5 erros comuns na compra de software de orçamento e previsão

Como escolho o software de orçamento e previsão certo para minha empresa? Que erros devo evitar ao avaliar os fornecedores de orçamentos e previsões? O custo é o único fator que devo considerar em minha decisão?

Todas essas são perguntas que podem surgir quando se pensa em investir em um software de orçamento e previsão, e isso faz sentido - pode ser um grande investimento, e você quer evitar as armadilhas comuns que acompanham a escolha de uma nova solução para sua equipe financeira.

O que é software de orçamento e previsão?

O software de orçamento e previsão, também conhecido como software de gerenciamento de desempenho financeiro[EC1] (FPM) ou de gerenciamento de desempenho corporativo (CPM), é uma ferramenta desenvolvida para CFOs, líderes financeiros e tomadores de decisão. Alguns de seus principais recursos incluem:

• Gerenciamento de tarefas financeiras cruciais, como relatórios, orçamento e planejamento.
• Otimização do processo de gerenciamento de orçamento e automatização de tarefas repetitivas.
• Integração de dados diretamente da fonte, fornecendo acesso imediato a pontos de dados em tempo real.
• Possibilitar a criação de previsões abrangentes e perspicazes.
• Permitir a análise de dados complexos.

Em última análise, o software de orçamento e previsão é um componente essencial do gerenciamento do desempenho financeiro, oferecendo uma visão clara das finanças de sua organização.

Erro nº 1: Concentrar-se no custo em detrimento dos recursos

O ditado "você recebe pelo que paga" é verdadeiro.

Não é incomum que as empresas tenham um preço em mente ao procurar um software de orçamento e previsão. Entretanto, o custo não é o único fator que deve orientar sua decisão.

Ao escolher um software de orçamento e previsão com base apenas no custo, você corre o risco de abrir mão de recursos essenciais, como colaboração, integração de dados e segurança, em favor de um suplemento do Excel com funcionalidade limitada.

Antes de avaliar as soluções de software de orçamento e previsão, você deve identificar uma lista de desejos de aplicativos que o ajudariam a simplificar seus processos, melhorar a precisão e impulsionar o desempenho dos negócios e, em seguida, avaliar os fornecedores com base na adequação dos recursos desejados.

A análise das avaliações de analistas do setor e de clientes também pode ser útil para orientar sua decisão. Relatórios e análises de pessoas com experiência prática podem lhe dar insights sobre os recursos nos quais se concentrar, entender por que determinadas organizações fizeram um investimento e o impacto que o software teve no desempenho geral dos negócios.

Erro nº 2: Deixar serviços de valor agregado na mesa

Muitos fornecedores de software de orçamento e previsão oferecem serviços adicionais de valor agregado como parte de sua implementação e relacionamento contínuo, incluindo

• Suporte estendido ao cliente - um acréscimo ao seu contrato que geralmente envolve acesso direto ao suporte ao cliente, horas adicionais de consultoria e oportunidades de treinamento.
• Implementação de autoatendimento - alguns fornecedores oferecem um processo de implementação de autoatendimento que inclui orientação passo a passo sobre como configurar o software.
• Aprendizado contínuo - acesso a uma biblioteca de cursos sobre o software e como obter valor contínuo de seu investimento.

Embora os serviços de valor agregado possam aumentar o custo do seu contrato, é importante considerar se eles economizarão seu dinheiro no longo prazo. O suporte estendido ao cliente pode garantir que você tenha os recursos necessários para resolver qualquer problema imediatamente, sem o estresse de tentar entrar em contato com uma linha de apoio. Os recursos de implementação de autoatendimento também podem melhorar a adoção pelo usuário final, o que significa que o retorno do seu investimento em software de orçamento e previsão será mais rápido.

Erro nº 3: Priorizar as necessidades de curto prazo em detrimento das metas de longo prazo

Quando você começa a procurar um software de orçamento e previsão, provavelmente tem uma necessidade de curto prazo que deseja atender - seja para reduzir o tempo gasto na elaboração do orçamento, automatizar a criação e a distribuição de relatórios ou criar um painel com KPIs críticos.

