Como otimizar seu fechamento anual

Para a maioria de nós, o Ano Novo representa um novo começo. Esse não é o caso dos profissionais de finanças cujo ano fiscal está chegando ao fim - eles estão enfrentando longos dias e semanas dedicados à tarefa de fechar 2020.

Embora os fechamentos sempre envolvam algum tempo de crise, eles não precisam ser tão árduos ou demorados como foram no passado. Ao aproveitar as ferramentas que agregam e automatizam os dados financeiros, as equipes de finanças podem reduzir o tempo e o esforço manual gastos no fechamento dos livros. Elas também podem se aproximar de um modelo de fechamento contínuo que dê suporte a um processo de final de ano mais otimizado. Aqui estão algumas das maneiras pelas quais isso pode se tornar realidade:

Não há mais livros contábeis: Consolidação automática de dados

Muitas empresas usam sistemas separados para diferentes departamentos e funções, como sistemas de RH, CRM e ERP, e até mesmo planilhas eletrônicas. De alguma forma, os dados de todas essas fontes diferentes precisam ser unidos para concluir os fechamentos anuais, o que normalmente é uma das tarefas mais complicadas e demoradas para as equipes financeiras no final do ano. Soluções como softwares específicos de consolidação podem reconciliar dados de vários sistemas, eliminando ou reduzindo a necessidade de processos manuais. No entanto, seu custo tende a estar fora do alcance das empresas menores e o valor do investimento é mínimo, pois seu uso é limitado aos fechamentos.

Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, CEO da Maryland Association of CPAs, Inc., vê o valor nos dados. Olhando para 2020, ele pensa que poderia ter "acelerado o uso da análise de dados" em áreas como "rotatividade de clientes, participação na carteira e principais vendas por linha de negócios" Todos esses dados podem ser extremamente valiosos, mas, muitas vezes, podem parecer esmagadores quando reunidos.

É por isso que L. Gary Boomer, CPA.CITP, CGMA, Visionário e Estrategista, Boomer Consulting, Inc., vê um conselho importante ao olhar para 2021. "Padronize e automatize seus processos", ele sugere. "Existem aplicativos que podem ajudar, mas é preciso ter uma mentalidade exploratória e disposição para mudar. Aqueles que aprenderem e mudarem mais rápido do que a concorrência serão os vencedores. Aprimore suas habilidades e automatize!"

O software CPM oferece uma solução mais eficiente e econômica. Com a capacidade de automatizar o processo de extração e combinação de dados de vários sistemas, bem como de reconciliá-los para eliminações, ajustes e conversões de moeda entre empresas, os CPMs aceleram a consolidação financeira para os fechamentos. Isso deixa as equipes de finanças com mais tempo para a análise de fim de ano e outras tarefas importantes. Além disso, a maioria das versões é projetada como soluções abrangentes a serem usadas para orçamento, planejamento e relatórios, o que as torna uma ferramenta útil para economizar tempo durante todo o ano.

Melhor planejamento para fechamentos mais fáceis

Como todos os rituais de fim de ano, os fechamentos anuais representam uma oportunidade de reavaliar processos e resultados para ver onde podem ser refinados e melhorados. Além disso, eles podem fornecer insights sobre a saúde financeira geral da empresa e mostrar onde é necessário fazer melhorias. Se o tempo necessário para concluir o fechamento de fim de ano de sua empresa não for o ideal, considere a possibilidade de integrar estas etapas:

• Chame auditores internos e externos no início do processo. Envolver os comitês de auditoria no início dos fechamentos de fim de ano pode fornecer novas percepções sobre o processo, identificar possíveis problemas que podem ter passado despercebidos e resultar em feedback para tornar os fechamentos mais eficientes.
• Integre ferramentas e processos para obter melhor visibilidade e controle financeiro. O aprimoramento dos sistemas de gerenciamento financeiro ajudará sua empresa a avaliar a capacidade de identificar, reagir e responder aos riscos. Além disso, quando você tem um sistema eficaz, só precisa analisar pequenas amostras de dados para testes, em vez de grandes quantidades de informações - outra eficiência que pode otimizar os fechamentos.
• Desenvolver um sistema de relatórios mais robusto. A criação de processos para a produção de relatórios financeiros ao longo do ano apoia operações financeiras eficientes, bem como o processo de fechamento anual, dando aos departamentos mais visibilidade de seus gastos e orçamentos durante todo o ano. Isso também permite que os departamentos ajustem a alocação e as prioridades conforme necessário, melhorando o gerenciamento financeiro em geral.
• Integre um plano de gerenciamento de projetos. Estabeleça cronogramas, fluxos de trabalho e responsabilidades para gerenciar a variedade de tarefas envolvidas nos relatórios de final de ano e garantir a responsabilidade entre os membros da equipe.

A implementação dessas etapas pode ajudar a organizar e agilizar as operações financeiras para colocar os dados e relatórios em ordem, de modo que os fechamentos anuais possam ser concluídos mais rapidamente.

Obtenha mais benefícios com seus fechamentos anuais

Os processos manuais e as soluções de software fragmentadas não são mais suficientes para lidar com eficiência com a escala de dados financeiros que até mesmo as pequenas empresas precisam gerenciar nos fechamentos anuais. Os recursos de automação e IA de um CPM podem consolidar dados e identificar anomalias com mais rapidez e precisão do que outros sistemas, deixando os profissionais de finanças com mais tempo para se concentrar em análise e inovação.

Ao diminuir a carga sobre os membros da equipe, as empresas também podem optar por concluir os fechamentos trimestralmente, reduzindo ainda mais a duração e o esforço dos fechamentos anuais e fornecendo insights contínuos que podem levar a eficiências e otimizações adicionais.

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