7 maneiras de melhorar o processo de orçamento e previsão

Quando foi a última vez que você revisou seu processo de orçamento e previsão? Se você tem lidado com orçamentos imprecisos, previsões de utilidade duvidosa e falta de dados financeiros confiáveis, talvez tenha encontrado o culpado.

A revisão regular de seu processo de orçamento e previsão pode poupar tempo, dinheiro e erros potencialmente caros no futuro. Há sete áreas principais que sua equipe pode examinar para melhorar esse processo; algumas dessas melhorias podem ser feitas rapidamente, enquanto outras são feitas lentamente ao longo do tempo.

O orçamento e a previsão são processos financeiros cruciais em sua organização, e os protocolos associados devem ser eficientes e à prova de erros. Processos robustos melhoram a gestão financeira, o planejamento integrado dos negócios e o crescimento geral.

Os processosorçamentários devem ser automatizados sempre que possível e envolver a colaboração regular entre departamentos. Seus orçamentos também devem ser flexíveis e se ajustar às mudanças no mercado ou nos negócios. A equipe financeira, a gerência sênior e os gerentes de orçamento devem contribuir e conhecer bem o processo de orçamento.

Os processosde previsão devem ter em mente os fatores que impulsionam seus negócios. Eles também devem aproveitar seus dados históricos, tendências de mercado e quaisquer outros fatores que possam ajudá-lo a tomar a decisão mais bem informada. A análise de dados e a implementação de previsões contínuas também são cruciais para a eficácia geral.

Além de alinhar as metas de toda a organização, o orçamento e a previsão são importantes em tempos de mudança. O orçamento da receita para um período específico e a previsão para o próximo podem afetar suas estratégias financeiras de curto e longo prazo.

Agora vamos explorar como você pode melhorar seus processos de orçamento e previsão.

Aumente a precisão e a integridade dos dados

A simplificação do gerenciamento de dados só será útil se os dados forem precisos para começar. O uso de técnicas de validação de dados e a integração de fontes confiáveis podem melhorar a precisão e a integridade dos dados.

A precisão dos dados garante que você não esteja lidando com dados desatualizados ou incorretos, como números de receita antigos ou relatórios de despesas distorcidos. A integridade dos dados vai além disso, abrangendo sua completude (por exemplo, você está recebendo todos os relatórios de que precisa?) e sua qualidade (por exemplo, os orçamentos históricos que você está analisando seguem uma metodologia recente e robusta). O aprimoramento desses dois elementos de seu processo pode ser muito útil.

A qualidade de seus dados determinará o grau de realismo de suas previsões e a eficácia de seus orçamentos. Afinal, se você estiver usando dados imprecisos, poderá criar orçamentos que não reflitam as necessidades da sua organização e suas previsões poderão estar muito fora do alvo.

Utilize ferramentas avançadas de integração de dados

Usar um software de orçamento para integrar dados entre as equipes é uma ótima maneira de simplificar os processos, alinhar-se às práticas padrão e reduzir o risco de erro humano. Essas ferramentas podem automatizar os processos de validação de dados para garantir que a precisão e a integridade dos dados sejam de alto nível.

Algumas ferramentas são relativamente fáceis de implementar, com uma curva de aprendizado mínima para a sua equipe. Elas utilizam seus processos no Excel e elevam a integridade dos dados de uma forma que pode ser dimensionada de acordo com seus negócios.

Implementar previsões contínuas

Uma previsão contínua é uma previsão de números futuros continuamente em um determinado período. Ela pode prever o desempenho geral dos negócios, proporcionando mais tempo de antecedência para ajustar a estratégia financeira, se necessário. Ao contrário das previsões tradicionais, as previsões contínuas são constantemente atualizadas, geralmente de forma automática, com o passar do tempo.

Você estabeleceria sua previsão contínua usando dados históricos e em tempo real. Essas atualizações contínuas permitirão que sua equipe permaneça ágil e tome as medidas mais eficazes para a empresa, portanto, é fundamental que seus dados sejam precisos e bem registrados.

