5 dicas e truques para aproveitar ao máximo a conferência de usuários deste ano

O planejamento da nossa conferência anual de usuários começa quase assim que o evento do ano anterior é concluído. Na Prophix, iniciamos esse processo analisando nossa experiência como anfitriões e comparando nossas percepções com o feedback fornecido pelos participantes.

Também faço contatos com outros planejadores de eventos e analiso comentários on-line de especialistas do setor. Isso me ajuda a desenvolver uma conferência que ofereça um retorno valioso para seus investimentos. Assim como procuro fazer com que os convidados se sintam bem-vindos em minha casa, quero garantir que sua experiência na conferência seja agradável.

Em minha experiência, a abordagem de um participante em uma conferência pode afetar significativamente sua experiência. Aqui estão algumas táticas que ajudam os participantes a obter o máximo de valor:

• Ler a agenda com antecedência Muitos de vocês revisaram a agenda quando se inscreveram originalmente. Priorizaram as sessões das quais queriam participar e confirmaram presença nas atividades noturnas(espero que sim!). Mas isso pode ter acontecido há algum tempo. Com uma segunda olhada na agenda, você pode notar um tópico que não afeta diretamente a sua função, mas sobre o qual tem curiosidade em aprender. Fazer anotações mentais sobre a agenda o preparará para conversas informais quando encontrar outros participantes ou membros da equipe da Prophix.

• Tente agendar reuniões de 1/1 com antecedência A conferência de usuários é uma daquelas raras ocasiões em que os clientes têm acesso a toda a equipe da Prophix. Se você já sabe que precisa ser ouvido, entre em contato para agendar uma reunião com eles. Eles querem seu feedback. Eles querem ouvir sobre seus desafios, suas inovações e sucessos. Embora eles sempre estejam à sua disposição durante a conferência, agendar uma reunião com eles com antecedência garantirá que eles venham preparados para responder às suas perguntas no local, sem precisar fazer um acompanhamento após a conferência.

• Faça perguntas nas sessões das quais você participa Não tenha vergonha de fazer perguntas. Na verdade, sei que quase todos os palestrantes gostariam de saber que seu conteúdo é relevante e valioso. Às vezes, são necessários mais esclarecimentos.

• Leve cartões de visita Essa é uma questão óbvia. Sapatos confortáveis também são sempre uma boa ideia.

• Junte-se a nós nas atividades noturnas Em algumas ocasiões, os participantes me disseram que estão fazendo outros planos para a conferência fora do horário de expediente. Às vezes, eles estão visitando um amigo ou familiar que mora perto do local da conferência. Mas muitas redes de contatos acontecerão à noite, geralmente de forma espontânea. Ao planejar esses eventos noturnos, minha meta é proporcionar aos participantes uma experiência exclusiva para você, construída com a história e a cultura únicas da cidade em mente. Não perca essa chance!

Tenho certeza de que há várias outras dicas que podemos acrescentar a essa lista. Na verdade, se você tiver outras ideias ou experiências, gostaria muito de ouvi-las. Como mencionei acima, tenho muito orgulho de planejar esta conferência e minha meta é sempre criar um evento que você valorize e aproveite tanto que retorne ano após ano. Washington, D.C. é uma das cidades mais históricas e fascinantes do mundo. Com seu apoio, podemos fazer com que a conferência deste ano seja histórica.

Por Katarina Radivojcevic

Planejadora de eventos de marketing, Prophix