É hora de repensar a maneira como você faz seu orçamento

Orçamento mais inteligente, mais rápido e com maior precisão

A frase mais perigosa da língua inglesa é "sempre fizemos isso dessa maneira" É comum ouvirmos esse ditado aplicado aos negócios ou, mais especificamente, ao Escritório de Finanças. A Contra-Almirante da Marinha e cientista da computação americana Grace Hopper repreendeu essa citação. Ela começou sua carreira quando as mulheres não eram reconhecidas como cientistas da computação, apesar de ter projetado alguns dos primeiros computadores, inclusive o Mark 1. Ela também foi uma das primeiras defensoras do desenvolvimento de uma linguagem de codificação semelhante ao inglês, para que as pessoas pudessem entender facilmente a programação. Além de suas contribuições tecnológicas transformadoras, ela também foi uma mentora e inspiração para os jovens que ensinou e treinou. Ela trabalhou incansavelmente para esclarecer seus alunos sobre o perigo de acreditar que "sempre fizemos isso dessa maneira" Grace Hopper deve servir de inspiração para a liderança sênior porque desafiar o status quo é necessário para impulsionar as organizações. Aceitar a mudança e acabar com o que você sempre fez tem o poder de transformar os retardatários em líderes transformacionais.

Reconhecendo a necessidade de mudança no escritório de finanças

Sempre sobrecarregada e, em muitos casos, subvalorizada, a equipe financeira trabalha diligentemente para concluir as mesmas tarefas repetitivas todos os meses, trimestres e anos. Apesar da natureza tediosa do trabalho, as tarefas são realizadas e a equipe financeira persevera. Até que algo fora do comum aconteça... como a crise financeira em 2008/9 ou, mais recentemente, a pandemia de COVID-19 em 2020, que perturbou drasticamente os mercados. Depois de passar a maior parte de 2020 improvisando planos financeiros, os CFOs reconheceram a necessidade de orçamentos "reais" que combinassem os recursos com a estratégia. No entanto, muitos líderes financeiros perceberam que os processos orçamentários tradicionais não eram mais adequados para a tarefa que tinham pela frente. Muitas empresas identificaram a necessidade de maior velocidade e precisão para desenvolver orçamentos em meio à incerteza contínua.

Transformando o orçamento com tecnologia

Embora um orçamento "perfeito" possa não ser viável, é totalmente possível usar a tecnologia para ajudar a facilitar e agilizar o ciclo orçamentário. Em uma pesquisa recente, descobrimos que:

• 79% das equipes financeiras estão insatisfeitas com sua ferramenta de orçamento atual
• 70% dos profissionais de finanças ainda dependem de processos manuais e planilhas desconectadas do Excel para realizar seus orçamentos
• 40% dos líderes financeiros precisam de 90 dias ou mais para concluir seu orçamento

Diante da incerteza, as empresas precisam não apenas melhorar o orçamento, mas também a precisão e a frequência das previsões e do planejamento de cenários. É aí que entra a tecnologia. Não é possível usar métodos tradicionais e planilhas desconectadas para conduzir técnicas contábeis avançadas. Esses processos exigem uma ferramenta de planejamento específica que centralize os dados financeiros para dar suporte à elaboração do orçamento.

Gerenciamento do desempenho corporativo para a elaboração do orçamento

Então, como o software CPM pode transformar seus processos orçamentários?

1. Use um software baseado em nuvem para elaboração de orçamento e planejamento

Muitos fornecedores de CPM oferecem plataformas de FP&A baseadas na nuvem que podem ser implementadas sem o suporte do departamento de TI. Uma solução de CPM baseada na nuvem permite que os membros da equipe acessem com segurança os modelos de orçamento de onde quer que estejam trabalhando - ideal para arranjos de trabalho remoto e híbrido. Os colaboradores podem fazer atualizações no orçamento em tempo real, que são instantaneamente transferidas para as fontes de dados subjacentes do orçamento. O departamento financeiro pode facilmente realizar análises poderosas e espalhar dados (ou seja, usar dados históricos como sazonalidade), eliminando a necessidade de planilhas e importações de dados. Outra vantagem do CPM baseado na nuvem é a capacidade de voltar a uma versão anterior do orçamento, já que as versões anteriores estão na nuvem.

