Orçamento base zero: O que, por que e como

Sua equipe de finanças está pronta para tudo? É possível fazer uma mudança no orçamento em um único dia? Consegue fazer uma nova previsão de lucros em menos de uma semana? Suas previsões são consistentemente precisas?

Se não, o que o está impedindo?

As finanças do futuro exigirão níveis cada vez mais altos de precisão e agilidade. Mas o que será necessário para ter sucesso? De acordo com nossa pesquisa global com mais de 500 líderes financeiros, um ingrediente fundamental para muitas empresas é o orçamento base zero (ZBB).

Veja a seguir um resumo do que é o ZBB, por que ele é importante e como começar.

O que é orçamento base zero?

O ZBB é o orçamento sem bagagem. É começar cada orçamento anual do zero e não levar adiante as suposições de receita do ano fiscal anterior. Em termos práticos, isso significa não usar o orçamento do ano anterior como ponto de partida. Em vez disso, o orçamento é construído do zero, com base nas estratégias e metas da organização.

Como o ZBB proporciona maior precisão

O principal benefício do ZBB pode ser resumido em uma palavra: precisão. Por que os orçamentos do ZBB geralmente estão corretos? Isso se resume a duas coisas: o processo e as expectativas.

Precisão por meio do processo

O processo orçamentário convencional é eficiente, mas não incrivelmente preciso. Isso não é tão surpreendente. Se um orçamento se baseia nas suposições do último orçamento - e das dezenas anteriores - a validade dos números será inevitavelmente afetada.

As relíquias dos orçamentos anteriores quase sempre assombram a precisão dos orçamentos convencionais. Como quando aquele chefe de departamento não consegue explicar o item de linha "morepop" e por que precisa de US$ 25.000 para ele. Mas como esse item está no orçamento há oito anos, ele tem que permanecer.

Como o processo de ZBB começa do zero, você terá orçamentos com menos suposições e menos lixo.

Precisão por meio da responsabilidade

Se os chefes de departamento precisarem justificar como cada despesa apoia as metas comerciais, eles adotarão uma abordagem completamente diferente em relação à elaboração do orçamento. Eles não apenas ajustarão os números do ano anterior para cima ou para baixo em alguns pontos percentuais, mas, em vez disso, levarão mais tempo antes de incluir os números no orçamento. Eles basearão seus números nas informações mais atuais e mais abrangentes, o que significa que os números serão mais precisos quando o orçamento for liberado e durante todo o ano fiscal.

Como isso funciona?

Você costuma enviar um modelo de orçamento aos chefes de departamento preenchido com números? Agora imagine que você envie o modelo sem números - apenas zeros - e diga às pessoas para seguirem o exemplo.

Então, como seria isso? Digamos que sua empresa esteja planejando um grande lançamento de produto para o próximo ano. Um líder de marketing faria um orçamento de tudo o que precisaria para que o lançamento fosse o melhor de todos, incluindo a equipe, o financiamento de campanhas e o suporte de agências. Da mesma forma, o chefe de operações avaliaria suas despesas para apoiar o lançamento do produto - como a necessidade de reequipar equipamentos ou adicionar novos funcionários - e criaria o orçamento para isso.

Mas elaborar o orçamento é apenas a primeira etapa. Em seguida, é preciso obter a adesão ao orçamento. A aprovação do orçamento não é novidade, é claro. Mas com o ZBB, o processo de aprovação pode ser um pouco mais intenso. Não se trata de aprovar apenas porque o orçamento de um departamento está dentro da faixa de custo esperada. Em vez disso, os revisores realmente analisam cada item e o custo associado. E, normalmente, há muito mais perguntas, o que resulta em mais comunicação, colaboração e rodadas de revisão.

Se tudo isso soa como mais trabalho... é porque é. Mas esse esforço extra no início renderá dividendos ao longo do ano.

Como o ZBB fortalece todo o processo de FP&A

Provavelmente não é surpreendente que as empresas que usam o ZBB possam implementar alterações orçamentárias com extrema rapidez - geralmente em menos de meio dia. Mas acontece que o ZBB tem um benefício adicional. De acordo com os resultados da pesquisa de líderes financeiros de 2021, o ZBB também aumenta a agilidade da empresa em outros aspectos de FP&A.

