Como a team.blue unificou a consolidação e o FP&A em 100 empresas com o Prophix

a team.blue é um dos principais grupos de capacitação digital da Bélgica. A empresa fornece serviços de hospedagem, domínios e nuvem para pequenas e médias empresas em quase todos os países da Europa e cresceu rapidamente por meio de aquisições.

Esse crescimento cria oportunidades. Também cria complexidade. Vários ERPs. Diferentes práticas de relatórios. Diferentes processos orçamentários. Diferentes cronogramas de fechamento. E uma função financeira que precisa operar como uma só, em várias empresas.

"Somos um grupo de cem empresas", disse Gerwin Westerhof, Controlador Financeiro do Grupo na team.blue. "Muitas aquisições. É preciso muita integração. Estávamos trabalhando de forma muito descentralizada, com maneiras muito diferentes de trabalhar e diferentes sistemas de ERP."

A equipe financeira estabeleceu uma meta clara: mudar para uma única maneira de trabalhar, apoiada por um ERP principal, o NetSuite, e uma plataforma de gerenciamento de desempenho financeiro. Foi aí que começou a parceria com a Prophix.

Como a team.blue está simplificando a consolidação e os relatórios financeiros

O primeiro desafio foi estrutural. Cada empresa regional tinha seus próprios sistemas e processos descentralizados. Os dados eram recebidos manualmente. Os ciclos de fechamento se arrastavam. Os ciclos orçamentários passavam por planilhas e caixas de entrada. Havia muitos pontos de falha.

"Processos muito manuais, usando planilhas do Excel para carregar os dados", disse Westerhof. "Era uma reconciliação dolorosa todo mês. Muito cansativo. Muito ineficiente."

Quando se está consolidando resultados de dezenas de entidades, o trabalho manual é mais do que um inconveniente. É um risco. Os arquivos locais tinham de ser carregados em ferramentas antigas. Os controladores regionais enviavam entradas de fluxo de caixa e orçamento em formatos diferentes. Os comentários sobre as variações eram capturados após o fato.

"Quase não temos tempo para analisar os números", disse ele. "Minha equipe não tem tempo para trabalhar em tarefas de maior valor agregado. Eles estão apenas felizes com a reconciliação."

A ordem era clara. Mudar rapidamente para um modelo centralizado sem perder a continuidade dos relatórios.

a team.blue escolheu o NetSuite como ERP único. Além disso, eles escolheram o Prophix One para consolidação, geração de relatórios, orçamento e planejamento.

"Analisamos algumas ferramentas, e o Prophix foi escolhido como a ferramenta preferida para trabalhar por alguns motivos", disse Westerhof. "A integração com o NetSuite é muito boa. A conexão com o NetSuite e o Prophix é totalmente automatizada. O Prophix oferece uma base muito sólida para o nosso futuro."

Melhorando o orçamento, a previsão e o planejamento em 100 empresas

A consolidação é apenas um lado do ciclo financeiro. O orçamento e a previsão têm sua própria pressão.

"Você pode imaginar que, se tiver cem empresas, as informações orçamentárias vêm de muitas pessoas", disse Westerhof.

Historicamente, isso significava planilhas em toda a Europa, uma para cada região ou negócio. As equipes locais preenchiam os modelos. O departamento financeiro do grupo coletava, alinhava e juntava essas informações. O controle de versão, por si só, consumia horas.

Com o Prophix, a team.blue está transferindo esse trabalho para uma única plataforma de consolidação financeira e FP &A. "Com a implementação do FP&A, teremos uma ferramenta muito melhor para que os preparadores de orçamento e os proprietários possam inserir os dados no sistema", disse Westerhof.

Isso vai além da coleta de números. Trata-se de responder mais rapidamente a perguntas voltadas para o futuro. Fluxo de caixa. Capital de giro. Onde a pressão está aumentando. Onde há espaço para investir.

O objetivo é gastar menos tempo montando o plano e mais tempo explicando os insights.

Uma plataforma financeira para consolidação, FP&A e relatórios

a direção da team.blue é simples: um modelo financeiro, um fluxo de dados, uma fonte de verdade.

Para Westerhof, o valor do Prophix não está apenas nos recursos individuais. Está em ter consolidação, FP&A, orçamento, relatórios, comentários e suporte de auditoria em uma única plataforma.

A plataforma Prophix One reúne todos esses recursos, ajudando as equipes financeiras a gerenciar todos os processos - do planejamento ao fechamento - em uma única fonte de verdade.

"Quando os dados entram no Prophix e são dados sólidos, há muitos benefícios adicionais", disse ele. "Teremos mais tempo para revisar as coisas, justificar os números e ter uma visão global do que está acontecendo na empresa."

Ele também chamou a atenção para um aspecto que tem menos tempo de exposição, mas que é importante para a liderança financeira: narrativas e responsabilidade. Cada região precisa explicar as variações. Cada variação precisa estar vinculada aos números que o grupo está informando. Hoje em dia, esses comentários costumam ser coletados manualmente e, em alguns casos, reutilizados mês a mês. A team.blue espera que o Prophix One torne esse processo mais rigoroso e coloque os comentários no mesmo fluxo de trabalho dos resultados.

Isso preenche uma lacuna de longa data. A história por trás do número vive com o número.

Como uma parceria confiável acelera a transformação financeira

A adoção de um novo software sempre exige mudanças. Para a team.blue, essa mudança significou passar da reconciliação manual para a automação integrada e criar novos processos que facilitam a colaboração e agilizam os ciclos.

"A transição foi grande, mas valeu a pena", disse Westerhof. "Passamos pela mudança rapidamente porque sabemos que o resultado será uma função financeira que agrega mais valor em menos tempo."

Esse ritmo é possível graças à parceria.

"É mais do que uma ferramenta", disse ele. "A equipe da Prophix com a qual trabalhamos tem as pessoas certas para nos ajudar. Parece que somos uma equipe trabalhando juntos na solução."

A colaboração estabelece uma base para finanças autônomas, em que as operações financeiras são executadas de forma contínua e inteligente. E cada implementação é respaldada por padrões de confiança e privacidade de dados que garantem segurança, transparência e conformidade em escala.

Quando solicitado a descrever a Prophix em uma palavra, Westerhof não hesitou: "Transformação"