12 razões para investir em um software de consolidação | Prophix

Quer saber por que as planilhas não são recomendadas para consolidações financeiras em escala? Está com dificuldades para entender se o software de consolidação financeira vale o investimento ou como você deve apresentar o caso de negócios para o software?

O que é um software de consolidação financeira?

O software de consolidação financeira ajuda a eliminar a complexidade da preparação de demonstrações financeiras consolidadas, automatizando processos, garantindo a conformidade e centralizando dados - proporcionando eficiência e precisão para controladores e líderes contábeis.

Quanto maior e mais complexa for sua empresa, mais crucial será a implementação do software de consolidação. É um grande impulso poder automatizar estruturas de propriedade complexas, traduções e subconsolidações em várias moedas e verificar a conformidade com vários GAAPs e IFRSs, além de garantir a precisão dos dados.

Saiba mais sobre o software de consolidação financeira e como ele se compara à realização de consolidações com planilhas manuais aqui.

Quando devo investir em um software de consolidação financeira?

Como líder financeiro, pode ser difícil prever uma mudança na direção estratégica de sua empresa. Você não sabe o que acontecerá com seu grupo amanhã: uma duplicação do escopo devido à aquisição de um subgrupo, uma oferta pública com novos acionistas que exigem um fechamento rápido, uma mudança nas regras de consolidação ou uma solicitação de informações mais detalhadas no nível de consolidação.

Uma mudança nas metas de sua empresa e, portanto, em sua abordagem de consolidação, pode ocorrer a qualquer momento. Por isso, é importante ter ferramentas e plataformas prontas para lidar com solicitações novas e inesperadas. A tecnologia, como o software de consolidação financeira, pode ajudar a dar à sua organização e aos seus processos financeiros o poder, a flexibilidade e a confiabilidade de que ela precisa para crescer - e você não conseguirá isso se mantiver seus processos financeiros em planilhas.

Além disso, é um sinal de maturidade financeira e de grande liderança financeira acompanhar a tecnologia e garantir que nossa organização seja o mais ágil possível.

Continue lendo para saber mais sobre como as organizações líderes e financeiramente maduras se beneficiam do software de consolidação - e como você também pode se beneficiar.

12 motivos pelos quais você deve investir em um software de consolidação (em vez de manter as planilhas)

Razão 1: Lógica contábil

O processo de consolidação é baseado na lógica contábil e deve conter relatórios de saldos, diários e razão geral, que podem ser difíceis de criar em planilhas. Se os seus auditores ficam regularmente frustrados com a falta de documentação, você deve considerar a adoção de um software de consolidação

Razão 2: Complexidade dimensional

Muitos líderes financeiros que são novos no processo de consolidação o entendem como parte de uma organização matricial (empresas x contas), que se prestaria bem a planilhas eletrônicas.

No entanto, as informações de consolidação são baseadas em uma estrutura transacional, e não posicional, que inclui pelo menos quatro dimensões diferentes: a empresa, a conta, os ajustes e os fluxos. Às vezes, incluem também aspectos analíticos

Essas informações fazem parte de uma matriz, mas sim de um hipercubo, o que exige o uso de um software de consolidação financeira que possa funcionar como um banco de dados.

Razão 3: Cálculos de consolidação

Tradicionalmente, todos os cálculos, operações e transações são feitos manualmente em planilhas. Esses processos podem se transformar rapidamente em várias planilhas, todas vinculadas entre si. E, com o passar dos anos, essas planilhas podem se tornar ilegíveis, inflexíveis e propensas a riscos.

A flexibilidade das planilhas, que muitas vezes é uma de suas vantagens, pode se tornar um risco no processo de consolidação. Além disso, as planilhas dificultam, se não impossibilitam, a automatização do processo de compilação dos pacotes de consolidação.

Em contrapartida, há benefícios claros no uso de uma solução especializada em consolidação financeira. Muitas soluções podem simplificar e automatizar cálculos para aumentar a confiabilidade dos dados. Um software especializado também pode definir métodos de consolidação, implementar várias simulações dentro do escopo e corrigir quaisquer erros, melhorando assim a precisão geral dos cálculos

Motivo 4: conversão de dados

A conversão de dados corporativos para a moeda de consolidação e a execução de cálculos para acionistas minoritários e reservas de consolidação em planilhas eletrônicas podem introduzir erros.

Automatizando todas essas tarefas com o software de consolidação financeira, você pode obter ganhos de produtividade e tornar possível a obtenção rápida de resultados confiáveis.

Razão 5: Acionistas minoritários e ajustes de conversão

Muitas vezes, as consolidações feitas por meio de planilhas eletrônicas omitem os acionistas minoritários na abordagem de patrimônio líquido ou proporcional. Com as planilhas, é fácil esquecer de alocar aos acionistas minoritários sua participação no valor de uma participação detida por outra subsidiária que não seja 100% de propriedade da matriz.

Os ajustes de conversão, as reservas de consolidação e os acionistas minoritários, bem como suas reconstituições e justificativas, podem ser um processo incrivelmente demorado, pois devem ser reconstituídos fora da contabilidade, começando por cada subsidiária.

Ainda mais profundamente no processo de consolidação, muitas empresas lutam para gerenciar os lançamentos de consolidação, o conceito de fluxo e a criação de relatórios de restituição ou demonstrações financeiras, bem como o fluxo de caixa e as tabelas de comprovação fiscal.

