Como criar um modelo de balanço patrimonial

Os balanços são um dos principais demonstrativos financeiros da contabilidade. Eles fornecem uma visão geral da situação financeira da empresa em um momento específico. Um modelo de balanço patrimonial criado especificamente para a sua empresa fornece dados de longo prazo mais precisos, relatórios mais fáceis e uma melhor experiência do usuário.

O que é um modelo de balanço patrimonial?

Os balanços resumem e apresentam a equação: Ativos = Passivos + Patrimônio Líquido (alternativamente, Patrimônio Líquido = Ativos - Passivos), para sua organização em uma determinada data. Esses demonstrativos são gerados regularmente e provavelmente conterão muitos dos mesmos campos a longo prazo.

Um modelo de balanço patrimonial que inclua campos específicos para os ativos, passivos e patrimônio líquido da sua empresa acelera a geração desses demonstrativos financeiros. Ele também fornece dados mais consistentes ao longo do tempo, tornando as análises futuras e as decisões baseadas em dados mais precisas e eficazes

O que incluir em um balanço patrimonial?

O objetivo de um modelo de balanço patrimonial é identificar e organizar os diferentes componentes do balanço em um formato que facilite a inserção e a leitura dos dados financeiros específicos necessários. Isso pode ser dividido nas seções a seguir:

Cabeçalho:

Na parte superior do modelo, com o nome da empresa ou organização e a data do balanço patrimonial.

Ativos:

Ativos circulantes: Liste todos os ativos circulantes, como dinheiro, contas a receber, estoque e quaisquer outros ativos que possam ser convertidos em dinheiro no prazo de um ano.

Ativos não circulantes: Inclua ativos não circulantes, como propriedades, equipamentos, investimentos e ativos intangíveis, como patentes ou marcas registradas.

Passivos:

Passivo circulante: Liste todos os passivos de curto prazo, como contas a pagar, despesas acumuladas e quaisquer obrigações de dívida de curto prazo.

Passivos não circulantes: Inclua passivos de longo prazo, como dívidas de longo prazo, passivos fiscais diferidos e outras obrigações que se estendam por mais de um ano.

Patrimônio líquido:

Patrimônio líquido: Inclua ações ordinárias, capital integralizado adicional, lucros retidos e quaisquer outras contas de patrimônio líquido.

Total:

Calcule o total de ativos, o total de passivos e o total do patrimônio líquido.

Organizações diferentes terão requisitos diferentes para os subcampos acima. O ideal é que o balanço patrimonial tenha o máximo de detalhes possível sem sacrificar a clareza. O exemplo abaixo contém vários campos ou seções adicionais. O acréscimo dessas seções aumenta a clareza do documento.

Exemplo de modelo de balanço patrimonial

Aqui está um exemplo de um ótimo modelo de balanço patrimonial gratuito do Smartsheet. Observe que eles incluíram uma seção para Índices na parte inferior, fornecendo mais informações. Seções como essas podem não vir à mente imediatamente, por isso é importante garantir que seu balanço patrimonial possa crescer e se expandir conforme sua organização e suas necessidades.

Como faço para criar um modelo de balanço patrimonial?

Criar um modelo de balanço patrimonial significa organizar os diferentes componentes de um balanço patrimonial em um formato claro que possa ser facilmente preenchido e lido. Aqui está um guia rápido e algumas perguntas importantes a serem respondidas que o ajudarão a criar o modelo mais adequado às suas necessidades:

Defina a finalidade do seu modelo de balanço patrimonial

Qual é o objetivo final do modelo de balanço patrimonial? Ele é apenas para uso interno, para relatórios às partes interessadas ou para fins de conformidade? Entender a finalidade ajudará a adaptar o modelo de acordo com ela. Talvez você queira destacar ou chamar a atenção para determinadas seções, dependendo desse objetivo, ou isso pode informar o número de entradas anteriores exibidas. Por exemplo, o modelo de balanço patrimonial acima exibe 5 anos de dados.

Identifique as seções necessárias

As três principais seções serão ativos, passivos e patrimônio líquido. Em cada seção, identifique as contas específicas relevantes para a sua empresa, como caixa, contas a receber, contas a pagar etc. As seções principais serão as mesmas para a maioria das empresas, mas as subseções e o número de entradas anteriores podem variar.

