Esta é uma história que pode ser familiar para muitos escritórios financeiros de faculdades e universidades. Você está planejando o ano acadêmico de 2021/2022. Você está planejando com 6 meses de antecedência, em parte porque esses são os prazos necessários para passar pelas várias camadas estratégicas e táticas do planejamento e, em parte, porque o processo de planejamento técnico tem muitas partes móveis e, francamente, leva muito tempo.
Você pega o conjunto de arquivos do Excel que usou no ano passado. Há uma pasta de trabalho central com cerca de 20 guias com relatórios consolidados e diferentes cronogramas de matrícula, mensalidades, hospedagem e alimentação, programas esportivos e doações. Há também 30 arquivos individuais com formatos redundantes que correspondem a seus 30 centros de responsabilidade diferentes.
Os dados reais históricos precisam ser atualizados com um novo ano de dados. Assim, você acessa o Colleague, Banner, Jenzabar ou o ERP que estiver usando e faz o download do balancete do ano anterior. O arquivo com o balancete está formatado de forma estranha, então você passa algum tempo limpando-o: colocando-o em um formato tabular agradável, invertendo sinais, dividindo a cadeia de GL e assim por diante. Com cuidado, você coloca essa tabela final na guia de dados brutos da pasta de trabalho mestre, onde será vinculada a ela a partir de outras guias e arquivos.
Em seguida, você faz a mesma coisa com o sistema de folha de pagamento para poder orçar posições e número de funcionários. Só que aqui você precisa entrar cuidadosamente em cada uma das 30 pastas de trabalho do departamento e colocar o conjunto certo de funcionários.
Agora você precisa atualizar suas guias para trabalhar com o novo ano orçamentário. Você está fazendo um orçamento incremental, portanto, para cada guia, você pega o orçamento final do ano anterior e o transforma em linha de base para o próximo ano. Você também tem um novo ano de dados reais para mostrar, portanto, copie e cole as colunas do ano anterior e insira fórmulas para o novo ano. Todas as guias da pasta de trabalho precisam ser atualizadas.
Nesse ponto, surge um imprevisto: a escola adicionou alguns programas novos desde o ano passado. Agora você copia e cola e configura novas guias para esses programas. Depois de ter a formatação e os rótulos corretos, você entra em seus vários relatórios consolidados e atualiza os links para que essas novas guias sejam agregadas corretamente.
Agora é hora de obter feedback de seus 30 chefes de departamento. Você vai enviar o arquivo por e-mail e tem um súbito momento de ansiedade. Há informações sobre a folha de pagamento nesse arquivo, será que ele está indo para a pessoa certa? Você verifica e verifica novamente e, finalmente, clica em "Enviar". mais 29 e-mails para enviar.
Depois de um mês e alguns e-mails de lembrete, você começa a receber os arquivos de volta. Alguns deles têm os números preenchidos corretamente. Outros não seguiram as instruções ou os números não fazem sentido, então você envia e-mails de volta e marca outras reuniões.
Depois que todos os arquivos são devolvidos, você consolida tudo em seus modelos do Excel e pode finalmente ver o panorama geral. É claro que há outras mudanças a serem feitas. As despesas em algumas áreas não são realistas. Alguns departamentos adicionaram um número excessivo de novos cargos. Há alguns grandes problemas estruturais entre as despesas de alguns programas e a expectativa de matrículas e mensalidades. Nada disso é surpreendente ou inesperado, apenas leva tempo para ser resolvido. E esse tempo é multiplicado para cada parte que é manual.
Remova as tarefas manuais e tediosas
A remoção dos pontos de atrito manuais é a chave para abrir novas possibilidades e melhorar o processo de planejamento. Cada etapa manual é um roubo de tempo dos líderes financeiros. Cada etapa manual aumenta os prazos necessários para o planejamento. Cada etapa manual torna mais complexa a incorporação de um bom feedback de toda a universidade ou faculdade. Cada etapa manual está introduzindo a possibilidade de erros.
Felizmente, o moderno software Corporate Performance Management reduz o atrito em todos os pontos do processo:
- Você pode configurar feeds de dados que carregam automaticamente seu balancete, dados de matrícula, informações sobre a folha de pagamento, informações sobre o currículo ou quaisquer outras fontes.
- É possível configurar formulários de entrada padrão que são gerenciados de forma centralizada e reutilizados para cada um dos seus programas ou departamentos. Quer você tenha 20 ou 200 departamentos, você configura o formato uma vez e as combinações exclusivas são criadas automaticamente.
- Você pode realmente assumir o controle dos cronogramas e do fluxo de trabalho da elaboração do orçamento. Em vez de enviar arquivos por e-mail, os proprietários dos centros de responsabilidade se conectam para ver os números mais recentes e fazer comentários. Você recebe atualizações ao vivo à medida que o trabalho está acontecendo, juntamente com um painel para ver quem enviou e quem ainda está pendente.