2. Agilize a elaboração do orçamento com fluxos de trabalho e aprovações

O software CPM automatiza e simplifica as tarefas tediosas associadas à elaboração do orçamento. Você pode automatizar os envios e as revisões de orçamento com fluxos de trabalho e eliminar gargalos ao ter uma visão clara do que falta fazer no processo de planejamento.

3. Adotar técnicas orçamentárias mais avançadas

Uma abordagem de cima para baixo para a elaboração do orçamento exige que a gerência sênior desenvolva um orçamento de alto nível para toda a organização. Por outro lado, uma abordagem de baixo para cima exige que os gerentes criem um orçamento e depois o divulguem para aprovação. O orçamento base zero elimina a natureza demorada das abordagens top-down e bottom-up e incorpora um nível de detalhe mais granular. Muitos líderes financeiros consideram o orçamento base zero trabalhoso porque precisam justificar as despesas para cada período orçamentário. O software CPM pode eliminar muitas das dificuldades associadas ao orçamento base zero, permitindo que as organizações adotem uma abordagem mais informada de suas despesas. Ao simplificar a entrada de dados e agilizar o processo de aprovação, o software CPM pode apoiar a adoção de técnicas orçamentárias mais avançadas pelo setor financeiro.

4. Amplie a automação do planejamento para todos os colaboradores

Um dos desafios associados à adoção de novas tecnologias é garantir que todos possam acessar e entender o software. Alguns fornecedores de CPM oferecem interfaces de usuário proprietárias (baseadas na Web) projetadas para simplificar a geração de relatórios e a elaboração de orçamentos. Outros usam o Microsoft Excel como front-end de seu software e agregam valor fornecendo recursos de CPM como complementos. A Prophix adota uma abordagem híbrida que inclui uma interface baseada na Web otimizada para usuários de finanças e uma experiência em Excel para quem ocasionalmente contribui com o orçamento (ou seja, vendas e marketing). Independentemente da interface que você preferir, a abordagem híbrida permite que você aproveite os dados centralizados e os recursos de automação do software CPM para transformar a maneira como você faz o orçamento.

5. Automatize a elaboração do orçamento com inteligência artificial (IA)

• Gerar insights com automação de processos robóticos (RPA) A automação robótica de processos (RPA) é um termo técnico que descreve um processo básico - automatizar tarefas manuais. Nossa pesquisa mostrou que as equipes de FP&A gastam mais de 40% do seu tempo em tarefas manuais de baixo valor, como gerar insights, escrever narrativas de relatórios e distribuir relatórios. Você pode automatizar essas tarefas com a RPA, liberando-o para lidar com trabalhos mais estratégicos.
• Crie orçamentos e previsões de linha de base mais rapidamente com o Predictive Analytics Há vários anos, a modelagem estatística, a inteligência artificial (IA) e o aprendizado de máquina (ML) vêm ganhando popularidade. Esses recursos avançados podem analisar grandes quantidades de dados não estruturados em um nível muito detalhado.Muitos fornecedores agora incluem esses recursos em seu software CPM como uma extensão natural do orçamento e do planejamento. A inteligência artificial está tornando a elaboração de orçamentos mais automatizada e inteligente a cada dia.

Capacite o FP&A

As equipes de FP&A estão sob uma pressão significativa para se adaptar e evoluir diante da incerteza. Não é mais possível resistir à mudança sugerindo que "sempre fizemos isso dessa maneira" A adoção de uma solução de Corporate Performance Management (CPM) permitirá que você faça orçamentos mais inteligentes, mais rápidos e com maior precisão. Isso permitirá que você se torne um verdadeiro parceiro estratégico da empresa, que apoia a tomada de decisões organizacionais e impulsiona o sucesso.