8 fatores a serem considerados ao escolher uma solução de previsão de fluxo de caixa

As empresas com uma base financeira sólida podem aproveitar oportunidades que podem estar fora do alcance de empresas com pouco capital - e tudo se resume ao fluxo de caixa. Embora o dinheiro alimente o crescimento, há um outro lado: muito dinheiro em caixa é um sinal de que seus processos de planejamento de fluxo de caixa precisam ser trabalhados.

Mas você deve estar se perguntando: como sei que preciso de uma solução de previsão de fluxo de caixa? Quais recursos devo procurar em uma solução de previsão de fluxo de caixa?

O que é uma solução de previsão de fluxo de caixa?

Uma solução de previsão de fluxo de caixa é uma ferramenta financeira que ajuda as empresas a prever suas entradas e saídas de caixa futuras, permitindo que tomem decisões informadas sobre orçamento, investimento e crescimento potencial.

À medida que sua empresa cresce, o uso de planilhas para gerenciar as finanças se torna menos eficiente e mais difícil de atualizar com os dados mais recentes. É aí que entra uma solução de previsão de fluxo de caixa, que substitui suas planilhas complicadas por uma ferramenta mais simplificada para o planejamento financeiro.

Ao avaliar um software de previsão de fluxo de caixa, você deve priorizar uma solução baseada em nuvem que conecte suas ferramentas de planejamento de fluxo de caixa aos sistemas de gerenciamento de vendas e relacionamento com o cliente (CRM). Essa integração pode funcionar como um sistema de aviso prévio, alertando-o sobre atividades como um contrato significativo ou uma queda nas vendas que possa afetar seu fluxo de caixa.

Um recurso importante das soluções de previsão de fluxo de caixa são os painéis de controle. Os painéis são uma ferramenta visual que ajuda todos em sua organização a entender a importância do gerenciamento diligente do fluxo de caixa. Você pode incluir métricas específicas que afetam o fluxo de caixa de sua organização em painéis personalizados.

Ao compartilhar objetivos, metas e projeções de fluxo de caixa com toda a organização, uma solução de previsão de fluxo de caixa pode ajudar a mudar a maneira como sua equipe vê o gerenciamento de caixa.

As soluções de previsão de fluxo de caixa também podem ser chamadas de software de gerenciamento de desempenho corporativo (CPM) ou de gerenciamento de desempenho financeiro (FPM).

Sinais de que você precisa de uma solução de previsão de fluxo de caixa

O planejamento do fluxo de caixa é crucial para as empresas, independentemente de o dinheiro ser abundante ou escasso. Mesmo em épocas lucrativas, pode haver escassez e excedentes de caixa devido a um planejamento inconsistente do fluxo de caixa. Isso destaca a importância de uma solução de previsão de fluxo de caixa.

Toda organização tem necessidades de fluxo de caixa de curto e longo prazo. O planejamento eficiente da gestão de caixa exige a correspondência de várias fontes de financiamento com as necessidades de capital. Um fluxo de caixa bem planejado pode reduzir os empréstimos de curto prazo e evitar que o excesso de caixa fique ocioso nas contas bancárias.

Como saber se o seu planejamento de fluxo de caixa está abaixo do ideal e se você precisa de uma solução de previsão de fluxo de caixa? Aqui estão alguns indicadores-chave:

• Ter mais dinheiro do que o necessário em várias contas bancárias que não rendem juros.
• Depender de empréstimos de curto prazo para cobrir despesas operacionais.
• Faturamento impreciso.
• Negligenciar o acompanhamento das cobranças.
• Deixar de aproveitar descontos de fornecedores ou iniciativas de gastos comerciais.

Se houver uma discrepância significativa entre suas projeções de fluxo de caixa e seu fluxo de caixa real, é hora de resolver o problema. Quando sua previsão de caixa se desvia drasticamente de sua posição de caixa real sem nenhum evento inesperado de curto prazo que a cause, fica claro que seu plano de fluxo de caixa precisa ser examinado.

Informações imprecisas ou insuficientes sobre a posição de caixa de sua empresa podem prejudicar a credibilidade de sua liderança financeira. Como CFO, se você não puder responder a perguntas sobre suas atividades de caixa - tanto passadas quanto futuras - você está lidando com um problema de planejamento de fluxo de caixa.

Todos os indicadores acima sugerem que sua organização pode se beneficiar de uma solução de previsão de fluxo de caixa, que pode otimizar sua gestão de caixa, reduzir erros e melhorar o desempenho financeiro geral.

O que procurar em uma solução de previsão de fluxo de caixa

Ao avaliar os fornecedores de software de previsão de fluxo de caixa, você deve garantir que os seguintes recursos e funcionalidades estejam disponíveis:

1. Registros de auditoria
2. Colaboração
3. Integração de dados baseada em modelos
4. Escalabilidade
5. Planejamento de pessoal
6. AR e AP
7. Análise de tendências e relatórios
8. Sazonalidade

1. Registros de auditoria

Imagine que você está se reunindo com um auditor ou um investidor. Se você explicar que está usando uma solução dedicada de previsão de fluxo de caixa para todas as suas previsões e relatórios, isso lhes dará confiança.