Ao eliminar essas fontes manuais de atrito, você abre oportunidades para planejar com mais frequência, planejar com mais profundidade e incluir outras pessoas no processo de planejamento.
Planeje com mais frequência
O orçamento anual é o padrão para a maioria das organizações e por um bom motivo. As universidades e faculdades têm períodos acadêmicos muito estruturados que se alinham perfeitamente com o ano civil, portanto, faz sentido planejar com base nisso. Mas, ao mesmo tempo, planejar uma vez por ano é um tanto arbitrário. A situação pode mudar com mais frequência do que isso.
- Com a recente incerteza em torno da pandemia, como será o número de matrículas entre os períodos?
- Se você implementar novos padrões acadêmicos, o que isso fará com o desgaste dos alunos?
- Qual é a precisão de suas previsões de despesas e será necessário revisá-las em algum momento?
No mínimo, é uma boa ideia executar uma breve fase de planejamento antes de cada período letivo para verificar as suposições e garantir que as finanças estejam alinhadas com as metas centrais e a missão da universidade.
Essas novas previsões não precisam ser tão detalhadas quanto o processo orçamentário completo. Se o plano original for sólido e ainda altamente relevante, talvez você não faça nenhuma alteração. Você pode fazer apenas alguns ajustes nas matrículas ou no número de funcionários. Você pode até mesmo manter esse processo centralizado em finanças, em vez de um processo maior que incorpore o restante dos centros de responsabilidade.
O segredo não é refazer um processo orçamentário exaustivo várias vezes por ano, mas sim ser dinâmico e estar pronto para passar por partes do processo de planejamento sempre que houver necessidade. Sua solução de software deve ser capaz de ser ativada ou desativada sempre que você precisar, com o mínimo de instalação ou configuração da sua parte.
Planeje com mais detalhes
Às vezes, os dados resumidos provenientes do razão geral são muito amplos para realmente ajudar no processo de planejamento. Veja o caso dos dormitórios e da hospedagem e alimentação. Em seus demonstrativos financeiros, essas receitas e despesas podem ser agrupadas em um punhado de itens de linha. Planejar com esse mesmo nível de detalhe prejudicará a precisão e dificultará a avaliação do desempenho posteriormente.
Você pode planejar a hospedagem no campus, primeiro apresentando a lógica da receita. A receita de hospedagem pode ser igual ao número de alunos vezes a tarifa média dos quartos. Em seguida, você dividiria esse valor pelo número de alojamentos que possui e pelos diferentes tipos de quartos, com preços diferentes para ocupação individual, ocupação dupla, acomodações compartilhadas e assim por diante. A partir daí, você acrescentaria os planos de refeições e, em seguida, as várias despesas com reparos e manutenção, serviços de segurança, serviços públicos e outros componentes. Talvez algumas dessas despesas estejam diretamente ligadas ao seu plano de ocupação.
Na verdade, você pode dividir um modelo de hospedagem separado que carrega históricos de seus sistemas, usa um conjunto comum de cálculos em seus vários tipos de quartos e edifícios e está vinculado ao plano completo.
O que mais?
- Quão melhor seria o seu plano se você pudesse modelar coortes de alunos individuais com atrito exclusivo e suposições de preços para cada um?
- Qual é a lista de doadores do ano passado e quanto esperamos que eles contribuam este ano?
- Quais são todos os contratos de TI pendentes da faculdade, quando eles expiram e serão renovados?
Incluir mais vozes no processo
Um ótimo plano financeiro incorpora percepções de toda a faculdade. Isso pode incluir recrutamento e admissões, serviços estudantis, promoção, relações com ex-alunos, recursos humanos, todas as unidades acadêmicas e muitas outras.
Com um sistema CPM implementado, fica muito mais fácil envolver essas diferentes partes interessadas no processo. Eles podem ver todos os seus dados históricos, que são atualizados mensalmente. Eles podem enviar iterações do plano e se comunicar instantaneamente com você sobre os principais tópicos. Eles sabem exatamente o que se espera deles. Eles se tornam responsáveis por sua parte do orçamento e se esforçam e pensam mais em suas contribuições.
À medida que a complicada mecânica de enviar e receber arquivos do Excel por e-mail desaparece, fica muito mais fácil adicionar novos parceiros ao processo. Enquanto no passado você interagia apenas com o vice-chanceler de assuntos estudantis, agora você está abrindo o processo também para os líderes do centro de carreiras, vida residencial, atletismo, aconselhamento e atividades estudantis.
A eliminação de processos manuais do seu processo de planejamento abre muitas possibilidades. Planejar com mais frequência. Planejar com mais detalhes. Aproveite as vozes de toda a sua instituição. O Prophix ajuda você a modernizar os componentes tediosos e pouco práticos do seu processo de planejamento e permite que você se concentre na análise e em ser um parceiro estratégico da sua universidade ou faculdade. Para saber mais
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