Diferentemente das planilhas tradicionais, o software de consolidação pode considerar automaticamente os acionistas minoritários na abordagem de patrimônio líquido ou proporcional. Ele também pode simplificar o processo de gerenciamento de lançamentos de consolidação, ajustes de conversão, reservas de consolidação e reconstituições.

O software de consolidação permite um fluxo contínuo de dados, facilitando a geração de relatórios cruciais, como demonstrações financeiras, fluxo de caixa e tabelas de comprovação fiscal. Ao automatizar essas tarefas complexas, o software de consolidação não apenas aumenta a precisão, mas também reduz o tempo e os recursos gastos nas consolidações.

Razão 6: Lançamentos de consolidação

Embora seja possível configurar lançamentos de consolidação em planilhas, essa não é uma solução de longo prazo. A cada novo período/ano de consolidação, é importante revisar os lançamentos do ano anterior para determinar se eles devem ser transferidos.

Outros itens, como vendas e desconsolidação, devem ser considerados, o que pode dificultar o isolamento dos lançamentos por empresa.

O software de consolidação financeira pode vincular contas dentro de cada empresa, dando a você a flexibilidade de lançar entradas de empresa para empresa.

Razão 7: atualizações

Podem surgir problemas adicionais quando um plano de contas é implantado usando uma planilha por empresa e é necessário fazer modificações em cada planilha individual. Há também o risco de usar as linhas erradas, resultando em inconsistências.

Em contrapartida, o software de consolidação financeira pode eliminar a necessidade de atualizações manuais em cada planilha individual, o que reduz o risco de imprecisões e inconsistências. Ele também pode garantir que todas as modificações sejam aplicadas universalmente, assegurando a uniformidade em todos os conjuntos de dados.

Razão 8: Variantes de consolidação

As planilhas eletrônicas também não são a melhor ferramenta para produzir variantes de consolidação a partir do mesmo conjunto de dados. Por exemplo, consolidação IFRS, seguida de uma versão em GAAP local, criação de um subgrupo e produção de dados segmentados etc.

O software de consolidação, em comparação, pode facilmente produzir diferentes versões de dados consolidados. Com a flexibilidade de gerenciar várias variantes de consolidação a partir do mesmo conjunto de dados, você pode garantir a consistência e a precisão em diferentes padrões e requisitos de relatórios.

Razão 9: O conceito de fluxo

A maioria das consolidações feitas em planilhas é feita com saldos, o que significa que a noção de fluxo está ausente. A criação de uma demonstração de fluxo de caixa em planilhas pode ser uma tarefa tediosa sem nenhuma garantia de qualidade. Ela exige o uso de dados das demonstrações financeiras de várias empresas dentro do escopo, o que aumenta sua complexidade.

Por outro lado, o software de consolidação financeira pode incorporar o conceito de fluxo e automatizar a criação de relatórios de restituição.

Motivo 10: Transações intragrupo (ou entre empresas)

Os consolidadores devem verificar o status das posições interempresariais entre as subsidiárias durante o processo de consolidação, mesmo que um procedimento de troca anterior tenha sido realizado. Os relacionamentos entre empresas não se referem a conexões de uma conta para outra, mas sim a várias contas interagindo com outras várias contas

Na prática, isso significa verificar se a posição interempresarial de A com B para uma determinada conta reflete a posição interempresarial de B com A para outra conta. Essa vinculação pode assumir proporções combinatórias que são difíceis de gerenciar em planilhas eletrônicas.

O software de consolidação, por outro lado, foi projetado para validar automaticamente o status das posições entre as subsidiárias, ajudando a evitar as complexidades combinatórias associadas à entrada manual de dados em planilhas.

Razão 11: Auditorias

Muitos auditores têm mais confiança em uma consolidação feita com uma solução de consolidação financeira dedicada, pois isso é uma garantia de qualidade.

O software de consolidação pode tornar seus processos mais seguros, além de fornecer uma trilha de auditoria detalhada que permite aos auditores acessar os motivos de cada entrada. O resultado? Uma auditoria rápida e eficiente.

Razão 12: Compartilhamento de conhecimento

Outro desafio das planilhas é que, muitas vezes, elas são compreendidas apenas por quem as criou. Mas o que acontece se essa pessoa deixar o grupo? O software de consolidação financeira pode ajudá-lo a garantir a continuidade e a segurança.

Por que o software de consolidação financeira é a solução preferida para a consolidação

Em conclusão, os desafios associados à consolidação em planilhas eletrônicas podem levar a imprecisões, ineficiências e aumento de riscos. Desde cálculos complexos até o gerenciamento de transações entre empresas, as planilhas tradicionais não conseguem fornecer um processo simplificado e confiável.

Por outro lado, o software de consolidação financeira oferece uma solução automatizada, eficiente e precisa. Ele simplifica o gerenciamento das entradas de consolidação, lida perfeitamente com as atualizações, produz sem esforço várias variantes de consolidação e fornece uma trilha de auditoria detalhada.

O software de consolidação financeira também garante a continuidade e a segurança, mesmo que a pessoa que inicialmente definiu os processos deixe a organização. Ao optar por investir em um software de consolidação financeira, você pode melhorar significativamente a eficiência e a precisão do seu processo de consolidação, levando a relatórios financeiros mais confiáveis. Saiba mais sobre os preços do software de consolidação.