Como a WesleyLife transformou obstáculos em resultados com o Prophix One™

"Eu descreveria a Prophix em uma palavra: flexível. Foi realmente a natureza intuitiva da plataforma que me deixou entusiasmado." - Lincoln Grimes, Gerente Financeiro, WesleyLife.

Mais do que nunca, os líderes financeiros da próxima geração estão procurando uma plataforma de gerenciamento de desempenho financeiro que não apenas atenda às suas necessidades atuais, mas que cresça com eles à medida que seus negócios evoluem.

Em 2022, a WesleyLife, uma organização de vida para idososenfrentou desafios para dimensionar seu processo orçamentário, em parte devido a sistemas de relatórios financeiros ultrapassados e desajeitados. Eles enfrentavam obstáculos constantes para acessar os dados necessários para tomar decisões informadas e em tempo real.

Agora, apenas dois anos após a implementação do Prophix, as operações financeiras da WesleyLife deram uma guinada de 180 graus. Desde uma melhor comunicação multifuncional até uma enorme economia de tempo por meio da automação, sua história é um testemunho do que os líderes financeiros podem fazer quando dispõem das melhores ferramentas. Veja como a WesleyLife transformou obstáculos em resultados com o Prophix One.

Sobre a WesleyLife

A WesleyLife é uma organização sem fins lucrativos para idosos com sede em Johnston, Iowa. A organização apóia a saúde e o bem-estar de idosos oferecendo moradia independente e assistida, reabilitação, cuidados com a memória, atendimento domiciliar e cuidados paliativos.

Lincoln Grimes, gerente financeiro, desempenha um papel importante no gerenciamento dos processos de planejamento financeiro, fechamento financeiro e análise de dados da WesleyLife. Recentemente, Lincoln se juntou a nós em uma conversa para revelar sua jornada na realização dos enormes benefícios que o Prophix One pode oferecer.

Por que a Prophix é a melhor opção para a WesleyLife?

"Desde o início, ficou bastante evidente que nossas ferramentas de orçamento e relatórios não eram sustentáveis para fornecer o valor de que precisávamos... Nosso pessoal precisava ver os dados em tempo real, e precisávamos reunir nossas ferramentas para obter mais eficiência."

A decisão da WesleyLife de escolher a Prophix decorreu de vários fatores críticos. Lincoln destaca como a Prophix ofereceu a combinação perfeita de valor, facilidade e flexibilidade.

Lincoln Grimes: "Escolhemos o Prophix pelo preço e pela utilidade. Queríamos uma solução intuitiva para nos ajudar a crescer, sabendo que poderíamos fazer mudanças ao longo do caminho e que não seria muito rígida."

Por fim, três fatores-chave influenciaram a decisão deles:

• Simplicidade do design: A interface amigável do Prophix One facilita o uso por qualquer pessoa. Não há necessidade de envolver a equipe de TI.
• Gerenciamento detalhado de itens: A revisão rápida e a alteração dos detalhes em nível de transação permitem que a WesleyLife faça mudanças com facilidade usando dados confiáveis.
• Alinhamento de segurança: A segurança robusta do Prophix One garante a proteção e a conformidade dos dados, uma medida crucial para a WesleyLife ao implementar dados para seus usuários.

Para a WesleyLife, Prophix One não é apenas uma ferramenta. É um parceiro estratégico que os acompanha na transformação.

LG: "Foi realmente a natureza intuitiva da plataforma que me entusiasmou."

Como o Prophix facilitou sua vida?

A vida antes do Prophix era difícil para a equipe financeira da WesleyLife. Lincoln lembra que eles dependiam de planilhas eletrônicas, que eram propensas a erros e consumiam muito tempo.

LG: "Tínhamos muitas planilhas manuais em Excel para reunir e consolidar. Para os relatórios financeiros, costumávamos entregar um pacote de detalhes de GL três dias após o fechamento, o que é tarde demais para os usuários verem e avaliarem."

Mas agora esses pontos problemáticos são coisa do passado.

LG: "Com o Prophix, é um processo de fluxo de trabalho com aprovações. Conseguimos obter informações dos usuários finais e eles estão vendo resultados em tempo real todos os dias. Eles podem fazer alterações na hora e nossas finanças estão muito mais limpas."

A WesleyLife usa o Prophix One para relatórios financeiros e acesso a dados de GL em tempo real, mas o maior benefício que eles encontraram foi a simplificação do processo orçamentário. Eles usam o Prophix para planejamento de receita, planejamento de pessoale orçamento de capital. A automação desses processos economizou inúmeras horas no fluxo de trabalho, e eles sabem que seus dados estão limpos e corretos.

Veja como a WesleyLife elevou seu orçamento e planejamento a um novo patamar:

• Automação de processos: A equipe financeira pode minimizar os erros de orçamento por meio de fluxos de trabalho automatizados e modelos padronizados.
• Fonte de dados unificada: Maior confiança em seus números com uma fonte centralizada da verdade para todos os dados financeiros.
• Comunicação simplificada: Atualizações e lembretes em tempo real mantêm todos alinhados e informados.
• Colaboração fácil: Equipes multifuncionais podem contribuir para orçamentos, mapear aprovações e gerenciar dados em seus processos de planejamento. De modo geral, o que mais chama a atenção de Lincoln é a solidariedade e a confiança que o Prophix proporciona à sua organização.

