão desses requisitos - ou o uso de software com esses requisitos incorporados - é essencial para a conformidade.

Reconciliação de contas mais fácil com a tecnologia financeira

A tecnologia certa pode simplificar seus processos de fechamento com automação abrangente, correspondência de transações otimizada e esforço manual minimizado. A plataforma de desempenho financeiro correta torna a reconciliação mais fácil e eficiente. Ao evitar erros humanos, eliminar o trabalho manual e garantir que seu processo esteja em conformidade com os requisitos regulamentares, a plataforma de desempenho financeiro correta pode facilitar a reconciliação de contas. Saiba como escolher a plataforma de desempenho financeiro certa para você em nosso guia do comprador.