Como superar pontos problemáticos comuns no fechamento financeiro do final do mês

É provável que, se você já passou algum tempo preparando o fechamento do mês, saiba que esse pode ser um processo caótico que consome um tempo valioso. Sem reformular toda a sua abordagem, pode ser um desafio levar seu fechamento financeiro além do status quo para que você possa se concentrar nas prioridades estratégicas.

Neste artigo, mostraremos como transformar seu fechamento caótico no processo simplificado com o qual você sempre sonhou.

O fechamento caótico e os pontos problemáticos

Antes de nos aprofundarmos no que é necessário para simplificar e otimizar seu fechamento financeiro, é importante entender quais são os sintomas de um fechamento caótico e como isso está afetando negativamente seus negócios.

Algumas das palavras que os líderes financeiros usaram para descrever seu fechamento de final de mês no Prophix Live! Incluem: caos; urgente; 7 dias de estresse; longo; e tedioso, e todas elas apontam para o fato de que as equipes financeiras têm dificuldades com o fechamento financeiro.

Para muitas organizações, os sintomas de um fechamento caótico incluem:

• Falta de visibilidade
• Processos não documentados e dispersos
• Não há uma versão única da verdade sobre os dados
• Auditorias estressantes, desarticuladas e caras
• Aumento do estresse da equipe, dificultando a integração de novas contratações
• Fechamento financeiro impreciso e incompleto, sem trilha de auditoria
• Atraso no fechamento financeiro que se estende além do final do mês

Se algum dos sintomas acima se aplica a você, é hora de pensar em como aproximar seu fechamento financeiro do padrão ideal e ir além.

O fechamento do status quo e suas limitações

As organizações que têm um fechamento financeiro mais gerenciável tendem a ter algum tipo de lista de verificação ou fluxo de trabalho em vigor, geralmente no Excel, que melhora a colaboração. No entanto, esses tipos de processos não foram criados para serem escalonados e podem rapidamente se tornar indisciplinados quando há mais pessoas envolvidas.

E muitos CFOs não investem necessariamente na precisão e na capacidade de auditoria de seu fechamento financeiro - é apenas mais um processo de rotina que precisa ser concluído. Mas é difícil garantir a qualidade dos dados quando se usa o Excel, pois não há como saber de onde os dados vieram e se foram atualizados para refletir quaisquer alterações recentes.

Portanto, mesmo para empresas com um fechamento financeiro de status quo, ainda há dificuldades, incluindo

• Dificuldade em cumprir os requisitos regulatórios
• Dificuldades para criar uma trilha de auditoria
• Demora para atualizar as planilhas do Excel e acompanhar as alterações
• Incapacidade de dimensionar os processos para acomodar mais departamentos
• Dificuldade de garantir a segurança e a precisão dos dados

Todos esses problemas contribuem para prazos mais longos para a reconciliação de contas, um componente essencial de um fechamento financeiro eficaz.

Então, como você pode alcançar o nirvana no que se refere ao fechamento do mês? Quais processos, tecnologias e fluxos de trabalho podem ajudá-lo a chegar lá?

Vejamos como a tecnologia financeira pode aprimorar seu processo de reconciliação de contas e acelerar o fechamento do mês.

O estado dos sonhos: Um fechamento simplificado e eficiente

Agora que você já sabe como são os fechamentos de final de mês caóticos e com status quo, é hora de discutir como combinar automação, tecnologia e colaboração para otimizar seu fechamento financeiro.

Com a tecnologia financeira, como uma plataforma de desempenho financeiro, você pode acabar com a ambiguidade do Excel e com a comunicação entre as partes, automatizando seus fluxos de trabalho com aprovações, datas de vencimento e tarefas integradas.

É aqui que o Reconciliação de contas do Prophix One nossa solução futura compara os saldos de suas contas com extratos externos, eliminando discrepâncias e melhorando significativamente a precisão. Isso significa que não haverá mais noites de insônia com a preocupação de que erros ocultos apareçam no pior momento possível.

Ao identificar e corrigir erros logo no início, o Prophix One Account Reconciliation atua como sua rede de segurança financeira. Transações mal lançadas, entradas duplicadas ou despesas não registradas serão detectadas e corrigidas rapidamente, garantindo que seus demonstrativos financeiros sejam sempre confiáveis e atualizados.

As reconciliações regulares também podem desempenhar um papel crucial na prevenção de fraudes. Ao verificar se cada transação está alinhada com a documentação de apoio, você pode detectar atividades incomuns ou não autorizadas antes que elas se transformem em problemas maiores.

A conformidade é outro benefício de uma plataforma de desempenho financeiro. Reconciliações precisas e oportunas garantem que seus registros financeiros atendam a todos os requisitos regulamentares, simplificando auditorias, declarações de impostos e outras obrigações de relatórios externos.

Quer dar uma olhada no Reconciliação de contas do Prophix One? Veja como ele funciona abaixo:

Por fim, ao incorporar as reconciliações de contas em seu fechamento financeiro, você pode simplificar significativamente o processo de encerramento do mês. Em vez de uma correria frenética, você pode esperar um fluxo de trabalho suave e eficiente, em que tudo já está no lugar e verificado.

Conclusão: Fechamento financeiro e reconciliação de contas com o Prophix One

Em suma, uma plataforma de desempenho financeiro como o Prophix One não é apenas uma ferramenta - é um divisor de águas para realizar seu sonho de um fechamento financeiro simplificado e livre de erros. Abrace a próxima geração de gerenciamento financeiro e deixe o Prophix One guiá-lo para uma eficiência e precisão inigualáveis.

Veja a Reconciliação de Contas do Prophix One em ação em nosso último vídeo.