Como planejar em tempos de incerteza em 5 etapas fáceis

Estamos vivendo em tempos incertos e sem precedentes. A rápida disseminação da COVID-19 afetou os negócios em todo o mundo, alterando rapidamente as condições do mercado e tornando inútil a maioria dos planos corporativos para 2020. O coronavírus é um lembrete claro da volatilidade de nosso ambiente de negócios global. Para muitos executivos do C-suite, já é difícil fazer orçamentos, planejamentos e previsões com precisão. Quando se deparam com uma situação imprevisível e em evolução, os CFOs precisam avaliar rapidamente o impacto sobre o planejamento da receita, os custos, a produção, o número de funcionários e o desempenho geral dos negócios de sua organização. Isso exerce uma pressão significativa sobre os CFOs, bem como sobre as equipes financeiras, para que gerenciem as implicações financeiras da atual pandemia e posicionem sua empresa para o sucesso contínuo no futuro. Hoje, veremos o que os CFOs de todo o mundo podem fazer para responder rapidamente às mudanças nas condições e garantir a continuidade dos negócios, melhorando os processos de planejamento e minimizando os riscos organizacionais. Está se sentindo inseguro, sobrecarregado ou frustrado? Inscreva-se em nossa série de webinars sobre planejamento financeiro em tempos de incerteza.

1. Crie um plano de continuidade de negócios

Antes de mais nada, a liderança executiva e as equipes financeiras devem se concentrar no desenvolvimento de um plano de continuidade dos negócios. Um plano de continuidade dos negócios é um esboço das políticas e procedimentos que manterão sua empresa funcionando durante grandes interrupções. Isso pode incluir, entre outras coisas, uma reavaliação dos investimentos de capital, a avaliação do fluxo de caixa existente e a elaboração de um plano para adquirir dívidas. Para a maioria das organizações, o Escritório de Finanças desempenhará um papel fundamental na criação do plano de continuidade dos negócios, pois é ele quem tem mais informações sobre os dados e a saúde financeira da empresa. Entretanto, para montar um plano de continuidade preciso, os profissionais de finanças devem considerar o seguinte:

• "Cenários hipotéticos,
• Planejamento financeiro entre empresas,
• Previsão,
• E orçamento.

2. Prepare-se para um futuro de sucesso com o planejamento de cenários

Como resultado do impacto da COVID-19 nos mercados, as equipes financeiras devem considerar inúmeros cenários hipotéticos, como:

• Quanto tempo durará o surto e como ele afetará os mercados?
• Em que custos imprevistos incorreremos (ou seja, produção, imóveis, equipamentos, número de funcionários)?
• Em que responsabilidades poderemos incorrer?
• Como isso afetará nossa força de trabalho?
• Como isso afetará nossa receita e lucratividade?

Todas essas são preocupações e perguntas válidas que o Escritório de Finanças deve se esforçar para responder. Felizmente, existem processos e softwares que podem minimizar o tempo, o esforço e os erros associados aos processos de planejamento baseados em planilhas que tradicionalmente seriam usados para modelar esses cenários hipotéticos. O software Corporate Performance Management (CPM) pode modelar facilmente cenários hipotéticos para fornecer informações sobre o possível estado futuro de sua empresa, ajudando-o a se reorganizar e planejar um futuro bem-sucedido. Na base do planejamento bem-sucedido de cenários hipotéticos está o planejamento financeiro entre empresas. Adote uma abordagem proativa para o planejamento de cenários com nossa próxima série de webinars - inscreva-se hoje mesmo.

3. Aproveite a natureza colaborativa do planejamento financeiro entre empresas

Nunca houve um momento mais oportuno para as empresas aproveitarem o planejamento financeiro ágil entre empresas para planejar rapidamente o futuro com uma abordagem detalhada e colaborativa. O planejamento entre empresas incorpora as principais variáveis de negócios em um orçamento e um plano flexível que pode se adaptar ao crescimento e à incerteza. Na base do planejamento ágil entre empresas estão três pilares:

1. Pessoas - Promova um ambiente de colaboração identificando, incluindo e capacitando as principais funções em sua empresa. Com os processos e a tecnologia corretos, deve ser mais fácil manter as partes interessadas envolvidas no processo.
2. Processo - É uma prática recomendada mapear o ciclo de planejamento e ter pontos de contato regulares para acompanhamento. Também é útil empregar uma ferramenta que possa ajudá-lo a conduzir seus processos por meio de fluxos de trabalho.
3. Tecnologia - Sua tecnologia deve se integrar a todos os seus sistemas de negócios e permitir que você tenha uma visão única dos seus dados. Essa ferramenta específica deve reunir seu pessoal e seus processos para facilitar os processos de orçamento, planejamento e previsão, além de fornecer insights às partes interessadas. Muitas soluções específicas para finanças também podem simplificar processos repetitivos de alto valor, como previsões dinâmicas ou contínuas (mais sobre isso adiante!).