No entanto, quando você prioriza uma necessidade de curto prazo em detrimento das metas de longo prazo da sua empresa, pode acabar com uma solução que não pode ser dimensionada para atender às suas necessidades. Ao escolher um software de orçamento e previsão com vários aplicativos, como Budgeting & Planning, Reporting & Analytics, Consolidations e Intercompany Management, você pode atender às suas necessidades imediatas, e expandir seu caso de uso no futuro.

Erro nº 4: não conversar com outros usuários

A realidade é que os fornecedores de software podem afirmar o que quiserem sobre seus produtos. Somente quando você conversa com outros usuários é que pode ter uma noção da facilidade de uso da solução, da capacidade de resposta do suporte e do tempo necessário para a implementação.

Muitos fornecedores de orçamentos e previsões se oferecerão para fazer uma chamada de referência com um cliente de um setor semelhante ou com um tamanho de empresa ou caso de uso comparável, para que você possa entender melhor como o software funcionará para você.

É uma prática recomendada compilar uma lista de perguntas com antecedência e, se o fornecedor não oferecer uma chamada de referência, você deverá solicitá-la antes de avançar no processo.

Se não for possível falar diretamente com os usuários, vale a pena explorar as histórias de sucesso dos clientes dos fornecedores da sua lista. Aqui estão alguns exemplos de como os clientes obtiveram sucesso com a Prophix:

• A Wilson Construction economizou até 4 dias por mês com os relatórios semanais e 2 semanas por mês com os relatórios GL e WIP
• A Mission Health reduziu em mais de 40% o tempo gasto no processo orçamentário anual
• Spacesaver relatórios aprimorados para obter melhores insights sobre orçamento versus resultados reais, lucratividade, mão de obra e estoque
• Boulay obteve uma melhoria de 20,9% na precisão da previsão de lucro líquido

A USA Properties teve um aumento de 4x no número de projetos em construção devido à maior eficiência do planejamento operacional

Erro nº 5: presumir que a maneira como você faz as coisas agora é a melhor maneira de fazê-las

Ao avaliar um software de orçamento e previsão, pode ser tentador escolher a solução que seja mais parecida com a forma como você faz as coisas agora. Se você está acostumado a fazer orçamentos no Excel, um fornecedor que usa o Excel como interface pode parecer uma opção atraente.

Mas é importante considerar que qualquer necessidade que o tenha levado a considerar um software de orçamento e previsão resultou do uso de planilhas. Se quiser inovar e aprimorar seus processos, você precisa estar disposto a considerar uma maneira melhor. As plataformas de orçamento e previsão foram projetadas tendo em mente todas as partes de sua transformação financeira. Com uma plataforma dedicada para orçamento, planejamento, relatórios, análise e consolidação, não há limites para o que você pode alcançar.

Como escolher o software certo de orçamento e previsão para sua empresa

Concluindo, escolher o software certo de orçamento e previsão é mais do que apenas uma questão de custo. Trata-se de considerar as metas de longo prazo, compreender os serviços de valor agregado oferecidos, buscar feedback do usuário e estar aberto a novas maneiras de fazer as coisas. Se você estiver pronto para saber mais, confira este recurso sobre preços de software de FP&A. Lembre-se de que a solução ideal não deve apenas atender às suas necessidades imediatas, mas também ser escalonável para atender às demandas futuras.

Evitar esses erros comuns ao avaliar fornecedores de software de orçamento e previsão pode simplificar significativamente seu processo de seleção e gerar um melhor retorno sobre seu investimento. Lembre-se, uma plataforma eficaz de orçamento e previsão como a Prophix pode revolucionar seus processos financeiros com recursos avançados de orçamento, planejamento, relatórios, análise e consolidação.

Portanto, ao embarcar nessa jornada, mantenha o foco nos recursos que realmente impulsionarão o desempenho de sua empresa e busque uma solução que se alinhe às suas metas de longo prazo. Não se contente apenas com o que está acostumado, mas esteja pronto para adotar uma maneira melhor de fazer as coisas. Afinal de contas, o objetivo não é apenas mudar, mas transformar para melhor.

Confira nosso guia sobre software de orçamento para saber mais.