Oitenta e quatro por cento das empresas que usam o ZBB podem fazer previsões de lucros em menos de uma semana, em comparação com 51% das empresas que não usam. As empresas que usam o ZBB também têm duas vezes mais chances de prever receitas e ganhos com uma margem de erro de +/- 5%.

Como posso saber se minha empresa deve fazer isso?

Sua organização precisará responder a esta grande pergunta: Ter um orçamento significativamente mais preciso vale o tempo e a energia necessários para implantar o ZBB em toda a organização?

Para algumas empresas, a resposta é um inequívoco "sim". As empresas de grande porte e as grandes empresas com orçamentos que estão constantemente defasados em mais de 5% devem começar a explorar o ZBB como uma opção. Para organizações menores com menos recursos para se comprometer com o processo, talvez não seja uma boa opção.

O que é necessário para começar?

Se você acha que o ZBB faz sentido para a sua organização, adote uma abordagem ponderada em relação à implementação e garanta a adesão e o apoio antes de dar o pontapé inicial.

Envolvimento dos líderes empresariais

Um aspecto fundamental para o sucesso do ZBB é o envolvimento e o apoio dos níveis mais altos da organização. Um processo de ZBB bem-sucedido exige a contribuição e o envolvimento de todos, especialmente dos líderes seniores.

O ZBB é uma mudança fundamental em relação à orçamentação usual e exige muito mais de muitas pessoas. Mesmo que os chefes de departamento participem atualmente da elaboração do orçamento, o processo normalmente não exige um mergulho profundo no cálculo de custos das estratégias e táticas. E, sejamos honestos, nem todos estão dispostos a fornecer detalhes granulares para justificar os custos de cada item de linha. E não se trata apenas dos líderes de departamento - o processo de ZBB exige mais envolvimento de todos os revisores. A alta cúpula da empresa está interessada em reservar um tempo para analisar todos os orçamentos detalhadamente e questionar as despesas que não parecem estar alinhadas com as estratégias de negócios?

Se a sua organização buscar o ZBB, considere implementá-lo como uma iniciativa corporativa de cima para baixo e certifique-se de descrever claramente o que a organização e todos os envolvidos ganham com isso.

Novo processo e treinamento

Ao implantar o ZBB, talvez seja necessário aprimorar as habilidades da equipe de finanças e daqueles que participam do processo de orçamento. Os líderes empresariais precisarão aprender a usar as ferramentas. Os profissionais de finanças precisarão ter uma visão de alto nível de como as coisas acontecem em uma perspectiva de toda a empresa e como os vários departamentos funcionam.

Uma ajuda da tecnologia

Embora seja teoricamente possível implementar o ZBB com planilhas, é muito mais fácil com a tecnologia ao seu lado. Um sistema de gerenciamento de desempenho corporativo (CPM) pode simplificar e automatizar o processo de orçamento e geração de relatórios, reduzindo drasticamente o trabalho manual da equipe financeira. Por exemplo, você pode configurar o sistema CPM para que as alterações nos orçamentos departamentais sejam automaticamente incorporadas ao orçamento organizacional.

Um CPM também oferece suporte à colaboração e à comunicação aprimoradas, ajudando a manter os orçamentos em andamento durante o processo de revisão, sem todas aquelas reuniões às 5h da manhã. O CPM é um sistema localizado centralmente, de modo que as pessoas podem acessar um orçamento a qualquer momento para ver em que ponto ele está na revisão e fazer as alterações necessárias. Você pode até mesmo reverter para versões anteriores do orçamento, se necessário.

Saiba mais sobre como obter maior precisão e agilidade

O ZBB pode ser um benefício poderoso para qualquer empresa, mas sua força máxima está na relação simbiótica entre o ZBB, as previsões contínuas e o planejamento de cenários. Embora sua empresa possa adotar uma dessas técnicas usando processos manuais, para dominar essas técnicas - e todo o processo de FP&A - você provavelmente precisará adotar novas tecnologias para simplificar o processo por meio da automação.

Saiba mais sobre como melhorar a agilidade e a precisão do seu processo de FP&A: confira aPesquisa de Agilidade em Planejamento, Orçamento e Previsão de 2021.