Como usar o software financeiro para gerenciamento de custos de construção

Com o aumento dos preços dos imóveis em todo o mundo, há uma pressão cada vez maior sobre o setor de construção para iniciar, otimizar e concluir projetos em tempo recorde com margens cada vez menores. O gerenciamento de custos de construção - prever e orçar com precisão o custo de um projeto - está se tornando cada vez mais importante. As empresas de construção precisam garantir o fluxo de caixa para sustentar projetos que podem levar anos para serem concluídos e, ao mesmo tempo, gerenciar quaisquer custos inesperados ao longo do caminho. Por outro lado, os funcionários públicos e os credores precisam de uma visão precisa do custo de um projeto para cumprir os requisitos regulamentares ou obter financiamento.

Muitos gerentes de projeto e equipes financeiras ainda usam planilhas e métodos ineficientes semelhantes, o que torna o gerenciamento de custos uma batalha difícil. O software de planejamento e análise financeira (FP&A) facilita muito o gerenciamento de custos na construção, independentemente do que o seu projeto lhe oferecer.

Os desafios do gerenciamento de custos na construção

Qualquer gerente experiente em construção pode olhar para um local e ver todos os custos necessários para mantê-lo em funcionamento: matérias-primas, custos de mão de obra, equipamentos, licenças e muito mais. Mas, por mais óbvios que sejam, esses custos podem ser incrivelmente difíceis de gerenciar. Se uma peça crucial do equipamento quebrar porque você previu incorretamente os custos de manutenção, não é possível simplesmente alterar os números até que tudo faça sentido. Você tem um problema muito real em mãos e esse equipamento precisa ser consertado ou substituído. Caso contrário, todo o local poderá ser fechado, o que acarretará maiores custos e problemas de fluxo de caixa.

O gerenciamento de custos na construção apresenta vários desafios, cujas consequências são representadas exclusivamente no canteiro de obras:

• A grande quantidade de dados: Tudo em um canteiro de obras está associado a uma lista de custos, cujas transações podem facilmente chegar a milhares. Trata-se de uma quantidade enorme de dados para processar e planejar.
• Poucas ferramentas conectadas dedicadas: Embora sua plataforma de gerenciamento de projetos de construção seja fantástica para lidar com as complexidades do seu projeto, ela raramente é adequada para gerenciar adequadamente seus custos. Sistemas desconectados fazem com que se gaste mais tempo conciliando números do que tomando decisões estratégicas.
• Excesso de custos: Todo projeto corre o risco de ter custos inesperados e em nenhum outro lugar isso é mais verdadeiro do que na construção. Um erro de cálculo antecipado dos materiais necessários, uma quebra repentina de um equipamento essencial ou uma solicitação de alteração inesperada podem aumentar os custos.
• Atrasos no projeto: Seja por causa de mau tempo, mudanças nas regulamentações ou por ter que retirar temporariamente o financiamento de um projeto para abastecer outro, os atrasos podem se tornar caros rapidamente.
• Aumento dos custos dos equipamentos: O aumento dos custos de combustível, a necessidade repentina de novos equipamentos ou mesmo apenas os custos de manutenção podem alterar completamente sua análise de custos.
• Pagamentos atrasados e fluxo de caixa imprevisível: Qualquer pessoa que tenha trabalhado em um projeto de construção sabe que é possível haver atrasos nos pagamentos. Um único pagamento atrasado pode iniciar rapidamente uma reação em cadeia, comprometendo o fluxo de caixa em vários projetos.
• Dependência de crédito e empréstimos de curto prazo: Muitos projetos de construção são financiados com dívidas, o que torna o cálculo de custos e despesas mais desafiador. Além disso, muitos empréstimos são pagos gradualmente à medida que o projeto avança. Isso significa que qualquer atraso no projeto pode resultar em problemas de fluxo de caixa.
• Desvio de escopo e ordens de alteração: Mesmo pequenas alterações no escopo de um projeto, seja por solicitação do cliente ou por problemas imprevistos, podem afetar significativamente o orçamento. Os pedidos de alteração geralmente chegam com atraso e sem documentação completa, o que dificulta a previsão e o controle dos custos com precisão.

Embora os desafios de gerenciamento de custos possam afetar diretamente seus projetos de construção, o software de FP&A correto pode atenuar seus impactos.

Aproveitamento do software financeiro para controle de custos de construção

O uso do software de FP&A correto pode transformar completamente a maneira como você gerencia os custos, automatizando os processos que dependem da coleta e análise manual de dados e ajudando-o a aproveitar melhor esses dados, independentemente do seu nível de habilidade. Os custos do projeto podem se tornar mais previsíveis, colocando você mais do que apenas um passo à frente do próximo desafio.

