Como o Barber National Institute economizou 540 horas ao automatizar seu orçamento

Em nossa pesquisa global com 500 líderes financeiros, descobrimos que 80% das empresas não conseguem fazer previsões para além de um ano, e mais de 50% não conseguem ver além de seis meses. A incapacidade de fazer previsões é particularmente desafiadora para as organizações que estão passando por uma fase de crescimento, pois elas precisam tomar decisões informadas sobre sua trajetória. Vamos usar o Barber National Institute como exemplo. À medida que a demanda por seus serviços e programas comunitários crescia, o uso de arquivos complexos do Excel para fazer orçamentos e previsões tornou-se um processo complicado. Hoje, veremos como o Barber National Institute economizou 540 horas ao automatizar seus processos de orçamento e previsão com a Prophix.

Quem é o Barber National Institute?

O Barber National Institute (Barber) oferece serviços comunitários para crianças e adultos com autismo, deficiências intelectuais e problemas de saúde comportamental. Com uma missão e responsabilidade tão importantes para a comunidade, a Barber precisava de um orçamento preciso e de uma previsão oportuna para apoiar seu crescimento.

A luta da Barber com o orçamento e a previsão

Tornou-se difícil para a Barber confiar na precisão de suas planilhas, o que criou um risco em relação à avaliação adequada de oportunidades futuras. A incapacidade de planejar os gastos de capital e as despesas com pessoal impediu que a Barber garantisse o nível necessário de riqueza em suas previsões. Devido à natureza do setor, a Barber precisava de confiança em suas alocações em vários níveis. Além disso, a equipe financeira precisava de uma solução escalonável para responsabilizar os gerentes de programas pelos seus orçamentos e, ao mesmo tempo, oferecer uma maneira melhor de analisar as finanças por meio da divisão dos dados. O Barber National Institute identificou a necessidade de uma ferramenta especializada em previsão que permitisse introduzir novos programas em sua organização e determinar a lucratividade da aquisição de novos negócios.

Por que a Barber escolheu a Prophix

A equipe financeira do Barber National Institute priorizou a busca de um software de Gestão de Desempenho Corporativo (CPM) que fosse fácil de usar, tivesse uma interface semelhante à do Excel, pudesse gerar relatórios sobre dados financeiros e não financeiros e prever taxas de receita para suas despesas. Depois de avaliar o Workday Adaptive e o Prophix, a Barber escolheu o Prophix por seu atendimento ao cliente, flexibilidade e preço acessível.

Automatizando os processos de orçamento e previsão da Barber

O Barber National Institute implementou o Prophix para substituir o Management Reporter e o Smart List em seu ERP, o Microsoft Dynamics GP. Ao integrar o Prophix com o Kronos e o Carelogic, a equipe financeira pode importar dados da folha de pagamento e da receita semanalmente, mensalmente e anualmente. Esses dados incluem várias métricas, como vagas de clientes, ocupação de residências, capacidade e muito mais. Com o Prophix, a Barber utiliza várias abordagens de orçamento, incluindo a base zero, incremental, de cima para baixo e de baixo para cima para criar seu orçamento de demonstração de resultados. A equipe financeira gera CAPEX, aluguéis, pessoal e receita de baixo para cima. O planejamento detalhado de pessoal permite que a Barber realize análises de variação de pessoal ao longo do ano. A capacidade de planejar a receita em detalhes, como por cliente e procedimento, significa que eles também têm visibilidade total para comparar as taxas de receita com o plano. Por fim, a Barber realiza o planejamento da produtividade de seus programas clínicos com um modelo dedicado e robusto. A automação do processo de orçamento economizou 360 horas para o gerente de orçamento da Barber ao longo de 22 semanas da temporada orçamentária. Além disso, eles também economizaram 540 horas em 16 semanas para quatro contadores e 160 horas para todos os gerentes administrativos e de programas. Dada a riqueza e os detalhes dos orçamentos da Barber, a previsão nunca foi tão confiável ou relevante. Antes do Prophix, quando uma previsão era concluída, o processo levava tanto tempo que os dados não eram mais relevantes. Agora, a Barber pode executar confortavelmente previsões de lucratividade para a aquisição de novos negócios e previsões de custo por unidade. O planejamento e a previsão decenários permitiram que a Barber planejasse melhor o impacto do aumento dos salários e solicitasse taxas de reembolso usando uma análise de custo por unidade. Sua equipe financeira pode facilmente realizar análises salariais detalhadas, dando-lhes maior visibilidade de sua maior despesa.

"O Prophix melhorou todos os aspectos do nosso processo orçamentário. Em vez de gastarmos tempo configurando o processo orçamentário, podemos analisar e entender melhor o orçamento/produto que estamos produzindo em conjunto com os gerentes de programa." - Emily Anauo, desenvolvedora de sistemas FP&A, Barber National Institute

Previsão de crescimento para o Barber National Institute

A equipe financeira da Barber não passa mais horas procurando erros em planilhas vinculadas. Em vez de gerenciar o Excel, a equipe financeira pode analisar e entender melhor o orçamento que está produzindo em conjunto com os gerentes de programa. A previsão imediata também permite que a Barber planeje de um mês a cinco anos no futuro, dependendo do projeto. De modo geral, o Barber National Institute economizou mais de 8 horas por mês ao automatizar seus processos financeiros e implementar eficiências com o Prophix. Leia a jornada do Barber National Institute com a Prophix em seu estudo de caso.