Orçamento estático: tudo o que você precisa saber

O que é um orçamento estático? Qual é a diferença entre ele e um orçamento flexível ou um orçamento fixo? E por que uma empresa desejaria um orçamento estático?

Há muitas perguntas sobre orçamentos estáticos, e todas elas são válidas. Neste artigo, você aprenderá sobre os orçamentos estáticos, por que eles são usados, para quem são mais adequados, por que você talvez não queira usá-los e como criar um você mesmo.

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O que é um orçamento estático?

Um orçamento estático é um projeto financeiro para um período específico, normalmente um ano fiscal, que permanece inalterado independentemente do desempenho real dos negócios. Ele se baseia em números estimados derivados de dados históricos e previsões futuras. Esse tipo de orçamento é geralmente usado para controlar custos e é mais eficaz quando as operações de uma empresa são previsíveis.

Obviamente, isso não significa que o orçamento estático seja o tipo de coisa que você pode criar, anunciar e esquecer. As empresas sempre se referem ao seu orçamento estático, mesmo que haja variação em seus gastos reais.

O que significa "estático"?

A parte "estática" de "orçamento estático" significa imutável ou, pelo menos, não elástica. Um orçamento estático não foi projetado para ser modificado durante o período que está sendo delineado.

Nesse sentido, um orçamento estático pode ser visto como um orçamento ideal ou "Cachinhos Dourados" a ser buscado. A variação é esperada, mas as correções no orçamento real devem ter como objetivo retornar ao equilíbrio delineado pelo orçamento estático.

Exemplo de orçamento estático

Digamos que uma empresa reserve US$ 50.000 para gastos com publicidade em um determinado período. Cabe ao gerente de campanha aderir a esse orçamento e produzir o ROI esperado atribuído a esse gasto com publicidade. Isso independe do resultado real desse gasto com anúncios.

Orçamento estático vs. orçamento flexível

Todos os orçamentos são prescritivos. Mas, embora um orçamento estático não seja vivo, um orçamento flexível é.

Em outras palavras, um orçamento flexível tem provisões e cenários integrados para flutuações na receita e nos gastos. Mas um orçamento estático não tem.

Qual é o objetivo de um orçamento estático?

O objetivo do orçamento estático é manter as finanças de uma empresa com o mínimo de interferência. É a representação financeira de um plano estratégico, um projeto ou um roteiro para atingir qualquer meta que a empresa tenha.

Fórmula de variação estática do orçamento

A variação do orçamento estático - a representação do desvio do orçamento estático - é fácil de calcular: subtraia as despesas reais do orçamento planejado para cada item de linha durante o período de tempo determinado.

Se você quiser representar esse número como uma porcentagem, divida a diferença pelo orçamento original.

Esta é a fórmula:
Porcentagem de variação do orçamento estático = (Orçamento planejado - Despesas reais) / Orçamento planejado

Benefícios de um orçamento estático

Há vários motivos pelos quais uma empresa pode querer usar um orçamento estático.

Previsibilidade

Os orçamentos estáticos são previsíveis e minimizam a incerteza. Não importa o que aconteça durante o ano, o orçamento estático é um lugar para onde se pode voltar. Embora a variação durante o ano seja inevitável, as empresas podem usar o plano e as proporções delineadas no orçamento estático para manter a meta, mesmo que os números reais sejam maiores ou menores do que o originalmente previsto.

Gerenciamento de custos

Como o orçamento estático não permite variações de gastos, ele é uma ferramenta eficaz de gerenciamento de custos.

E para a equipe financeira, ele também ajuda a economizar tempo - e, portanto, custos -, colocando o ônus da adesão sobre o proprietário do orçamento. Se você orçou US$ 10.000 por mês para o software de sucesso do cliente, cabe ao responsável pelo orçamento cumprir esse orçamento. Se ele não o fizer, você tem poder de veto.

Mensurável

Como os orçamentos estáticos são os mesmos desde o início do período até o final, eles são ótimas bases para medir os resultados de uma empresa. Como não há variação introduzida no meio do caminho para confundir o processo de medição, o cálculo da variação do orçamento estático é simples.

Limitações de um orçamento estático

Dito isso, os orçamentos estáticos têm algumas limitações e desvantagens reais.

Requer previsão precisa

Para que um orçamento estático faça sentido, as empresas precisam ser especialistas em previsões. Empresas mais novas ou com metas de crescimento mais arriscadas ou agressivas podem ser mais bem atendidas por um orçamento flexível, que lhes permita criar provisões para as inevitáveis variações que surgirão.

Inflexível para responder às necessidades e condições de mercado em constante mudança

Como o orçamento estático é inflexível por definição, há o risco de ele se tornar rapidamente obsoleto ou responder mal às necessidades em constante mudança da empresa, conforme determinado por fatores externos, como as condições de mercado.

Da mesma forma, se uma empresa descobrir que não atingiu seu plano, todo o orçamento estático fracassará.

