Adotando novas tecnologias para ter sucesso em tempos de mudança

Por que as empresas em crescimento precisam investir em automação financeira

O estado atual das finanças

Está ocorrendo uma transformação no escritório de finanças. Os líderes financeiros estão se tornando os parceiros de negócios que sempre quisemos ser. Estamos fazendo análises em tempo real, conduzindo decisões comerciais atuais. Todos esses dados a que temos acesso agora estão mudando o jogo. Temos dados em tempo real, integrados em relatórios perspicazes, painéis detalhados, com todas as informações de que precisamos ao alcance de nossas mãos. Nossas equipes apenas apertam alguns botões e fazem tudo isso acontecer. Certo? Infelizmente, a realidade é que menos de 5% das equipes de finanças estão realmente experimentando algo próximo a isso. O fechamento dos livros e a previsão ainda levam muito tempo, então acabamos usando planilhas e "adivinhação" quando precisamos tomar decisões rapidamente. Usamos os melhores dados que temos, não os dados reais, precisos e atualizados de que realmente precisamos. Com muita frequência, ainda estamos fazendo análises "rápidas e sujas" ou cálculos de "volta do envelope" cálculos.

Temos potência suficiente em nossos telefones para enviar naves espaciais a Marte, então por que ainda usamos planilhas únicas para tomar decisões de missão crítica em nossas empresas?

Pouco progresso foi feito na capacidade de planejamento

À medida que começamos a sair dos imensos desafios dos últimos 15 meses, é um bom momento para refletir sobre o que funcionou bem e o que pode ser melhorado, especialmente em Finanças. Uma pesquisa com profissionais de finanças de mais de 500 empresas em todo o mundo forneceu suas percepções sobre o desempenho no ano passado, quais ferramentas estavam usando e sua capacidade de previsão. Não é de surpreender que a pesquisa tenha confirmado que o processo de planejamento, orçamento e previsão (PB&F) foi o mais prejudicado de todos os principais processos financeiros. As empresas tiveram dificuldade para refazer previsões com rapidez e precisão em um período de estresse e mudanças. Então, o que os resultados da pesquisa mostraram? Em geral, as empresas estão fazendo previsões mais rapidamente do que no passado, mas a precisão se deteriorou. Dois terços das organizações podem fazer uma nova previsão em uma semana, mas apenas 39% conseguem prever os lucros com precisão de +/- 5%. Um número impressionante de 80% não consegue prever mais de um ano. Considerando os choques na cadeia de suprimentos que ainda estamos sofrendo desde o ano passado, só isso já justifica o investimento em melhores previsões!

Como podemos nos tornar mais ágeis e estar mais bem preparados para enfrentar qualquer tipo de crise, bem como as mudanças comerciais mais "normais" que enfrentamos regularmente, como aquisições, concorrentes disruptivos e modelos de negócios em constante mudança?

Planejamento de cenários

A pandemia da Covid-19 provocou um aumento no interesse pelo planejamento de cenários, pois os executivos buscavam uma maneira melhor de se planejar para um futuro incerto. As empresas com a capacidade de planejar cenários superaram todas as outras na capacidade de prever com rapidez e precisão. Por quê? Porque elas são menos dependentes de planilhas eletrônicasporque já investiram em ferramentas especializadas. Elas não estão sobrecarregadas com muitos dados e poucas informações.

Sem automação, é quase impossível modelar simultaneamente vários cenários, suposições e variáveis.

Então, por que apenas 4% das organizações dedicam tempo ao planejamento de cenários? Muitas estão presas no inferno das planilhas. As previsões contínuas são outra ferramenta que torna as empresas mais ágeis em seu planejamento, mas a adoção tem sido lenta, com apenas 19%. Novamente, essa é outra técnica difícil de criar, manter e gerenciar em planilhas.

Os dados precisam ser fundamentalmente aprimorados

A maioria dos executivos de finanças concorda que os dados precisam ser melhorados. A qualidade dos dados usados determina a qualidade da previsão. Entrada de lixo = saída de lixo. Para melhorar a qualidade dos dados, precisamos ampliar a rede e identificar dados operacionais fora do GL, dados de relacionamento com o cliente e outros dados não financeiros para melhorar nossas previsões. A explosão de dados de mídia social é um exemplo de novos tipos de dados que podem ser usados para identificar tendências e ser usados em previsões. À medida que o conjunto de dados aumenta, o uso das ferramentas certas para analisar esses diversos tipos de dados pode ser uma vantagem competitiva. Entretanto, os dados externos ainda parecem estar em segundo plano em relação aos dados internos, provavelmente porque ainda não otimizamos nossos processos e ferramentas internos para capturar esses dados com eficiência.