Ajustar as previsões com as mudanças do mercado

Você pode usar a tecnologia financeira que fornece dados históricos e em tempo real para levar em conta as mudanças do mercado. Dessa forma, sua previsão contínua permitirá que você preveja padrões e responda às mudanças do mercado, preparando melhor sua equipe para quaisquer desafios.

Aproveite o planejamento de cenários

Se ainda não o fez, aproveitar o planejamento de cenários deve ser a próxima coisa a fazer para melhorar seus processos de orçamento e previsão. O planejamento de cenários permite que uma equipe modele vários resultados e crie estratégias e previsões melhores para o futuro.

O planejamento de cenários identifica um conjunto específico de resultados incertos do que pode acontecer com a sua empresa com base no mercado e nos seus dados históricos. Em seguida, esses resultados são formalizados em "cenários", que podem ser consultados posteriormente ao tomar decisões de negócios. Você pode, por exemplo, criar um cenário que represente uma queda mais ampla do mercado e uma redução dos lucros da organização. Em seguida, você pode usar esse cenário para criar previsões ou orçamentos que reflitam a necessidade de reduzir as despesas.

Identificação dos principais fatores de negócios

Antes de iniciar o planejamento de cenários, é necessário identificar os principais motivadores de negócios. Os principais impulsionadores de negócios incluem tudo o que afeta significativamente o desempenho de sua empresa. Exemplos podem ser o tráfego do site, o número de lojas, as unidades de produção e os preços dos produtos vendidos.

Identificar esses direcionadores e entender como eles contribuem para o desempenho de sua organização - e do mercado em geral - é essencial para a criação de cenários realistas.

Melhore a colaboração entre os departamentos

Os dados geralmente ficam isolados dentro dos departamentos, e o mesmo se aplica aos dados financeiros. Na época de orçamentos e previsões, os departamentos individuais podem ser solicitados a produzir números ou relatórios usados para criar orçamentos, e é aí que suas contribuições terminam. As equipes raramente têm visibilidade dos dados financeiros de outras partes da organização, o que pode fazer com que você perca oportunidades de gerar mais receita ou diminuir despesas, o que pode resultar em orçamentos e previsões potencialmente distorcidos.

Estabelecimento de um processo orçamentário centralizado

Com o orçamento centralizado, não é mais necessário reunir planilhas, relatórios e dados de vários departamentos para que a contabilidade passe horas fazendo referências cruzadas de documentos para garantir que estejam trabalhando com a versão mais recente. Normalmente habilitado por uma plataforma de desempenho financeiro totalmente integrada, como o Prophix One, o orçamento e a previsão centralizados mantêm as linhas de comunicação abertas e garantem que os dados mais atualizados sejam sempre usados - sem necessidade de e-mails ou de copiar e colar.

Incorporar análises avançadas e IA

Muitas plataformas financeiras agora têm insights alimentados por IA, permitindo que os profissionais financeiros transformem uma massa de dados em informações acionáveis e valiosas em uma fração do tempo que seria necessário para uma equipe de analistas.

Embora essas ferramentas com tecnologia de IA não substituam completamente os profissionais financeiros, elas podem fazer uma grande parte do trabalho pesado envolvido na análise que produz os orçamentos e as previsões dos quais sua organização depende.

Análise preditiva para previsões precisas

A IA não apenas fornecerá insights sobre os dados existentes, mas também poderá ser usada como uma ferramenta preditiva. O aprendizado de máquina pode analisar esses dados, estabelecer padrões e usá-los para prever tendências futuras. Fazer com que a IA preveja o desempenho financeiro analisando dados históricos e contrastando-os com as tendências atuais dará à sua equipe uma vantagem inicial na criação de planos financeiros flexíveis. Muitas vezes, as plataformas financeiras têm modelos de IA incorporados em seus produtos.

