6 coisas que atrasam seu fechamento de fim de ano

Antes que você perceba, será hora de fechar o ano novamente. É um processo longo que traz consigo longas horas, talvez também durante o fim de semana, em que você coleta dados, processa-os, valida e prepara relatórios. É um trabalho árduo que não é facilitado pelos muitos fatores que atrasam o processo de fechamento de fim de ano. Aqui está uma lista de seis desafios para um fechamento de fim de ano rápido - e boas dicas para torná-lo mais rápido.

Desafio 1: Falta de treinamento

Quando os funcionários não são devidamente treinados para usar os sistemas e lidar com os processos, o fechamento de fim de ano fica mais lento. Quanto mais os funcionários conhecerem as soluções, mais rápido será o processo. Obviamente, é importante educar os novos funcionários, mas você também deve considerar atualizações anuais para todos na função financeira. Isso ajuda a manter todos totalmente envolvidos no processo.

Desafio 2: falta de apoio da alta gerência

É fundamental que a gerência apoie e priorize um rápido fechamento de fim de ano para mostrar a todos a importância desse processo. Se esse não for o caso, o fechamento de fim de ano será visto apenas como uma perda de tempo. E se o fechamento de fim de ano for visto como uma tarefa tediosa, demorada e sem sentido, os funcionários podem deixar de enviar os dados no prazo.

Desafio 3: Várias soluções de TI diferentes

É uma desvantagem quando várias soluções de TI são usadas em diferentes departamentos. Isso consome um tempo valioso do trabalho estratégico quando os funcionários do departamento financeiro precisam manipular e coletar dados de várias fontes.

Desafio 4: soluções inadequadas

O fato de ter de lidar com várias soluções incompatíveis adiciona muito trabalho manual, o que também atrasa o fechamento do final do ano. Isso é ainda mais complicado quando você é forçado a fazer login em várias soluções para recuperar dados que serão armazenados em um novo sistema posteriormente.

Desafio 5: comunicação inadequada

Quando a gerência não consegue se comunicar claramente com o restante da organização, isso também pode tornar o fechamento de fim de ano mais demorado. A falta de comunicação é uma maneira infalível de atrasar o envio de dados de outros departamentos. Em outras palavras: informe a todos os funcionários envolvidos o prazo e por que isso é importante.

Desafio 6: Diálogo ruim com os auditores

Se você não tiver reuniões regulares ou se comunicar apenas raramente com seu contador, talvez não consiga lidar com questões problemáticas antes que seja tarde demais.

Benefícios de um fechamento rápido no final do ano

Um final de ano rápido, em primeiro lugar, aliviará a carga de trabalho manual do escritório de finanças, de modo que ele terá mais tempo para tarefas de desenvolvimento de negócios. Um fechamento rápido do ano também mostra que a empresa leva a sério sua responsabilidade de informar sua situação financeira interna e externamente. Quando a função financeira tiver implementado técnicas adequadas para realizar um fechamento de fim de ano mais rápido, as informações financeiras estarão disponíveis mais cedo. Isso permite que os tomadores de decisão tomem decisões rápidas e bem informadas. Também oferece uma oportunidade melhor de olhar para frente e planejar o futuro.