A transformação aumenta a agilidade

Preparar-se para as mudanças e gerenciá-las é uma parte fundamental do sucesso dos negócios. No entanto, a maioria das organizações não fez nenhuma mudança importante em seus processos de PBF nos últimos três anos. E isso não se deve ao fato de a mudança não ser necessária! Para entender como a transformação afeta a agilidade do planejamento, do orçamento e da previsão, a pesquisa comparou os 5% das empresas que transformaram completamente suas funções com os 14% que não fizeram nenhum esforço nesse sentido nos últimos 3 anos. O que podemos aprender com os 5% dos líderes de transformação que transformaram completamente seu processo de PB&F? Como eles conseguem gerenciar seus dados como um ativo corporativo em vez de serem sobrecarregados por planilhas desconectadas com governança de dados deficiente? Eles têm esses elementos em comum:

• Uma fonte da verdade para seus dados, que vem de um modelo de negócios centralizado, geralmente na nuvem
• Usam mais ferramentas avançadas como IA e visualização
• Eles valorizam muito a eliminação de planilhas para coleta de dados e geração de relatórios

Isso permite que eles implementem previsões contínuas, orçamento base zero e planejamento de cenários. Independentemente de você optar por usar todos esses recursos ou apenas alguns, eles TODOS contribuem para aumentar a agilidade do processo do PBF.

Como tornar seu planejamento mais ágil

Então, como você pode começar a implementar essas mudanças? Não existe um botão fácil, e poucas organizações parecem ter tempo ou energia para os grandes esforços de transformação que criam essas ferramentas desde o início. No entanto, não há dúvida de que precisamos ser capazes de prever nossa receita com precisão, ter o nível certo de força de trabalho e fornecedores e fluxo de caixa suficiente para pagar por tudo isso. Logicamente, sabemos que devemos fazer isso e sabemos que o ROI será positivo. Então, qual é o problema? De acordo com minha experiência, em ambientes muito manuais, é preciso tanto trabalho apenas para concluir as entregas diárias que pode parecer esmagador até mesmo pensar em tentar construir o proverbial novo avião, enquanto você está trabalhando tão arduamente para pilotar o antigo. Você já chegou a esse ponto?

Pontos de dor comuns

Abaixo estão alguns dos pontos problemáticos comuns em equipes com processos e sistemas excessivamente manuais. Se esse cenário lhe parecer familiar, provavelmente é hora de considerar a adoção de medidas para atualizar suas ferramentas. Quando você tenta atualizar suas previsões com os resultados reais, os dados do GL não se alinham com as suposições da previsão. As previsões são criadas com suposições que não são capturadas no GL. Portanto, a análise de variação no final do mês não o ajuda a explicar a mudança em suas previsões. Se você não consegue explicar as mudanças em seus dados reais, como pode atualizar suas previsões? Se os seus sistemas de dados não forem integrados, toda vez que você obtiver dados reais, terá de refazer a análise. Isso leva muito tempo e, por isso, você só faz isso uma vez por trimestre ou, mais provavelmente, quando há uma mudança drástica que obriga a isso. Nesse momento, já é tarde demais. Você perdeu os primeiros sinais que lhe permitiriam reagir e agora está de volta à crise, reagindo. Quando seus dados e sistemas não estão integrados, você depende da memória institucional dos funcionários, que usam sua "experiência passada" como guia para identificar o problema. Mas olhar para o espelho retrovisor em busca de respostas não é mais suficiente. E isso o torna ainda mais vulnerável quando você perde esses funcionários, porque agora seu conhecimento institucional acabou de sair pela porta. O último ano nos mostrou como é fundamental poder prever com precisão as necessidades de fluxo de caixa COM ANTECEDÊNCIA com antecedência, para possibilitar o nível certo de ajustes, seja no corte de custos, no financiamento de ponte ou na busca de fontes alternativas de receita. Se você estiver apenas adivinhando ou esperando que consiga superar uma crise, é provável que a batalha já esteja perdida. Você só não sabe disso ainda. Ao analisar os desafios da previsão, também precisamos nos concentrar no processo de fechamento do mês - a fonte de grande parte de nossos dados.