Mas se tudo for baseado em planilhas, talvez eles precisem ser mais convincentes. Portanto, uma boa solução de previsão de fluxo de caixa não apenas facilita sua vida; ela também pode melhorar seu relacionamento com as partes interessadas importantes, apresentando os dados financeiros de forma clara e compreensível. O segredo é encontrar uma solução que seja simples e precisa.

2. Colaboração

Escolher a solução certa para a previsão de fluxo de caixa não se trata apenas de analisar números. Trata-se também de promover uma cultura de colaboração em sua organização, pois é preciso mais do que apenas uma modelagem precisa para gerenciar o fluxo de caixa de forma eficaz.

Essa colaboração nem sempre é simples, pois nem todos dominam os princípios contábeis básicos. É aí que entra uma boa solução de previsão de fluxo de caixa.

Uma solução de previsão de fluxo de caixa deve ajudá-lo a explicar os princípios financeiros, mostrando a cada membro da equipe como o gerenciamento eficaz do fluxo de caixa pode contribuir para atingir suas metas individuais e os objetivos mais amplos da empresa.

3. Integração de dados baseada em modelos

A integração de dados baseada em modelos não se trata apenas de combinar dados de diferentes fontes - trata-se de aprofundar-se nos detalhes de seus modelos financeiros.

Pense da seguinte forma: o fluxo de caixa é afetado por vários fatores, desde as contas a receber dos clientes até os custos dos funcionários. Uma solução robusta de previsão de fluxo de caixa permite dissecar esses itens de linha, criando modelos detalhados, como um modelo de contas a receber (AR) ou um modelo de pagamentos de clientes.

Uma solução de previsão de fluxo de caixa também pode analisar dados históricos para prever tendências futuras - por exemplo, se um cliente costuma pagar em 42 dias, o sistema pode prever esse padrão no futuro. Da mesma forma, ela pode integrar dados de suas contas a pagar (AP), combinando contas a pagar em aberto com pedidos de compra com base nas datas de vencimento previstas.

Além disso, considere os custos de pessoal, incluindo pagamentos de benefícios e tendências de horas extras. Sua solução deve ser capaz de extrair esses dados de seu modelo de pessoal. Até mesmo o cronograma de despesas de capital (CapEx) pode ser planejado detalhadamente. A chave é encontrar uma solução de previsão de fluxo de caixa que possa integrar todos esses dados de vários modelos detalhados em uma previsão abrangente e precisa. Esse nível de detalhe pode aumentar significativamente a precisão de suas previsões de fluxo de caixa.

4. Escalabilidade

Ao explorar as opções de uma solução de previsão de fluxo de caixa, a escalabilidade é fundamental. O Escritório do CFO não gerencia apenas os dados financeiros, mas ajuda os parceiros de negócios a entender os dados para administrar os negócios com mais eficiência.

Normalmente, as implementações começam com um modelo financeiro simples baseado nos dados do razão geral (GL). Esse modelo ajuda a gerar relatórios padrão, como demonstrativos financeiros e de fluxo de caixa, e permite a previsão e o planejamento. No entanto, o valor real de seus dados geralmente está nos detalhes por trás do GL.

Talvez as vendas sejam um fator-chave em sua empresa e você precise modelá-las com mais detalhes. Ou talvez os custos com pessoal ou as despesas com frete precisem de mais atenção. A questão é que uma solução escalonável permite que você comece de forma simples e, depois, incorpore gradualmente elementos mais complexos à medida que suas necessidades mudam.

Lembre-se de que não se trata de fazer tudo de uma vez. As empresas são dinâmicas e sua solução de previsão de fluxo de caixa deve ser capaz de se adaptar. Mantendo uma visão de longo prazo em mente, você pode reavaliar periodicamente seu progresso e determinar as próximas etapas para aprimorar sua modelagem financeira. Essa abordagem garante que sua solução de previsão de fluxo de caixa se adapte à sua empresa, aproximando-o de suas ambições.

5. Planejamento de pessoal

Quando falamos em planejamento de pessoal, estamos nos referindo à compreensão dos atributos ou características exclusivos de cada funcionário. Esses detalhes geram cálculos que alimentam vários custos ou fluxos de receita de sua empresa.

Pense em fatores como datas de contratação, faixas salariais e afiliações a departamentos. Todos esses dados são vitais não apenas para determinar as despesas associadas a cada funcionário, mas também para codificar essas informações corretamente. Em muitas organizações, esse processo geralmente é feito em uma planilha separada do Excel ou até mesmo gerenciado por uma equipe fora do setor financeiro.

