6 sinais de que você precisa de um software de orçamento

As planilhas ainda são a espinha dorsal do processo orçamentário de muitas organizações. E, embora tenham algumas vantagens óbvias - estão em toda parte e são relativamente fáceis de usar -, elas não devem ser consideradas o ponto central do software de orçamento para empresas. Se você ainda não está usando um software de orçamento, provavelmente já se deparou com alguns problemas sérios que sinalizam a necessidade de um.

Mas se precisar de ajuda para ler os sinais, nós o ajudaremos.

O que é um software de orçamento empresarial?

Em termos simples, software de orçamento empresarial é qualquer software de orçamento projetado especificamente para empresas. Essas plataformas podem assumir muitas formas, com uma ampla gama de recursos, mas o foco no orçamento deve estar em sua essência.

Por exemplo, embora muitas organizações possam começar a usar opções gratuitas ou de baixo custo, como Quickbooks e Freshbooks, elas raramente se adaptam à sua organização. Em breve, você se verá gastando mais tempo consertando os problemas que eles criam do que o tempo que economizou ao adotá-los.

Os 6 sinais de que sua empresa precisa de um software de orçamento

1. A elaboração do orçamento leva meses

Em muitas organizações, a elaboração do orçamento anual pode levar de 25 dias a quase dois meses. Se esse prazo parece curto para você, é um forte sinal de que seu software de orçamento atual para empresas não está dando conta do recado.

A elaboração do orçamento é um processo que exige muito tempo e recursos, mesmo para PMEs com estruturas organizacionais simples. Acrescente subsidiárias, grupos e LLCs, e a consolidação de todas as informações necessárias pode levar semanas. A finalização de seu orçamento pode facilmente se estender por um trimestre inteiro nessas circunstâncias, o que dificulta a adaptação às mudanças nas condições do mercado.

Dica de software de orçamento empresarial

No mínimo, seu software de orçamento não deve demorar mais para finalizar seu orçamento anual. Mas, além disso, ele deve libertá-lo de um processo de orçamento anual rígido e fixo. O uso de uma plataforma de desempenho financeiro como a Prophix pode lhe proporcionar um fluxo constante de dados financeiros, essencial para preparar orçamentos mais rapidamente e adaptá-los conforme necessário.

2. Seu orçamento não é flexível

Se você trabalha com finanças, provavelmente está familiarizado com o seguinte cenário:

Você acabou de preparar o orçamento anual da sua empresa quando algo significativo muda e você precisa fazer revisões. Se estiver usando planilhas como ferramenta de orçamento, fazer essas revisões pode ser um processo manual e demorado, suscetível a erros de entrada de dados, fórmulas quebradas e outros problemas.

As empresas que adotaram um software de orçamento para negócios, como o software Financial Performance Management (FPM), podem reagir a mudanças internas e externas ao negócio, como flutuações no fluxo de caixa, mudanças de preço, mudanças na linha de produtos, mudanças na alocação de capital e mudanças organizacionais.

A criação de processos orçamentários ágeis diminui o custo e o tempo gasto em análises e aumenta a qualidade da tomada de decisões.

O software Financial Performance Management (FPM) também pode ser chamado de Corporate Performance Management (CPM), Financial Planning & Analysis (FP&A) ou Enterprise Performance Management (EPM).

Dica de software de orçamento empresarial

Uma das maiores causas de orçamentos rígidos? Dados desatualizados ou indisponíveis. À medida que sua empresa cresce, o desafio de consolidar todos os dados necessários para a elaboração do orçamento aumenta exponencialmente. Novos processos precisam ser implementados, novas fontes de dados precisam ser contabilizadas e novas complicações - como conversões de moeda estrangeira - precisam ser resolvidas. O software de orçamento empresarial de sua escolha deve ser capaz de criar orçamentos flexíveis.

