5 maneiras de melhorar seu processo orçamentário

Como profissional de finanças, você sabe que os melhores orçamentos são baseados em dados de todos os departamentos e subsidiárias da empresa. A colaboração e o insight são dois dos fatores mais importantes no processo orçamentário. Para você, isso provavelmente é uma notícia antiga. Infelizmente, os funcionários de departamentos não financeiros podem não estar cientes disso. Os gerentes de departamento não sabem ao certo por que precisam gastar um tempo valioso em um dia de trabalho intenso para enviar dados. Como resultado, o escritório de finanças se depara com atrasos, hesitação ou silêncio, ausência de dados e um orçamento não confiável. Neste artigo, examinaremos os cinco obstáculos que impedem uma grande colaboração no processo orçamentário e apresentaremos uma solução para cada um deles.

Obstáculo 1: O tsunami de dados

A cada dia, a quantidade de dados aumenta. Cada lançamento de produto, funcionário, lei ou processo gera sua própria pilha de dados. Esse tsunami de dados torna mais difícil para o escritório de finanças coletar, analisar e entender os dados da empresa. Ao mesmo tempo, os funcionários de todos os cantos da empresa têm dificuldade em descobrir quais informações devem ser enviadas para o processo de orçamento, previsão e planejamento. Solução: Apoiar e educar a função financeira Como os dados financeiros são o coração de toda organização bem-sucedida, a liderança deve alocar recursos para apoiar a função financeira a lidar com o crescente volume de dados. Isso significa ter ferramentas e treinamento disponíveis para ajudar a função financeira a coletar dados e desenvolver sugestões de ação.

---

Obstáculo 2: Incerteza sobre como lidar com os dados

Em empresas ambiciosas, os gerentes fazem perguntas como "Quando os dados devem ser compartilhados - e como?" ou "Como garantimos a confidencialidade?" É natural que todas as partes queiram saber como compartilhar conhecimentos financeiros e não financeiros. Se esse processo não for claro ou for complicado, a colaboração ficará mais lenta. Solução: Compartilhamento de conhecimento com colegas Os CFOs precisam olhar para fora de sua empresa e conversar com seus colegas (ou seja, CFOs em situações semelhantes) para encontrar maneiras de melhorar os métodos de trabalho e a automação de dados. Ao introduzir e dominar essas iniciativas, a função financeira cria confiança para todas as partes envolvidas e para o próprio processo orçamentário.

---

Obstáculo 3: Mudanças constantes tornam os dados relevantes apenas em um curto período de tempo

Sejamos realistas: ser responsável por um conjunto de números é sempre um pouco assustador. Não importa quanto esforço e tempo você dedique para gerá-los, muitas vezes ainda há uma pequena voz dentro de sua cabeça questionando se os números estão incompletos ou não são precisos. A realidade é que o mundo está mudando tão rapidamente que é inevitável que alguns dos números sejam relevantes apenas por um curto período de tempo. É por isso que os gerentes podem relutar em enviar e gerar dados se a empresa como um todo não tiver aceitado o fato de que os parâmetros em constante mudança afetam a validade dos dados. Solução: Seja encorajador e construtivo Você pode ajustar a cultura da empresa incentivando os departamentos a fornecer dados. Para isso, faça perguntas construtivas como as seguintes:

• "Entendemos por que alguns de nossos KPIs estão flutuando?"
• "Até que ponto aceitamos ou punimos a variação dos números que recebemos dos gerentes?"
• "Fornecemos à função financeira as ferramentas necessárias para entender melhor os números?"

Obstáculo 4: Eles entendem como os dados são transformados em ações?

Seus gerentes de departamento realmente entendem a relação entre os dados enviados e como esses dados definem as ações em movimento posteriormente? Se esse processo não estiver claro, a motivação para enviar dados diminui, assim como a responsabilidade a seguir. Solução: Sente-se e explique o processo A função financeira precisa dedicar tempo para conversar com os gerentes de departamento e explicar como os dados enviados afetam a condição financeira e estratégica geral da empresa. Isso deve ser apoiado pela gerência sênior, para que todos os departamentos saibam da importância desse processo e por que a colaboração deve ser a melhor possível.

---

Obstáculo 5: política e suposições do escritório

Com orçamentos, previsões e planejamento, as empresas podem escolher quais departamentos e iniciativas precisam de financiamento adicional ou devem ser encerrados. Alguns funcionários ficam desapontados quando seu projeto recebe menos fundos, o que, mais uma vez, pode fazê-los questionar o processo de decisão e os dados baseados na decisão. Especialmente aqueles que acham que as decisões são tomadas a partir de pontos de vista pessoais e não de perspectivas comerciais não cooperarão. Solução: Ser mais transparente Todos os processos de planejamento podem ser melhorados. É possível reduzir o número de decisões que podem ser vistas como politicamente subjetivas envolvendo ativamente os colegas de trabalho no processo de planejamento. Ao esclarecer como os números de um departamento afetam os projetos (e os planos gerais da empresa), você aumenta a vontade de fazer parte da empresa.

Notas finais

Quando uma empresa constrói uma base sólida para cooperar durante todo o processo orçamentário, você obtém melhores orçamentos, melhor planejamento e, na melhor das hipóteses, melhores resultados. Todas as empresas são diferentes, mas esperamos que essas dicas tenham sido úteis.