LG: "[O Prophix] realmente nos conecta, traz eficiência e temos certeza dos resultados."

Quais integrações de dados são usadas com o Prophix?

O Prophix One se integra a uma ampla gama de sistemas de contabilidade, ERP, CRM e HRIS, trazendo todos os dados financeiros para um único sistema. O sistema de integração de dados com o MatrixCare mantém os usuários atualizados com as informações mais recentes, na ponta dos dedos.

LG: "Executamos nossa integração com o MatrixCare todas as noites e nossos usuários veem os dados financeiros do dia anterior. Também a executamos sob demanda, se necessário. Nossa equipe a executa três ou quatro vezes por dia para manter as pessoas em sintonia com o processo de fechamento e os detalhes associados."

A integração com o ERP capacita os usuários de toda a organização. Com acesso em tempo real aos dados, a equipe da WesleyLife pode se comunicar e colaborar com mais rapidez, tendo a tranquilidade de saber que seus dados estão seguros.

Como o Prophix agregou valor à sua equipe?

O Prophix One revolucionou a maneira como a WesleyLife integra processos e alcança resultados, passando de um sistema anteriormente desarticulado para uma plataforma contínua e interconectada. Lincoln encontra oportunidades ilimitadas para dar vida a quase todas as ideias que imagina no Prophix.

LG: "Antes do Prophix, estávamos menos conectados em nossos processos e resultados. Agora, posso fazer a maioria das coisas acontecerem, o que talvez não fosse possível fora do [Prophix]."

Maior eficiência

A WesleyLife é capaz de tomar decisões em tempo real e fazer melhorias estratégicas ao transferir tarefas manuais para processos automatizados.

"A maior ajuda do Prophix foi tornar o processo orçamentário eficiente e os dados financeiros mais visíveis e transparentes." - Lincoln Grimes, Gerente de Finanças, WesleyLife

Eles têm uma visão robusta de suas finanças, o que os ajuda a ser proativos e a trazer as partes interessadas para o processo de planejamento desde o início. Além disso, os relatórios e painéis personalizados que resumem dados complexos contribuíram para o aumento da produtividade. É aqui que a WesleyLife encontra a maior eficiência com o Prophix:

• Visualizações de dados simplificadas: Os usuários veem relatórios e gráficos personalizados diretamente em seus painéis com o Favorites Manager. Todos têm acesso fácil ao que precisam, quando precisam.
• Eliminação de atividades manuais: Eles simplificaram o trabalho trabalhoso com automação, economizando tempo e facilitando a limpeza antes do fechamento.
• Eficiência e transparência orçamentária: A elaboração do orçamento é fácil, com dados prontamente acessíveis e mais transparentes, promovendo o envolvimento entre os departamentos.

LG: "Muita economia de tempo com a mudança de atividades manuais para atividades administrativas... A Prophix nos ajuda a atender às necessidades de nossos usuários mais rapidamente."

Obtenha detalhes granulares

A análise ad hoc no Prophix One permite que a WesleyLife se aprofunde rapidamente em detalhes específicos e sinalize áreas de preocupação. Eles podem investigar facilmente os dados, resolver problemas em tempo real e aproveitar as oportunidades antes da curva. A análise ad hoc não apenas aprimora a tomada de decisões, mas também lhes dá uma vantagem estratégica.

LG: "O valor agregado é a análise ad hoc. É muito bom poder analisar rapidamente todos os tipos de detalhes e áreas de preocupação."

O que você diria a um líder financeiro que está considerando o Prophix?

Lincoln compartilha seu conselho com outros líderes financeiros que buscam uma plataforma de gerenciamento de desempenho financeiro, enfatizando que o Prophix One cria harmonia na organização e melhora a qualidade de vida no trabalho.

LG: "[O Prophix] tornará sua vida muito mais fácil e reunirá suas equipes de contabilidade, finanças e operações."

O Prophix simplifica as complexidades e permite a colaboração multifuncional, liberando as equipes financeiras para fazer muito mais. Quando as equipes estão engajadas, conectadas e estratégicas, grandes mudanças acontecem.

LG: "Ele o ajudará em sua jornada de transformação e como você pode trabalhar em conjunto para alcançá-la."

Resultados de orçamento e planejamento que falam por si mesmos

O crescimento não acontece da noite para o dia, mas vale a pena a jornada quando se chega ao final. A jornada da WesleyLife com a Prophix nos últimos dois anos é um exemplo brilhante.

Sua transformação é uma prova do investimento em tecnologia financeira. Se os líderes financeiros estiverem equipados com as ferramentas certas, tiverem uma mentalidade de crescimento e se dedicarem a realizar o potencial, qualquer pessoa pode transformar obstáculos financeiros estagnados em resultados monumentais.

Com recursos incomparáveis que aproveitam seus dados para criar um mecanismo de orçamento estratégico, ágil e suave, não há como impedir o que você pode fazer com o Prophix One.