Como a Mission Health obteve um retorno de 110% sobre seu investimento no Prophix

Dados coletados ao longo dos anos sobre implementações de software afirmam que 50% falham na primeira vez[1]

O investimento em um novo sistema de software não é isento de riscos. Mesmo antes de começar a funcionar, você gasta uma quantidade significativa de tempo pesquisando fornecedores, comparando sistemas, implementando processos e treinando seus colegas.

Portanto, é quase desnecessário dizer que a maioria das empresas espera ver um retorno sobre seu investimento (ROI) em software. Mas como você pode ter certeza de que fez a escolha certa?

Aprender e ouvir as histórias de outras empresas que implementaram o mesmo software pode ajudar a orientar sua tomada de decisão.

Hoje, queremos compartilhar a história da Mission Health Communities sobre como eles obtiveram um retorno de 110% sobre seu investimento no Prophix em apenas 18 meses.

Sobre a Mission Health Communities

A Mission Health Communities (MHC) é a principal fornecedora de residências para idosos e comunidades de reabilitação especializadas nos EUA. Com sede em Tampa, Flórida, a empresa administra e opera residências para idosos, residências assistidas, reabilitação de curta duração e comunidades de enfermagem especializadas no Alabama, Geórgia, Kansas, Massachusetts, Minnesota, Missouri, Nebraska, Tennessee e Wisconsin.

O desafio para a Mission Health Communities

A MHC usava principalmente o Excel para seus processos de gerenciamento financeiro, como contabilidade e orçamento. Esse sistema antiquado não tinha sofisticação em seus recursos analíticos e só conseguia criar demonstrações financeiras básicas.

A elaboração do orçamento para o ano era complicada porque a empresa tinha que se coordenar com mais de 30 locais, um processo que estava repleto de erros humanos, planilhas duplicadas e muitas idas e vindas entre a gerência corporativa e a gerência das instalações. Além disso, a falta de padronização em toda a organização fazia com que cada instalação tivesse seu próprio modelo de orçamento mestre, criando discrepâncias que se propagavam por toda a empresa.

Para realizar qualquer análise, seria necessário um extenso processo de pesquisa e solicitação de informações de instalações e departamentos individuais. Portanto, calcular KPIs em tempo real era quase impossível, contribuindo para um problema de visibilidade em toda a organização.

A estratégia da Mission Health para o software CPM

A MHC percebeu que precisava de uma solução de Corporate Performance Management (CPM) para agilizar suas tarefas de fechamento de período, relatórios financeiros e FP&A.

A Mission Health precisava estabelecer uma única fonte de verdade (SSoT) e recursos de geração de relatórios que pudessem ser facilmente personalizados para se adequar ao seu modelo de negócios exclusivo na área de saúde. Passando por um processo de RFP no início de 2019, a MHC considerou o Workday Adaptive Planning e o Prophix Cloud. Por fim, a empresa selecionou o Prophix em maio de 2019 pelos seguintes motivos:

• Interface de usuário intuitiva - O administrador do Prophix do MHC não exigiu um alto nível de conhecimento técnico para gerenciar o sistema e implementar alterações. A interface de usuário intuitiva permitiu que os contadores e analistas de negócios criassem relatórios detalhados e gerassem modelos de previsão rapidamente. Como os usuários finais podiam obter relatórios de instalações e de contas, a equipe de contabilidade pôde identificar variações e faturas ausentes ou pendentes; os analistas de negócios puderam determinar os principais fatores de custo e valor mês a mês.
• Funcionalidade pronta para uso. O Prophix veio pronto para uso com recursos de análise ad-hoc, KPIs em tempo real e modelos de relatórios adequados para a MHC. Isso simplificou o processo de implementação, levando a um rápido time-to-value que permitiu aos funcionários realizar pesquisas de dados granulares e personalizações de relatórios.