Não é adequado para empresas com custos variáveis

O orçamento estático é melhor para empresas com custos e despesas de curto prazo fáceis de prever. Uma empresa que sofre com a sazonalidade ou uma empresa que prevê um evento que proporcionará um influxo desconhecido de negócios não é adequada para empregar um orçamento estático e estaria mais bem servida com um ciclo orçamentário mais curto ou um orçamento flexível.

Meça a eficácia de um orçamento estático com a variação do orçamento estático e a variação do volume de vendas

Até que ponto a empresa está aderindo ao orçamento estático? Você pode medir isso com duas métricas úteis: variação do orçamento estático e variação do volume de vendas.

Variação do orçamento estático

A variação do orçamento estático é o desvio do orçamento estático em valores brutos em dólares ou em porcentagem.

As empresas calculam a variação do orçamento estático para ver o grau de aderência ao orçamento estático. É útil conhecer essa variação ao criar o orçamento do ano seguinte, pois ela permite que as empresas refinem seus modelos e sejam mais precisas na próxima vez.

Fórmula da variação do orçamento estático

Desvio do orçamento estático = Orçamento planejado - Despesas reais

Se quiser uma porcentagem, divida-a pelo orçamento planejado.

Porcentagem de desvio do orçamento estático = (Orçamento planejado - Despesas reais) / Orçamento planejado

Desvio do volume de vendas

O desvio do volume de vendas é a diferença entre as unidades reais vendidas e as unidades orçadas vendidas a um determinado preço em um determinado período.

É uma variação orçamentária estática que analisa apenas o volume de vendas. Dessa forma, é útil abordar especificamente um ponto de desvio orçamentário.

Fórmula de variação do volume de vendas

A fórmula é simples.
Desvio do volume de vendas = (Unidades reais vendidas - Unidades orçadas vendidas) x Preço por unidade

Se quiser esse número como uma porcentagem, divida pelas unidades orçadas vendidas e não multiplique pelo preço.
Percentual de variação do volume de vendas = [(Unidades reais vendidas - Unidades orçadas vendidas) / Unidades orçadas vendidas]

7 etapas para criar um orçamento estático

Agora que você já sabe tudo sobre orçamentos estáticos, resta uma pergunta: quais são as etapas envolvidas na criação de um orçamento estático?

1. Defina o período e o processo de elaboração do orçamento

Primeiro, você deve identificar o período de elaboração do orçamento. É comum que as empresas façam o orçamento para todo o ano fiscal; no entanto, muitas empresas que usam orçamentos estáticos se beneficiam de períodos orçamentários mais curtos. Você deve selecionar o que achar melhor com base na complexidade de sua organização e em quaisquer períodos conhecidos de variação.

2. Estimar a receita

Em seguida, você vai estimar sua receita. Você deve usar dados históricos para essa etapa, combinados com quaisquer previsões ou projeções que tenha em mãos.

Você voltará a esta etapa algumas vezes, portanto, é melhor escolher alguns números de receita diferentes para começar - um que seja ideal, um que tenha um desconto de 5 a 20%, dependendo do estágio de crescimento, e um que seja 5 a 20% melhor do que você espera obter.

3. Estimar os custos fixos e variáveis

Em seguida, é hora de estimar seus custos fixos e variáveis. Você deve conhecer seus custos fixos e deve ser capaz de identificar seus custos variáveis, portanto, a maior parte desta etapa consiste em adivinhar o valor desses custos variáveis.

4. Estimar a receita líquida

A partir daí, você pode estimar seu lucro líquido subtraindo os custos da receita.

Você também pode calcular o EBIT e o EBITDA ideais durante essa etapa.

5. Alocar seu orçamento

Agora vem a etapa difícil: alocar seus fundos para as diferentes necessidades da empresa. Você pode usar qualquer método de orçamento para isso: baseado em atividades, baseado em zero, incremental, proposta de valor ou qualquer outro completamente diferente.

Como esse é um orçamento estático, você deve estar duplamente confiante em suas alocações. Vale a pena ir devagar nessa etapa, fazer perguntas aos responsáveis pelo orçamento e certificar-se de que você entende os requisitos de todos.

6. Revisar e ajustar o orçamento

Em seguida, vem a revisão do orçamento, na qual você faz os ajustes finais no orçamento com base no feedback das partes interessadas.

E então você finalizou seu orçamento estático! Não há mais nada a fazer, exceto compartilhá-lo com as partes interessadas de toda a empresa.

7. Monitorar e analisar o desempenho do orçamento

É claro que o processo orçamentário não termina até que o orçamento tenha sido executado. Durante o período descrito em seu orçamento estático, você deve monitorar e analisar as despesas e receitas da empresa e calcular onde existem variações.

Isso o ajudará a criar um orçamento mais preciso durante o próximo ciclo orçamentário.

Conclusão: Crie um orçamento estático com o Prophix

Agora você já sabe tudo sobre como criar um orçamento estático. E se você estiver interessado em colocar isso em prática, o Prophix pode ajudar.

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