5 maneiras de obter dados pontuais do departamento de vendas

Você está pronto para calcular as previsões de vendas, mas não consegue começar. Os dados não foram enviados. Então, você gasta tempo ligando, enviando e-mails e talvez até se levante da sua mesa para ir até o departamento de vendas e pedir os dados. Finalmente, os dados chegam e você começa a calcular. Então, alguém bate à sua porta e pergunta: "Posso entrar rapidamente e mudar um número...?" Os dados são adiados novamente. E você? Você está esperando. Mais uma vez. Esse cenário lhe parece familiar? Nossos clientes nos dizem que o maior problema no processo orçamentário é não receber os dados a tempo. Todo mês a função financeira é como o trânsito da manhã: lento e frustrante. Como resolver isso? Como fazer com que seus colegas de trabalho respeitem os prazos? Este artigo lhe dá cinco conselhos sobre o que a empresa pode fazer para que os dados sejam entregues no prazo. Estamos usando o departamento de vendas como exemplo - não para pendurar o departamento no chão, mas para ilustrar melhor essa questão.

1: Deixe que a alta gerência faça disso uma prioridade

O chefe de vendas pode muito bem ver a justiça no fato de os representantes de vendas entregarem os dados no prazo e não atrasarem o departamento financeiro. No entanto, uma coisa é fazer com que o diretor de vendas concorde com a entrega de dados em tempo hábil, mas outra é realmente agir de acordo com essa promessa. As boas intenções tendem a se afogar na resistência da agenda do representante de vendas. Para eles, o mais importante é nutrir os clientes e vender. Foi para isso que eles foram contratados, se destacam e são avaliados. Por que eles deveriam se afastar disso para fazer uma tarefa que não tem relação com seu trabalho real e é maçante? Uma maneira de lidar com essa resistência é levar o assunto à alta gerência. O CEO, o CFO e o chefe de vendas devem definir "Entregar dados no prazo" como uma prioridade para toda a organização. Uma prioridade máxima fará com que seja aceitável que a equipe de vendas gaste tempo em atividades que não estejam diretamente ligadas às vendas. E isso indica que há consequências se eles não entregarem os dados no prazo.

2: Ofereça um bônus pela entrega de dados no prazo

É importante contar com a participação da alta gerência, e um KPI (Key Performance Indicator, indicador-chave de desempenho) é uma ferramenta útil para criar ações. No entanto, se você quiser despertar a verdadeira motivação, precisará de uma cenoura. Nesse caso, a cenoura é um bônus monetário. Os vendedores, em particular, não são estranhos ao conceito de incentivos, que podem ajudar muito a convencê-los a trabalhar mais. Os sistemas de bônus podem ser configurados de forma diferente de empresa para empresa. Aqui está um exemplo de como isso pode ser feito: Se um representante de vendas não conseguir cumprir o prazo de suas previsões por X vezes, isso terá um efeito Y em seu bônus.

3: Facilite ao máximo a entrega de dados

As duas primeiras sugestões se concentram no departamento de vendas e em como ativá-lo. No entanto, o escritório de finanças também deve contribuir para que os representantes de vendas tenham as melhores condições de atender às demandas. Como fazer isso? Em primeiro lugar, a entrada e a entrega de dados devem ser fáceis. De fato, a entrega de dados deve ser tão fácil quanto manusear a máquina de café na sala de descanso. Não é fácil fazer login em um sistema de contabilidade sofisticado e desconhecido com um processo de login difícil quando você nunca se lembra do código e, portanto, precisa redefini-lo todas as vezes. Tente pensar em usabilidade em relação aos seus colegas de trabalho que não trabalham com números e finanças todos os dias. O melhor seria se os representantes de vendas recebessem uma planilha na qual tivessem que inserir três números e devolvê-la. Outro exemplo seria usar um modelo (no Excel ou em uma solução CPM) que seja fácil de usar e tenha botões claros e autoexplicativos. Dito isso, você deve tomar cuidado para não simplificar demais. A usabilidade e a simplicidade são um ato de equilíbrio. Dados muito simples podem carecer de detalhes e qualificações e, portanto, serem inúteis em uma previsão de vendas. Além disso, os dados devem ser fornecidos com considerações. É preciso sempre pensar em quais 5, 10 ou 20 clientes representam 80% da receita. Deve haver considerações de cada representante de vendas sobre por que eles venderão 5% a mais ou a menos no próximo ano etc.

4: Configure notificações automáticas

Todos nós temos dias atarefados e até mesmo os melhores de nós ocasionalmente se esquecem de uma tarefa, especialmente se essas tarefas estiverem fora de nossas áreas de competência e interesse. Uma quarta ideia para apoiar o departamento de vendas é enviar lembretes e prazos por e-mail. É claro que ninguém precisa de mais e-mails, mas uma comunicação clara pode ajudar os representantes de vendas a planejar melhor suas agendas. Isso significa que você não precisará mais ouvir desculpas como "esqueci", "não sabia que havia um prazo" ou "estava de férias" As notificações automáticas funcionam melhor. No Prophix, você pode configurá-las em um fluxo de trabalho automático. Isso economiza o tempo da função financeira, pois você só precisa configurá-lo uma vez. Você pode considerar a possibilidade de aumentar a pressão enviando um e-mail de lembrete ao chefe de vendas e talvez até ao diretor de vendas para um representante de vendas que esqueceu um prazo. Saiba como seu processo orçamentário se torna mais eficiente com fluxos de trabalho automáticos

5: Tenha processos rápidos e eficientes

A última sugestão para criar as melhores condições de recebimento de dados em tempo hábil é ter processos rápidos e eficientes. Não deve levar muito tempo para criar o orçamento de vendas e as previsões de vendas com o valor e a receita. Você deve projetar seus processos para que sejam executados rapidamente. Processos curtos são uma condição essencial para garantir que ninguém faça solicitações de alteração devido a mudanças no mercado. Um orçamento não deve levar mais de 2 a 3 semanas e um processo de previsão mensal contínuo deve ser concluído em 5 a 8 dias úteis - nesse caso, a coleta de dados em si não deve levar mais de 1 a 2 dias úteis. Se você não conseguir lidar rapidamente com um processo de orçamento ou de previsão, ocorrerão rapidamente atrasos e falta de dados.

Observações finais

Não é um processo fácil mudar os procedimentos internos, especialmente entre departamentos. Você aumenta sua chance de sucesso quando aborda o problema de diferentes ângulos, o que também se reflete nos cinco conselhos:

• Prioridade de gerenciamento.
• fatores concretos de motivação,
• usabilidade,
• suporte e
• processos rápidos.

Isso significa que os representantes de vendas não sentem que as tarefas estão sendo impostas a eles, mas sim que estão sendo atendidos com incentivos financeiros e suporte. Esperamos que você possa usar nossos conselhos. Boa sorte em sua jornada para obter dados no prazo.