Vamos considerar um cenário: e se você decidir aumentar o salário de um funcionário? Como isso afetaria o restante de seus custos? Mesmo mudanças simples como essa podem ajustar automaticamente seus ganhos e quaisquer aumentos pré-calculados para o orçamento.

É nesse ponto que uma solução de previsão de fluxo de caixa pode se destacar. A maioria das soluções de previsão de fluxo de caixa tem recursos robustos para gerenciar elementos como limites de impostos, taxas de pesquisa de benefícios e cálculos mais detalhados. Isso garante a precisão ao atingir o limite de alguns custos, o que pode afetar significativamente o fluxo de caixa durante o planejamento orçamentário. Por exemplo, se muitas de suas contribuições para o 401k ocorrerem no início do ano, isso afetará os meses iniciais de forma diferente dos meses finais.

6. Contas a pagar e contas a receber

Ao avaliar uma solução abrangente de previsão de fluxo de caixa, você deve avaliar seus recursos para lidar com o acompanhamento detalhado de contas a pagar (AP) e contas a receber (AR). Isso envolve o gerenciamento de eventos específicos, como transações ou atividades.

As informações detalhadas relacionadas a esses eventos podem ser carregadas diretamente no sistema. A vantagem real de uma solução robusta de previsão de fluxo de caixa é sua capacidade de centralizar e calcular o impacto desses eventos usando atributos associados. Esses atributos podem incluir valores, datas, taxas e encargos.

Por exemplo, digamos que você tenha carregado no sistema todas as atividades de contas a pagar e de contas a receber que excederam um determinado limite, com o objetivo de entender quais eventos são os mais impactantes.

Agora, imagine se você decidir ajustar o cronograma ou o prazo de uma atividade. E se você decidir adiantá-la? Com uma única atualização em uma solução de previsão de fluxo de caixa, você pode ver rapidamente o impacto dessa decisão. Se parecer que você não conseguirá cobrir o custo ou cumprir o prazo, você terá as informações necessárias para tomar decisões estratégicas.

A capacidade de manipular essas diferentes alavancas em um nível granular é um dos muitos recursos que tornam inestimável uma solução versátil de previsão de fluxo de caixa. Depois de fazer ajustes, você pode retornar facilmente à sua previsão para ver se está no caminho certo.

7. Análise de tendências e relatórios

O poder de uma solução de previsão de fluxo de caixa é sua capacidade de fornecer percepções detalhadas sobre métricas de caixa específicas. Se você estiver explorando diferentes estratégias de fluxo de caixa ou tentando entender melhor sua posição de caixa, os recursos de análise de tendências e relatórios são inestimáveis.

Por exemplo, é vantajoso entender determinados índices de caixa e os efeitos que eles têm ao longo do tempo. Ou talvez você esteja interessado em visualizar seus dados em um formato de doze meses (TTM). Essas são funcionalidades que devem estar ao alcance de uma solução abrangente de previsão de fluxo de caixa, todas configuráveis em um painel intuitivo.

8. Sazonalidade

Uma solução de previsão de fluxo de caixa deve lidar efetivamente com a sazonalidade, as mudanças previsíveis que se repetem a cada ano civil e afetam seu fluxo de caixa. Esse entendimento é importante para planejar despesas operacionais e antecipar eventos de caixa maiores ou períodos de pico de gastos. Sua solução de previsão de fluxo de caixa deve permitir que você insira alterações em seu orçamento e aproveite as tendências sazonais existentes, permitindo uma visão mais precisa do orçamento mês a mês.

Sua solução de previsão de fluxo de caixa também deve facilitar a entrada granular de informações abaixo do nível do razão geral (GL), também conhecido como detalhes do item de linha. Esse recurso permite o detalhamento e a justificativa de diferentes despesas. Permitir que diferentes departamentos se apropriem de seus dados e de como pretendem usá-los pode dar à equipe financeira uma visão mais clara das operações e das possíveis necessidades de entrada de caixa. Essa visão detalhada das tendências sazonais aumenta significativamente a precisão das previsões e o planejamento estratégico.

Escolhendo a solução certa de previsão de fluxo de caixa para sua empresa

Uma solução de previsão de fluxo de caixa é uma ferramenta essencial que permite às empresas planejar e gerenciar sua saúde financeira de forma mais eficaz. Discutimos a importância de reconhecer os sinais de que sua empresa se beneficiaria de uma solução de previsão de fluxo de caixa, como receitas inconsistentes, incapacidade de crescer e dificuldade de fazer pagamentos.

Ao comparar soluções, lembre-se de se concentrar em recursos como logs de auditoria, colaboração, integração de dados baseada em modelos, escalabilidade, planejamento de pessoal, gerenciamento de contas a receber e a pagar, análise de tendências e relatórios, bem como sazonalidade. Esses são os principais aspectos que levarão a uma solução de previsão de fluxo de caixa bem-sucedida e adaptada às suas necessidades exclusivas.