Escolha um formato

Para a maioria das organizações, esse formato será o que funcionar com o software contábil ou financeiro de sua preferência. Caso contrário, pode ser uma planilha (por exemplo, Excel, Google Sheets) ou um documento (por exemplo, Word, PDF). Quase sempre é preferível usar um software dedicado de FP& A. Falaremos mais sobre isso na seção de práticas recomendadas abaixo.

Projetar o layout

Crie o layout do modelo de balanço patrimonial. A legibilidade é essencial aqui, portanto, não tenha receio de deixar espaço extra ao redor dos campos para que os números maiores ainda possam ser lidos com clareza. Aproveite ao máximo as ferramentas de formatação disponíveis para manter a planilha organizada e legível. Por exemplo, use negrito e tons de cor para diferenciar sutilmente as seções.

Adicione fórmulas, se for o caso

Se você optar por criar seu modelo de balanço patrimonial no Excel ou no Google Sheets, adicione fórmulas para calcular automaticamente os totais e garantir que eles sejam precisos. As fórmulas simplificarão o processo e minimizarão a chance de erro humano.

Teste o modelo

Antes de finalizar o modelo, teste-o com dados de amostra para garantir que os cálculos sejam precisos. Certifique-se de envolver os membros da equipe que podem acabar usando o modelo para obter melhores testes e feedback.

Revisar e finalizar

Revise o modelo minuciosamente para garantir que ele reflita com precisão a estrutura financeira da sua empresa e atenda às suas necessidades de relatórios. Quando estiver satisfeito, finalize o modelo para uso regular.

Documentar instruções

Se o modelo for usado por outras pessoas, ter um pequeno documento de acompanhamento com instruções ou diretrizes sobre como preenchê-lo corretamente será extremamente útil para os futuros usuários. Isso aumentará a consistência e a precisão ao longo do tempo.

Implementar e atualizar conforme necessário

Integre o modelo de balanço patrimonial em seu processo atual. É importante revisar e adaptar regularmente o modelo, conforme necessário, quando as necessidades de negócios, usuários ou relatórios mudarem.

Melhores práticas do modelo de balanço patrimonial

Incluir instruções

Conforme mencionado acima, mesmo que esse balanço seja usado apenas por você e sua equipe, nunca se sabe quando outra pessoa precisará saber como inserir corretamente os dados financeiros. Um breve conjunto de instruções para orientar os usuários sobre como preencher o modelo com precisão pode ajudar a evitar problemas futuros.

Considere a automação

O uso de software financeiro ou contábil dedicado tem muitos benefícios, principalmente para processos recorrentes, como balanços patrimoniais. Um software que ofereça tanto modelos pré-fabricados quanto opções de personalização é ideal, permitindo que você comece rapidamente e repita conforme necessário.

Tenha em mente a fórmula

A fórmula é o formato. Durante todo o processo de criação de um modelo de balanço patrimonial, tenha em mente a fórmula que esse demonstrativo deve apresentar. Se essa fórmula for uma variação de Ativos = Passivos + Patrimônio Líquido, o ideal é que seu modelo de balanço patrimonial reflita isso. Essa consistência ajudará a evitar erros ao longo do tempo.

Modelos de balanço patrimonial: Planilhas versus software de FP&A

Criar um modelo de balanço patrimonial com o Excel ou o Google Sheets é muito mais prático do que usar um software de planejamento e análise financeira. Uma solução de planilha também pode ser mais personalizável do que usar um software de FP&A. Entretanto, elas são muito mais lentas e propensas a erros do que um software dedicado.

O software de FP&A que já está integrado às suas fontes de dados pode automatizar a entrada de dados do balanço patrimonial, evitando qualquer possível erro humano e criando demonstrativos mais confiáveis. Esses balanços podem ser usados no mesmo software para atividades adicionais, simplificando os relatórios e as reconciliações.

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O objetivo de qualquer modelo financeiro ou contábil é simplificar os processos e manter seus demonstrativos consistentes e precisos. Garantir que seu software financeiro tenha a personalização e a automação de que você precisa é o primeiro passo para atingir esses objetivos.

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