O principal benefício do planejamento financeiro entre empresas é que ele centraliza os dados de sistemas diferentes. Dessa forma, ele é mais adequado para empresas que têm diferentes funcionários, departamentos e sistemas que lidam com dados financeiros. Com uma solução de planejamento financeiro como a Prophix, seus dados ficam imediatamente acessíveis a todos os usuários, permitindo que eles avaliem o desempenho financeiro de sua organização pelas lentes de seus conhecimentos. Isso permitirá que você avalie com rapidez e precisão a lucratividade de sua empresa nos próximos anos, proporcionando-lhe uma vantagem competitiva distinta. Esse tipo de dados centralizados não está disponível para as empresas que ainda utilizam processos manuais e planilhas. A natureza colaborativa do planejamento entre empresas incentiva o departamento financeiro a envolver um conjunto mais amplo de participantes, o que é fundamental durante períodos de incerteza. Quanto mais perspectivas estiverem envolvidas no processo de planejamento, mais bem equipada a empresa estará para lidar com resultados previstos e imprevistos. A colaboração é otimizada com uma solução CPM baseada em nuvem. A nuvem não só oferece uma solução altamente disponível e dimensionável, mas também está disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para qualquer pessoa, a qualquer momento, com um dispositivo conectado à Internet. A seguir, vamos analisar a necessidade de previsão, que é semelhante à natureza colaborativa e voltada para o futuro do planejamento financeiro. Veja por que uma abordagem colaborativa ao planejamento é fundamental nestes tempos de incerteza - inscreva-se no webinar.

4. Reduza os riscos com previsões contínuas

Com as ferramentas e os processos certos, muitas empresas podem criar previsões contínuas de curto, médio e longo prazo para sua empresa. As previsões contínuas permitem que você "veja as oportunidades e os desafios além do ano fiscal e combata a miopia que vem com uma ênfase excessiva nas metas do ano atual"(CFODive). Isso pode proporcionar um "incentivo para um comportamento de longo prazo que maximize o valor, em vez de decisões de curto prazo baseadas em bônus/metas, que se baseiam no ano fiscal atual"(CFODive). As previsões contínuas são uma parte essencial do processo de gerenciamento de riscos, especialmente à luz das condições econômicas e sociais atuais. O software Corporate Performance Management (CPM) pode ajudar os departamentos financeiros a compilar e analisar os dados necessários para uma previsão de longo prazo, bem como cenários hipotéticos, orçamento e planejamento entre empresas, que são partes essenciais de um plano de continuidade dos negócios.

5. Desbloqueie seu orçamento

Estamos apenas em março, mas é provável que seus orçamentos e previsões de 2020 não sejam mais relevantes. Agora é a hora de "desbloquear seu orçamento" e reconsiderar quais itens de linha são essenciais para o sucesso de sua empresa(CFO). O CFO recomenda que os CFOs "abordem os riscos e as oportunidades representados por uma série de cenários de vírus, criando modelos de alto nível de casos de negócios para quantificar o impacto no P&L, no fluxo de caixa e no balanço patrimonial"(CFO). Outras sugestões incluem a avaliação das implicações sobre a produtividade, a investigação de possíveis custos ocultos e a abordagem de cenários baseados em fatores (ou seja, regiões de clientes, unidades e preços, faseamento/tempo trimestral, etc.)(CFO). Isso pode ser feito em conjunto com suas previsões contínuas para que você tenha uma melhor compreensão de todos os cenários possíveis, o que pode informar ainda mais seu plano de continuidade dos negócios. Nosso próximo webinar mostrará como liberar seu orçamento e se adaptar às mudanças nas condições do mercado. Esperança no horizonte "O erro é pensar que pode haver um antídoto para a incerteza." - David Levithan Embora as perspectivas para os próximos meses ainda não sejam claras, não há necessidade de entrar em pânico. O mundo dos negócios sempre estará repleto de algum nível de incerteza - é a forma como você reage a ela que determina o seu sucesso. Nas próximas semanas, as empresas devem ter como objetivo montar um plano de continuidade de negócios que inclua cenários hipotéticos, uma previsão de curto, médio ou longo prazo e um orçamento e plano financeiro para toda a empresa. As empresas que ainda usam planilhas como sua principal ferramenta financeira devem procurar adotar uma solução de Corporate Performance Management (CPM) para automatizar e acelerar seus processos financeiros, melhorando a precisão e reduzindo os riscos organizacionais. Descubra como reagir às mudanças nos mercados com insight e agilidade - inscreva-se na série de webinars.