3. Muitos departamentos estão acima do orçamento

É muito comum que a elaboração do orçamento ocorra em um silo, especialmente se você estiver usando principalmente métodos manuais para coletar e processar dados. Quando as informações fluem apenas em uma direção - das pessoas para as quais você está orçando para as pessoas que fazem o orçamento - é especialmente difícil fazer um orçamento realista.

O resultado? Departamentos que continuam ultrapassando o orçamento.

Embora controles mais rígidos possam ser implementados para evitar que isso aconteça, esses padrões são mais um sinal de orçamentos irrealistas do que qualquer outra coisa. E se o seu processo de orçamento não levar em conta nenhuma flexibilidade após a elaboração do orçamento em si, as equipes ficarão presas a uma escolha difícil: deixar de entregar projetos essenciais ou ultrapassar o orçamento.

Em geral, elas escolherão a segunda opção.

Dica de software de orçamento empresarial

Muitos exemplos de softwares dedicados à elaboração de orçamentos para empresas são desenvolvidos com a integração de dados como um recurso central, ou seja, a capacidade de extrair informações de várias fontes e centralizá-las em uma plataforma onde os orçamentos podem ser criados de forma eficaz. Isso é essencial para evitar que os orçamentos sejam criados em um silo. Analise o que está disponível em sua solução atual e faça disso um componente essencial na seleção de qualquer software de orçamento. Por exemplo, o Prophix não apenas permite que o Escritório do CFO extraia dados de suas planilhas, mas também se integra nativamente aos sistemas ERP, CRM e HRIS.

4. Sua empresa passou por um crescimento significativo

Períodos de crescimento significativo e outras mudanças são extremamente positivos para a sua empresa, mas podem causar enormes dores de cabeça para processos perenes, como a elaboração de orçamentos.

Talvez sua organização tenha se fundido com outra, ou você tenha aberto uma nova subsidiária. Ou talvez você tenha acabado de observar um grande aumento em sua base de clientes e em sua receita. De qualquer forma, de repente você tem muito mais dados financeiros para trabalhar e considerações financeiras totalmente novas que tornam a elaboração do orçamento muito mais complexa.

Esses períodos de transição muitas vezes podem trazer à tona problemas com o seu software de orçamento atual - ou soar o alarme quando você não tem nenhum software dedicado.

Observe que mudanças repentinas como essas não são os únicos sinais a serem observados. Cada novo cliente, transação ou funcionário adicional aumenta a quantidade de dados financeiros que você precisa coletar, analisar e traduzir em decisões de negócios. Mesmo um crescimento lento e constante pode se tornar incontrolável se você não tiver as ferramentas certas.

Dica de software de orçamento empresarial

Se estiver usando atualmente um software de orçamento empresarial, certifique-se de acompanhar a eficácia dele em diferentes estágios de crescimento da sua organização. Você saberá que precisa de uma solução melhor se as reclamações sobre processos ineficientes e orçamentos rígidos aumentarem à medida que sua empresa cresce.

Se você ainda estiver procurando um software de orçamento para sua empresa, tente prever como suas necessidades mudarão à medida que a empresa crescer. Isso evitará que você invista em uma plataforma que não se adapte a você.

5. Sua lucratividade está sofrendo um declínio

É muito comum que as equipes fora do escritório do CFO se animem ao observar o aumento das receitas sem considerar a saúde financeira mais ampla da organização. Mas, como líder financeiro, você sabe que, se cada dólar de receita vier acompanhado de dois dólares de despesas, você não está realmente crescendo.

Sem as ferramentas adequadas para a elaboração de orçamentos, é muito comum que as organizações criem orçamentos irreais, geralmente devido à falta de dados. Às vezes, isso faz com que os departamentos ultrapassem o orçamento. Mas há situações em que a lucratividade de toda a organização pode ser afetada.

Ao adicionar um software robusto de orçamento empresarial à sua pilha de ferramentas, você pode gerar rapidamente as descobertas de que precisa para manter a lucratividade da organização - ou, no mínimo, informar sobre qualquer queda na lucratividade que possa ocorrer.