Ao usar o software de FP&A correto, você começará a ver os benefícios de um melhor gerenciamento de custos de construção:

• Melhor visibilidade dos custos: Nem todos os custos de construção são fáceis de gerenciar. Agora você pode acompanhar adequadamente os custos mais complicados, como a depreciação de equipamentos. Com o software financeiro, você também pode se aprofundar em alocações de custos específicas, como previsão de custos de trabalho, relatórios de trabalho em andamento (WIP), análise de rentabilidade de propostas e planejamento de cadeia de suprimentos e aquisições.
• Aumento da lucratividade: O software financeiro pode rastrear, categorizar e analisar automaticamente os custos do projeto, fornecendo os dados de que você precisa para usar cada dólar com mais eficiência.
• Gerenciamento de fluxo de caixa mais sólido: Ao gerenciar vários projetos, um único atraso pode causar rapidamente uma reação em cadeia. O software de FP&A proporciona uma melhor supervisão do fluxo de caixa de cada projeto, ajudando-o a identificar possíveis problemas antes que eles surjam e criando resiliência em cada projeto.
• Melhor tomada de decisões: O software financeiro coloca os dados na ponta dos dedos, independentemente do número de projetos em execução ou do surgimento de custos inesperados. Melhor ainda, esses dados geralmente podem ser representados em painéis visuais, o que significa que você pode compartilhar insights importantes com o restante da sua equipe e tomar melhores decisões em conjunto.
• Melhor conformidade e capacidade de auditoria: O software financeiro padroniza seus processos e cria um rastro digital em papel de todas as suas atividades. Isso facilita a conformidade com as normas e os padrões contábeis. Também o deixa mais preparado para auditorias, pois você poderá produzir a documentação necessária sem nenhum trabalho extra.
• Maior capacidade de financiamento: Quanto mais precisas forem suas finanças, mais fácil será obter financiamento de bancos e outros credores. O software financeiro pode ajudá-lo a colocar tudo em ordem de forma rápida e eficiente, dando-lhe acesso a melhores opções de financiamento.
• Custos de manutenção de equipamentos mais baixos e menos tempo de inatividade: Com práticas aprimoradas de gerenciamento de custos de construção, você tem mais visibilidade sobre o quanto cada equipamento está sendo usado e quando precisa de manutenção. Você obterá mais de cada equipamento e menos projetos serão interrompidos quando um equipamento crucial quebrar.
• Aumento do crescimento: Ter um controle melhor dos seus custos leva a projetos mais econômicos, o que significa mais lucros e uma trajetória de crescimento mais forte para a sua empresa.

O software de FP&A simplifica o gerenciamento de custos, automatiza seus processos e oferece uma visão melhor das necessidades do seu projeto. Ele estabilizará seu fluxo de caixa e ajudará a controlar seus custos. Agora, como você sabe qual plataforma escolher?

Elementos-chave do software financeiro para um melhor controle do orçamento na construção

Nem todo software financeiro é criado da mesma forma. Ao procurar um software que melhore a maneira como você gerencia os custos dos projetos de construção, certifique-se de avaliar as seguintes características.

Gerenciamento automatizado do fluxo de trabalho para agilizar as aprovações

Alguns dos fluxos de trabalho envolvidos no gerenciamento de custos de construção incluem orçamento, previsão de fluxos de caixa, equilíbrio de contas a receber e a pagar, controle de despesas e faturamento. Ao automatizar esses fluxos de trabalho, seu software financeiro pode eliminar gargalos de aprovação, reduzir o risco de erro manual na entrada de dados e criar trilhas de auditoria digital. Isso economiza um tempo precioso para os gerentes de projeto e a equipe financeira, que pode ser usado para responder a custos surpreendentes ou criar planos melhores para cada projeto.

A automação dofluxo de trabalho financeiro no Prophix One FP&A Plus acelera o planejamento financeiro, as projeções e todos os aspectos da gestão de custos dos seus projetos de construção.

Painéis e relatórios financeiros em tempo real

Um dos maiores desafios do gerenciamento de custos de construção é ter que criar simultaneamente planos robustos e permanecer flexível o suficiente para reagir a custos ou atrasos inesperados. Notavelmente, ter os dados necessários para realizar ambas as tarefas pode ser um desafio e, muitas vezes, depende de um trabalho manual significativo e de várias planilhas.

O relatório de trabalho em andamento (WIP) é um processo crítico para muitas empresas de construção, pois fornece uma visão da saúde financeira com insights sobre lucratividade, progresso do projeto e fluxo de caixa. Os CFOs perdem o sono por causa de imprecisões nos relatórios de WIP. O software de FP&A permite gerar relatórios sobre cenários hipotéticos para que você possa prever melhor as flutuações de custo, avaliar o momento do reconhecimento da receita e otimizar o fluxo de caixa - tudo isso usando dados de WIP em tempo real. Além disso, os painéis de controle com dados em tempo real permitem o detalhamento de variáveis para uma melhor elaboração de orçamentos e previsões.

Integração perfeita com o sistema de contabilidade

É provável que seu sistema de contabilidade produza relatórios úteis para determinados cenários, mas ele pode apoiar o gerenciamento ativo de custos em projetos atuais. Além disso, ter que gerenciar transações individuais em seu sistema de contabilidade, bem como em seu software de gerenciamento de construção, pode levar a entradas duplas, dados inconsistentes entre plataformas e riscos de conformidade.