"No final das contas, o que a equipe de liderança valoriza? Será que eles querem uma equipe de FP&A apenas para criar e manter relatórios? Ou eles querem que a equipe de FP&A seja realmente uma parceira da empresa e a utilize como um recurso confiável para fazer a análise e ajudá-los a tomar a decisão. A Prophix criou o caminho para nos tornarmos a segunda opção." - Gino L'Altrella, Diretor de Planejamento Financeiro e Análise de Negócios, Mission Health Communities

Benefícios do Prophix para a Mission Health Communities

"Transferir processos financeiros críticos de planilhas do Excel para sistemas CPM automatizados baseados em nuvem não é mais um luxo, mas uma necessidade comercial", disse Alok Ajmera, CEO da Prophix Software. "Os resultados tangíveis que a Mission Health Communities obteve com o uso de nosso software falam muito sobre o histórico de sucesso da Prophix na transformação dos processos de planejamento e análise financeira de nossos clientes para melhorar o desempenho dos negócios, tanto a curto quanto a longo prazo"

A Mission Health Communities passou por um processo de implementação de dois meses, entrando em operação em agosto de 2019 com os principais recursos de gerenciamento financeiro e relatórios e um módulo de planejamento para orçar a remuneração dos funcionários. Com a implantação do Prophix na nuvem, a MHC obteve benefícios em termos de aumento da produtividade do usuário, maior agilidade nos negócios e melhor visibilidade organizacional.

• Aumento da produtividade dos usuários - Como os administradores das instalações e os vice-presidentes regionais podem visualizar, comentar e conceder aprovações diretamente no Prophix, a correspondência interna por e-mail foi praticamente eliminadaas intervenções manuais, os erros humanos e o retrabalho também foram reduzidos significativamente. Como resultado, o departamento de contabilidade realiza o fechamento mensal quase 15% mais rápido. O Prophix simplificou o processo de entrada do orçamento, reduzindo-o de quatro para três semanas, porque as instalações podiam enviar seus orçamentos para o Prophix, eliminando a necessidade de a empresa compilar arquivos individuais em uma planilha principal. Agora, com acesso direto a um orçamento mestre compartilhado, os usuários reduziram o processo de revisão em 66%.
• Maior agilidade nos negócios - A MHC aproveitou o Prophix para apoiar o lançamento de seu projeto de rastreamento de EPIs durante os piores meses da pandemia de COVID-19 em 2020. Como prestador de serviços de saúde, o MHC tinha um grande estoque de equipamentos de EPI que precisava ser ativamente rastreado para compensar os custos de uso com financiamento de estímulo federal e garantir que cada instalação estivesse adequadamente abastecida. O MHC implementou um modelo de controle de inventário de EPIs em três dias, completo com a lógica subjacente, modelos e recursos de geração de relatórios. Com seus processos antigos em Excel, esse projeto teria exigido pelo menos dois analistas financeiros em tempo integral. Ao projetar, implementar e lançar o projeto no Prophix, a MHC economizou mais de US$ 200.000 em custos de pessoal evitados. Com o Prophix, a empresa tem a agilidade necessária para lançar rapidamente novas linhas de negócios e instalações, já que o atrito com o back-office foi reduzido.
• Melhor visibilidade organizacional - Anteriormente, os contadores tinham que analisar as declarações de renda ou os balanços patrimoniais do sistema de gerenciamento de relatórios legado e, em seguida, enviar os relatórios por e-mail. Desde a implementação do Prophix, os funcionários acessam as informações diretamente do Prophix, conforme necessário, sem envolver os contadores. Com um SSoT, a precisão dos números informados aumentou e a MHC pode acompanhar os KPIs em tempo real para avaliar o desempenho. Além disso, o Prophix forneceu ao MHC análises, incluindo análise de variação, avaliação de risco e ferramentas de otimização de utilização, para informar a tomada de decisões e aumentar a eficiência operacional.

Retorno do investimento da Mission Health no Prophix em um período de três anos

Um retorno sobre o investimento para as comunidades do Mission Health

Analisamos os custos de software, pessoal, serviços profissionais e treinamento de usuários durante três anos para quantificar o investimento total da Mission Health Communities na tecnologia Prophix.

Os benefícios diretos quantificados incluem custos de pessoal evitados em torno do projeto de controle de inventário de EPIs.

Os benefícios indiretos quantificados incluem a economia de tempo que os funcionários da MHC obtiveram com a simplificação dos processos de relatórios, orçamentos e fechamento de períodos.

Com base nesses benefícios, determinamos que a Mission Health Communities obteve um retorno de 110% sobre seu investimento na Prophix em apenas 18 meses.

Para ver os cálculos completos do ROI do investimento da Mission Health Communities no Prophix, leia o estudo de caso.

[1] https://www.netsuite.com/porta...