Dica de software de orçamento empresarial

Os melhores exemplos de software de orçamento empresarial oferecem ao escritório do CFO a capacidade de criar painéis de controle para os usuários da empresa, de modo que todos possam estar mais cientes do que é necessário para manter a organização o mais lucrativa possível sem sacrificar projetos essenciais.

6. Você está frequentemente duplicando o trabalho

Sem um software de orçamento empresarial, o orçamento anual e processos semelhantes geralmente envolvem equipes descentralizadas e fragmentadas, cada uma lutando para coletar dados e prever as necessidades de partes da organização. A menos que essas equipes estejam em constante comunicação - ou usem ferramentas inerentemente colaborativas - é provável que dupliquem o trabalho.

Isso inclui exportar os mesmos relatórios várias vezes com pequenas variações, buscar dados que já foram coletados por outra equipe ou até mesmo trabalhar em orçamentos para os mesmos departamentos.

Isso resulta em horas desperdiçadas, em um processo geral que leva muito mais tempo para ser concluído e em frustração quando as equipes tentam consolidar informações conflitantes. Quando você centraliza seus processos de orçamento em uma única plataforma, todas as suas equipes sabem exatamente quem está trabalhando em quê.

Dica de software de orçamento empresarial

Nem todos os softwares de orçamento empresarial são iguais, e você deve procurar plataformas que tenham sido criadas para processos colaborativos desde o início. As planilhas, por exemplo, não são particularmente colaborativas, mas algumas das opções mais populares de software de orçamento também não o são. Esse é um tópico que deve ser abordado em todas as chamadas de vendas de uma solução que você esteja querendo adquirir ou testar, caso haja um período de teste gratuito disponível.

Como o All-Star Directories economizou 6 dias com um software de orçamento empresarial

Quando Michelle Ferris, da All-Star Directories, pensou pela primeira vez em adotar um software de orçamento empresarial, ela e sua equipe passavam dias, se não semanas, preparando seu orçamento anual. Sua equipe tinha que dedicar todo o seu tempo à compilação e análise de dados. Michelle sabia que havia uma maneira melhor de abordar a temporada de orçamentos, permitindo que sua equipe se concentrasse em coisas mais importantes, como sair do escritório a uma hora decente e passar tempo com a família.

Frustrados e prontos para uma mudança, Michelle e sua equipe começaram a considerar os prós e os contras de adotar uma solução de orçamento. Michelle queria dar à sua equipe a liberdade de se concentrar no que realmente importa, tanto no trabalho quanto fora dele.

Depois de implementar o software Financial Performance Management (FPM) como uma solução para seus problemas orçamentários, a All-Star Directories economizou 6 dias inteiros de trabalho em seus processos orçamentários. A equipe de Michelle pode concluir seu orçamento em poucas horas, liberando-a para realizar análises estratégicas.

Agora, Michelle e sua equipe estão desfrutando de um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, em vez de se estressarem com a temporada de orçamentos. Eles estão confiantes de que seus orçamentos são precisos, atuais e automatizados, o que permite que a equipe lide com projetos mais estratégicos depois de um tempo de inatividade bem merecido.

Quer saber mais sobre o sucesso de Michelle com o software de orçamento para empresas? Leia o estudo de caso da All-Directories aqui.

Escolha o software de orçamento certo para sua empresa

Abandonar as planilhas e adotar um software de orçamento para empresas é uma atitude inteligente. Entretanto, identificar os sinais de que você precisa de um software de orçamento é metade da batalha.

Siga o exemplo do All-Star Directories - o software de orçamento pode economizar tempo e é fácil de usar. Escolher o software certo para sua empresa? Isso é essencial.

Deseja explorar melhor o software de orçamento para sua empresa? Confira os 21 melhores softwares de orçamento empresarial para CFOs.