9 práticas recomendadas para um processo de consolidação financeira eficiente

Todo setor tem processos anuais que envolvem uma quantidade substancial de trabalho manual, investimento considerável em recursos e conformidade com as normas locais. Os fabricantes têm a tarefa de revisar as medidas de segurança, os restaurantes enfrentam inspeções de saúde e segurança e os fornecedores precisam revisar seus estoques. Para muitas organizações, outro empreendimento significativo é o processo de consolidação financeira.

Embora esse processo possa ser difícil e demorado, há maneiras de melhorar e agilizar as consolidações. Isso facilita a vida da equipe de consolidação, fornece aos executivos dados melhores para trabalhar e mantém as organizações em conformidade.

Neste artigo, exploraremos como é um processo de consolidação financeira aprimorado, incluindo 9 práticas recomendadas que você pode aplicar hoje.

O que é o processo de consolidação financeira?

O processo de consolidação financeira envolve a coleta, o ajuste e a combinação de dados transacionais e de contabilidade geral das subsidiárias e da matriz em um conjunto de relatórios financeiros. Normalmente, esse processo inclui a consolidação de demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial, a demonstração de resultados e a demonstração de fluxo de caixa. Dependendo da complexidade e do software financeiro utilizado, a consolidação pode levar de alguns dias a várias semanas.

A consolidação financeira é essencial quando uma empresa e suas subsidiárias operam como uma única entidade econômica, garantindo a conformidade com os requisitos regulamentares, como GAAP ou IFRS. O objetivo principal é fornecer uma visão abrangente da saúde e do desempenho financeiro da empresa, dando suporte a relatórios precisos e à tomada de decisões informadas.

Por que a consolidação financeira é importante?

O processo de consolidação financeira é importante porque fornece uma visão holística do desempenho organizacional, o que apoia a tomada de decisões estratégicas e a conformidade com os requisitos regulatórios.

No entanto, muitos líderes financeiros consideram o processo de consolidação financeira desafiador devido a dificuldades em:

• Coleta e manipulação manual de dados no Excel
• Combinar dados de sistemas contábeis diferentes
• Acompanhar a frequência dos relatórios exigidos e os prazos apertados
• Entender as diferenças entre as normas e moedas contábeis locais e do grupo
• Reduzir custos e prazos de auditoria
• Aprofundamento nos dados e explicação das variações
• Ter confiança nos resultados informados

Esses obstáculos podem levar à perda de prazos de relatórios regulamentares, resultando em multas e danos à reputação, administração de dados deficiente devido à falta de visibilidade dos KPIs, aumento dos riscos de auditoria e das horas faturáveis e decisões de negócios ruins devido a dados errôneos.

Para ajudá-lo a superar esses obstáculos, descrevemos abaixo 9 práticas recomendadas que podem ser aplicadas ao seu processo de consolidação financeira.

9 práticas recomendadas para otimizar seus processos de consolidação financeira

O processo de consolidação financeira é de alto esforço e alto risco, e geralmente envolve planilhas e um pouco de trabalho manual. Mas com um pouco de preparação, alguns ajustes com visão de futuro e o software certo, você pode consolidar com mais eficiência.

O Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro, foi projetado para dar suporte ao processo de consolidação financeira, automatizando tarefas manuais, como entrada de dados e trilhas de auditoria, para que você possa criar relatórios personalizáveis que transmitam uma imagem clara da situação financeira de sua organização - sem imprecisões de dados.

Vamos nos aprofundar em nove maneiras de melhorar sua abordagem atual de consolidação financeira, com dicas sobre como aproveitar o Prophix One, para que você tenha confiança em seus resultados relatados.

1. Determine o nível de unificação de que você precisa

Nem todos os processos de consolidação financeira são iguais, porque nem todas as organizações têm as mesmas necessidades. Em geral, há três níveis de unificação necessários para o processo de consolidação financeira: harmonização, convergência e unificação completa.

• A harmonização envolve o alinhamento de processos e a definição de um ponto de referência comum, facilitando as tarefas de reconciliação.
• A convergência consiste em criar processos de relatórios gerenciais em uma ferramenta comum e seguir um quadro de referência compartilhado, mantendo diferentes processos liderados por equipes separadas.
• A unificação completa visa implementar uma solução única e um quadro de referência unificado com uma equipe coesa liderando tanto a consolidação estatutária quanto os relatórios gerenciais.