O fechamento do mês é a PRINCIPAL fonte de seus dados financeiros reais que fluem para as previsões.

Se você não capturar os dados no nível desejado para a previsão, nunca haverá alinhamento entre os dados provenientes de sistemas diferentes. Quando a equipe de planejamento não consegue obter o que precisa do GL, ela vai buscar relatórios do SalesForce, dos cubos de vendas e de outros relatórios operacionais. E quando os dados não estão alinhados, é mais uma variável a ser reconciliada. E se não houver disciplina suficiente nos processos de negócios upstream para capturar dados nos períodos corretos, você terá diferenças de tempo e catch=ups/reversões que criarão tanto ruído em torno de seus dados que você terá sorte se conseguir captar os sinais que o alertam sobre as mudanças. Um processo disciplinado de final de mês que esteja totalmente integrado aos processos de negócios upstream exige muito esforço para ser criado e mantido. Mas, se bem feito, pode gerar o retorno de dados limpos e precisos para alimentar seu processo de previsão. Com as ferramentas e a automação certas, a equipe de finanças pode dedicar seu tempo à análise das mudanças e ao destaque dos sinais de mudança que a empresa precisa seguir, em vez de ficar trabalhando até tarde da noite apenas para tentar fazer com que os números se encaixem.

Crie um modelo de negócios centralizado

Como podemos começar a fazer isso melhor sem destruir todos os nossos sistemas e começar do zero? Primeiro, você precisa começar a analisar sua empresa e os principais dados de forma centralizada. Cada equipe não pode ter seu próprio conjunto de KPIs em suas próprias planilhas. Você precisa escolher os KPIs críticos que TODOS usarãocapturá-los, rastrear as tendências e trabalhar em conjunto com toda a empresa. Do pedido ao caixa, da compra ao pagamento e dos processos de seu pessoal. Isso é o que UMA fonte da verdade significa. Manter os dados limpos. Se você continua despejando os dados em planilhas para obter o que precisa, então você não tem os sistemas de que precisa ou não os configurou adequadamente para atender às suas necessidades.

Faça um inventário de TODAS as planilhas de missão crítica em uso na sua empresa e, em seguida, determine POR QUE a planilha é necessária.

Se os dados forem essenciais para a missão da empresa, vale a pena investir nas ferramentas adequadas para fazer isso direito. Se não forem, então pare de medi-los. O fluxograma abaixo é um exemplo de como você pode integrar TODOS os seus processos em Finanças. Em minha experiência, as equipes de Planejamento e de Relatórios tendem a se concentrar em diferentes prioridades e projetos a qualquer momento. A equipe de relatórios geralmente está concentrada no final do mês ou do ano, olhando para trás, e a equipe de planejamento está trabalhando com o negócio, olhando para frente. Mas se você puder reservar um tempo para chegar a um acordo sobre os principais fatores de receita e despesa para a empresa como um todo, e educar TODAS as equipes sobre a importância de capturar os KPIs críticos em cada etapa, será possível passar os dados de uma equipe para a outra com muito mais facilidade. Você não precisa de ferramentas sofisticadas para fazer essa parte - é a disciplina de dedicar tempo para projetar seu processo como um todo integrado, em vez de ciclos individuais. E quando isso for feito, você terá a base necessária para implementar com sucesso as ferramentas de planejamento corretas.

Principais conclusões

1 - Centralize seu modelo de negócios integrando seus processos e criando uma única fonte da verdade. O trabalho árduo consiste em alinhar os processos entre as funções para eliminar a ineficiência e o retrabalho resultantes do fato de cada equipe projetar por si mesma. A recompensa faz com que valha a pena! 2 - É hora de se livrar das planilhas. Você nunca sairá do inferno do Excel até que faça disso uma prioridade. 3 - Para acabar com o hábito das planilhasautomatize com as ferramentas certas. É muito importante investir nessas ferramentas antes que a próxima crise nos atinja. Nunca haverá um momento em que isso seja fácil, apenas um momento em que, com determinação, recursos e prioridade, você conseguirá fazer isso.

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