Revise e ajuste seu orçamento regularmente

Não importa quanto tempo e energia você dedique a um orçamento, um único evento pode torná-lo completamente irrealista. Seja a saída de um membro importante da equipe ou um aumento no mercado mais amplo que precisa ser capitalizado, a revisão regular dos orçamentos é essencial para mantê-los relevantes.

Acompanhar as despesas em andamento e compará-las com os orçamentos históricos garante que você identifique possíveis problemas antes que eles surjam, enquanto a previsão do impacto dos fatores de negócios sobre as despesas pode indicar se serão necessários ajustes.

Realização de revisões mensais do orçamento

É importante encontrar o equilíbrio certo entre revisar dados suficientes e agir rapidamente para que os ajustes sejam feitos em tempo hábil. Em geral, você deve analisar os balanços patrimoniais, as declarações de renda e os relatórios de despesas de cada departamento.

Certifique-se de que as mesmas revisões orçamentárias mensais sejam realizadas em todos os departamentos. Isso garantirá o alinhamento e o foco de todos nas metas comerciais mais amplas.

Investir no software certo de orçamento e previsão

Por fim, é importante que sua equipe invista em um software adequado de orçamento e previsão. Isso pode simplificar o orçamento, a previsão e outras necessidades financeiras. Os principais recursos que você deve procurar ao escolher uma plataforma incluem:

• Automação: O trabalho administrativo pode se acumular e se tornar tedioso para sua equipe. Procure um software que possa automatizar tarefas simples e compilar dados sem que um membro da equipe precise fazer isso. Isso economizará tempo e trabalho no curto prazo e custos indiretos no longo prazo.
• Integração: A cópia ou exportação manual de dados entre ferramentas é propensa a erros. Escolha um software financeiro que se integre ao seu ERP, HRIS ou planilhas para que os dados fluam perfeitamente entre os aplicativos e estejam exatamente onde e quando você precisar deles.
• Facilidade de uso: A curva de aprendizado da integração pode reduzir a produtividade e gerar frustração entre as equipes. Um treinamento completo consome um tempo valioso de todos os departamentos, e resolver os problemas no caminho também pode ser difícil sem o suporte e os recursos adequados. Escolha uma plataforma que seja fácil de usar e que venha com uma equipe de suporte forte para diminuir a tensão da integração.
• Amplitude de serviços: O orçamento e a previsão são apenas dois dos muitos processos financeiros essenciais para a sua empresa. Escolha uma plataforma de desempenho financeiro que ofereça suporte ao escritório do CFO e aos processos - do planejamento ao fechamento.

Seleção de uma solução escalável

Também é fundamental escolher uma plataforma de desempenho financeiro que possa ser dimensionada de acordo com a sua equipe. Seu software atual consegue lidar com seu conjunto de dados? Será que ele conseguirá daqui a cinco anos? Há algum processo contábil que possa ser desenvolvido à medida que sua empresa cresce?

Esses são aspectos essenciais a serem considerados em suas pesquisas. Uma plataforma de desempenho financeiro, como o Prophix One, abordará todos os seus principais processos financeiros e será dimensionada de forma eficaz com sua organização.

Conclusão: Eleve seu processo de planejamento financeiro

É hora de avaliar seus processos atuais de orçamento e previsão. Há muitas áreas de melhoria que podem ter um impacto significativo sobre eles, incluindo o aumento da precisão dos dados, a melhoria da colaboração, o aproveitamento de previsões contínuas e o uso de insights orientados por IA.

Fazer esses aprimoramentos não precisa ser extenuante. Implemente essas mudanças de forma constante, garantindo que cada parte interessada entenda as mudanças no processo. Analise o impacto de todas as alterações e ajuste conforme necessário para que seus processos melhorem de forma consistente. A longo prazo, isso permitirá que sua equipe implemente estratégias financeiras eficazes com mais eficiência.

A escolha de uma plataforma de desempenho financeiro que possa dar suporte a todas essas melhorias é fundamental. Seus resultados financeiros e o sucesso geral dos negócios serão aprimorados com as ferramentas certas para o trabalho.