O software com as integrações corretas de dados financeiros pode servir como uma ponte entre sistemas essenciais, simplificando a colaboração e permitindo que suas equipes avaliem melhor os custos, independentemente de onde estejam registrados.

Análise preditiva do orçamento

A experiência dos gerentes de projeto e das equipes financeiras é inestimável, permitindo que eles respondam adequadamente aos desafios dos projetos de construção. Mas os instintos delas não são necessariamente tudo em que você deve basear suas práticas de gerenciamento de custos. Se sua empresa já construiu vários projetos, ela terá uma tonelada de dados históricos para basear previsões, orçamentos e muito mais. A busca manual desses dados pode consumir uma quantidade significativa de tempo que você talvez não tenha. Além disso, nem sempre é o método mais preciso.

A análise preditiva pode transformar dados históricos em previsões de custos futuros e estabelecer padrões que os líderes podem usar para prever e contornar variações futuras. O Prophix One FP&A Plus usa a análise financeira com tecnologia de IA para aumentar a precisão do orçamento e da previsão, para que você sempre saiba o que fazer, independentemente das surpresas que possam surgir em seu próximo projeto.

Escolhendo o software financeiro de construção certo para sua empresa

Além de simplesmente garantir que o software escolhido tenha todos os recursos de que você precisa, há duas características principais que você deve procurar em seu software financeiro: avaliar a compatibilidade (ou integração) e a escalabilidade.

Avaliar a compatibilidade e a integração

Seu software financeiro deve se integrar perfeitamente aos sistemas que você já está usando, seja um software de gerenciamento de projetos de construção ou um sistema de contabilidade. Dessa forma, todos os dados de que você precisa para gerenciar os custos são mantidos em um só lugar. A maioria das empresas de construção usa planilhas para preencher as lacunas entre várias plataformas, mas isso leva a um excesso de trabalho manual, fórmulas complexas que quebram quando transferidas entre sistemas e pastas de trabalho que acabam se tornando completamente inutilizáveis.

Embora a ideia de poder fazer tudo em uma única plataforma possa parecer esmagadora - ou, pelo menos, fazer a mudança é -, ela é uma opção muito mais eficiente para a maioria das empresas. Imagine que seus contadores, gerentes de projeto e até mesmo seu CFO possam consultar os mesmos painéis, alimentados com os mesmos dados, em uma única ferramenta.

Planeje a escalabilidade e a tomada de decisões a longo prazo

Antes de escolher um software financeiro, pergunte a si mesmo se ele é adequado apenas para a sua empresa no tamanho atual ou se será dimensionado com você. Muitos exemplos de ferramentas de alto desempenho podem dar suporte a organizações de um determinado tamanho, mas rapidamente começam a apresentar falta de funcionalidade à medida que elas crescem. Pior ainda, talvez elas nem consigam lidar com conjuntos de dados particularmente grandes, fazendo com que você espere que seus painéis sejam atualizados sempre que precisar tomar uma decisão.

São preferíveis soluções nativas da nuvem com escalonamento dinâmico. Isso significa que o software, como o FP&A Plus, aumenta automaticamente os recursos disponíveis à medida que os conjuntos de dados aumentam, para que você nunca sacrifique o desempenho. Nem todos os softwares anunciam esse recurso abertamente, e alguns não o oferecem, portanto, certifique-se de perguntar sobre isso ao adquirir o software financeiro de sua preferência.

Como a Prophix transforma o gerenciamento de custos de construção para um sucesso sustentável

O uso de um software financeiro totalmente integrado para o gerenciamento de custos de construção traz várias vantagens. Você pode centralizar os dados de várias fontes, permitindo que qualquer pessoa em sua empresa consulte relatórios, planeje custos inesperados e gerencie fluxos de caixa para projetos importantes. Você terá uma trilha de papel gerada automaticamente que o manterá em conformidade com as práticas recomendadas de contabilidade e facilitará o trabalho com um auditor. Seja para relatórios WIP, gerenciamento de equipamentos, gerenciamento de capital de giro no nível do trabalho e muito mais, você terá melhor visibilidade dos seus custos e as ferramentas para gerenciá-los com mais eficiência.

O melhor software para fazer isso? O Prophix One FP&A Plus.

A plataforma Prophix One foi desenvolvida para atender até mesmo às necessidades mais complexas de gerenciamento de custos, oferecendo a todos a capacidade de criar painéis de controle e detalhar as despesas individuais. Veja a seguir exemplos de clientes da Prophix no setor de construção e como eles otimizaram seus processos financeiros:

• O USA Properties Fund aumentou sua precisão orçamentária em 50%. Combinado com o gerenciamento de custos mais forte obtido com a plataforma, isso resultou em um aumento de 6,7% em sua margem operacional.
• A Skanska USA Building Inc. economizou seis horas por mês na criação de relatórios financeiros essenciais, e seu processo de previsão deixou de exigir seis pessoas e vários dias para ser realizado por uma única pessoa em poucas horas.