As primeiras etapas do projeto determinam o grupo-alvo, tendo em mente que o relatório unificado oferece vantagens claras em termos de qualidade e coerência de dados, mas também limita a flexibilidade e a capacidade de evoluir de acordo com suas necessidades. Na unificação completa, as equipes de consolidação e de relatórios gerenciais podem precisar fazer certas concessões.

Como o Prophix One ajuda: O Prophix One Intercompany Management permite que as subsidiárias realizem sua própria correspondência em nível de transação e resolução de problemas, acelerando o processo de unificação. Isso elimina a necessidade de um intermediário, como um contador do grupo, melhorando a governança e a percepção financeira em seu processo de consolidação financeira.

2. Entenda suas necessidades de relatórios

Uma das coisas mais importantes que o processo de consolidação financeira faz é transformar montanhas de dados de várias subsidiárias em relatórios claros e detalhados. Esses dados geralmente são para uso interno e devem estar em conformidade com as leis e regulamentações locais, como GAAP ou IFRS. Isso significa que, antes mesmo de realizar a consolidação financeira, você deve saber exatamente quais são suas necessidades de relatórios.

Se isso não for feito, você poderá ter que mudar repentinamente seu processo de consolidação no meio do caminho, à medida que toma conhecimento de novos requisitos ou solicitações dos executivos. Na melhor das hipóteses, você tem mais trabalho do que imaginava, inchando seu orçamento. Na pior das hipóteses, você precisa começar tudo de novo.

A precisão e a integridade dos dados também são igualmente importantes para a geração de relatórios, ajudando-o a evitar erros que possam comprometer a qualidade dos relatórios. Além disso, a comunicação com as partes interessadas garante que todas as suas necessidades e expectativas de relatórios sejam claramente compreendidas e atendidas.

Como o Prophix One ajuda: Os relatórios do Prophix One permitem que você automatize a criação e a distribuição de relatórios e faça alterações que são refletidas dinamicamente em todos os relatórios. Entenda instantaneamente as variações ao longo do tempo ou entre subsidiárias e cumpra os requisitos regulatórios com modelos pré-construídos. O Prophix One também é escalável, de modo que você pode se adaptar às necessidades crescentes de sua empresa, acomodando mais subsidiárias ou requisitos de relatórios em evolução.

3. Estabeleça um quadro de referência comum

Como a maioria das empresas só realiza o processo de consolidação financeira em determinadas épocas do ano (mensal, trimestral ou anual), não há necessariamente um incentivo para gastar muito tempo definindo claramente os processos. Na verdade, muitas empresas ainda usam planilhas exclusivamente para a consolidação financeira e simplesmente se dedicam ao trabalho até que ele seja concluído, o que pode levar a erros de entrada manual de dados, falta de controle de versão e dificuldades de colaboração. No entanto, sem regras claras, ferramentas padronizadas e um quadro de referência comum para as equipes que executam a consolidação financeira em todas as subsidiárias, você está convidando à possibilidade de erros dispendiosos e trabalho duplicado.

Ter um quadro de referência comum para todos os envolvidos é essencial para simplificar e acelerar seu processo de consolidação financeira. Isso pode significar priorizar uma plataforma de consolidação financeira totalmente integrada em vez de planilhas, elaborar práticas recomendadas para detalhes como reconciliação entre empresas e até mesmo padronizar processos de revisão. Isso pode evitar erros, inconsistências e trabalhos conflitantes ao longo do processo.

Como o Prophix One ajuda: O Prophix One, uma Plataforma de Desempenho Financeiro, combina todos os seus processos de consolidação financeira, incluindo reconciliação de contas, eliminações entre empresas e relatórios em uma interface unificada para facilitar a revisão de processos e envolver as partes interessadas, aumentando a precisão dos dados, melhorando a colaboração e fornecendo insights em tempo real, que são cruciais para a tomada de decisões estratégicas.

