A evolução da elaboração do orçamento (Parte 2): Processos e tecnologias

Paul Sharman | Darren Griffith O especialista do setor Paul Sharman e o CFO da Prophix Darren Griffith discutem a evolução da elaboração do orçamento.

Na Parte 1, Paul compartilhou suas opiniões sobre como a finalidade da elaboração do orçamento mudou. Nesta postagem, Paul e Darren refletem sobre como o processo orçamentário e as tecnologias relacionadas evoluíram.

Darren Griffith (DG): Embora o Escritório de Finanças continue a evoluir, os processos fundamentais para criar e gerenciar orçamentos têm se mantido constantes há décadas. Uma conclusão lógica a ser tirada é que os processos continuam a ser relevantes. O que você acha?

Paul Sharman (PS): Essa é, de fato, uma conclusão razoável. O processo orçamentário foi construído ao longo dos anos para garantir que haja um conjunto abrangente de projeções financeiras para o ano seguinte. As projeções envolvem análises de receita, custos diretos, despesas operacionais e despesas gerais, despesas do departamento, lucros, bem como requisitos de balanço e fluxo de caixa.

DG: Durante todo esse processo, o Escritório de Finanças desempenha um papel fundamental. Mas o que é interessante é que o departamento financeiro está deixando rapidamente de ser o coletor de dados de toda a empresa para se tornar o transformador de métricas de negócios e dos principais fatores de negócios em orçamentos mais precisos. De fato, os clientes da Prophix compararam seu papel ao de um maestro de orquestra. Você acha que isso é correto?

PS: Esse é exatamente o papel que o Escritório de Finanças desempenha. E isso é particularmente verdadeiro à medida que as empresas crescem - por exemplo, expandindo as linhas de negócios, lançando mais produtos e estabelecendo escritórios em diferentes localizações geográficas. Isso também é muito verdadeiro, pois as tecnologias que dão suporte ao Escritório de Finanças permitem a colaboração em toda a empresa.

DG: Como você disse, a tecnologia, um importante catalisador da mudança de processos, está evoluindo. Nos últimos anos, houve melhorias significativas no software desenvolvido para o Office of Finance em termos de velocidade de computação, capacidade, confiabilidade e segurança. O resultado: O Excel, que já foi a ferramenta preferida dos profissionais de finanças, está sendo amplamente revisitado. Sua opinião?

PS: Os profissionais de finanças estão sempre explorando maneiras de melhorar os processos orçamentários. Portanto, embora a elaboração de orçamentos tenha começado como um processo muito manual, assim que surgiram tecnologias para aumentar a eficiência, os profissionais de finanças começaram a adotá-las. Por exemplo, o VisiCalc e o Lotus 123 foram amplamente utilizados nas décadas de 70 e 80. Depois, quando as planilhas eletrônicas se tornaram disponíveis nos anos 90, os profissionais de finanças começaram a usar o Excel.

Olhando para o futuro, o processo de orçamento permanecerá fundamentalmente o mesmo - tornando-se muito mais eficiente, é claro - enquanto os orçamentos continuarem a ser relevantes para o planejamento dos negócios e para os requisitos de controle e relatórios. No entanto, seu ponto de vista é bem aceito. Na prática, os profissionais de finanças de todo o mundo estão aproveitando as vantagens de ferramentas de software cada vez mais poderosas para ajudar a gerenciar melhor o processo.

Além disso, devido ao aumento das expectativas sobre eles, os profissionais de finanças estão adotando amplamente tecnologias que os ajudam a ganhar eficiência e a integrar informações de várias fontes, muito além do Razão. Esses avanços na tecnologia permitem que os profissionais de finanças automatizem tarefas demoradas e tediosas. Isso significa que a coleta, o cálculo, a análise e o envio de dados são realizados em uma fração do tempo que antes era necessário.

DG: Esse é um ótimo exemplo de como a tecnologia ampliou os limites da orçamentação, fazendo com que o próprio processo orçamentário evoluísse para algo que antes era inimaginável.

PS: Exatamente. Na verdade, surgiu um novo sistema de orçamento - um sistema de Planejamento Financeiro Integrado (IFP). Esse sistema capacita os profissionais de finanças a extrair dados de sistemas operacionais, como gerenciamento de relacionamento com o cliente/vendas, processamento de pedidos, gerenciamento de pessoal e livros-razão, para capturar informações relacionadas aos drivers de negócios que são essenciais para a preparação de orçamentos. Um sistema IFP também permite a automação de previsões oportunas e análises hipotéticas.

Esse é o futuro da elaboração de orçamentos; o que é interessante é que esse futuro já existe hoje. Além disso, ao adotar as tecnologias de automação atuais, os profissionais de finanças estão evoluindo ativamente o processo orçamentário para melhor.

Nos próximos blogs, Darren e Paul refletirão mais sobre como a elaboração do orçamento evoluiu.