4. Investir em ferramentas de colaboração

Com muita frequência, as equipes que trabalham no processo de consolidação financeira ficam presas em silos; seu trabalho é completamente independente de qualquer outro e poucas pessoas podem ver o que está acontecendo em cada estágio. Isso ocorre porque a criação de processos que se encaixam perfeitamente não ocorre de forma natural. A maioria das organizações espera que cada equipe trabalhe a partir de planilhas, solicitando as informações de que precisam conforme necessário. Então, quando terminam sua parte do processo, enviam o trabalho para quem cuida do próximo estágio.

Para acelerar o processo de consolidação financeira, os principais desafios precisam ser enfrentados - incluindo fontes de dados díspares, diferenças nos formatos e na qualidade dos dados e falta de consistência e colaboração.

Ao planejar seu processo de consolidação financeira, encontre maneiras de vincular cada estágio para que suas equipes não precisem trabalhar em silos. Isso pode ser feito de várias formas, desde a troca de planilhas por ferramentas mais avançadas que permitam a colaboração em tempo real até o agendamento de check-ins regulares entre as equipes ou até mesmo um gerente de projeto dedicado para manter a colaboração de todos sem problemas.

Saiba mais sobre as diferenças entre o software de consolidação financeira e as planilhas eletrônicas.

Como o Prophix One ajuda: A integração de dados do Prophix One combina dados de todas as suas subsidiárias em uma única versão da verdade que as partes interessadas podem usar para validar e revisar os resultados, proporcionando uma visão holística do desempenho da sua empresa. Conectores e APIs pré-construídos também simplificam e agilizam as integrações de dados financeiros, possibilitando um tempo mais rápido para a obtenção de valor, permitindo que você adicione facilmente novas subsidiárias ou estruturas de empresas. Além disso, o Prophix One tem segurança integrada, de modo que os dados financeiros relevantes são exibidos apenas para aqueles que têm as permissões necessárias.

5. Garanta o cumprimento dos padrões de conformidade

O processo de consolidação financeira é complexo e envolve muitas etapas - desde a coleta de dados entre os departamentos até a consolidação adequada -, portanto, é fundamental ter o software certo para garantir que tudo esteja em conformidade com as normas contábeis locais. Isso pode ser particularmente desafiador quando as subsidiárias operam em diferentes países com moedas e estruturas regulatórias distintas. Manter-se atualizado com as mudanças regulatórias é essencial para manter a conformidade e evitar possíveis penalidades.

Como o Prophix One ajuda: O Prophix One Account Reconciliation padroniza os processos integrando os dados dos sistemas contábeis locais, centralizando as reconciliações para melhorar a precisão e aumentar a confiança nos números informados. Você também pode configurar fluxos de trabalho estruturados para permitir que cada subsidiária gerencie seu próprio processo de reconciliação, ajudando a aliviar a carga de várias moedas e requisitos regulatórios variados. O Prophix One também fornece trilhas de auditoria, oferecendo transparência e rastreabilidade para todas as alterações, o que é necessário para fins de conformidade e auditoria.

6. Avalie sua arquitetura de TI

No processo de consolidação financeira, o front-end inclui as ferramentas, os processos e as reuniões disponíveis para as equipes que executam a consolidação. O back-end é a arquitetura de TI que garante que tudo funcione sem problemas. Ao planejar seu próximo processo de consolidação financeira, considere estas maneiras de melhorar a arquitetura de TI que viabiliza seu processo:

• Pesquise e implemente integrações que conectem sua plataforma de consolidação financeira à ferramenta usada pelos tomadores de decisão. Ou, melhor ainda, obtenha uma ferramenta que possa fazer as duas coisas.
• Escolha cuidadosamente sua ferramenta de consolidação financeira. Embora as planilhas ainda sejam a opção padrão para muitas organizações, um software de consolidação financeira dedicado, como o Prophix One, pode simplificar seus processos e, ao mesmo tempo, oferecer soluções nativas de geração de relatórios.
• Considere o volume de dados que você precisará processar durante a consolidação financeira. Dependendo do tamanho da sua organização, você pode estar lidando com milhões de registros, e nem todos os softwares conseguem lidar com essa quantidade de dados.

7. Envolver a equipe de gestão

Pode ser difícil saber o quanto você deve envolver a sua equipe administrativa, pois o envolvimento excessivo pode retardar o processo de consolidação financeira. Sem diretrizes claras, é perfeitamente possível que a equipe administrativa receba constantes solicitações de suporte, interrompendo seu próprio trabalho crítico. Ou, pior ainda, talvez nunca sejam consultados.

Ao simplificar o processo de consolidação financeira, considere como deve envolver a equipe administrativa estabelecendo funções e responsabilidades bem definidas. Como a consolidação financeira unificada implica em escolhas estruturais que afetam os gerentes e suas equipes em todas as subsidiárias. Essa clareza evita a sobreposição e garante que os membros da equipe de gerenciamento saibam quando e como contribuir de forma eficaz. A criação de ciclos de feedback também pode ser benéfica, permitindo que a gerência ofereça contribuições e sugira melhorias no processo.

Como o Prophix One ajuda: Os relatórios do Prophix One automatizam a distribuição de relatórios para as equipes de gerenciamento, permitindo que elas contribuam para o processo de consolidação financeira e estabelecendo canais de comunicação claros entre a liderança e a equipe de consolidação. Os painéis de controle personalizados fornecem aos executivos percepções em tempo real sobre o desempenho da empresa, permitindo que eles tomem decisões informadas sem precisar da consolidação completa dos dados das subsidiárias.

8. Automatize as tarefas de consolidação financeira

O processo de consolidação financeira geralmente depende de muito trabalho manual, o que pode consumir horas preciosas. Ao procurar oportunidades de automatizar seu próprio processo, você pode realizá-lo em uma fração do tempo. Isso diminui a quantidade de erros de entrada de dados e de geração de relatórios, permitindo que você tome decisões estratégicas com confiança. A automação também oferece escalabilidade, permitindo que seu processo cresça com a organização e gerencie volumes de dados e complexidade crescentes sem esforço adicional.

O acesso aos dados em tempo real torna-se uma vantagem significativa, melhorando sua capacidade de responder às mudanças do mercado e aprimorando a tomada de decisões. A automação do seu processo de consolidação financeira também melhora a prontidão da auditoria, mantendo registros consistentes e precisos.

Como o Prophix One ajuda: O Prophix One Financial Consolidation pode lidar com grandes volumes de dados e estruturas de consolidação complexas, liberando tempo para que você se concentre em outras prioridades estratégicas. Elimine a complexidade da consolidação automatizando processos como traduções e subconsolidações em várias moedas, garantindo a conformidade com vários GAAPs e IFRSs e muito mais, reduzindo a necessidade de personalizações dispendiosas.

9. Implementar um software robusto de consolidação financeira

A implementação de um software robusto de consolidação financeira elimina a necessidade de compilar e validar dados de várias planilhas e de outros sistemas diferentes, facilitando às organizações com operações complexas a otimização eficiente de seus processos. Um dos principais benefícios do software de consolidação financeira é sua integração com os sistemas ERP e de contabilidade existentes, o que reduz ainda mais a entrada manual de dados.

Uma interface amigável também melhora a adoção do usuário e reduz a curva de aprendizado para novos usuários, tornando a transição das planilhas para o software mais suave.

Como o Prophix One ajuda: Conforme destacamos nas práticas recomendadas acima, o Prophix One, uma Plataforma de Desempenho Financeiro, é um software robusto de consolidação financeira que substitui planilhas e sistemas desconectados para tornar seu processo de consolidação financeira mais eficiente.

Prophix: Processo de consolidação financeira eficiente em mãos

Se você deseja acelerar o seu processo de consolidação financeira, investir na tecnologia certa é um divisor de águas. E o maior benefício de todos - o software de consolidação financeira ajuda você a sair na frente. Você pode ver os dados e tomar decisões comerciais cruciais antecipadamente com todos os insights na ponta dos dedos.

Veja estes usuários do Prophix One como exemplo - com o Prophix One Financial Consolidation:

• A Rent-A-Port pode realizar análises multidimensionais com base em projetos e regiões.
• A Pictect pode adicionar rapidamente novas empresas ao seu escopo de consolidação.
• O Jan De Nul Group melhorou a confiabilidade de suas contas consolidadas.

O Prophix One, uma plataforma de desempenho financeiro, simplifica cada etapa do processo de consolidação financeira, desde a coleta de dados até a transformação, os ajustes e os relatórios. Ele foi desenvolvido pensando em cada membro do escritório do CFO.